• يجب أن يكون مكان التسجيل في مكان مغلق: إذا سجلت رسالتك المصورة بالفيديو في الهواء الطلق، فإن ثمة احتمالاً كبيراً أن تشوش مصادر ضوضاء كثيرة على رسالتك (مثل حركة المرور في الشارع، ولعب الأطفال، والمحادثات الصاخبة، وحتى تغريد الطيور أو هبوب الرياح...).
• سجّل في غرفة هادئة تماماً. يجب إبقاء جميع الأبواب والنوافذ مغلقة لتجنب أي تشويش مزعج من الخارج.
• تأكد من عدم وجود أي مصادر ضوضاء مزعجة في الغرفة نفسها (أشخاص آخرون، مكيف هواء، تهوية...).
• لا تُضف موسيقى خلفية إلى التسجيل.
• إذا كانت الغرفة مزودة بنوافذ، فإنه ينبغي إسدال الشيش والستائر لتجنب تشويش الضوء الخارجي على الكاميرا.
• إذا استطعت، استخدم غرفة ذات مواد ممتصة للصوت (سجاد، ستائر، جدران قماشية...) لتجنب ارتداد الضوضاء وصدى الصوت.
• من الأفضل استخدام استوديو تسجيل، إذا كانت هذه الإمكانية متاحة لك.

• لا تستخدم ميكروفوناً متعدد الاتجاهات، مثل ميكروفون الحاسوب المحمول.
• استخدم ميكروفون سطح مكتب أحادي الاتجاه موصول بمشبك USB، جنباً إلى جنب مع سماعة رأس منفصلة.
• للحصول على قائمة بالميكروفونات الموصى بها، يُرجى زيارة صفحتنا الخاصة بالترجمة الشفوية عن بُعد.
• من الضروري أن تتلكم على مسافة مناسبة من الميكروفون لا بعيدة جداً (مهما كان صوتك عالياً فإنه لن يكون صوتك مسموعاً)، ولا قريبة جداً (سيكون الصوت صاخباً). اتبع التعليمات الخاصة بطراز ميكروفونك المحدث واختبره مسبقاً لتحديد المسافة التي يجب أن تكون عليها عندما تتكلم.
• تأكد من عدم وجود أي حائل بينك وبين الميكروفون (مثل حاسوبك المحمول).

• استخدم كاميرا عالية الاستبانة (720 بكسل أو ما فوق).
• ولِ وجهك باتجاه الكاميرا.
• يجب أن تكون الكاميرا على نفس ارتفاع رأس المتكلم.
• يجب تكبير الصورة بحيث يكون المتكلم مرئياً من الكتفين إلى أعلى.

• يجب ألا يجلس المتكلم أمام مصدر ضوء ساطع جداً، كنافذة مثلاً.
• في حالة توافر مصدر إضاءة صناعي واحد فقط، وجّهه نحو السقف (إضاءة غير مباشرة).
• فكر في إضافة مصادر ضوء اصطناعي أخرى، ويفضل أن يكون ذلك باستخدام تقنية الإضاءة القياسية من خلال ثلاثة مصادر ضوء.
• اضبط التباين بين النقاط الأكثر قتامة والأكثر سطوعاً في الصورة.

• يجب أن تدلي ببيانك بسرعة لا تتجاوز 120 كلمة في الدقيقة. فعلى سبيل المثال، يجب أن تستغرق قراءة نص هذه الإرشادات (حوالي 670 كلمة) 5 دقائق و30 ثانية.
• تكلم بصوت عادي ولا تصرخ.
• تكلم مباشرة في الميكروفون وانظر إلى الكاميرا.
• لا تُدر رأسك من جانب إلى آخر أثناء الكلمة.
• لا تنقر أو تلمس الميكروفون.

• يرجى مراجعتها للتحقق من جودة الصوت والفيديو. وينبغي إعادة التسجيل إذا كان الصوت و/أو الصورة غير واضحين. فالرسائل التي تكون جودة الصوت فيها رديئة قد لا يفهمها المشاركون والمترجمون الشفويون.
• لا تُسرّع التسجيل أو تعدله لقص التوقفات المؤقتة لأن ذلك سيجعل رسالتك غير مفهومة.
• عرّف الفيديو تحت اسم واضح يُبيِّـــن العنوان وتاريخ ووقت الاجتماع الذي سيُعرض فيه، إلى جانب اسم الوفد/المشارك.

• يجب إرسال مقاطع الفيديو مسبقاً عن طريق أمانة الاجتماع، وينبغي أن يأتي أحد منظمي الفريق إلى القاعة بمقاطع الفيديو على ذاكرة USB قبل ساعة واحدة من بدء الاجتماع.
• يجب أن يكون أحد أفراد الأمانة المنظمة موجوداً في الموقع للمساعدة في بدء تشغيل الفيديو وإنهائه.
• يجب أن يتبع العميل توصيات الموظفين التقنيين أو المشرفين التقنيين بشأن كيفية وتوقيت بث مقاطع الفيديو، وذلك حرصاً على حسن سير الاجتماع.

وإذا لم يتم استيفاء هذه الشروط، فإن بث مقاطع الفيديو لن يكون ممكناً و/أو سيعطل سير المؤتمر.