المساعدة في غرف الاجتماعات
أثناء الاجتماع، يكون مساعد خدمات الاجتماعات هو نقطة الاتصال الرئيسية لمنظم المؤتمر، للمساعدة في الخدمات داخل الغرفة والتنسيق بشأن أي تغييرات في الجدول الزمني أو الخدمات المطلوبة. ويرسَل اسم مساعد خدمات الاجتماعات وتفاصيل الاتصال به إلى منظم الاجتماع قبل عقده. وفي حالة عدم معرفة مساعد خدمات الاجتماعات، يرجى الاتصال بوحدة خدمة الاجتماعات على الرقم التالي: +41 22 917 22 01.
مهام مساعدي خدمات الاجتماعات
- إعداد غرف الاجتماعات، من خلال إعداد المنصة وترتيبات الجلوس بناءً على البروتوكول المعتمد ومخططات الغرف، ووضع لوحات الأسماء والتحقق من توفر المعدات اللازمة وصلاحيتها للعمل
- الحصول على قوائم المتكلمين من سكرتير الاجتماع واستلام وفرز المشاريع الأولية للبيانات لتوزيعها على المترجمين الشفويين والدوائر الأخرى، حسب الاقتضاء
- توزيع النصوص غير الرسمية وأوراق غرف الاجتماعات على الوفود وفقاً للوائح والإجراءات ذات الصلة
- تسجيل الأسماء الكاملة للمتكلمين والبلدان/الكيانات التي يمثلونها أثناء سير المناقشة (عند الطلب)
- في حالة الاجتماعات المعقودة بالمشاركة الشخصية والافتراضية، متابعة وقائع الاجتماع من خلال المنصة كمشاهد، واستكشاف الأخطاء وضمان تدخل الخدمات التقنية أو خدمات تكنولوجيا المعلومات ذات الصلة، عند الاقتضاء
- المساعدة في إجراءات التصويت.
ما لا تشمله مهام مساعدي خدمات الاجتماعات
- تلبية الطلبات الشخصية (مثل إجراء المكالمات الهاتفية أو نُسخ التصوير الضوئي) لأعضاء الوفود
- توزيع الدعوات لحفلات الاستقبال، التي ينبغي أن توزعها الوفود نفسها
- تعديل قائمة المتكلمين بناءً على طلب أحد الوفود
- توزيع الوثائق الرسمية التي تحمل أرقام الرموز والمتوفرة في منصة التوزيع أو في رفوف خاصة في غرفة الاجتماعات
- البقاء في الغرفة أو أمامها طوال مدة الاجتماعات التي لا تتوافر فيها ترجمة شفوية. فهم عادةً ما يبقون لمدة 30 إلى 45 دقيقة.
جهة الاتصال العامة:
الهاتف: +41 22917 3668
البريد الإلكتروني: mms@un.org
يرجى دائمًا نسخ mms@un.org لضمان المتابعة في حالة وجود الزملاء في إجازة.
الاجتماعات المعقودة بالمشاركة الشخصية والافتراضية
في يوم الاجتماع، تقوم إدارة الصوتيات والمرئيات وإدارة تكنولوجيا المعلومات بإجراء اختبارات التهيئة وغيرها من الاختبارات قبل ساعتين على الأقل من بدء الاجتماعات المذكورة والتصديق على تهيئة جميع المعايير واختبارها.
الإشراف التقني
قبل ساعة واحدة من بدء كل اجتماع مقرر عقده خلال الدورة، سيكون المشرفون التقنيون في مكتب الأمم المتحدة في جنيف متاحين في غرفة الاجتماعات تحت تصرف الأمانة العامة لترتيب أي تفاصيل نهائية. وسيجرون أيضاً اختبارات للمشاركين عن بُعد للتحقق من جودة اتصالهم وجودة الصوت، ولمساعدتهم في أي مسألة متعلقة باستخدام المنصة.
والمشرفون التقنيون مسؤولون عما يلي:
- تشغيل جلسة Zoom بالإعدادات القياسية التالية (ما لم تُقدَّم طلبات خاصة وتُقبَل مسبقاً):
- تفعيل خاصية غرفة الانتظار.
- تفعيل خاصية مشاركة الشاشة.
- تفعيل خاصية المحادثة.
- تفعيل خاصية ’إعادة التسمية‘.
- تفعيل خاصية ’بدء تشغيل الفيديو‘.
- تعطيل قدرة المشاركين على إبطال خاصية كتم الصوت. وتكون لهذا المسألة أهمية خاصة في الاجتماعات التي تنطوي على ترجمة شفوية، حيث لا يجوز تشغيل أكثر من ميكروفون واحد في نفس الوقت أبداً.
- أثناء الاجتماع لن يتمكن المشاركون عن بُعد من أخذ الكلمة مباشرةً - أي لا يمكنهم ببساطة تشغيل الميكروفونات بأنفسهم والبدء في الكلام. فلكي يأخذوا الكلمة عليهم:
- النقر على خاصية ’رفع اليد‘.
- انتظار موافقة رئيس الجلسة.
- عندئذ سيقوم المشرف التقني بإبطال كتم صوت ميكروفون المتكلم.
- يمكن للمتكلم بعدئذ أخذ الكلمة.
- يقوم المشرف التقني بكتم صوت الميكروفون إذا طلب الرئيس ذلك، أو إذا قاطع الرئيس عضو الوفد.
- يقوم المشرف التقني بكتم صوت ميكروفون المتكلم في نهاية مداخلته.
- عندما ينادي الرئيس على أحد المشاركين عن بُعد، يجب عليه النقر على خاصية ’رفع اليد‘.
- يجب على المشاركين بالحضور الشخصي اتباع الإجراءات المعتادة لطلب أخذ الكلمة.
- يلاحظ أنه بالنسبة إلى الاجتماعات المعقودة بالمشاركة الشخصية والافتراضية التي تنطوي على ترجمة شفوية، حيث يكون بعض المشاركين حاضرين في القاعة، يلزم وجود اثنين من المشرفين التقنيين، لتشغيل منصة Zoom، بالإضافة إلى مشغل صوت واحد في المقصورة التقنية.
- للحصول على معلومات حول عرض الوثائق وتشغيل مقاطع الفيديو وتسجيل جلسة Zoom، يرجى الرجوع إلى الفصول ذات الصلة أعلاه.
- تُفعَّل خاصية ’غرفة الانتظار‘ دائماً، حتى في الجلسات المفتوحة. وسيُقبَل المشاركون ويُسمَح لهم بدخول الاجتماع من غرفة الانتظار قبل ساعة واحدة على الأكثر من بدء الاجتماع. وإذا لم تكن هويتهم معرَّفة كما يجب (باستخدام الشكل التالي: اسم البلد أو المنظمة / الاسم الأول / اسم العائلة)، يرسل المشرف التقني رسالة في غرفة الانتظار لدعوة المشارك لإعادة تسمية نفسه بشكل صحيح.
- تجنباً لحدوث أي لبس فيما يتعلق بالأدوار والمسؤوليات، ولتجنب أي تعطيلات أو مشاكل تقنية، تقتصر حقوق المضيف المشارك على المشرفَيْن التقنيين فقط.
- عند الاستعداد لبدء الاجتماع، وقبل أن يفتتحه الرئيس، سيُعرض مقطع فيديو موجز يعلن متطلبات المشاركة عن بُعد.
- وتُهيأ شاشة الغرفة وكذلك شاشات العرض المتاحة أمام أعضاء الوفود (إذا كانت الغرفة مجهزة بها) لعرض المتكلم الفاعل - أي أن الشخص الذي يتكلم حالياً يظهر في النافذة الرئيسية، بصرف النظر عما إذا كان يتكلم من الغرفة أو عن بُعد.
- متى عُرضت وثيقة، ستكون لها الأولوية في العرض وستظهر في النافذة الرئيسية مع عرض صورة المتكلم في نافذة أصغر.
رسالة من المترجمين الشفويين
ينبغي أن يتلو الرئيس هذه الرسالة في بداية الجلسة:
نود أن نسترعي عنايتكم إلى أن انخفاض جودة الصوت يترك أثراً متزايداً وخطيراً على صحة المترجمين الشفويين. ويستلزم تحقيق مصلحتنا جميعاً، وهو ما يكون بضمان جودة الصوت، أن تستخدموا معدات مناسبة إلى جانب جودة الاتصال. ويمكنكم الحصول على تفاصيل ذلك من الأمانة، ولكن الحد الأدنى من المتطلبات التي ينبغي للمشاركين عن بعد استيفاؤها هو استخدام ميكروفون أحادي الاتجاه متصل بالحاسوب ب USB ومثبت على سطح المكتب، وسماعة رأس منفصلة، واتصال قوي ومستقر بالإنترنت، وموقع هادئ.
ويرجى من المشاركين عن بعد الذين يشعرون أنهم قد يجدون صعوبة في استيفاء هذه المتطلبات أن يتصلوا بمديري الجلسة وبالأمانة العامة. ويُرجى العلم أنه في الحالات التي تشكل فيها جودة الصوت خطراً على صحة المترجمين الشفويين وسمعهم قد تُعلَّق الخدمة. ونذكر المشاركين كذلك بأن عليهم أن يتحدثوا بسرعة معقولة لإتاحة الفرصة لترجمة بياناتهم شفوياً ترجمةً دقيقةً غير منقوصة.
الأسئلة المتكررة
عادة ما تكون غرف الاجتماعات مفتوحة قبل ساعة واحدة على الأقل من بدء الاجتماع. إذا احتاج منظمو المؤتمر إلى مزيد من الوقت لإعداد القاعة ، فيجب عليهم الاتصال بقسم إدارة الاجتماعات . يعتمد الوصول على الاجتماعات الأخرى التي قد يتم جدولتها قبل الاجتماع المعني.
وفقا لقرار الجمعية العامة 56/242 المؤرخ 18 يناير 2002 ، ينبغي أن تعقد الاجتماعات في الأمانة العامة خلال ساعات العمل العادية في أيام العمل ، المحددة من 10:00 صباحا إلى 1:00 ظهرا ومن 3:00 مساءا إلى 6:00 مساءا. لا يجوز منح تمديد الاجتماع لأكثر من ثلاث ساعات إلا في ظروف استثنائية ويخضع لتكاليف إضافية. يجب على منظمي الاجتماع الذين يحتاجون إلى طلب مثل هذا التمديد الاتصال بقسم إدارة الاجتماعات (MMS) التابع لقسم إدارة المؤتمرات أو من خلال مساعد خدمات الاجتماعات في الغرفة في موعد لا يتجاوز 30 دقيقة قبل موعد انتهاء الاجتماع. ستتم إحالة الطلبات الموجهة إلى الخدمات السمعية والبصرية أو فريق البث عبر الإنترنت أو غيرهم من مقدمي الخدمة إلى رسائل الوسائط المتعددة (MMS). ستنسق خدمة الرسائل متعددة الوسائط (MMS) بين مختلف أجزاء النظام البيئي للمؤتمرات بجنيف للأمم المتحدة لتحديد ما إذا كان من الممكن منح التمديد. سيتم إبلاغ منظم الاجتماع إذا كان الاجتماع يمكن أن يستمر في نفس الغرفة وإذا كانت جميع الخدمات المطلوبة متاحة ، على سبيل المثال منصة الاجتماعات المختلطة والبث عبر الإنترنت وما إلى ذلك. بسبب أحكام اتفاقية النظام المشترك للأمم المتحدة مع الرابطة الدولية لمترجمي المؤتمرات (AIIC) ، لا يمكن تمديد خدمات الترجمة الشفوية لأكثر من 15 دقيقة من الوقت العادي ما لم يتم اتخاذ تدابير استثنائية محددة قبل الاجتماع بالاتفاق مع رئيس خدمة الترجمة الشفوية (قد تنطبق استثناءات على حقوق الإنسان مجلس). تمديد الاجتماعات لأكثر من 15 دقيقة يؤدي إلى تكاليف إضافية والتي سيتم تحميلها لاحقًا على منظم الاجتماع من خلال الفاتورة النهائية.
في حالة الطوارئ الطبية لأحد المشاركين في المؤتمر ، يمكن الاتصال بمركز التحكم الأمني على الرقم +41 22917 21 12 أو يمكن إبلاغ مسؤول الأمن التابع للأمم المتحدة في جنيف. يمكن أيضًا الاتصال برقم الطوارئ 112 من هاتف ثابت.
يمكن للمشاركين أيضًا الاتصال بالخدمة الطبية للحصول على المشورة على +41 22917 28 07 (ممرضات) أو +41 22917 25 20 (استقبال). هذه الأرقام ليست لحالات الطوارئ ، فقد تكون هناك لحظات لا يمكن فيها الرد على الهاتف. يمكنك أيضًا الاتصال بالممرضات عبر البريد الإلكتروني: unognurses@un.org .