会议室协助
在会议期间，会议事务助理将作为会议组织者的主要对接人，负责协助提供会议室服务，并协调日程或服务需求方面的一切变更。会议事务助理的姓名和联系方式将提前告知会议组织者。如需了解会议事务助理信息，请致电会议服务股：+41 22 917 22 01。
会议事务助理负责的事项
- 准备会议室，根据核准规程和会议室布局图安排讲台和座位，放置铭牌，并检查必要设备是否齐备和正常运转
- 从会议秘书处获取发言者名单，接收并整理发言稿预发稿，必要时将其分发给口译员和其他服务人员
- 根据相关规定和程序向各代表团分发非正式文本和会议室文件
- 记录辩论期间发言者的全名及其所代表的国家/实体(应要求)
- 在混合会议中，以观会者身份进入会议平台跟踪会议进程，排查故障，并在必要时安排相关技术或信息技术服务人员介入
- 协助投票程序
会议事务助理不负责的事项
- 处理代表提出的个人需求(例如，打电话或复印)
- 分发招待会邀请函，邀请函应由代表团自行分发
- 依照代表团要求修改发言名单
- 分发带有文号的正式文件，这些文件可在分发台或会议室的专用文件架上取阅
- 在无口译服务的会议期间，全程留在会议室内或会议室前。会议事务助理通常停留30至45分钟。
混合会议
在会议当天，视听和信息技术部门会在会议开始前，至少提前两小时进行配置和其他测试，并确保所有参数均已配置和测试完毕。
技术主持
日内瓦办事处的技术主持人将在届会期间每场排定会议开始前一小时抵达会议室，配合秘书处安排任何最后细节。技术主持人还将与远程参会者连线，测试连接和音频质量，并协助解决平台使用方面的任何问题。
技术主持人负责以下事项：
- 按照以下标准设置启动Zoom会议(除非事先提出特殊要求并获得批准)：
- 启用等候室。
- 启用屏幕共享。
- 启用聊天。
- 启用“重命名”功能。
- 启用“开启视频”功能。
- 对参会者禁用解除静音。此设置对于配有口译服务的会议尤为重要，此类会议不得同时启用一个以上的麦克风。
- 在会议期间，远程参会者无法直接发言，即他们不能自己直接打开麦克风就开始发言。远程参会者如要发言，则需：
- 点击“举手”功能。
- 等待主席批准。
- 技术主持人将对发言者的麦克风解除静音。
- 随后，发言者便可开始发言。
- 如果主席要求将代表麦克风静音或要求打断代表发言，技术主持人将把代表麦克风静音。
- 发言者发言结束时，技术主持人将把发言者麦克风静音。
- 当主席请远程参会者发言时，参会者必须点击“举手”功能。
- 现场参会者应遵循标准发言程序。
- 请注意，对于配有口译服务的混合会议(部分参会者在会议室参会)，必须安排两名技术主持人操作Zoom平台，并在技术控制室配备一名音响操作员。
- 有关共享文档、播放视频和录制Zoom会议的信息，请参阅前文相关章节。
- “等候室”功能始终处于激活状态，公开会议也不例外。参会者最早可在会议开始前一小时进入等候室，等待主持人接受并获准进入会议。如果参会者输入的身份信息有误(使用格式：国名或组织名/参会者名字/姓氏)，技术主持人将在等候室发送消息，请参会者更正名称。
- 为避免在角色和职责方面产生任何混淆，并避免出现任何技术中断或问题，共同主持权限仅分配给两名技术主持人。
- 当您准备就绪时，在主席宣布会议开幕之前，将播放一段关于远程参会要求的简短公告视频。
- 会议室屏幕和代表席显示屏(如会议室配备此设备)均设置为当前发言者视图，即无论发言者是从会议室发言还是远程发言，当前发言者都将在主窗口显示。
- 在进行文档共享时，文档将占据优先视图，并显示在主窗口中，而发言者视图将在较小的窗口中显示。
口译员的话
主席应在会议开始时宣读口译员的话：
请注意，低质量音频对口译员的健康产生越来越大的严重影响。为了确保对我们所有人都有利的合适音质，必须使用合适的设备和连接方式。对远程参会者的最低要求包括：USB连接的单向桌面麦克风、独立的耳机、高速而稳定的互联网连接以及安静的环境，详细情况可咨询秘书处。
如有远程参会者认为自己可能难以满足上述要求，请及时联系会议主持人和秘书处。请注意，若音质对口译员的健康和听力构成风险，口译服务可能会暂停。另外，还请参会者注意，为使发言得到全面和准确的翻译，请确保发言语速适中。
常见问题
根据大会 2002 年 1 月 18 日第 56/242 号决议，秘书处的会议应在工作日的正常办公时间内举行，即上午 10 点至下午 1 点和下午 3 点至下午 6 点。将会议时间延长超过三个小时只能在特殊情况下才能获得批准，并且需要支付额外费用。需要延期的会议组织者必须在会议预定结束前 30 分钟内联系会议管理部的会议管理科(MMS) 或通过会议室的会议服务助理。向视听服务、网络广播团队或其他服务提供商提出的请求将提交给 MMS。 MMS 将在联合国日内瓦会议生态系统的不同部分之间进行协调，以确定是否可以批准延期。会议组织者将被告知会议是否可以在同一房间继续进行，以及所有必需的服务是否可用，例如混合会议平台、网络广播等。根据与国际会议口译员协会的联合国共同制度协议的规定(AIIC)，除非与口译服务处处长达成一致，在会议之前采取具体的例外措施，否则口译服务的延长时间不得超过正常时间的 15 分钟（例外情况可能适用于人权理事会）。会议延长超过 15 分钟会产生额外费用，这些费用随后将通过最终账单向会议组织者收取。
如果与会者出现医疗紧急情况，可拨打+41 22 917 21 12联系安全控制中心，或通知联合国日内瓦安全官员。也可以使用固定电话拨打紧急电话112 。
参与者还可以拨打+41 22 917 28 07 （护士）或+41 22 917 25 20 （接待处）联系医疗服务部门寻求建议。这些号码不适用于紧急情况，因为有时可能无法接听电话。您也可以通过电子邮件联系护士： unognurses@un.org 。