El día de su reunión, los departamentos de audiovisuales e informática realizan la configuración y otras pruebas al menos dos horas antes del inicio de dichas reuniones y certifican que todos los parámetros han sido configurados y probados.

Moderación Técnica

Una hora antes del inicio de cada reunión programada durante su sesión, los moderadores técnicos de la UNOG estarán en la sala de conferencias a disposición de la Secretaría para arreglar los detalles finales. Los moderadores técnicos también procederán con las pruebas de los participantes remotos para verificar su conexión y calidad de audio, y asistirlos con cualquier duda relacionada con el uso de la plataforma.

Los moderadores técnicos son responsables de lo siguiente:

1. La sesión de Zoom se inicia con la siguiente configuración estándar (a menos que se hayan realizado y aceptado solicitudes especiales de antemano):
   • Habilitar sala de espera.
   • Habilitar compartir pantalla.
   • Habilitar el chat.
   • Habilite la función 'cambiar nombre'.
   • Habilite la función 'iniciar video'.
   • Deshabilite la posibilidad de que los participantes dejen de silenciarse. Esto es particularmente crucial en reuniones con interpretación, donde nunca debe haber más de un micrófono encendido a la vez.
2. Durante la reunión, ningún participante remoto podrá tomar la palabra directamente, es decir, no podrán simplemente encender sus micrófonos y comenzar a hablar. Más bien, para tomar la palabra necesitan:
   • Haga clic en la función 'Levantar la mano'.
   • Espere la aprobación del presidente.
   • El moderador técnico desenmudecerá el micrófono del orador.
   • A continuación, el orador puede tomar la palabra.
   • El moderador técnico silenciará el micrófono si el Presidente así lo solicita, o si el Presidente interrumpe al delegado.
   • El moderador técnico silenciará el micrófono del ponente al finalizar su intervención.
   • Cuando el presidente llama a un participante remoto, debe hacer clic en la función 'Levantar la mano'.
   • Los participantes en persona deben seguir el procedimiento estándar para solicitar la palabra.
3. Tenga en cuenta que para las sesiones híbridas con interpretación, donde algunos participantes están en la sala, es obligatoria la presencia de dos moderadores técnicos, para operar la plataforma Zoom, más un operador de sonido en la cabina técnica.
4. Para obtener información sobre cómo compartir documentos, reproducir videos y grabar la sesión de Zoom, consulte los capítulos correspondientes anteriores.
5. La función de 'sala de espera' está siempre activada, incluso para reuniones públicas. Los participantes serán aceptados y se les permitirá ingresar a la reunión desde la sala de espera no antes de una hora antes de que comience la reunión. Si no se identifican correctamente (usando el formato: Nombre del País u Organización / Nombre / Apellido) el moderador técnico enviará un mensaje en la sala de espera para invitar al participante a cambiarse el nombre correctamente.
6. Para evitar cualquier confusión con respecto a las funciones y responsabilidades, y para evitar interrupciones o problemas técnicos, solo los dos moderadores técnicos tienen derechos de coanfitrión.
7. Cuando esté listo para comenzar la reunión, y justo antes de que el presidente abra la reunión, se proyectará un breve video de anuncio sobre los requisitos para la participación remota.
8. La pantalla de la sala, así como las pantallas de las consolas de los delegados (si la sala está equipada para ello) están configuradas con la vista de orador activa, es decir, la persona que habla en ese momento aparece en la ventana principal), independientemente de si habla desde el habitación o de forma remota.
9. Siempre que se comparta un documento, tendrá la vista prioritaria y aparecerá en la ventana principal con una vista del orador en una ventana más pequeña.