Funcionarios de enlace
Algunas entidades de las Naciones Unidas disponen de funcionarios de enlace que coordinan las actividades relacionadas con las reuniones. Si ese es su caso, póngase primero en contacto con el funcionario de enlace de su organización.
| Oficina | Contacto |
|---|---|
| Organización Internacional del Trabajo (OIT) | cmu@ilo.org |
| Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT) | conf-logistics@itu.int |
| Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Derechos Humanos (ACNUDH) | ohchr-mdpu-meetings@un.org |
| Comisión Económica para Europa de las Naciones Unidas (CEPE) | ece.meetings@un.org |
| UN Comercio y Desarrollo (UNCTAD) | meetings@unctad.org |
| Conferencia de Desarme | cd@un.org |
| Oficina de Asuntos de Desarme de las Naciones Unidas (UNODA) | unoda-geneva@un.org |
| Organización Mundial de la Salud (OMS) | cmpmail@who.int |
Si su entidad no dispone de un funcionario de enlace para reuniones o si no está seguro de quién es, póngase en contacto directamente con el Servicio de Gestión de Reuniones (SGR) para reservar una sala de reuniones y los servicios de reuniones relacionados. Sírvase facilitar los siguientes datos:
- Fecha y hora de la reunión.
- Número de participantes.
- Formato de la reunión (presencial, en línea, híbrida).
- Si la reunión es pública o privada.
- Contexto de la reunión (por ejemplo, si se celebra en el marco de un período de sesiones de las Naciones Unidas que se esté celebrando simultáneamente).
- Servicios, recursos y equipos que se precisan (por ejemplo, placas identificativas, interpretación, combinaciones lingüísticas, retransmisión en la TV Web de las Naciones Unidas, etc.).
- Nombre y datos de contacto del organizador de la reunión y persona de contacto.
En función de la disponibilidad, se le asignará una sala, que quedará reservada. Una vez que la SGR confirme que se ha reservado una sala de reuniones, deberá presentarse la solicitud oficial a través de gMeets. El organizador de la conferencia podrá entonces empezar a planificar la reunión con más detalle. La SGR orientará a los organizadores de la conferencia en el proceso posterior de organización de su reunión, en particular si se requiere ponerse en contacto con proveedores de servicios adicionales.
Contacto general:
Teléfono: +41 22 917 3668
Correo electrónico: mms@un.org
Copie siempre mms@un.org para garantizar el seguimiento en caso de que los colegas estén de licencia.
Preguntas frecuentes
Las reuniones normalmente se llevan a cabo entre las 10 am y las 6 pm los días hábiles. No se pueden programar reuniones en días feriados oficiales o después de las 6 p. m.
Las reservas de habitaciones se pueden cancelar hasta el comienzo de la hora de la reunión programada. Dadas las capacidades significativamente reducidas actuales, una cancelación oportuna nos permitiría reasignar el espacio a consultas de otros clientes. Además, la solicitud de una disposición extrapresupuestaria debe cancelarse dos semanas antes del inicio planificado de la reunión, ya que, de lo contrario, es posible que aún se incurra en costos debido a los compromisos asumidos por los proveedores de servicios (por ejemplo, contrataciones).
Las solicitudes se pueden enviar en cualquier momento. Sin embargo, para las solicitudes con servicios de conferencias, se debe verificar la disponibilidad de los servicios y se debe aprobar la estimación de costos respectiva a su debido tiempo; una aceptación tardía de estos últimos puede dar lugar a la no disponibilidad de los servicios consultados.
Le invitamos a indicar su preferencia por una sala de conferencias específica cuando se comunique por primera vez con la Sección de Gestión de Reuniones (MMS) o el punto focal de su organización. La asignación de salas depende de la disponibilidad de salas y es posible que la sala de conferencias consultada no esté disponible. MMS siempre asignará la mejor opción disponible.