- تمت ترجمة هذه الصفحة باستخدام الترجمة الآلية. اقرأ المزيد.
معالجة وثيقة
يقوم قسم إدارة الوثائق (DMS) بمعالجة الوثائق الرسمية، كلما وجدت ولاية تشريعية مرتبطة باستحقاق في الميزانية. وتستند الولاية إما إلى قرار معتمد أقرته هيئة أم مختصة أو تكون نتيجة لولاية دائمة تتماشى مع القواعد الإجرائية المعمول بها.
وتحدد الولاية فئة الوثيقة، أي أنها صادرة من الأمانة، وليست صادرة من الأمانة، ومساهمة من الدول الأعضاء وغيرها، ونوع الوثيقة، أي وثيقة ما قبل الدورة أو أثناءها أو ما بعد الدورة. يتم تطبيق أنماط معالجة مختلفة وقيود على الكلمات وفقًا لفئة كل مستند ونوعه.
يتم توقع وثائق ما قبل الدورة ذات الولاية الرسمية الحالية مرتين في السنة على مدى دورتين: ينبغي استكمال تقارير التوقعات في الأسبوع الأول من شهر أبريل بالنسبة للدورات التي ستعقد في الفترة من 10 يوليو إلى 8 يناير من العام التالي وفي الأسبوع الأول من أكتوبر للدورات التي ستعقد في الفترة ما بين 9 يناير و9 يوليو. ويتم التحقق من صحة التنبؤات التي تدخلها الأمانات الفنية وتوافق عليها وحدة التخطيط في إدارة إدارة الكوارث. ويجب تأكيد التوقعات في موعد لا يتجاوز 14 أسبوعًا قبل افتتاح الجلسة التي سيتم فيها النظر في الوثيقة. لا يمكن إجراء أي تغييرات على التوقعات بعد هذه المرحلة. تتم معالجة المستندات المطلوبة التي لم يتم التنبؤ بها على أساس القدرة "حسب توفرها".
تقوم الأمانات الفنية بإعداد وثائق ما قبل الدورة وما بعدها، مع مراعاة ما يلي:
- حدود الكلمات : 8500 كلمة للوثائق الصادرة داخل الأمانة العامة، و10700 كلمة للوثائق المقدمة من الهيئات الحكومية الدولية أو المقررين الخاصين/أصحاب الولايات و
- الحاجة إلى إعلان النص المأخوذ من وثائق الأمم المتحدة الرسمية المنشورة مسبقًا و
- المعايير التحريرية للأمم المتحدة ، وفقا لتوجيهات دليل الأمم المتحدة التحريري على الإنترنت .
وتقدم الأمانة الفنية الوثيقة من خلال gDoc .
- يتم تقديم وثائق ما قبل الدورة ، مثل جداول الأعمال المؤقتة أو برامج العمل أو تقارير الأمانة، قبل 10 أسابيع من تاريخ الجلسة المقررة أو تاريخ النظر في التقرير (إلا إذا تم اعتماد نمط آخر).
- يتم تقديم الوثائق أثناء الدورة للنظر فيها أثناء الاجتماع، بما في ذلك مشاريع القرارات والمقررات، أثناء الدورة. وينبغي أن تكون قصيرة قدر الإمكان (بحد أقصى 3300 كلمة) وتخضع للتحول خلال 48 أو 24 ساعة.
- ينبغي تقديم وثائق ما بعد الدورة التي يتم إعدادها بعد اختتام الاجتماع، مثل التقارير النهائية للاجتماع والقرارات والمقررات المعتمدة، بعد وقت قصير من تاريخ اختتام الدورة، ويفضل أن يتم تقديمها في غضون أسبوعين.
- تتحقق إدارة خدمات الإدارة (DMS) من الولاية التشريعية واستحقاق الميزانية، وتتحقق من الجداول الزمنية لتقديم الطلبات وتسلسل الطلبات وفقًا لتواريخ النظر. تدير DMS أيضًا ترتيبات تحديد فترات زمنية متأخرة في حالة القوة القاهرة.
- عند التسجيل يتم تعيين الوثيقة للمعالجة من قبل الأقسام أو الوحدات ذات الصلة. بمجرد ترجمتها، يتم تنسيق المستندات وإعدادها للإصدار.
- يتم إصدار الوثائق في وقت واحد بجميع اللغات المعمول بها ويتم نشرها في نظام الوثائق الرسمية (ODS).
- وتمشيا مع الإجراءات المعمول بها، يقوم قسم الطباعة بإصدار الوثائق في شكل مطبوع. يقوم قسم التوزيع بعد ذلك بالتأكد من توزيع المستندات وفقًا للطلب المقدم في تقديم gDoc الأولي.
تجهيز منشور
- يقوم قسم إدارة الوثائق بمعالجة المنشورات الناتجة عن ولاية رسمية تنبثق عن قرار معتمد أو عن ولاية دائمة بما يتماشى مع القواعد الإجرائية المعمول بها.
- تقدم الأقسام برامج منشوراتها نصف السنوية من خلال gDoc . تقوم وحدة تخطيط DMS بمراجعة التقديمات وتقديم التعليقات إلى أمانة مجلس المنشورات. يوافق مجلس المنشورات على برنامج المنشورات لفترة السنتين.
- يمكن إصدار المنشورات التي لا يوجد لها تفويض رسمي من خلال قسم النشر مباشرة. ثم يتحمل المكتب مقدم الطلب التكاليف. اتصل بفريق النشر مباشرة لمزيد من المعلومات.
- ونشجع بقوة التنبؤ بترجمة منشورات الأمم المتحدة. ينبغي للإدارات المؤلفة أن تتواصل مع وحدة تخطيط إدارة الوجهات السياحية بمجرد توفر المعلومات ذات الصلة لتقييم طول النص ووقت التقديم والوقت المطلوب للاستكمال.
- وتتفاوض وحدة تخطيط نظام إدارة البيانات على مواعيد الإصدار مع الجهات المقدمة، وخدمة اللغات عند الاقتضاء، والمصممين، والطابعات، وفريق التوزيع.
- قبل شهر واحد على الأقل من التقديم المقصود، يقوم الكيان مقدم الطلب بملء الاستبيان الخاص بقسم المبيعات والتسويق التابع للأمم المتحدة في نيويورك باستخدام اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصين بـ Unite ID.
- بعد ذلك، يجب إكمال ومسح نموذج طلب الطبع (DI) (المتوفر من خلال قسم إدارة الوثائق ).
- تطلب الجهة المقدمة رقم ISSN (لسلسلة المنشورات) ورقم eISSN (للمنشورات عبر الإنترنت) من مركز ISSN الدولي على https://portal.issn.org/ .
- قبل أسبوعين من التقديم، يرسل الكيان مقدم الطلب رسالة بالبريد الإلكتروني إلى DI الذي تم تطهيره والرد من قسم المبيعات والتسويق في الأمم المتحدة إلى DMS على dms-coordination@un.org .
- يتم إرسال المنشور من خلال gDoc باستخدام معرف التنبؤ عند الاقتضاء.
- قبل أن تتم طباعة المنشور، يتلقى القسم المقدم "Bon à Tirer" (BAT) مع نسخة PDF جاهزة للطباعة من قسم الطباعة للموافقة عليها في غضون أسبوع واحد. إذا كانت هناك حاجة لأي تغييرات في التخطيط، فسيرسل قسم الطباعة أفضل التقنيات المتاحة (BAT) ثانية مع التخطيط الجديد.
- وبمجرد الحصول على الموافقة، يتم إرسال المنشور للطباعة.
- إذا كانت الترجمة مطلوبة، فيجب تقديم نسخة قابلة للتحرير من النص النهائي الجاهز للطباعة، استنادًا إلى النسخة النهائية التي تمت الموافقة على أفضل التقنيات المتاحة لها، من خلال gDoc . وينبغي أن يسمى "النص النهائي". يجب أن يكون تقديم الترجمة مدعومًا بهوامش النص المترجم مسبقًا عند الاقتضاء.
- سيتلقى المؤلفون نسخة من النص المترجم قبل التنسيق النهائي للسماح بمناقشة اللغة والمصطلحات. يُمنح المؤلفون خمسة أيام عمل لإكمال هذه العملية. هذه هي الفرصة الوحيدة لإجراء تغييرات على اللغات المستهدفة.
- سيخضع النص (النصوص) المترجمة بعد ذلك لنفس عملية أفضل التقنيات المتاحة التي يخضع لها المنشور الأصلي.
- يضمن قسم التوزيع توزيع المطبوعات وفقًا للطلب المقدم في تقديم gDoc الأولي.
توزيع الوثائق الرسمية للأمم المتحدة
الأمم المتحدة في جنيف هي المسؤولة عن توزيع الوثائق والمنشورات الرسمية للأمم المتحدة، والحفاظ على مخزون الوثائق وتوفير الخدمات ذات الصلة بالوثائق ذات الجودة العالية وفي الوقت المناسب والكفاءة والفعالية من حيث التكلفة والمستدامة بيئيا.
يتم توزيع الوثائق وفقا لاحتياجات الاجتماعات/المؤتمرات، والمكاتب الفنية، والبعثات الدائمة، والعناوين الرسمية/القوائم البريدية، وفرادى العملاء.
يتم توزيع الوثائق في عدادات التوزيع. ويمكن أيضًا طباعتها من نظام الوثائق الرسمية في الزاوية الإلكترونية الموجودة عند شباك التوزيع Door 40.
مكتب المساعدة للمندوبين والطباعة عند الطلب
من الاثنين إلى الجمعة: 08.30 صباحًا - 12.30 ظهرًا ومن 1.30 - 5.30 مساءً
موقع العداد:
العداد الرئيسي
المبنى E / باب 40
اتصال:
الهاتف: +41 22 917 49 00
البريد الإلكتروني: Distribution-counters@un.org
الأسئلة الشائعة
تحدد لوائح مراقبة الوثائق والحد منها ، ST / AI / 189 / Add.3 / Rev.2 ، الوثائق والمنشورات: "الوثيقة هي نص يقدم إلى هيئة رئيسية أو هيئة فرعية تابعة للأمم المتحدة للنظر فيها. من قبلها ، عادة فيما يتعلق بالبند (البنود) المدرجة في جدول أعمالها ". تصدر وثائق الأمم المتحدة للهيئات الحكومية الدولية أو تحت سلطتها تحت رمز وثيقة الأمم المتحدة وتشمل جميع السجلات الرسمية ومحاضر الاجتماعات لأجهزة أو مؤتمرات الأمم المتحدة. يتم تنظيم الإسناد في وثائق الأمم المتحدة وفقا للقواعد والممارسات المعمول بها تحت سلطة إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات. عادة ما تحمل وثائق الأمم المتحدة ، بالإضافة إلى العنوان المقابل للموضوع أو بند جدول الأعمال ، عنوان فرعي يشير إلى الكيان أو المسؤول المسؤول عن تقديم الوثيقة. في الوثائق المعدة لهيئة ليس لديها جدول أعمال للدورة ، قد يحتوي العنوان الرئيسي على تلك المعلومات.
يشير مصطلح "منشورات الأمم المتحدة" إلى أي مادة مكتوبة تصدرها الأمم المتحدة لعامة الناس ". تشمل أمثلة منشورات الأمم المتحدة الدراسات والتقارير الرئيسية ، والدراسات ، والمجلدات المحررة ، والتجميعات الإحصائية ، ووقائع المؤتمرات ، والمجلات ، والمنشورات المتسلسلة مثل الحوليات ، وسلسلة معاهدات الأمم المتحدة ، ومنشورات القانون الدولي الأخرى. تنشر منشورات الأمم المتحدة بشكل عام استجابة للولايات التشريعية أو طلبات الهيئات الحكومية الدولية. قد يتم توزيعها مجانًا أو مقابل سعر. في حالة بيع منشورات الأمم المتحدة ، يتم تخصيص رقم قياسي دولي للكتاب (ISBN / eISBN) أو رقم تسلسلي قياسي دولي (ISSN / eISSN) للمسلسلات والدوريات. قد يتم نشر المنشورات في شكل مطبوع أو إلكتروني ، بما في ذلك كتطبيقات للهاتف المحمول ، وفي أي تنسيق أو وسائط أخرى مع تطور التكنولوجيا.
إذا كان المرسل يعلم مقدمًا أنه يجب تقديم المستند في وقت متأخر ، فيمكنه أو يمكنها التواصل مع قسم إدارة المستندات (DMS) والتفاوض في وقت متأخر. إذا لم يتم توقع التقديم المتأخر ، فستتم معالجة المستند حسب السعة مع عدم وجود التزام في تاريخ الإصدار. إذا كان المستند محجوزًا ، فسوف ينعكس التأخير في الامتثال التقديمي الرسمي للإدارة المقدمة.