جلسة ما قبل الجلسة*
تُقدم الوثائق البرلمانية، التي يتم إعدادها بناءً على طلب هيئات الأمم المتحدة وكياناتها والهيئات الحكومية الدولية استعدادًا للاجتماعات المقررة، أي وثائق ما قبل الدورة، والتي تتضمن جداول الأعمال المؤقتة وبرامج العمل وتقارير الأمانة العامة والمقررين الخاصين/حاملي التفويضات ومجموعات العمل والمراسلات من الدول الأعضاء والمنظمات غير الحكومية، للتنبؤ بها وتصنيفها ، وتُقدم في gDoc ، قبل 10 أسابيع من تاريخ الاجتماعات المقررة. تُصدر وثائق ما قبل الدورة للتوزيع العام (مما يشير إلى أنها ذات أهمية واسعة ومستمرة) على نظام الوثائق الرسمية.

تشكل وثائق ما قبل الدورة أكبر فئة من الوثائق المنتجة.

في الجلسة*
تُقدَّم الوثائق البرلمانية التي يتعين النظر فيها أثناء اجتماعات هيئات الأمم المتحدة وكياناتها والهيئات الحكومية الدولية، أي وثائق الدورة ، التي تتضمن مشاريع القرارات والمقررات، لأغراض التنبؤ والمعالجة على نظام gDoc قبل ثلاثة أسابيع من تاريخ الاجتماع. وتُصدر هذه الوثائق، التي ينبغي أن تكون قصيرة قدر الإمكان (3300 كلمة) حيث يجب معالجتها فور استلامها، في وقت سريع، للتوزيع المحدود (أي كمسودات، والتي قد تتغير في شكل معتمد/نهائي) على نظام الوثائق الرسمية. ولا يمكن استلام وثائق الدورة للمعالجة في اليوم الأخير من الاجتماع، ولكن يمكن معالجة الوثائق التي تقع ضمن حدود الكلمات في غضون 24 ساعة في اليوم السابق لإغلاق الاجتماع.

ما بعد الجلسة*
يُنصح بتقديم التقارير النهائية لاجتماعات هيئات الأمم المتحدة وكياناتها والهيئات الحكومية الدولية، بما في ذلك القرارات والمقررات التي تتخذها هذه الكيانات، والتي يتم إعدادها بعد اختتام الاجتماع، أي وثائق ما بعد الدورة، للمعالجة في موعد لا يتجاوز أسبوعين من تاريخ اختتام الاجتماع. واعتمادًا على الموارد المتاحة، وبالتشاور مع إدارة الشؤون الإدارية، من المقرر إصدار التقارير النهائية في الوقت المناسب للتوزيع العام.

* يتطلب التأخر في تقديم التقارير ما يلي: (أ) التنسيق مع إدارة الشؤون الإدارية؛ و(ب) إدراج شرح يُلحق بالتقرير في شكل حاشية على صفحة الغلاف. وتجدر الإشارة إلى أن تقديم التقارير في وقت مبكر، على الرغم من تشجيعه والترحيب به، لا يعني أنها ستصدر قبل الموعد المحدد.

في عملية التوثيق، من المفهوم أن: (أ) التنبؤ هو إسقاط للتقديم المتوقع للوثائق، يتم تنفيذه بالتشاور بين الإدارات/الكيانات المقدمة وDMS؛ وأن (ب) التوزيع هو اتفاق متبادل من جانب مقدم الطلب لتسليم الوثائق للمعالجة بحلول تاريخ محدد، ومن جانب DCM لإصدار هذه الوثائق بحلول تاريخ محدد.

وفي هذه العملية، تقوم إدارة الشؤون الإدارية كل عام، في شهري أكتوبر/تشرين الأول وأبريل/نيسان، بعملية تنبؤ، حيث يُطلب من المؤلفين والإدارات المقدمة تقديم قائمة بجميع الوثائق والمنشورات البرلمانية المتوقعة للاجتماعات خلال الأشهر الستة التالية. وباستخدام هذه البيانات، تحدد إدارة الشؤون الإدارية مواعيد نهائية للتقديم (تواريخ التوزيع)، وبالتالي ضمان تقديم الوثائق وإصدارها في الوقت المناسب. بالإضافة إلى ذلك، تقوم إدارة الشؤون الإدارية بتجميع التقارير عن الامتثال على أساس ربع سنوي وهي مسؤولة عن ضمان التحكم في الوثائق والحد منها والتوزيع المتزامن لجميع الوثائق البرلمانية [انظر قرار الجمعية العامة 68/251، الفقرة 56]. ويجب تحديد النص المأخوذ من مصدر آخر أو الذي يمثل نسخة منقحة من وثيقة صدرت سابقًا أو النسخة النهائية من تقرير مقدم في شكل مسودة عند تقديم طلبات التنبؤ.

تصدر جميع الوثائق البرلمانية وجميع منشورات الأمم المتحدة استجابة لقرارات تتخذها هيئة تشريعية تابعة للمنظمة، وهي في أغلب الأحيان مجلس الأمن، أو الجمعية العامة، أو المجلس الاقتصادي والاجتماعي، أو مجلس حقوق الإنسان، بما في ذلك هيئاتها الفرعية، فضلاً عن الهيئات الحكومية الدولية والوكالات المتخصصة التابعة للمنظمة. ولا يمكن المبالغة في أهمية تحديد التفويض في كل طلب لإنتاج الوثائق.   وتتطلب المنظمة، ودولها الأعضاء، التي تدرك التأثيرات المالية المترتبة على إنتاج الوثائق، التدقيق الصارم في مثل هذه الطلبات عند تقديمها للتنبؤ.

يجب أن يتضمن القرار أو المقرر أو أي مصدر سردي آخر * يحكم إصدار كل وثيقة ما يلي:
• يتم تحديده في وقت تقديم المستند إلى DMS للتنبؤ به وتحديد مكانه، أي قبل تقديمه إلى gDoc.
• يتم توضيح ذلك في إرسال gDoc .
• أن يتم ذكرها بوضوح في ملخصها و/أو مقدمتها.

_______________________________________

* تخضع بعض التقارير السنوية أو نصف السنوية الطويلة الأمد لتفويضات دائمة، يمكن العثور عليها في النظام الداخلي أو الوثائق التأسيسية أو ميزانية البرنامج للكيانات التشريعية المعنية.

وفقاً للتعليمات الواردة في دليل التحرير للأمم المتحدة على الإنترنت وفي التوجيه التحريري بشأن "معايير إعداد وتقديم وثائق الأمم المتحدة" [ ST/CS/SER.A/44/Rev.1 ]، والتي ينبغي اتباعها عن كثب عند تقديم الوثائق، يتم توجيه المؤلفين والإدارات المقدمة بما يلي:
• تقديم تقاريرهم إلكترونيًا.
• إعداد وتقديم التقارير الخاصة بهم بالكامل في برنامج Microsoft Word، بخط Times New Roman بحجم 10 نقاط، باستخدام الأحرف الكبيرة في البداية، وليس الأحرف الكبيرة الكبيرة، للعناوين والعناوين الفرعية والعناوين الرئيسية والعناوين الفرعية.
• لا يجب تضمين ملفات PDF أو ملفات Excel أو عروض PowerPoint. يجب تحويل الجداول التي تم إنشاؤها في Excel إلى Microsoft Word واستيرادها إلى النص قبل الإرسال.
• تضمين ملخص على صفحة الغلاف واستنتاجات و/أو توصيات مجمعة في القسم الأخير بالخط العريض.
• عدم إدراج جدول محتويات للتقارير ذات الطول القياسي الصادرة عن الأمانة العامة للأمم المتحدة (8500 كلمة)، ولكن إذا طلب ذلك، يجب ذكر أرقام الصفحات فقط، مع حذف أرقام الفقرات. (لا ينطبق هذا على منشورات الأمم المتحدة، والتي تم شرح تنسيقها في دليل سياسات الأمم المتحدة للمنشورات).
• تقديم المواد الرسومية بصيغة رقمية بتنسيق يمكن استيراده بواسطة Microsoft Word.* يجب وضع النص ذي الصلة بالرسومات خارج الرسوم البيانية لسهولة المعالجة.
• استخدام وظيفة التذييل والرأس في برنامج Microsoft Word للإشارة إلى أرقام الصفحات. لا يجوز تقديم أي مستندات بدون أرقام الصفحات أو مع إدخال أرقام الصفحات يدويًا.
• للتأكد من أنه إذا كان النص عبارة عن نسخة منقحة من وثيقة صدرت سابقًا أو النسخة النهائية لتقرير تم تقديمه بالفعل في شكل مسودة ، فيجب الإشارة إلى جميع التغييرات بوضوح باستخدام أداة تعقب التغييرات في Microsoft Word أو أداة التعليقات أو بالنص الغامق والشطب.

_______________________________________

*قد لا تكون المواد الرسومية التي لم يتم تحويلها إلى Microsoft Word مرئية في النسخة الإلكترونية النهائية من المستند على ODS.

• يجب ألا تتجاوز الوثائق المقدمة من الأمانة العامة 8500 كلمة.
• يجب ألا تتجاوز الوثائق المقدمة من الهيئات الحكومية الدولية أو المقررين الخاصين/حاملي الولايات التابعين لمجلس حقوق الإنسان 10700 كلمة.
• يتم تشجيع الدول الأعضاء، التي قد تقدم وثائق تتجاوز الحدود المذكورة، على تلخيص المعلومات قدر الإمكان، مع الأخذ في الاعتبار الموارد المحدودة للمنظمة.

بالنسبة لاجتماعات الأجهزة الرئيسية للأمم المتحدة وهيئاتها الفرعية والهيئات الحكومية الدولية:
• يجب تقديم جداول الأعمال المؤقتة قبل 10 أسابيع من افتتاح الاجتماع، ليتم توزيعها قبل 8 أسابيع من الاجتماع.*
• يجب تقديم جميع المواد الأخرى للترجمة قبل الاجتماع بعشرة أسابيع، للتوزيع قبل الاجتماع بستة أسابيع.*
• يجب تقديم المواد التي لا تحتاج إلى ترجمة قبل أسبوعين من الاجتماع.
• ستخضع المواد التي لا تفي بالمواعيد النهائية المذكورة أعلاه للتفاوض بشأن تحديد موعد متأخر لتقديمها مع DMS [ UN_Docs_Submission @un.org ].

_______________________________________

*ما لم يتم اعتماد نمط بديل، على سبيل المثال، تقديمه قبل 8 أسابيع من افتتاح الاجتماع للتوزيع قبل 4 أسابيع من الاجتماع، من قبل الهيئة المعنية.

تصدر وثائق الأمم المتحدة ومنشوراتها بالأسلوب والشكل القياسي المعتمد من قبل المنظمة، كما هو موضح في دليل التحرير عبر الإنترنت للأمم المتحدة .

عند إعداد التقارير والمنشورات، ينبغي للمكاتب وممثلي الدول الأعضاء القيام بما يلي:
• استخدام النماذج الموضحة في دليل التحرير عبر الإنترنت للأمم المتحدة .
• اتباع أسلوب وتنسيق التقارير ذات الصلة الصادرة عن الأمم المتحدة، والمتاحة على نظام الوثائق الرسمية (ODS) .

• عند تقديم المنشورات، يجب الالتزام بشكل وثيق بالمبادئ التوجيهية الواردة في دليل سياسة الأمم المتحدة للمنشورات. يمكن الوصول إلى معلومات مفصلة حول المنشورات هنا .

• قبل تقديم الوثيقة، يتم تشجيع المؤلفين بشدة على توجيه الأسئلة أو المخاوف إلى DMS ، الذين لديهم الخبرة والمستعدون لتقديم المساعدة أو إرشادك إلى مصادر أخرى إذا كان الأمر يتعلق بالمساعدة في الصياغة والتنسيق.

من أجل إصدار تقارير واضحة وفعالة، نذكر المؤلفين/المقدمين بما يلي:
• يقدم مكتب إدارة الموارد البشرية عدداً من الدورات التدريبية في الكتابة المخصصة للمؤلفين في الأمم المتحدة، بما في ذلك دورة تدريبية حول "مبادئ كتابة التقارير" وورش عمل حول مهارات الكتابة.
• يحتوي دليل التحرير للأمم المتحدة على الإنترنت على دورة تدريبية موجزة لكتابة التقارير بعنوان "الكتابة للأمم المتحدة".
• إن خدمات قسم التحرير في خدمة اللغات، ونصائح وإرشادات موظفي قسم إدارة الوثائق، متاحة بسهولة للمؤلفين/الأقسام المقدمة.

عند تقديم التقارير للمعالجة، يتعين على المؤلفين تحديد النص الذي تم أخذه من مصدر آخر . ويمكن القيام بذلك من خلال استخدام ميزة تتبع التغييرات في Microsoft Word، والنص الغامق والشطب أو باستخدام أداة التعليقات في Microsoft Word. يجب ألا تحتوي المستندات على تكرار للنصوص المنشورة بالفعل أو تكرار النصوص مع تغييرات طفيفة فقط.

نظام الأمم المتحدة gDoc 2.0 هو نظام سير العمل العالمي الجديد للوثائق والذي حل محل الإصدار السابق من gDoc.  

يقدم برنامج gDoc 2.0 مجموعة كاملة من وحدات التخطيط والإدارة والمعالجة والإصدار للوثائق لدعم سير عمل الوثائق المنسق عالميًا ونظام إدارة القدرات. والأداة المستخدمة في جميع مراكز عمل إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات هي أداة لإدارة السجلات تسمح بالإدارة العالمية المتكاملة، بما في ذلك تبادل العمل بين مراكز العمل، وبالتالي تعظيم قدرة منظومة الأمم المتحدة بأكملها.

وبالتنسيق والتشاور مع موظفي إدارة الوثائق، الذين يراقبون سلسلة معالجة الوثائق بأكملها، يمكن للمؤلفين والأقسام المقدمة أيضًا تخصيص طلباتهم وتتبع تقاريرهم ومنشوراتهم.

يمكن للمستخدمين الجدد التقدم بطلب للحصول على حق الوصول إلى gDoc2.0 باستخدام بوابة مؤتمر Unite هنا: https://conferences.unite.un.org/uc/Account/Register

بمجرد إرسالها عبر gDoc، تتم معالجة التقارير والمنشورات وفقًا لسير العمل أدناه:

• تقوم إدارة الوثائق والمنشورات بمراجعة والتحقق من التفويضات والطول والعرض وتاريخ الإصدار المطلوب للوثائق/المنشورات المقدمة من خلال gDoc، بما يتماشى، إذا لزم الأمر، مع التوقعات المتفاوض عليها وجدول المواعيد (للجلسات التحضيرية وما قبلها)   الوثائق الموجودة أثناء الجلسة ).

• يتم تسجيل المستندات/المنشورات وتحديد موعد معالجتها وإرسالها إلى خدمة اللغات، DCM، باتباع العملية التلقائية الآن في النظام التي تحدد النص المترجم مسبقًا (إعادة النشر) مما يوفر المعلومات لمساعدة المترجمين والمحررين ومساعدي النشر المكتبي في تنفيذ عملهم بما في ذلك من خلال أدوات الترجمة بمساعدة الكمبيوتر (CAT).

• يتم إنتاج الإصدارات الإلزامية باللغات العربية والصينية والإنجليزية والفرنسية والروسية والإسبانية من قبل أقسام الترجمة للوثائق/المنشورات للإصدار المتزامن.

• وبمجرد تحريرها وترجمتها، يتم تنسيق الوثائق والمنشورات ومراجعتها وإعدادها لإعادة إنتاجها بواسطة وحدات النشر المكتبي اللغوي، ونشرها على نظام الوثائق الرسمية للأمم المتحدة، على الرابط التالي: https://documents.un.org/

• يقوم قسم الطباعة في دائرة الإنتاج والدعم، DCM، بإنتاج الوثائق/المنشورات في شكل مطبوع.

• يضمن قسم التوزيع التابع لخدمة الإنتاج والدعم، DCM، توزيع المستندات/المنشورات بما يتماشى مع أنماط التوزيع المعمول بها ووفقًا للطلب المقدم في إرسال gDoc الأولي.

* وفقًا للممارسة المتبعة، يتم تحرير التقارير المحددة قبل تقديمها، بالتشاور الوثيق مع المؤلفين والأقسام المقدمة؛ ويتم تحرير بعض التقارير والمنشورات من قبل المؤلفين/الأقسام المقدمة وتسجيلها في gDoc في شكل محرر؛ ويتم منح المنشورات الأخرى، نظرًا لقيود الموارد، "تحريرًا خفيفًا"، بما في ذلك التدقيق المتبادل بحثًا عن الأخطاء والعرض المناسب (مادة الصفحة الأولى) بعد التقديم.

دليل التحرير للأمم المتحدة على الإنترنت
https://www.un.org/dgacm/en/content/editorial-manual

قاعدة بيانات مصطلحات الأمم المتحدة
http://untermportal.un.org/portal/welcome

نظام الوثائق الرسمية
http://documents.un.org