وثائق ما قبل الدورة*
وثائق الهيئات التداولية، التي تُعد بناء على طلب هيئات الأمم المتحدة وكياناتها والهيئات الحكومية الدولية في إطار التحضير للاجتماعات المقررة، أي وثائق ما قبل الدورة، التي تشمل جداول الأعمال المؤقتة، وبرامج العمل، وتقارير الأمانة العامة والمقررين الخاصين/المكلفين بولايات والأفرقة العاملة، والرسائل الواردة من الدول الأعضاء والمنظمات غير الحكومية، تقدَّم لأغراض التنبؤ والجدولة على النظام الإلكتروني الشامل لإدارة الوثائق (نظام gDoc) قبل 10 أسابيع من موعد الاجتماعات المقررة. وتصدر وثائق ما قبل الدورة للتوزيع العام (مما يشير إلى أنها ذات أهمية واسعة ومستمرة) على نظام الوثائق الرسمية.

وتشكل وثائق ما قبل الدورة أكبر فئة من الوثائق المنتَجة.

الوثائق الصادرة أثناء الدورة*
وثائق الهيئات التداولية التي تُقدَّم للنظر فيها أثناء اجتماعات هيئات الأمم المتحدة وكياناتها والهيئات الحكومية الدولية، أي الوثائق الصادرة أثناء الدورة، التي تشمل مشاريع القرارات والمقررات، تقدم لأغراض التنبؤ والتجهيز على نظام gDoc قبل 3 أسابيع من تاريخ الاجتماع. وتصدر هذه الوثائق، التي ينبغي أن تكون قصيرة قدر الإمكان (300 3 كلمة) لوجوب معالجتها عند استلامها، في وقت وجيز، للتوزيع المحدود (أي كمسودات يمكن تغييرها في صيغتها المعتمدة/النهائية) على نظام الوثائق الرسمية. ولا يمكن استلام الوثائق الصادرة أثناء الدورة لتجهيزها في اليوم الأخير للاجتماع، ولكن يمكن تجهيز الوثائق المقدمة ضمن الحدود المقررة لعدد الكلمات في غضون 24 ساعة في اليوم السابق لاختتام الاجتماع.

وثائق ما بعد الدورة*
يُنصح بأن تقدم التقارير النهائية لاجتماعات هيئات الأمم المتحدة وكياناتها والهيئات الحكومية الدولية، بما في ذلك القرارات والمقررات التي تعتمدها هذه الكيانات، والتي تُعد بعد اختتام الاجتماع، أي وثائق ما بعد الدورة، للتجهيز في موعد لا يتجاوز أسبوعين بعد تاريخ الاختتام. ويوضَع الجدول الزمني لإصدار التقارير النهائية في الوقت المناسب للتوزيع العام، بناءً على الموارد المتاحة وبالتشاور مع قسم إدارة الوثائق.

*التقديم المتأخر لتقرير يتطلب: (أ) التنسيق مع قسم إدارة الوثائق؛ (ب) إدراج تفسير يُلحَق بالتقرير كحاشية في صفحة الغلاف. وتجدر الإشارة إلى أن التقديم المبكر للتقارير، رغم تشجيعه والترحيب به، لا يعني أنها ستصدر قبل الموعد المحدد.

في عملية التوثيق، يُفهَم أن: (أ) التنبؤ هو بيان بالتقديم المتوقع للوثائق، يتم بالتشاور بين الإدارات/الكيانات المقدمة للوثائق وقسم إدارة الوثائق؛ وأن (ب) الجدولة هي اتفاق متبادل بين الجهة المقدمة للوثائق وقسم إدارة الوثائق على تسليم الأولى الوثائق لتجهيزها في تاريخ محدد، وإصدار الأخيرة هذه الوثائق في تاريخ محدد.

وفي هذه العملية، يقوم قسم إدارة الوثائق بإجراء تنبؤ في شهري تشرين الأول/أكتوبر ونيسان/أبريل من كل عام، يُطلب فيه إلى الجهات المُعدّة للوثائق والإدارات المقدمة للوثائق تقديم قائمة بجميع الوثائق والمنشورات المتوقع صدورها عن الهيئات التداولية خلال الأشهر الستة التالية. ويحدد قسم إدارة الوثائق، باستخدام هذه البيانات، المواعيد النهائية للتقديم (تواريخ الجدولة)، بما يكفل تقديم الوثائق وإصدارها في الوقت المناسب. وإضافةً إلى ذلك، يقوم قسم إدارة الوثائق بإعداد تقارير عن الامتثال على أساس ربع سنوي، وهو مسؤول عن ضمان مراقبة الوثائق والحد منها والتوزيع المتزامن لجميع وثائق الهيئات التداولية [انظر قرار الجمعية العامة 68/251، الفقرة 56]. وعند تقديم طلبات للتنبؤ، يجب تحديد أجزاء النصوص المنقولة من مصدر آخر أو التي تمثل صيغة منقحة من وثيقة صدرت سابقاً أو الصيغة النهائية من تقرير قُدِّم في شكل مسودة.

تصدر جميع وثائق الهيئات التداولية وجميع منشورات الأمم المتحدة استجابة لقرارات تتخذها هيئة تشريعية تابعة للمنظمة، تكون في أغلب الأحيان مجلس الأمن أو الجمعية العامة أو المجلس الاقتصادي والاجتماعي أو مجلس حقوق الإنسان، بما في ذلك الهيئات الفرعية التابعة لتلك الهيئات، وكذلك الهيئات الحكومية الدولية والوكالات المتخصصة التابعة للمنظمة. ولا يمكن التشديد بما يكفي على أهمية تحديد التكليف في كل طلب لإنتاج وثائق. وإدراكاً من المنظمة والدول الأعضاء فيها للآثار المترتبة في الميزانية على إنتاج الوثائق، فإنها تشترط التدقيق الصارم في هذه الطلبات عند تقديمها للتنبؤ.

وفيما يتعلق بالقرار أو المقرر الذي صدر فيه التكليف أو أي مصدر سردي آخر* يحكم إصدار كل وثيقة، يجب: 
•   التعريف به عند تقديم الوثيقة إلى قسم إدارة الوثائق لأغراض التنبؤ والجدولة، أي قبل تقديمها على نظام gDoc. 
•   تحديده عند تقديم الوثيقة على نظام gDoc. 
•   ذكره بوضوح في ملخص الوثيقة و/أو مقدمتها.

___________________________________________________

* بعض التقارير السنوية أو نصف السنوية الطويلة الأمد محكومة بتكليف دائم، يمكن إيجاده في النظام الداخلي أو الورقات التأسيسية أو الميزانية البرنامجية للكيانات التشريعية المعنية.

وفقاً للتعليمات الواردة في دليل التحرير الإلكتروني للنصوص في الأمم المتحدة وفي التوجيه المتعلق بالتحرير بشأن ”معايير إعداد وثائق الأمم المتحدة وتقديمها“ [ST/CS/SER.A/44/Rev.1]، التي ينبغي اتباعها بدقة عند تقديم الوثائق، يُطلب إلى الجهات المعِدّة للوثائق والإدارات المقدمة للوثائق: 
•   أن تقدم تقاريرها إلكترونياً. 
•   أن تعد تقاريرها وتقدمها كلها بصيغة Microsoft Word، باستخدام البنط 10 لخط Times New Roman، مع بدء كل كلمة في العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية بالأحرف الكبيرة عوضاً عن استخدام الأحرف الكبيرة في جميع أحرف الكلمة. 
•   عدم تضمين الوثائق المقدَّمة ملفات بصيغة PDF أو Excel أو عروض تقديمية بصيغة PowerPoint. وينبغي تحويل الجداول التي تم إنشاؤها في Excel إلى Microsoft Word وإدماجها في النص قبل تقديمه. 
•   إدراج ملخص في صفحة الغلاف واستنتاجات و/أو توصيات موحدة في القسم الأخير بخط داكن. 
•   عدم إدراج جدول محتويات للتقارير ذات الطول القياسي الصادرة عن الأمانة العامة للأمم المتحدة (500 8 كلمة)، والاكتفاء بإدراج أرقام الصفحات فقط، عند الطلب، مع حذف أرقام الفقرات (هذا لا ينطبق على منشورات الأمم المتحدة، التي يرد شرح شكلها في دليل سياسة الأمم المتحدة المتعلقة بالمنشورات).
•   تقديم المواد البيانية في شكل رقمي وفي صيغة يمكن النقل منها إلى برنامج Microsoft Word*. وينبغي وضع النص ذي الصلة بالرسم البياني خارج الرسم البياني لتيسير تجهيزه. 
•   استخدام خاصية رأس/تذييل الصفحة في Microsoft Word للإشارة إلى أرقام الصفحات. ولا ينبغي تقديم أي وثائق بدون أرقام صفحات ولا بأرقام صفحات مُدرجة بخط اليد. 
•   التأكد، في حالة كون النص صيغة منقحة من وثيقة سبق إصدارها أو الصيغة النهائية من تقرير سبق تقديمه في شكل مسودة، من بيان جميع التغييرات بوضوح باستخدام أداة تتبع التغييرات في برنامج Microsoft Word أو أداة إدخال التعليقات أو بإدخال الكلمات على النص بحروف داكنة وشطب المحذوف منها بخط في منتصفها.

___________________________________________________

* قد لا تَظهر المواد البيانية غير المحوَّلة إلى صيغة Microsoft Word في النسخة الإلكترونية النهائية من الوثيقة المحمَّلة على نظام الوثائق الرسمية.

•   ينبغي ألا تتجاوز الوثائق المقدمة من الأمانة العامة 500 8 كلمة. 
•   ينبغي ألا تتجاوز الوثائق المقدمة من الهيئات الحكومية الدولية أو المقررين الخاصين/المكلفين بولايات في إطار الإجراءات الخاصة لمجلس حقوق الإنسان 700 10 كلمة. 
•   تُشجَّع الدول الأعضاء، التي يجوز لها تقديم وثائق تتجاوز الحدود المذكورة، على توليف المعلومات قدر الإمكان، آخذةً في الاعتبار الموارد المحدودة للمنظمة.

وفيما يتعلق باجتماعات الأجهزة الرئيسية للأمم المتحدة وهيئاتها الفرعية والهيئات الحكومية الدولية: 
•   يجب تقديم جداول الأعمال المؤقتة قبل 10 أسابيع من افتتاح الاجتماع، لتوزيعها قبل 8 أسابيع من الاجتماع*. 
•   يجب تقديم جميع المواد الأخرى التي تحتاج إلى ترجمة قبل 10 أسابيع من الاجتماع، لتوزيعها قبل 6 أسابيع من الاجتماع*. 
•   يجب تقديم المواد التي لا تحتاج إلى ترجمة قبل أسبوعين من الاجتماع. 
•   تخضع المواد التي لا تفي بالمواعيد النهائية المذكورة أعلاه لتأخير الجدولة التفاوضي مع قسم إدارة الوثائق [UN_Docs_Submission@un.org].

___________________________________________________

* ما لم تكن الهيئة المعنية قد اعتمدت نمطاً بديلاً، مثل التقديم قبل 8 أسابيع من افتتاح الاجتماع للتوزيع قبل 4 أسابيع من الاجتماع.

تصدر وثائق الأمم المتحدة ومنشوراتها بالأسلوب والشكل الموحد الذي تعتمده المنظمة، على النحو المبين في دليل التحرير الإلكتروني للنصوص في الأمم المتحدة.

وعند إعداد التقارير والمنشورات، ينبغي للمكاتب المقدمة للتقارير والمنشورات وممثلي الدول الأعضاء: 
•   استخدام النماذج المدرجة في دليل التحرير الإلكتروني للنصوص في الأمم المتحدة. 
•   اتباع أسلوب وشكل التقارير ذات الصلة الصادرة عن الأمم المتحدة والمتاحة على نظام الوثائق الرسمية (ODS).

•   عند تقديم المنشورات، التقيد التام بالمبادئ التوجيهية الواردة في دليل سياسة الأمم المتحدة المتعلقة بالمنشورات. ويمكن الاطلاع على معلومات مفصلة عن المنشورات هنا.

•   قبل تقديم الوثيقة، تُشجَّع الجهة المعدَّة لها بقوة على توجيه الأسئلة أو الشواغل إلى قسم إدارة الوثائق، الذي تتوافر لديه الخبرة والاستعداد اللازمين لتقديم المساعدة أو الإرشاد إلى مصادر أخرى إذا كان الأمر يتعلق بالمساعدة في الصياغة والتنسيق.

وتوخياً لإصدار تقارير واضحة وفعالة، تذَكَّر الجهات المعدَّة/المقدِّمة للتقارير بما يلي: 
•   يقدم مكتب إدارة الموارد البشرية عدداً من الدورات التدريبية في مجال كتابة التقارير مخصَّصة للجهات المعدة للتقارير في الأمم المتحدة، بما في ذلك دورة عن ”مبادئ كتابة التقارير“ وحلقات عمل لمهارات الكتابة. 
•   يتضمن دليل التحرير الإلكتروني للنصوص في الأمم المتحدة دورة تدريبية موجزة عن كتابة التقارير بعنوان ”الكتابة في الأمم المتحدة“. 
•   يمكن للجهات المعدة للتقارير/الإدارات المقدمة للوثائق الاستفادة من خدمات قسم التحرير بدائرة اللغات التابعة لشعبة إدارة المؤتمرات، ومن نصائح وإرشادات موظفي قسم إدارة الوثائق التابع لشعبة إدارة المؤتمرات.

وعند تقديم التقارير لتجهيزها، يُطلب إلى الجهات المعدة للتقارير تحديد أجزاء النص المنقولة من مصدر آخر. ويمكن أن يتم ذلك عن طريق استخدام أداة تتبع التغييرات في Microsoft Word واستخدام الخط الداكن والشطب أو باستخدام أداة إدخال التعليقات في Microsoft Word. ولا ينبغي أن تتضمن الوثائق تكراراً لنصوص منشورة بالفعل أو لنصوص لم يُدخَل عليها إلا تغييرات طفيفة.

يمثل نظام الأمم المتحدة gDoc 2.0 النظام العالمي الموحد الجديد المعني بسير العمل في الوثائق والذي حل محل الإصدار السابق من gDoc. 

ويوفر نظام gDoc 2.0 مجموعة شاملة من النماذج من أجل التخطيط للوثائق وإدارتها وتجهيزها وإصدارها لدعم نظام منسق عالمياً لإدارة سير عمل الوثائق والطاقة الإنتاجية. وهذه الأداة، المستخدمة في جميع مراكز العمل التابعة لإدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات، هي أداة لإدارة السجلات تتيح الإدارة العالمية المتكاملة، بما في ذلك تبادل العمل بين مراكز العمل، مما يزيد قدرات منظومة الأمم المتحدة بأكملها إلى أقصى حد ممكن.

ويمكن للجهات المعدة للوثائق والإدارات المقدمة لها أن تكيّف طلباتها حسب رغباتها وتتتبع تقاريرها ومنشوراتها، بالتنسيق والتشاور مع موظفي قسم إدارة الوثائق الذين يراقبون سلسلة تجهيز الوثائق بأكملها.

بمجرد إرسالها عبر gDoc، تتم معالجة التقارير والمنشورات وفقًا لسير العمل أدناه:

تراجع إدارة الوثائق والمنشورات وتتحقق من التفويضات والطول والعرض وتاريخ الإصدار المطلوب للوثائق/المنشورات المقدمة من خلال gDoc، بما يتماشى، إذا لزم الأمر، مع التوقعات المتفاوض عليها وجدول التوزيع (للوثائق قبل الدورة وأثناء الدورة).

يتم تسجيل الوثائق/المنشورات وتحديد مواعيد معالجتها وإرسالها إلى خدمة اللغات، DCM، باتباع العملية التلقائية الآن في النظام التي تحدد النص المترجم سابقًا (إعادة النشر) مما يوفر معلومات لمساعدة المترجمين والمحررين ومساعدي النشر المكتبي في تنفيذ عملهم بما في ذلك من خلال أدوات الترجمة بمساعدة الكمبيوتر (CAT).

يتم إنتاج الإصدارات الإلزامية في أقسام الترجمة العربية والصينية والإنجليزية والفرنسية والروسية والإسبانية للوثائق/المنشورات للإصدار المتزامن.

بمجرد تحريرها وترجمتها، يتم تنسيق المستندات والمنشورات ومراجعتها وإعدادها للاستنساخ بواسطة وحدات النشر المكتبي اللغوي، ونشرها على نظام الوثائق الرسمية للأمم المتحدة، على الرابط https://documents.un.org/

يقوم قسم الطباعة التابع لدائرة الإنتاج والدعم، DCM، بإنتاج المستندات/المنشورات في شكل مطبوع.

يضمن قسم التوزيع التابع لدائرة الإنتاج والدعم، DCM، توزيع المستندات/المنشورات بما يتماشى مع أنماط التوزيع المعمول بها ووفقًا للطلب المقدم في التقديم الأولي لـ gDoc.

* وفقًا للممارسة المعمول بها، يتم تحرير تقارير محددة قبل التقديم، بالتشاور الوثيق مع المؤلفين والإدارات المقدمة؛ يتم تحرير بعض التقارير والمنشورات من قبل المؤلفين/الإدارات المقدمة وتسجيلها في gDoc في شكل محرر؛ يتم إجراء "تحرير خفيف" للمنشورات الأخرى، نظرًا لقيود الموارد، بما في ذلك التدقيق المتبادل بحثًا عن الأخطاء والعرض المناسب (مادة الصفحة الأولى) بعد التقديم.

دليل التحرير الإلكتروني للنصوص في الأمم المتحدة
https://www.un.org/dgacm/en/content/editorial-manual

قاعدة مصطلحات الأمم المتحدة 
https://unterm.un.org/unterm2/ar/

نظام الوثائق الرسمية
http://documents.un.org