ما قبل الجلسة*
الوثائق البرلمانية، المعدة بناء على طلب هيئات الأمم المتحدة وكياناتها والهيئات الحكومية الدولية تحضيرا للاجتماعات المقررة، أي وثائق ما قبل الدورة، والتي تشمل جداول الأعمال المؤقتة وبرامج العمل وتقارير الأمانة العامة والمقررين الخاصين/المكلفين بولايات والأفرقة العاملة والاتصالات من الدول الأعضاء والمنظمات غير الحكومية، يتم تقديمها للتنبؤ وتحديد الوقت ، ويتم تقديمها في gDoc ، قبل 10 أسابيع من تاريخ الاجتماعات المقررة. يتم إصدار وثائق ما قبل الدورة للتوزيع العام (تشير إلى أنها تحظى باهتمام واسع النطاق ومستمر) على نظام الوثائق الرسمية.

تشكل وثائق ما قبل الدورة أكبر فئة من الوثائق المنتجة.

في جلسة*
يتم تقديم الوثائق البرلمانية التي سيتم النظر فيها خلال اجتماعات هيئات الأمم المتحدة وكياناتها والهيئات الحكومية الدولية، أي وثائق الدورة ، والتي تتضمن مشاريع القرارات والمقررات، لأغراض التنبؤ والمعالجة على gDoc قبل 3 أسابيع من تاريخ الاجتماع. هذه الوثائق، التي ينبغي أن تظل قصيرة قدر الإمكان (3300 كلمة) حيث يجب معالجتها فور استلامها، في وقت سريع، يتم إصدارها للتوزيع المحدود (أي كمسودات، والتي يمكن تغييرها في النموذج المعتمد/النهائي) على المواد المستنفدة للأوزون. لا يمكن استلام المستندات أثناء الجلسة لمعالجتها في اليوم الأخير من الاجتماع، ولكن يمكن معالجة المستندات ضمن حدود الكلمات خلال 24 ساعة في اليوم السابق لإغلاق الاجتماع.

ما بعد الجلسة*
يُنصح بأن التقارير النهائية لاجتماعات هيئات الأمم المتحدة وكياناتها والهيئات الحكومية الدولية، بما في ذلك القرارات والمقررات التي اتخذتها هذه الكيانات، والتي يتم إعدادها بعد اختتام الاجتماع، أي وثائق ما بعد الدورة، تقدم للتجهيز في موعد لا يتجاوز أسبوعين بعد تاريخ الإغلاق. واعتماداً على الموارد المتاحة، وبالتشاور مع إدارة خدمات الإدارة، من المقرر إصدار التقارير النهائية في الوقت المناسب للتوزيع العام.

* يتطلب التأخر في تقديم التقرير ما يلي: (أ) التنسيق مع إدارة خدمات الإدارة والمواصلات؛ و(ب) إدراج شرح يُلحق بالتقرير كحاشية على صفحة الغلاف. وتجدر الإشارة إلى أن التقديم المبكر للتقارير، رغم التشجيع والترحيب به، لا يعني أنها ستصدر قبل الموعد المحدد.

من المفهوم في عملية التوثيق ما يلي: (أ) التنبؤ هو توقع لتقديم الوثائق المتوقع، ويتم تنفيذه بالتشاور بين الإدارات/الكيانات المقدمة ونظام إدارة الوجهات السياحية؛ وأن (ب) تحديد فترات زمنية محددة هو اتفاق متبادل من جانب مقدم الطلب، لتسليم الوثائق للمعالجة بحلول تاريخ محدد، ومن جانب DCM، لإصدار هذه الوثائق بحلول تاريخ محدد.

وفي هذه العملية، تجري إدارة خدمات الإدارة والرصد كل عام، في شهري تشرين الأول/أكتوبر ونيسان/أبريل، عملية تنبؤ، حيث يُطلب من المؤلفين والإدارات المقدمة لها تقديم قائمة بجميع الوثائق والمنشورات التداولية المتوقعة للاجتماعات خلال الأشهر الستة التالية. وباستخدام هذه البيانات، تحدد DMS المواعيد النهائية للتقديم (تواريخ المواعيد)، وبالتالي ضمان تقديم الوثائق وإصدارها في الوقت المناسب. وبالإضافة إلى ذلك، تقوم إدارة خدمات الإدارة بجمع تقارير عن الامتثال على أساس ربع سنوي، وهي مسؤولة عن ضمان مراقبة الوثائق والحد منها والتوزيع المتزامن لجميع وثائق الهيئات التداولية [انظر قرار الجمعية العامة 68/251، الفقرة 11]. 56]. يجب تحديد النص المأخوذ من مصدر آخر أو الذي يمثل نسخة منقحة من مستند تم إصداره مسبقًا أو النسخة النهائية من التقرير المقدم في شكل مسودة عند تقديم الطلبات للتنبؤ.

يتم إصدار جميع وثائق الهيئات التداولية وجميع منشورات الأمم المتحدة استجابة للقرارات التي تتخذها هيئة تشريعية تابعة للمنظمة، وهي في الأغلب مجلس الأمن، أو الجمعية العامة، أو المجلس الاقتصادي والاجتماعي، أو مجلس حقوق الإنسان، بما في ذلك هيئاتها الفرعية. وكذلك الهيئات الحكومية الدولية والوكالات المتخصصة التابعة للمنظمة. ولا يمكن المبالغة في أهمية تحديد الولاية في كل طلب لإنتاج الوثائق.   وإدراكاً من المنظمة والدول الأعضاء فيها لآثار إنتاج الوثائق على الميزانية، فإنها تتطلب فحصاً صارماً لمثل هذه الطلبات عند تقديمها للتنبؤ.

يجب أن يكون القرار أو القرار أو المصدر السردي الآخر الذي يحكم إصدار كل وثيقة:
• يتم تحديده في وقت تقديم الوثيقة إلى DMS للتنبؤ وتحديد فترات زمنية معينة، أي قبل تقديمها إلى gDoc.
• يتم تحديده في تقديم gDoc .
• أن يُذكر بوضوح في ملخصه و/أو مقدمته.

_______________________________________

* تخضع بعض التقارير السنوية أو النصف سنوية طويلة الأمد للولايات الدائمة، والتي يمكن العثور عليها في النظام الداخلي أو الأوراق التأسيسية أو الميزانية البرنامجية للكيانات التشريعية المعنية.

وفقاً للتعليمات الواردة في دليل التحرير للأمم المتحدة على الإنترنت وفي التوجيه التحريري بشأن "معايير إعداد وتقديم وثائق الأمم المتحدة" [ ST/CS/SER.A/44/Rev.1 ]، والتي ينبغي أن يجب متابعتها عن كثب عند تقديم الوثائق، ويتم توجيه المؤلفين والإدارات المقدمة:
• تقديم تقاريرهم إلكترونياً.
• إعداد تقاريرهم وتقديمها بالكامل في برنامج Microsoft Word، بخط Times New Roman المكون من 10 نقاط، باستخدام الأحرف الاستهلالية، وليس الأحرف الكبيرة، للعناوين والعناوين الفرعية والعناوين الفرعية.
• عدم تضمين ملفات PDF أو ملفات Excel أو عروض PowerPoint التقديمية. يجب تحويل الجداول التي تم إنشاؤها في Excel إلى Microsoft Word واستيرادها إلى النص قبل الإرسال.
• تضمين ملخص على صفحة الغلاف والاستنتاجات و/أو التوصيات الموحدة في القسم الأخير بالخط العريض.
• عدم إدراج جدول محتويات للتقارير ذات الطول القياسي الصادرة عن الأمانة العامة للأمم المتحدة (8500 كلمة)، ولكن، إذا طلب ذلك، إدراج أرقام الصفحات فقط، مع حذف أرقام الفقرات. (وهذا لا ينطبق على منشورات الأمم المتحدة، التي تم توضيح شكلها في دليل سياسات الأمم المتحدة للمنشورات).
• إرسال المواد الرسومية في شكل رقمي بتنسيق يمكن استيراده بواسطة برنامج Microsoft Word. * يجب وضع النص ذي الصلة بالرسم خارج الرسم لتسهيل معالجته.
• لاستخدام وظيفة الرأس/التذييل الخاصة ببرنامج Microsoft Word للإشارة إلى أرقام الصفحات. لا يجوز تقديم أي مستندات بدون أرقام الصفحات أو مع إدراج أرقام الصفحات يدويًا.
• للتأكد من أنه إذا كان النص عبارة عن نسخة منقحة من مستند تم إصداره مسبقًا أو الإصدار النهائي من تقرير تم تقديمه بالفعل في نموذج مسودة ، فسيتم الإشارة بوضوح إلى جميع التغييرات باستخدام Microsoft Word Track Changes أو أداة التعليقات أو بنص غامق ويتوسطه خط .

_______________________________________

*المواد الرسومية التي لم يتم تحويلها إلى برنامج Microsoft Word قد لا تكون مرئية في النسخة الإلكترونية النهائية للوثيقة الموجودة على نظام الوثائق الرسمية.

• يجب ألا تتجاوز الوثائق المقدمة من الأمانة العامة 8500 كلمة.
• يجب ألا تتجاوز الوثائق المقدمة من الهيئات الحكومية الدولية أو المقررين الخاصين/المكلفين بولايات في مجلس حقوق الإنسان 10,700 كلمة.
• يتم تشجيع الدول الأعضاء، التي قد تقدم وثائق تتجاوز الحدود المذكورة، على تجميع المعلومات قدر الإمكان، مع مراعاة الموارد المحدودة للمنظمة.

بالنسبة لاجتماعات الأجهزة الرئيسية للأمم المتحدة وهيئاتها الفرعية والهيئات الحكومية الدولية:
• يجب تقديم جداول الأعمال المؤقتة قبل 10 أسابيع من افتتاح الاجتماع، لتوزيعها قبل 8 أسابيع من الاجتماع.*
• يجب تقديم جميع المواد الأخرى المراد ترجمتها قبل 10 أسابيع من الاجتماع، لتوزيعها قبل 6 أسابيع من الاجتماع.*
• يجب تقديم المواد التي لا تتطلب ترجمة قبل أسبوعين من الاجتماع.
• المواد التي لا تستوفي المواعيد النهائية المذكورة أعلاه ستخضع للتفاوض بشأن تحديد فترات زمنية متأخرة مع إدارة الوجهات السياحية [ UN_Docs_Submission @un.org ].

_______________________________________

*ما لم يتم اعتماد نمط بديل، على سبيل المثال، التقديم قبل 8 أسابيع من افتتاح الاجتماع للتوزيع قبل 4 أسابيع من الاجتماع، من قبل الهيئة المعنية.

تصدر وثائق ومنشورات الأمم المتحدة بالأسلوب والشكل الموحد الذي تعتمده المنظمة، على النحو المبين في دليل التحرير الإلكتروني للأمم المتحدة .

عند إعداد التقارير والمنشورات، ينبغي للمكاتب المقدمة وممثلي الدول الأعضاء القيام بما يلي:
• استخدام النماذج الواردة في دليل التحرير للأمم المتحدة على الإنترنت .
• الالتزام بشكل وثيق، عند تقديم المنشورات، بالمبادئ التوجيهية الواردة في دليل سياسات الأمم المتحدة للمنشورات.
• اتباع أسلوب وشكل التقارير ذات الصلة الصادرة عن الأمم المتحدة، والمتاحة على نظام الوثائق الرسمية (ODS) .
• اتصل بقسم التحرير في خدمة اللغات، DCM ، للمساعدة في الصياغة والتنسيق.

قبل تقديم الوثيقة، يتم تشجيع المؤلفين بشدة على توجيه الأسئلة أو المخاوف إلى موظفي DMS ، الذين يتمتعون بالخبرة والمستعدون لتقديم المساعدة.

بهدف إصدار تقارير واضحة وفعالة، نذكر المؤلفين/ مقدمي الطلبات بما يلي:
• يقدم مكتب إدارة الموارد البشرية (OHRM) عدداً من دورات الكتابة المصممة للمؤلفين في الأمم المتحدة، بما في ذلك دورة حول "مبادئ كتابة التقارير" وورش عمل حول مهارات الكتابة.
• يحتوي دليل التحرير الإلكتروني للأمم المتحدة على دورة موجزة حول كتابة التقارير بعنوان "الكتابة من أجل الأمم المتحدة".
• إن خدمات قسم التحرير التابع لدائرة اللغات، DCM ، والمشورة والتوجيه المقدمة من موظفي قسم إدارة الوثائق، DCM، متاحة بسهولة للمؤلفين/الإدارات المقدمة.

عند تقديم التقارير للمعالجة، يُطلب من المؤلفين تحديد النص المأخوذ من مصدر آخر . يمكن القيام بذلك من خلال استخدام تتبع التغييرات في Microsoft Word والنص الغامق والشطب أو باستخدام أداة التعليقات في Microsoft Word. يجب ألا تحتوي المستندات على تكرار للنصوص المنشورة بالفعل أو تكرار النصوص مع تغييرات طفيفة فقط.

نظام الأمم المتحدة gDoc 2.0 هو النظام العالمي الجديد لسير عمل المستندات الذي حل محل الإصدار السابق من gDoc.  

يقدم gDoc 2.0 مجموعة كاملة من وحدات المستندات والتخطيط والإدارة والمعالجة والإصدار لدعم سير عمل المستندات المنسق عالميًا ونظام إدارة القدرات. وهذه الأداة المستخدمة في جميع مراكز عمل إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات هي أداة لإدارة السجلات تسمح بالإدارة الشاملة المتكاملة، بما في ذلك تبادل العمل بين مراكز العمل، وبالتالي تعظيم قدرة منظومة الأمم المتحدة بأكملها.

بالتنسيق والتشاور مع موظفي DMS، الذين يراقبون السلسلة الكاملة لمعالجة المستندات، يمكن للمؤلفين والإدارات المقدمة أيضًا تصميم طلباتهم وتتبع تقاريرهم ومنشوراتهم.

يمكن للمستخدمين الجدد طلب الوصول إلى gDoc2.0 باستخدام Unite Conference Portal هنا: https://conferences.unite.un.org/uc/Account/Register

بمجرد إرسالها من خلال gDoc، تتم معالجة التقارير والمنشورات وفقًا لسير العمل التالي:

• تقوم إدارة خدمات الإدارة بمراجعة والتحقق من الولايات والطول والعرض والتاريخ المطلوب لإصدار الوثائق/المنشورات المقدمة من خلال gDoc، بما يتماشى، إذا كان ذلك مناسبًا، مع التوقعات المتفاوض عليها وجدول المواعيد (لمرحلة ما قبل الدورة و   وثائق الدورة ).

• يتم تسجيل الوثائق/المنشورات وتحديد موعد لمعالجتها وإرسالها إلى خدمة اللغات، DCM، باتباع العملية التلقائية الحالية في النظام والتي تحدد النص المترجم مسبقًا (النسخة المكررة) الذي يوفر معلومات لمساعدة المترجمين والمحررين ومساعدي النشر المكتبي في تنفيذ مهامهم. العمل بما في ذلك من خلال أدوات الترجمة بمساعدة الكمبيوتر (CAT).

• يتم إنتاج الإصدارات الإلزامية بأقسام الترجمة العربية والصينية والإنجليزية والفرنسية والروسية والإسبانية للوثائق/المنشورات للإصدار المتزامن.

• بمجرد تحرير الوثائق والمنشورات وترجمتها، يتم تنسيقها ومراجعتها وإعدادها للنسخ من قبل وحدات النشر المكتبي اللغوي، ونشرها على نظام الوثائق الرسمية (ODS) - نظام الوثائق الرسمية للأمم المتحدة، على https://documents.un.org/

• يقوم قسم الطباعة التابع لدائرة الإنتاج والدعم، DCM، بإصدار الوثائق/المنشورات في شكل مطبوع.

• يضمن قسم التوزيع في خدمة الإنتاج والدعم، DCM، توزيع المستندات/المنشورات بما يتماشى مع أنماط التوزيع المعمول بها ووفقًا للطلب المقدم في تقديم gDoc الأولي.

* تماشيًا مع الممارسة المتبعة، يتم تحرير تقارير محددة قبل تقديمها، بالتشاور الوثيق مع المؤلفين والإدارات المقدمة؛ يتم تحرير بعض التقارير والمنشورات من قبل المؤلفين/الإدارات المقدمة وتسجيلها في gDoc في شكل محرر؛ وتخضع المنشورات الأخرى، بسبب القيود المفروضة على الموارد، إلى "تحرير بسيط"، بما في ذلك التحقق من الأخطاء والعرض المناسب (مقالة الصفحة الأولى) بعد تقديمها.

الموقع الإلكتروني لقسم إدارة المؤتمرات (DCM).
https://iseek.un.org/gva/division-conference-management

دليل التحرير للأمم المتحدة على الإنترنت
https://www.un.org/dgacm/en/content/editorial-manual

قاعدة بيانات مصطلحات الأمم المتحدة
http://untermportal.un.org/portal/welcome

نظام الوثائق الرسمية
http://documents.un.org