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会前会议*
应联合国各机构、实体和政府间机构的要求，为预定的会议准备会议文件，即会前文件，包括临时议程、工作计划、秘书处、特别报告员/任务负责人和工作组的报告以及会员国和非政府组织的来文，这些文件在预定会议日期前 10 周提交，以进行预测和安排时间，并以gDoc格式提交。会前文件在 ODS 上发布以供普遍分发（表明这些文件具有广泛和持续的关注）。
会前文件是所编制文件的最大一类。
会期中*
供联合国机构、实体和政府间机构会议期间审议的会议文件，即会期文件，包括决议草案和决定草案，在会议召开前三周提交至 gDoc 进行预测和处理。这些文件应尽可能简短（3,300 字），因为必须在收到后尽快处理，并在 ODS 上限量分发（即以草稿形式发布，在通过/最终定稿后可能会进行修改）。会议最后一天不能收到会期文件进行处理，但字数在限制范围内的文件可以在会议结束前一天的 24 小时内处理。
会后*
建议在会议结束后编写的联合国机构、实体和政府间机构会议的最终报告（包括这些实体通过的决议和决定，即会后文件）最迟在会议结束后两周提交处理。根据可用资源，并与 DMS 协商，最终报告将按时发布。
* 报告延迟提交需要：(a) 与 DMS 协调；(b) 附上解释，作为报告封面的脚注。需要注意的是，尽管我们鼓励和欢迎提早提交报告，但这并不意味着报告会提前发布。
在文件处理过程中，应理解：(a) 预测是对预期文件提交情况的预测，由提交部门/实体和 DMS 协商确定；(b) 时间安排是提交方达成的相互协议，在特定日期之前提交文件以供处理，DCM 则在特定日期之前发布此类文件。
在此过程中，每年 10 月和 4 月，DMS 都会进行预测，要求作者和提交文件部门提交一份预计在接下来六个月内举行的会议中发布的所有会议文件和出版物的清单。DMS 会根据这些数据确定提交截止日期（排期日期），从而确保及时提交和发布文件。此外，DMS 每季度编写合规报告，并负责确保文件的控制和限制以及所有会议文件的同步分发[见大会第 68/251 号决议第 56 段]。在提交预测请求时，必须标明取自其他来源的文本、先前发布的文件的修订版或以草稿形式提交的报告的最终版本。
所有会议文件和联合国的所有出版物都是根据本组织立法机构的决定而发布的，最常见的是安全理事会、大会、经济及社会理事会或人权理事会及其附属机构，以及本组织的政府间机构和专门机构。在每份文件制作请求中明确授权的重要性怎么强调也不为过。 本组织及其成员国意识到制作文件对预算的影响，要求在提交预测时对此类请求进行严格审查。
管理每份文件发布的授权决议、决定或其他叙述来源*必须：
• 在将文档提交给DMS 进行预测和安排时间时（即在提交给gDoc 之前）进行识别。
• 在gDoc提交中列出。
• 在摘要和/或介绍中清楚说明。
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*某些长期存在的年度或半年报告受常设授权的约束，这些授权可在有关立法实体的议事规则、成立文件或计划预算中找到。
根据联合国在线编辑手册和关于“联合国文件编写和提交标准” [ ST/CS/SER.A/44/Rev.1 ] 的编辑指示中规定的说明，提交文件时应严格遵守这些说明，并指示作者和提交部门：
• 以电子方式提交报告。
• 完全在 Microsoft Word 中准备和提交报告，标题、副标题、标题和小标题使用 10 号 Times New Roman 字体，首字母大写，而不是大写字母。
• 不得包含 PDF 文件、Excel 文件或 PowerPoint 演示文稿。在 Excel 中创建的表格应在提交前转换为 Microsoft Word 并导入到文本中。
• 在封面上添加摘要，并在最后一节以粗体形式添加合并的结论和/或建议。
• 不包括联合国秘书处编写的标准长度报告的目录（8,500 字），但如有要求，可仅列出页码，不列出段落编号。（这不适用于联合国出版物，其格式在《联合国出版物政策手册》中有说明。）
• 以可由 Microsoft Word 导入的格式提交数字形式的图形材料。*与图形相关的文本应放在图形外面，以便于处理。
• 使用 Microsoft Word 的页眉/页脚功能来显示页码。提交的文件不得没有页码或手动插入页码。
• 确保如果文本是先前发布的文件的修订版本或已以草稿形式提交的报告的最终版本，则所有更改都应使用 Microsoft Word 修订跟踪或注释工具或粗体文本和删除线清楚地注明。
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*未转换为 Microsoft Word 的图形材料可能无法在 ODS 上的文档最终电子版本中显示。
• 秘书处提交的文件不应超过8,500字。
• 政府间机构或人权理事会特别报告员/任务负责人提交的文件不应超过 10,700 字。
• 考虑到本组织的资源有限，鼓励可能提交超过上述限制的文件的会员国尽可能汇总信息。
对于联合国主要机构、其附属机构和政府间机构的会议：
• 临时议程必须在会议开幕前 10 周提交，以便在会议开幕前 8 周分发。*
• 所有其他需要翻译的材料必须在会议召开前 10 周提交，并在会议召开前 6 周分发。*
• 不需要翻译的材料必须在会议召开前两周提交。
• 未在上述截止日期之前提交的材料将与 DMS [ UN_Docs_Submission @un.org ] 进行协商，以延期提交。
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*除非有关机构采用替代模式，例如在会议开幕前 8 周提交，并在会议开幕前 4 周分发。
联合国文件和出版物按照《联合国在线编辑手册》规定的本组织采用的风格和标准格式发布。
在编写报告和出版物时，提交报告的机构和会员国代表应当：
• 使用联合国在线编辑手册中列出的模型。
• 提交出版物时，严格遵守联合国出版物政策手册中提出的指导方针。
• 遵循联合国发布的相关报告的风格和格式，这些报告可在官方文件系统（ODS）上查阅。
• 请联系DCM 语言服务部的编辑部门，获取起草和格式化方面的帮助。
在提交文件之前，强烈建议作者向DMS 的工作人员提出问题或疑虑，他们经验丰富并随时准备提供帮助。
为了发布清晰有效的报告，请提醒作者/提交者：
• 人力资源管理厅（OHRM）为联合国作家开设了许多写作课程，包括“报告写作原则”课程和写作技巧讲习班。
•联合国在线编辑手册包含一份简明报告撰写课程，题为“为联合国撰写报告”。
• 作者/提交部门可以随时获得DCM 语言服务处编辑科的服务以及 DCM 文件管理科工作人员的建议和指导。
提交报告进行处理时，作者需要标明从其他来源获取的文本。这可以通过使用 Microsoft Word 修订跟踪、粗体文本和删除线或使用 Microsoft Word 中的注释工具来完成。文档不应包含已发布文本的重复或仅进行微小更改的重复文本。
联合国gDoc 2.0系统是新的单一全球文档工作流系统，取代了以前版本的gDoc。
gDoc 2.0 提供一整套文件、规划、管理、处理和发布模块，以支持全球协调的文件工作流程和能力管理系统。该工具在所有 DGACM 工作地点使用，是一种记录管理工具，可实现全球综合管理，包括工作地点之间的工作交流，从而最大限度地提高整个联合国系统的能力。
通过与监控整个文献处理链的 DMS 工作人员进行协调和协商，作者和提交部门还可以定制他们的请求并跟踪他们的报告和出版物。
新用户可以通过 Unite 会议门户申请 gDoc2.0 访问权限： https://conferences.unite.un.org/uc/Account/Register
一旦通过 gDoc 提交，报告和出版物将按照以下工作流程处理：
DMS 审查并核实通过 gDoc 提交的文件/出版物的授权、长度、呈现方式和要求的发行日期，如果相关，则与商定的预测和时间安排一致（用于会前和 会期文件）。
文件/出版物经过登记，安排处理时间，然后发送到语言服务处 (DCM)，按照系统中现在的自动化流程，识别以前翻译过的文本（重复），提供信息以协助翻译人员、编辑和桌面出版助理开展工作，包括通过计算机辅助翻译 (CAT) 工具。
翻译部门制作了阿拉伯文、中文、英文、法文、俄文和西班牙文的法定版本，以便同时发布文件/出版物。
编辑和翻译完成后，文件和出版物将由各语言桌面出版单位进行格式化、审查和准备复制，并发布在联合国官方文件系统 ODS 上，网址为https://documents.un.org/
DCM 生产和支持服务处的印刷科负责制作印刷形式的文件/出版物。
DCM 生产和支持服务处的分发科负责确保按照适用的分发模式并根据初始 gDoc 提交中提出的请求分发文件/出版物。
* 按照惯例，具体报告在提交前会进行编辑，并与作者和提交部门密切协商；某些报告和出版物由作者/提交部门编辑，并以编辑形式在 gDoc 中注册；由于资源限制，其他出版物在提交后会进行“轻微编辑”，包括交叉检查错误和适当的呈现方式（头版内容）。
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