会前*
应联合国机构和实体以及政府间机构请求，为筹备排定的会议所拟定的会议文件，即会前文件，包括临时议程、工作方案、秘书处、特别报告员/任务负责人和工作组的报告以及来自会员国和非政府组织的来文，须在排定的会议日期前10周，在gDoc系统中提交，以进行预测并排定档期。会前文件在正式文件系统中以普遍分发形式印发(表明这些文件具有广泛和持续的相关性)。

会前文件是产出的文件中最大的一个类别。

会期*
在联合国机构和实体以及政府间组织的会议期间供审议的会议文件，即会期文件，包括决议草案和决定草案，须在会议日期前3周在gDoc系统中提交，以进行预测和处理。这些文件必须在较短处理时间内按照收到时的原样处理，所以应尽量简短(3,300字)，并在正式文件系统中以有限分发形式印发(即作为草稿，在通过/定稿时可能有所修改)。会议的最后一天不接收会期文件予以处理，但在会议闭幕前一天，符合字数限制的文件可在24小时内得到处理。

会后*
在会议闭幕后编写的联合国机构和实体以及政府间机构的会议最后报告，包括此类实体通过的决议和决定，即会后文件，最好不晚于闭幕日期后两周提交处理。根据可用资源情况并经过与文件管理科协商，安排最后报告以普遍分发形式及时印发。

* 迟交报告需要：(a) 与文件管理科协调；以及(b) 在报告封面页以脚注形式附上解释说明。应当指出的是，虽然鼓励并欢迎提前提交报告，但提前提交不意味着提前印发。

在文件处理中，通常认为：(a) 预测是经编写部门/实体与文件管理科协商，对文件预计提交情况做出预报；(b) 排定档期是提交方与会议管理司之间达成协议，前者在某个日期前递交文件供处理，后者在某个日期前印发该文件。

在这个过程中，每年10月和4月，文件管理科都会开展预测工作，为此要求文件编写和提交部门提交预计接下来六个月的会议期间所有会议文件和出版物的清单。文件管理科利用这些数据分配提交截止日期(排档日期)，从而确保文件的及时提交和印发。此外，文件管理科每季度汇编关于截止日期遵守情况的报告，并负责确保对文件的控制和限制，以及同时分发所有正式语文的会议文件[见大会第68/251号决议第56段]。在提交请求供开展预测工作时，必须标明摘自其他来源的文本或属于先前发布文件修订版的文本，以及以草案形式提交的报告的最终版。

联合国所有会议文件和出版物都是依据本组织某个立法机构(通常是安全理事会、大会、经济及社会理事会或人权理事会，包括其附属机构)以及政府间机构和联合国专门机构作出的决定印发的。务必在每份文件的制作请求中明确说明任务授权。本组织及其会员国知悉文件制作涉及的预算问题，所以要求严格审查为开展预测提交的此类请求。

授权印发每一份文件的决议、决定或其他叙述性来源*必须：
•   在向文件管理科提交该文件供预测和排定档期时，即提交gDoc系统之前予以标明。
•   在gDoc系统中提交时予以列出。
•   在概述和/或导言中予以明确表述。

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*某些长期编写的一年期或半年期报告由长期有效的任务授权作出规定，授权可载于所涉立法机构的议事规则、成立文书或方案预算中。

提交文件时应严格遵守《联合国编辑手册》(线上版)和关于“联合国文件编写与提交标准”的编辑指令[ST/CS/SER.A/44/Rev.1]，按照其指示，文件作者和编写部门必须：
•   以电子形式提交报告。
•   使用Microsoft Word编写并提交报告全文，字体为Times New Roman, 字号10, 标题、副标题、篇章标题和小标题首字母大写，不全部大写。
•   不包含任何PDF文件、Excel文件或PowerPoint演示文稿。在提交前，应将在Excel中创建的表格转成Microsoft Word格式并导入到文本中。
•   在封面页加入概述，并在最后章节以粗体加入综合结论和/或建议。
•   出自联合国秘书处的符合字数标准(8,500字)的报告不添加目录，但可应请求仅列出页码，不列段落编号。(这项规定不适用于联合国出版物，出版物的格式说明参考《联合国出版物政策手册》。)
•   以可导入Microsoft Word的格式提交数字形式的图示资料。*为便于处理，与图表相关的文本应放在图表外。
•   使用Microsoft Word的页眉/页脚功能标明页码。不得提交没有页码或手写页码的文件。
•   如果文本为先前发布文件的修订版或已经以草案形式提交的报告的最终版，应确保使用Microsoft Word的修订功能、批注工具或粗体字及删除线明确表明所有改动之处。

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*未转换成Microsoft Word格式的图示资料在正式文件系统文件的最终电子版本中可能不可见。

•   秘书处提交的文件不应超过8,500字。
•   政府间机构或人权理事会特别报告员/任务负责人提交的文件不应超过10,700字。
•   会员国提交的文件字数可以超过上述限制，但鉴于本组织的资源有限，鼓励会员国尽量整合信息。

对于联合国主要机关、其附属机构和政府间机构：
•   临时议程必须在会议开幕之前10周提交，以便在会议之前8周分发。*
•   所有需要翻译的其他材料必须在会议之前10周提交，以便在会议之前6周分发。*
•   无需翻译的材料必须在会议之前2周提交。
•   未能按上述截止日期提交的材料须与文件管理科[UN_Docs_Submission@un.org]协商推迟档期。

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*除非所涉机构采用另外的模式，如会议开幕之前8周提交，会议之前4周分发。

联合国的文件和出版物按照《联合国编辑手册》(线上版)所列的本组织采用的风格和标准格式印发。

在编写报告和出版物时，提交部门和会员国代表应：
•   使用《联合国编辑手册》(线上版)所载的范例。
•   遵循联合国印发的相关报告的风格与格式，可参考正式文件系统(ODS)中的报告。

•   在提交出版物时，严格遵循《联合国出版物政策手册》提供的指南。关于出版物的详细信息可点击这里。

• 如果作者在起草和格式方面需要协助，大力鼓励作者在提交文件之前向文件管理科提出问题或疑虑，文件管理科经验丰富，随时愿意为您提供帮助或指引您查找其他资源。

为了发布清晰有效的报告，作者/提交者应注意：
•   人力资源厅提供多门针对联合国作者的写作课程，包括一门关于“撰写报告的原则”的课程和写作技能培训班。
•   《联合国编辑手册》(线上版)包含一门名为“为联合国写作”的简要报告写作课程。
•   作者/编写部门可以随时要求会议管理司语文处编辑科提供服务，并随时向会议管理司文件管理科工作人员寻求建议和指导。

在提交报告供处理时，作者须标明摘自其他来源的文本。可以采用Microsoft Word修订、粗体字和删除线，或使用Microsoft Word中的批注工具加以标注。文件不应重复已发布的文本内容或重复仅略有变动的文本内容。

联合国gDoc 2.0系统是新推出的唯一的全球文件工作流程系统，取代了之前版本的gDoc。

gDoc 2.0系统提供一整套文件、规划、管理、处理和印发模块，以支持全球协调的文件工作流程及能力管理系统的运行。所有大会和会议管理部工作地点均使用这一工具，这一记录管理工具实现了全球统筹管理，包括实现了在不同工作地点之间调配工作的可能性，从而最大限度发挥整个联合国系统的能力。

文件管理科工作人员负责监控文件处理的整个流程，作者和编写部门也可以通过与他们协调和协商，订制自己的请求并追踪自己的报告和出版物。

一旦通过 gDoc 提交，报告和出版物将按照以下工作流程处理：

• DMS 审查并核实通过 gDoc 提交的文件/出版物的授权、长度、呈现方式和要求的发行日期，如果相关，则与商定的预测和档期安排（针对会前文件和会中文件）一致。
• 文件/出版物已注册并安排处理，并根据系统中现在的自动流程发送到语言服务部 (DCM)，该流程识别先前翻译的文本（重印），提供信息以协助翻译人员、编辑和桌面出版助理开展工作，包括通过计算机辅助翻译 (CAT) 工具。
• 翻译部门制作了阿拉伯语、中文、英语、法语、俄语和西班牙语的授权版本，以便同时发布文件/出版物。
• 编辑和翻译完成后，文件和出版物将由语言桌面出版部门进行格式化、审查和准备复制，并发布在联合国官方文件系统 ODS 上，网址为 https://documents.un.org/ 
• DCM 制作和支持服务处的印刷科负责制作印刷版文件/出版物。
• DCM 制作和支持服务处的分发科负责确保根据适用的分发模式和初始 gDoc 提交中的请求分发文件/出版物。

* 按照惯例，具体报告在提交前会进行编辑，并与作者和提交部门密切协商；某些报告和出版物由作者/提交部门编辑，并以编辑形式在 gDoc 中注册；由于资源限制，其他出版物在提交后会进行“轻微编辑”，包括交叉检查错误和适当的呈现方式（头版内容）。

《联合国编辑手册》(线上版)
https://www.un.org/dgacm/en/content/editorial-manual

联合国术语数据库
https://unterm.un.org/unterm2/zh/

正式文件系统
http://documents.un.org