Documents d’avant-session*
Ce sont les documents destinés aux organes délibérants qui sont élaborés à la demande d’organes ou entités des Nations Unies ou d’autres organes intergouvernementaux en amont de réunions prévues. Il s’agit d’ordres du jour provisoires, de programmes de travail, de rapports du Secrétariat, des rapporteurs spéciaux et d’autres titulaires de mandat et groupes de travail, ainsi que de communications d’États Membres et d’organisations non gouvernementales. Ces documents doivent être inclus dans les prévisions et inscrits dans le système de créneaux pour la soumission des documents. Ils doivent être soumis dans gDoc dix semaines avant la date de la réunion à laquelle ils se rapportent. Ils font l’objet d’une distribution générale (ce qui signifie qu’ils ont un intérêt durable pour un large public) sur le Système de diffusion électronique des documents (ODS).

Les documents d’avant-session constituent la plus grande catégorie de documents produits.

Documents de session*
Ce sont les documents destinés aux organes délibérants qui doivent faire l’objet de délibérations pendant les réunions d’organes ou entités des Nations Unies ou d’autres organes intergouvernementaux, notamment les projets de résolutions et de décisions. Ils doivent être soumis dans gDoc à des fins de prévision et de traitement trois semaines avant la date de la réunion à laquelle ils se rapportent. Ces documents doivent être aussi courts que possible (3 300 mots maximum) car ils doivent être traités au fur et à mesure de leur réception, dans de courts délais. En tant que projets de texte, qui peuvent être modifiés avant d’être adoptés et publiés dans leur version finale, ils font l’objet d’une distribution limitée sur ODS. Les documents de session ne peuvent pas être soumis pour traitement le dernier jour d’une réunion mais, si la limite du nombre de mots est respectée, ils peuvent être soumis la veille de la clôture de la réunion et traités dans un délai de 24 heures.

Documents d’après-session*
Ce sont les rapports finals des réunions d’organes ou entités des Nations Unies ou d’autres organes intergouvernementaux, y compris les résolutions et décisions adoptées, qui sont établis après la clôture des réunions. Il est conseillé de les soumettre pour traitement au plus tard deux semaines après la fin de la réunion à laquelle ils se rapportent. La publication en temps opportun des rapports finals est programmée en fonction des ressources disponibles et en consultation avec la Section de la gestion des documents (DMS). Ces documents font l’objet d’une distribution générale.

*La soumission tardive d’un document : a) doit faire l’objet d’une coordination avec DMS ; b) entraîne l’ajout d’une note de bas de page explicative sur la page de couverture du document. Il convient de noter que la soumission anticipée d’un document, si elle est encouragée et bienvenue, ne signifie pas que le document sera publié plus tôt que prévu.

Dans le cadre du processus de production des documents : a) les prévisions sont des projections relatives à la soumission des documents qui sont établies dans le cadre de concertations entre les départements ou entités auteurs et DMS ; b) le créneau constitue un accord par lequel l’entité autrice s’engage à soumettre un document pour traitement avant une certaine date et la Division de la gestion des conférences (DCM) s’engage à publier le document avant une certaine date.

Dans le cadre de ce processus, DMS procède chaque année, en octobre et en avril, à un exercice de prévision, pour lequel les rédacteurs et les départements auteurs doivent présenter une liste de l’ensemble des documents destinés aux organes délibérants et autres publications qu’ils entendent soumettre pour des réunions au cours des six mois suivants. En se fondant sur les informations issues des prévisions, DMS fixe des dates limites de soumission (créneaux) devant permettre la publication des documents en temps voulu. En outre, DMS établit des rapports trimestriels sur le respect des délais et est chargée d’assurer le contrôle et la limitation de la documentation, ainsi que la distribution simultanée des différentes versions linguistiques de tous les documents destinés aux organes délibérants [voir la résolution 68/251 de l’Assemblée générale, par. 56]. Au moment de la présentation des prévisions, il convient de signaler tout document qui contient des passages repris d’autres sources ou qui est une version révisée d’un document déjà publié ou la version finale d’un rapport soumis à l’état de projet.

Tous les documents destinés aux organes délibérants et toutes les publications des Nations Unies sont publiés en application de décisions adoptées par des organes délibérants de l’ONU, le plus souvent le Conseil de sécurité, l’Assemblée générale, le Conseil économique et social, le Conseil des droits de l’homme ou leurs organes subsidiaires, ou bien par des organes intergouvernementaux ou des institutions spécialisées de l’ONU. Il est de la plus grande importance de préciser quel est le texte dans lequel figure le mandat dont relève tout document dont la production est demandée. L’Organisation et ses États Membres, conscients des incidences budgétaires de la production de documents, exigent que les demandes soumises dans le cadre des prévisions soient examinées de près.

La référence de la résolution, de la décision ou de tout autre document* prescrivant la publication d’un document doit : 
• Être indiquée au moment de la présentation des prévisions à DMS en vue de l’établissement des créneaux, c’est-à-dire avant la soumission du document dans gDoc ; 
• Être indiquée au moment de la soumission dans gDoc ; 
• Être clairement mentionnée dans le résumé ou l’introduction du document.

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* Certains rapports annuels ou semestriels qui sont établis de longue date relèvent de mandats permanents, qui peuvent figurer dans le règlement intérieur, les documents fondateurs ou le budget-programme de l’organe délibérant concerné.

Conformément aux instructions énoncées dans le United Nations Editorial Manual Online et dans la directive de rédaction et d’édition intitulée « Normes relatives à l’établissement et à la présentation des documents de l’Organisation » [ST/CS/SER.A/44/Rev.1], qui doivent être suivies de près pour la soumission de documents, il est demandé aux rédacteurs et aux départements auteurs :
• De soumettre leurs rapports par voie électronique ;
• D’élaborer et de soumettre leurs documents exclusivement dans des fichiers Microsoft Word, rédigés en police Times New Roman 10 points, avec des majuscules en début de mot (seulement) dans les titres, sous-titres et intertitres ;
• De ne pas soumettre de fichiers PDF, Excel ou PowerPoint ; les tableaux créés dans Excel doivent être convertis au format Word et importés dans le texte avant la soumission ; 
• D’inclure un résumé sur la page de couverture et, dans la dernière partie, des conclusions et/ou recommandations harmonisées et présentées en caractères gras ; 
• De ne pas faire figurer de table des matières dans les rapports de longueur standard (8 500 mots maximum) émanant du Secrétariat ou, si cela est demandé, de n’indiquer que les numéros de page, pas les numéros de paragraphe. (Cela ne s’applique pas aux publications des Nations Unies, dont les règles de mise en forme sont expliquées dans le United Nations Policy Manual for Publications.) ; 
• De soumettre le contenu graphique sous forme numérique dans un format pouvant être importé dans Word*. Pour faciliter le traitement, il est demandé de ne pas inclure le texte descriptif dans le fichier du graphique ; 
• D’utiliser la fonction d’en-tête et pied de page de Microsoft Word pour indiquer les numéros de page. Il n’est pas possible de soumettre un document exempt de numéros de page ou portant des numéros de page insérés manuellement ; 
• Si un texte est une version révisée d’un document précédemment publié ou la version finale d’un rapport déjà soumis sous forme de projet, d’indiquer clairement toutes les modifications, à l’aide de l’outil de suivi des modifications ou de l’outil de commentaires de Word, ou encore en utilisant les caractères gras et biffés.

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* Tout contenu graphique qui n’est pas converti au format Word risque de ne pas être visible dans la version électronique finale du document publiée sur ODS.

• Les documents soumis par le Secrétariat ne doivent pas compter plus de 8 500 mots. 
• Les documents soumis par les organes intergouvernementaux et par les rapporteurs spéciaux et autres titulaires de mandat au titre des procédures spéciales du Conseil des droits de l’homme ne doivent pas compter plus de 10 700 mots. 
• Les document soumis par les États Membres peuvent dépasser les limites susmentionnées, mais les États sont encouragés à synthétiser les informations autant que possible, compte tenu des ressources limitées dont dispose l’Organisation.

Pour les réunions des organes principaux de l’ONU, de leurs organes subsidiaires et des organes intergouvernementaux : 
• Les ordres du jour provisoires doivent être soumis 10 semaines avant l’ouverture de la réunion, pour distribution 8 semaines avant la réunion*.
• Tous les autres documents à traduire doivent être soumis 10 semaines avant la réunion, pour distribution 6 semaines avant la réunion*. 
• Les documents qui ne nécessitent pas de traduction doivent être soumis 2 semaines avant la réunion.
• Les documents pour lesquels les délais susmentionnés ne peuvent pas être respectés doivent faire l’objet de négociations avec DMS [UN_Docs_Submission@un.org] en vue d’une inscription tardive dans le système de créneaux.

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* À moins que l’entité concernée n’ait adopté d’autres modalités, prévoyant par exemple la soumission 8 semaines à l’avance et la distribution 4 semaines avant l’ouverture de la réunion.

Le style et la mise en forme standard adoptés par l’Organisation, qui sont définis dans le United Nations Editorial Manual Online, sont appliqués à tous les documents et publications de l’ONU.

Lorsqu’ils élaborent des rapports et des publications, les entités autrices et les représentants des États Membres : 
• Utilisent les modèles qui figurent dans le United Nations Editorial Manual Online ; 
• Suivent le style et la mise en forme des rapports similaires publiés par l’ONU, qui sont disponibles sur l’ODS ;
• Respectent scrupuleusement, en ce qui concerne les publications, les lignes directrices présentées dans le United Nations Policy Manual for Publications ; on trouvera en cliquant sur ce lien plus de précisions sur les publications ;
• Sont vivement encouragés à adresser leurs questions et préoccupations à DMS avant de soumettre un document, le personnel de DMS étant expérimenté et prêt à les aider ou à les orienter vers les services compétents si la demande d’aide porte sur la rédaction et la mise en forme.

En vue de la publication de rapports clairs et efficaces, il est rappelé aux rédacteurs et aux entités autrices que : 
• Le Bureau des ressources humaines propose un certain nombre de cours de rédaction destinés aux personnes qui établissent des documents de l’Organisation, notamment un cours sur les principes de la rédaction de rapports et des ateliers sur les techniques de rédaction ; 
• Le United Nations Editorial Manual Online contient un bref cours sur la rédaction de rapports, intitulé « Writing for the United Nations » ; 
• Le personnel de la Section de l’édition du Service linguistique (DCM) et celui de la Section de la gestion des documents (DCM) peuvent leur donner des conseils et orientations.

Les rédacteurs qui soumettent des rapports pour traitement sont tenus de référencer les passages qui ont été repris d’autres sources. Pour ce faire, ils peuvent, dans Word, utiliser la fonction de suivi des modifications, mettre en gras ou biffer du texte, ou encore utiliser l’outil de commentaires. Il n’est pas utile de reproduire des textes déjà publiés, ou des passages qui ne seraient que légèrement modifiés.

Le système gDoc2.0 est le nouveau logiciel de gestion des documents utilisé dans toute l’Organisation qui remplace la précédente version de gDoc.

Il comprend un ensemble complet de modules relatifs aux documents, à la planification, à la gestion, au traitement et à la publication qui permettent de gérer le flux des documents et les capacités de façon coordonnée à l’échelle mondiale. Utilisé dans tous les centres de conférence du DGACM, cet outil permet une gestion des services de conférence intégrée à l’échelle mondiale, avec notamment des possibilités d’échange de travail entre les centres, et donc l’optimisation de l’utilisation des capacités de l’ensemble du système des Nations Unies.

En coordination et en concertation avec le personnel de DMS, qui suit toutes les étapes du traitement des documents, les rédacteurs et les départements auteurs peuvent également adapter leurs demandes et suivre le traitement de leurs rapports et publications.

Une fois soumis dans gDoc, les rapports et les publications passent par les étapes de traitement suivantes : 

United Nations Editorial Manual Online
https://www.un.org/dgacm/en/content/editorial-manual

Base de données terminologique des Nations Unies 
https://unterm.un.org/unterm2/fr/

Système de diffusion électronique des documents
http://documents.un.org