Pré-session*
Les documents parlementaires, préparés à la demande des organes et entités des Nations Unies et des organes intergouvernementaux en prévision des réunions prévues, c'est-à-dire les documents de présession, qui comprennent les ordres du jour provisoires, les programmes de travail, les rapports du Secrétariat, des rapporteurs spéciaux/titulaires de mandat et des groupes de travail ainsi que les communications des États Membres et des organisations non gouvernementales, sont soumis pour prévision et attribution de créneaux , et sont soumis dans gDoc , 10 semaines avant la date des réunions prévues. Les documents de présession sont publiés pour distribution générale (indiquant qu'ils suscitent un intérêt large et continu) sur ODS.

Les documents pré-session constituent la plus grande catégorie de documents produits.

En séance*
Les documents parlementaires destinés à être examinés lors des réunions des organes et entités des Nations Unies et des organes intergouvernementaux, c'est -à-dire les documents de session , qui comprennent les projets de résolution et de décision, sont soumis à des fins de prévision et de traitement sur gDoc 3 semaines avant la date de la réunion. Ces documents, qui doivent être aussi courts que possible (3 300 mots) car ils doivent être traités au fur et à mesure de leur réception, dans des délais rapides, sont publiés pour une distribution limitée (c'est-à-dire sous forme de projets, qui peuvent être modifiés sous forme adoptée/finalisée) sur ODS. Les documents de session ne peuvent pas être reçus pour traitement le dernier jour d'une réunion, mais les documents dont le nombre de mots est limité peuvent être traités dans les 24 heures précédant la clôture de la réunion.

Post-séance*
Il est recommandé que les rapports finaux des réunions des organes et entités des Nations Unies et des organes intergouvernementaux, y compris les résolutions et décisions adoptées par ces entités, qui sont établis après la clôture de la réunion, c'est-à-dire les documents post-session, soient soumis pour traitement au plus tard deux semaines après la date de clôture. En fonction des ressources disponibles et en consultation avec le DMS, les rapports finaux sont programmés pour être publiés en temps voulu pour distribution générale.

* La soumission tardive d'un rapport nécessite : (a) une coordination avec le DMS ; et (b) l'inclusion d'une explication, à joindre au rapport sous forme de note de bas de page sur la page de couverture. Il convient de noter que la soumission anticipée des rapports, bien qu'encourageante et bienvenue, ne signifie pas qu'ils seront publiés plus tôt que prévu.

Dans le cadre du processus de documentation, il est entendu que : (a) la prévision est une projection de la soumission anticipée de la documentation, effectuée en consultation entre les services/entités soumissionnaires et le DMS ; et que (b) le créneau est un accord mutuel de la part du soumissionnaire, de livrer la documentation à traiter à une date précise, et, de la part du DCM, de délivrer cette documentation à une date précise.

Dans le cadre de ce processus, chaque année, en octobre et en avril, la DMS effectue un exercice de prévision, dans le cadre duquel les auteurs et les services qui soumettent les documents doivent soumettre une liste de tous les documents et publications parlementaires prévus pour les réunions au cours des six mois suivants. À l’aide de ces données, la DMS fixe des dates limites de soumission (dates de créneau), garantissant ainsi la soumission et la publication en temps voulu des documents. En outre, la DMS établit des rapports trimestriels sur la conformité et est chargée d’assurer le contrôle et la limitation de la documentation et la distribution simultanée de tous les documents parlementaires [voir la résolution 68/251 de l’Assemblée générale, par. 56]. Les textes qui proviennent d’une autre source ou qui sont une version révisée d’un document déjà publié ou la version finale d’un rapport soumis sous forme de projet doivent être identifiés lors de la soumission des demandes de prévision.

Tous les documents parlementaires et toutes les publications des Nations Unies sont publiés en réponse à des décisions prises par un organe délibérant de l'Organisation, le plus souvent le Conseil de sécurité, l'Assemblée générale, le Conseil économique et social ou le Conseil des droits de l'homme, y compris leurs organes subsidiaires, ainsi que par des organes intergouvernementaux et des institutions spécialisées de l'Organisation. On ne saurait trop insister sur l' importance de préciser le mandat de chaque demande de production de documents.   L’Organisation et ses États Membres, conscients des implications budgétaires de la production de documents, exigent un examen rigoureux de ces demandes lorsqu’elles sont soumises à des fins de prévision.

La résolution, la décision ou toute autre source narrative * régissant la délivrance de chaque document doit :
• Être identifié au moment où le document est soumis au DMS pour la prévision et le référencement, c'est-à-dire avant la soumission au gDoc.
• Être exposé dans la soumission gDoc .
• Être clairement énoncé dans son résumé et/ou son introduction.

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* Certains rapports annuels ou semestriels de longue date sont régis par des mandats permanents, qui peuvent être trouvés dans le règlement intérieur, les documents fondateurs ou le budget-programme des entités législatives concernées.

Conformément aux instructions énoncées dans le Manuel éditorial en ligne des Nations Unies et dans la directive éditoriale sur les « Normes pour la préparation et la soumission des documents des Nations Unies » [ ST/CS/SER.A/44/Rev.1 ], qui doivent être suivies de près lors de la soumission de la documentation, les auteurs et les départements soumissionnaires sont informés :
• De soumettre leurs rapports par voie électronique.
• De préparer et de soumettre leurs rapports entièrement dans Microsoft Word, en Times New Roman 10 points, en utilisant des majuscules initiales et non des majuscules de bloc, pour les titres, les sous-titres, les titres et les intertitres.
• Ne pas inclure de fichiers PDF, Excel ou de présentations PowerPoint. Les tableaux créés dans Excel doivent être convertis en Microsoft Word et importés dans le texte avant la soumission.
• Inclure un résumé sur la page de couverture et des conclusions et/ou recommandations consolidées dans la dernière section en gras.
• Ne pas inclure de table des matières pour les rapports de longueur standard émanant du Secrétariat de l'ONU (8 500 mots), mais, sur demande, indiquer uniquement les numéros de page, en éliminant les numéros de paragraphe. (Cela ne s'applique pas aux publications des Nations Unies, dont le format est expliqué dans le Manuel des politiques des Nations Unies en matière de publications.)
• Soumettre du matériel graphique sous forme numérique dans un format pouvant être importé par Microsoft Word.* Le texte relatif à un graphique doit être placé à l'extérieur du graphique pour faciliter le traitement.
• Utiliser la fonction en-tête/pied de page de Microsoft Word pour indiquer les numéros de page. Aucun document ne doit être soumis sans numéro de page ou avec des numéros de page insérés à la main.
• Pour garantir que, si un texte est une version révisée d’un document précédemment publié ou la version finale d’un rapport déjà soumis sous forme de brouillon , toutes les modifications sont clairement indiquées à l’aide du suivi des modifications de Microsoft Word ou de l’outil de commentaires ou en texte gras et barré.

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*Le matériel graphique qui n'est pas converti en Microsoft Word peut ne pas être visible dans la version électronique finale du document sur ODS.

• Les documents soumis par le Secrétariat ne doivent pas dépasser 8 500 mots.
• Les documents soumis par les organes intergouvernementaux ou les rapporteurs spéciaux/titulaires de mandat du Conseil des droits de l’homme ne doivent pas dépasser 10 700 mots.
• Les États membres qui soumettent des documents dépassant les limites mentionnées sont encouragés à synthétiser les informations autant que possible, en tenant compte des ressources limitées de l’Organisation.

Pour les réunions des principaux organes des Nations Unies, de leurs organes subsidiaires et des organes intergouvernementaux :
• Les ordres du jour provisoires doivent être déposés 10 semaines avant l’ouverture de la réunion, pour distribution 8 semaines avant la réunion.*
• Tous les autres documents à traduire doivent être soumis 10 semaines avant la réunion, pour distribution 6 semaines avant la réunion.*
• Les documents qui ne nécessitent pas de traduction doivent être soumis 2 semaines avant la réunion.
• Les documents qui ne respectent pas les délais ci-dessus feront l'objet d' une négociation avec DMS [ UN_Docs_Submission @un.org ].

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*À moins qu’un autre modèle, par exemple une soumission 8 semaines avant l’ouverture de la réunion pour une distribution 4 semaines avant la réunion, n’ait été adopté par l’organisme concerné.

Les documents et publications des Nations Unies sont publiés selon le style et le format standard adoptés par l’Organisation, tels qu’ils sont énoncés dans le Manuel éditorial en ligne des Nations Unies .

Lors de l’élaboration des rapports et des publications, les bureaux soumissionnaires et les représentants des États membres devraient :
• Utiliser les modèles présentés dans le Manuel éditorial en ligne des Nations Unies .
• Suivre le style et le format des rapports connexes publiés par les Nations Unies, qui sont disponibles sur le Système de documents officiels (ODS) .

• Lors de la soumission de publications, respectez scrupuleusement les directives présentées dans le Manuel de politique des Nations Unies pour les publications. Des informations détaillées sur les publications sont disponibles ici .

• Avant la soumission du document, les auteurs sont fortement encouragés à adresser leurs questions ou préoccupations au DMS , qui est expérimenté et prêt à vous fournir une assistance ou à vous guider vers d'autres sources s'il s'agit d'une assistance à la rédaction et au formatage.

En vue de la publication de rapports clairs et efficaces, il est rappelé aux auteurs/soumissionnaires que :
• Le Bureau de la gestion des ressources humaines (BGRH) propose un certain nombre de cours de rédaction conçus pour les auteurs des Nations Unies, notamment un cours sur les « Principes de rédaction de rapports » et des ateliers de compétences rédactionnelles.
• Le Manuel éditorial en ligne des Nations Unies contient un cours concis de rédaction de rapports intitulé « Rédiger pour les Nations Unies ».
• Les services de la Section d’édition du Service des langues, DCM, ainsi que les conseils et orientations du personnel de la Section de gestion des documents, DCM, sont facilement accessibles aux auteurs et aux départements soumissionnaires.

Lors de la soumission de rapports pour traitement, les auteurs sont tenus d' identifier le texte qui provient d'une autre source . Cela peut être fait en utilisant le suivi des modifications de Microsoft Word, le texte en gras et le texte barré ou en utilisant l'outil de commentaires de Microsoft Word. Les documents ne doivent pas contenir de répétition de textes déjà publiés ou de répétition de textes avec seulement des modifications mineures.

Le système gDoc 2.0 des Nations Unies est le nouveau système unique de flux de travail de documents à l'échelle mondiale qui a remplacé la version précédente de gDoc.  

gDoc 2.0 offre un ensemble complet de modules de gestion des documents, de planification, de traitement et de diffusion pour soutenir un système de gestion des capacités et de flux de travail coordonné à l'échelle mondiale. Cet outil, utilisé dans tous les lieux d'affectation de la DGACM, est un outil de gestion des dossiers qui permet une gestion globale intégrée, y compris l'échange de travaux entre les lieux d'affectation, maximisant ainsi la capacité de l'ensemble du système des Nations Unies.

En coordination et en consultation avec le personnel du DMS, qui suit toute la chaîne de traitement des documents, les auteurs et les services soumissionnaires peuvent également adapter leurs demandes et suivre leurs rapports et publications.

Les nouveaux utilisateurs peuvent demander l'accès à gDoc2.0 en utilisant le portail de conférence Unite ici : https://conferences.unite.un.org/uc/Account/Register

Une fois soumis via gDoc, les rapports et les publications sont traités selon le flux de travail ci-dessous :

• Le DMS examine et vérifie les mandats, la longueur, la présentation et la date de publication demandée pour les documents/publications soumis via gDoc, conformément, le cas échéant, aux prévisions et au calendrier de diffusion négociés (pour la pré-session et la   documents de séance ).

• Les documents/publications sont enregistrés et programmés pour traitement et envoyés au Service des langues, DCM, suivant le processus désormais automatique du système qui identifie le texte précédemment traduit (reprise) en fournissant des informations pour aider les traducteurs, les éditeurs et les assistants de PAO à effectuer leur travail, y compris via les outils de traduction assistée par ordinateur (TAO).

• Les sections de traduction des versions obligatoires en arabe, chinois, anglais, français, russe et espagnol produisent les documents/publications pour une publication simultanée.

• Une fois édités et traduits, les documents et publications sont formatés, révisés et préparés pour reproduction par les unités de publication assistée par ordinateur des langues, puis publiés sur ODS, le système de documentation officielle des Nations Unies, à l' adresse https://documents.un.org/

• La Section Impression du Service Production et Soutien, DCM, produit les documents/publications sous forme imprimée.

• La Section Distribution du Service Production et Support, DCM, assure la distribution des documents/publications conformément aux modèles de distribution applicables et conformément à la demande formulée lors de la soumission initiale du gDoc.

* Conformément à la pratique établie, des rapports spécifiques sont édités avant soumission, en étroite consultation avec les auteurs et les départements soumissionnaires ; certains rapports et publications sont édités par les auteurs/départements soumissionnaires et enregistrés dans gDoc sous forme éditée ; d'autres publications, en raison de contraintes de ressources, font l'objet d'une « édition légère », comprenant une vérification croisée des erreurs et une présentation appropriée (matière de première page) après soumission.

Manuel éditorial en ligne des Nations Unies
https://www.un.org/dgacm/en/content/editorial-manual

Base de données terminologique des Nations Unies
http://untermportal.un.org/portal/welcome

Système de documents officiels
http://documents.un.org