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La Section de gestion des documents (DMS), Service central de planification et de coordination (CPCS) de la Division de la gestion des conférences à Genève du Département de l'Assemblée générale et de la gestion des conférences (DGACM) des Nations Unies reçoit toute la documentation officielle, à savoir les publications et les documents parlementaires à traiter pour les réunions des Nations Unies (ONU).
La Section sert de centre d'échange d'informations pour les documents à examiner par l'Assemblée générale, le Conseil économique et social et leurs organes subsidiaires, qui comprennent tous les organismes intergouvernementaux ayant leur siège à Genève : la Conférence du désarmement (CD) et ses organes conventionnels, la Commission économique pour l'Europe (CEE), la Conférence des Nations Unies sur le commerce et le développement (CNUCED), le Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de l'homme (HCDH), le Haut-Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR) et le Corps commun d'inspection (CCI). Elle offre également ses services au secrétariat de la Convention-cadre des Nations Unies sur les changements climatiques (CCNUCC) et de la Convention des Nations Unies sur la lutte contre la désertification (CNULD), entre autres.
Coordonnées
Planification et traitement des documents
La Section de gestion des documents gère la planification en amont des documents et leur traitement en aval, une fois reçus. Elle examine les résolutions adoptées et les décisions prises par les organes intergouvernementaux et vérifie que tous les documents parlementaires – ceux nécessaires à l’examen des organes délibérants avant, pendant et après la session – sont préparés et soumis conformément aux mandats législatifs.
Il collabore avec tous les départements auteurs du Secrétariat, les équipes de gestion des conférences des organismes intergouvernementaux et les missions permanentes pour garantir que les manuscrits sont soumis avec un haut degré de prévisibilité. Sur la base du système de créneaux horaires, il établit des prévisions de charge de travail pour les unités de traitement au sein du Département, qui servent de base à la planification des capacités, dont l'objectif est d'assurer l'utilisation la plus efficace des ressources et la publication en temps voulu des documents aux organismes intergouvernementaux.
La Section assure le traitement des documents en aval en utilisant le système de gestion de documents des Nations Unies appelé gDoc pour suivre et gérer la progression de chaque manuscrit à travers tous les maillons de la chaîne, depuis la soumission jusqu'à la publication en tant que document officiel.
Les Instructions pour la planification, la soumission et le traitement de la documentation et les Notes d'information sur le SGD présentées ci-après ont pour but de faciliter et de clarifier le processus de soumission des documents pour les États membres ainsi que pour les auteurs et les bureaux du Secrétariat des Nations Unies. Les deux textes sont liés de manière à ce que les utilisateurs puissent obtenir à la fois des informations générales, dans les Instructions , et des conseils plus précis, dans les Notes d'information , et vers les sites de référence pertinents. Une liste de contacts du SGD , indiquant les noms du personnel du SGD, est également fournie afin que les utilisateurs puissent adresser des questions ou des sujets de préoccupation spécifiques directement aux personnes chargées de la gestion de leur corpus documentaire particulier.