La Section de la gestion des documents (DMS) fait partie du Service de la planification centrale et de la coordination de la Division de la gestion des conférences à Genève, laquelle relève du Département de l'Assemblée générale et de la gestion des conférences (DGACM). La Section reçoit toute la documentation officielle - publications et documents destinés aux organes délibérants - qui doit être traitée pour les réunions de l'ONU.
DMS centralise tous les documents que devront examiner l'Assemblée générale, le Conseil économique et social et leurs organes subsidiaires, dont font partie tous les organes intergouvernementaux qui ont leur siège à Genève : la Conférence du désarmement et ses organes conventionnels, la Commission économique pour l'Europe (CEE), ONU commerce et développement (CNUCED), le Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de l'homme (HCDH), le Haut-Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR) et le Corps commun d'inspection (CCI). La Section fournit également ses services au secrétariat de la Convention-cadre des Nations Unies sur les changements climatiques et au secrétariat de la Convention des Nations Unies sur la lutte contre la désertification, entre autres.
Coordonnées
Planification et traitement des documents
La Section de la gestion des documents gère la planification des documents en amont, puis, une fois qu'elle les a reçus, leur traitement. Elle passe en revue les résolutions adoptées et les décisions prises par les organes intergouvernementaux et vérifie que tous les documents destinés aux organes délibérants - documents d'avant-session, de session et d'après-session - sont élaborés et soumis conformément aux mandats confiés par ces organes.
DMS communique avec tous les départements auteurs du Secrétariat, les équipes de gestion des conférences des organes intergouvernementaux et les missions permanentes pour faire en sorte que les documents soient soumis de façon parfaitement prévisible. S'appuyant sur le système de créneaux pour la soumission des documents, elle établit des prévisions concernant la charge de travail afin d'aider les unités du Département chargées du traitement des documents à planifier leurs capacités de manière à utiliser leurs ressources le plus efficacement possible et à livrer les documents aux organes intergouvernementaux en temps voulu.
La Section gère le traitement des documents en aval à l'aide du système de gestion des documents de l'ONU appelé gDoc, qui lui permet de suivre et d'encadrer la progression de chaque document au fil des différentes étapes du traitement, depuis sa soumission par le département auteur jusqu'à sa publication comme document officiel.
Les pages intitulées « Instructions concernant la planification, la soumission et le traitement des documents » et « Précisions sur les procédures relatives à la documentation » (accessibles ci-dessous), qui sont liées, ont pour but de clarifier les procédures de soumission des documents à l'intention des États Membres et des rédacteurs et entités autrices du Secrétariat de l'ONU. Les utilisateurs obtiendront des renseignements généraux sur la page « Instructions » et des indications plus détaillées sur la page « Précisions ». Ils trouveront également des liens vers des sites de référence utiles. De plus, ils peuvent se référer à la liste des coordonnées du personnel de DMS pour s'adresser aux personnes chargées de la gestion de leurs documents lorsqu'ils ont des questions ou préoccupations particulières.