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Préparation, soumission et traitement des publications officielles de l'ONU
Le Conseil des publications est l'organe du Secrétariat des Nations Unies régi par la circulaire du Secrétaire général ST/SGB/2012/2 publiée le 29 mars 2012. Le Conseil a pour mission d'établir les politiques et normes de publication du Secrétariat, y compris pour les bureaux hors Siège et les commissions régionales.
La page Web du Comité des publications peut être consultée sur l'intranet de l'ONU-iSeek, la plateforme de communication interne du Secrétariat de l'ONU, à l' adresse https://iseek.un.org/publications-board pour toutes les informations, y compris le programme annuel consolidé des publications, les instructions du Comité pour les départements auteurs qui soumettent leurs propositions de publications et la série complète des instructions administratives ST/AI 189 sur les publications et le très pratique et utile Manuel de politique des Nations Unies pour les publications. Bien que le manuel soit encore à l'état de projet, le Comité recommande de le consulter pour toutes les informations détaillées et actualisées sur la préparation, le contenu, le format, le droit d'auteur et les licences des publications.
Étape 1 : Assurez-vous que la publication fait partie du Programme des publications de l'ONU. Chaque bureau soumissionnaire a désigné un point focal pour le Comité des publications qui peut être contacté pour obtenir des détails sur les publications du Programme. Une fois que le comité des publications a terminé son examen, le secrétariat du comité des publications informera chaque département auteur, par l'intermédiaire du point focal, du résultat de l'examen du comité ainsi que des services internes impliqués dans les publications, qui incluent l'identifiant du programme du comité des publications pour chaque publication.
Étape 2 : Si vous coéditez et/ou co-rédigez la publication, veuillez contacter le Secrétariat du Comité des publications à New York au moins un mois avant sa soumission prévue pour traitement via gDoc2.02.0. Secrétaire du Comité des publications, Mme Irina Lumelsky : lumelsky@un.org .
Remarque : Les départements auteurs qui prévoient de produire des copublications doivent conclure un accord avec les coéditeurs identifiés. Ils doivent consulter le Secrétariat du Comité des publications avant d'entamer des discussions de copublication avec des parties qui ne sont pas des entités du système des Nations Unies (y compris les banques multilatérales de développement) et ne doivent pas s'engager à un droit d'auteur conjoint avant d'avoir la confirmation que cela est légalement autorisé par le Bureau des affaires juridiques. Les départements auteurs doivent sélectionner l'option de copublication dans la base de données chaque fois qu'ils prévoient que le titre sera coédité avec d'autres entités des Nations Unies et/ou des entités/éditeurs externes. Les départements auteurs doivent inclure une note indiquant le nombre de coéditeurs prévus, leur nom et les langues, le cas échéant, en plus de l'édition originale dans laquelle le titre coédité sera traduit et publié. Les copublications sont encouragées car elles permettent de partager les coûts et de réduire la duplication de titres similaires. Les départements auteurs ne doivent pas accepter de supporter tous les coûts de production et de traduction et doivent noter que tous les projets de copublication nécessitent un contrat de copublication. Ces contrats sont négociés et préparés par le Secrétariat du Conseil des publications à New York.
Étape 3 : Remplissez le questionnaire pour la Section des ventes et du marketing des Nations Unies à New York en suivant les instructions ci-dessous reçues de NY :
Connectez-vous avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe UniteID ici : https://shop.un.org/user/login
Remarque : le système expire après 15 minutes d'inactivité. L'ouverture du questionnaire à l'étape suivante doit être initiée dans un délai de 15 minutes.Si vous utilisez le site pour la première fois, attendez 24 à 48 heures avant de passer à l'étape suivante pour obtenir une autorisation initiale. Cliquez en bas de la page sur « Contactez-nous » si vous ne parvenez pas à vous connecter avec votre UniteID à ce stade.
Après vous être connecté comme ci-dessus, ouvrez le questionnaire de l'auteur ici : https://shop.un.org/form/author-questionnaire
L'ouverture du questionnaire de l'auteur peut prendre jusqu'à 24 à 48 heures pour accéder au lien après la première connexion en raison des mesures de sécurité supplémentaires de l'OICT. Vous aurez désormais un accès immédiat. Si vous avez besoin d'un accès immédiat pour la première fois, veuillez nous contacter après vous être connecté avec succès au premier lien fourni.
Étape 4 : Connectez-vous à gDoc2.0 et créez une prévision pour votre publication (les étapes de création d’une prévision sont décrites dans une feuille séparée intitulée « Prévision des publications à traduire ».
Étape 5 : Remplissez le formulaire de Demande d'impression (DI) (disponible auprès de votre bureau ou de DMS) en utilisant les informations pertinentes des prévisions et soumettez-le à DMS pour vérification.
Étape 6 : Obtenir l'ISSN (si série de publications) et les numéros eISSN (si pertinents) : les numéros ISSN sont spécifiques à la langue et émis par le Centre international ISSN https://portal.issn.org/ . Lors de la soumission du questionnaire de l'auteur, Sales and Marketing NY indiquera systématiquement les numéros ISSN et/ou eISSN dans son e-mail de réponse lorsqu'ils existent. Dans le cas contraire, créez un nouveau registre de demandes à l' adresse http://www.issn.org/services/requesting-an-issn/.
Étape 7 : Deux semaines avant la soumission, envoyez par courrier électronique le DI approuvé, la réponse de la Section des ventes et du marketing et le(s) fichier(s) de codes-barres si nécessaire au point focal de coordination DMS : dms-coordination@un.org .
Remarque : La même procédure s’applique également aux publications électroniques uniquement.
Étape 1 : Dans gDoc2.0, si votre publication est destinée à la reproduction (impression uniquement), créez une demande et saisissez le numéro d'identification du Publications Board correspondant. Un certain nombre de champs seront mis à jour automatiquement. Remplissez tous les champs obligatoires de gDoc2.0 lorsque cela est demandé.
Si votre publication est destinée à être traduite dans d'autres langues, dans gDoc2.02.0, soumettez la publication en utilisant l'ID de prévision et remplissez tous les paramètres demandés.
Étape 2 : Téléchargez les fichiers suivants sur gDoc2.0 :
- Demande d'Impression validée
- page de couverture
- Fichier Word avec texte final prêt à imprimer (dans un seul fichier modifiable)
- codes à barres pour ISBN et eISBN
- spécificités d'impression telles que les couleurs
- photos entièrement étiquetées, graphiques, fichiers de support Excel (doivent correspondre au texte final), etc.
- coédition et co-rédaction, accord/et approbation du comité des publications si pertinent
DMS vérifiera les éléments suivants dans votre soumission avant de planifier son traitement :
- Symbole : pas de lacunes dans la numérotation ; les symboles des séries doivent être conservés ; les modifications des publications précédemment publiées doivent indiquer un suffixe - Rev., Amend., Corr., etc.
- Titre de la publication : doit être ou correspondre très proche du titre dans le programme du Comité des publications. Les modifications du texte telles que brouillon, version préliminaire, révision, amendement doivent être reflétées
- nombre total de pages originales : comprend les pages de couverture et de titre
- date d'achèvement demandée : doit correspondre à la parution de la dernière version linguistique (se référer à l'étape 2)
- mandat : le mandat législatif qui porte la décision de publication
- soumettre des informations : consulter, autoriser et certifier les informations des fonctionnaires
- budget : s'il s'agit d'un budget extrabudgétaire, une estimation des coûts émise par le DCM portant le bloc de codage UMOJA doit être incluse)
- informations sur l'organe : si elles sont correctement choisies dans le menu déroulant de gDoc2.0
- Informations sur la publication : Année du programme et numéro d'identification du Publications Board
- Numéros ISSN et eISSN : s'ils sont émis par le Centre international iSSN
- Numéros ISBN et eISBN : le cas échéant
- pages manuscrites : spécifications de production qui auraient déjà dû être convenues avec le service d'impression
- instructions dans gDoc2.0 : toutes les instructions spéciales telles que les dates de réunions/événements associés et pour les publications à traduire, les e-mails des personnes devant recevoir le texte traduit pour autorisation
- langues : pour l'impression uniquement, cochez toutes les langues à soumettre dans la colonne « Original ». Veuillez noter que les langues de traduction en dehors du cadre autorisé seront considérées comme extrabudgétaires (des fonds devront être fournis)
Le traitement des publications se fait en deux étapes :
La version en langue originale est envoyée pour traitement/impression.
Les travaux de traduction des versions linguistiques commencent. Si vous souhaitez envisager un traitement parallèle, où les deux étapes sont réalisées ensemble, veuillez contacter DMS.
ÉTAPE 1 (pour le traitement de toutes les versions originales)
Étape 1 : Vous recevrez le Bon à tirer (BAT) accompagné d'une version PDF prête à imprimer de votre publication de la part du Service Impression. Selon le volume de soumission et le travail à effectuer, ce délai peut varier jusqu'à quatre semaines.
Étape 2 : Lorsque vous recevez le BAT, vérifiez les éléments de mise en forme du PDF. Apportez les corrections nécessaires à la mise en page et renvoyez le BAT signé au service d'impression dans un délai d'une semaine après réception. Le BAT est valable uniquement pour la correction de la mise en page. Aucune correction ne doit être apportée au texte à ce stade. Aucune correction ne sera apportée au texte au-delà de cette étape.
Étape 3 : Une fois les modifications de mise en page confirmées, le cas échéant, vous recevrez un autre BAT avec un fichier PDF final. Dès que le BAT signé sera retourné au service d'impression, votre publication sera envoyée à l'impression.
Étape 4 : L'impression est terminée et livrée à l'adresse indiquée. Pour les grandes quantités supérieures à trois boîtes, veuillez prendre vos propres dispositions auprès du Service de distribution qui vous orientera vers les services appropriés.
ETAPE 2 (si la publication est également destinée à la traduction)
Étape 1 : Lorsque vous recevez la version PDF finale suite à votre approbation du BAT à l'étape 1 décrite ci-dessus, convertissez le fichier PDF en fichier Microsoft Word.
Étape 2 : Vérifiez la cohérence des fichiers convertis : chapitre(s) ou parties de texte manquants, numéros de titre et de paragraphe, tous les numéros de notes de bas de page et les textes qu'ils contiennent, mots remplacés par des carrés ou des points d'interrogation, texte intégral dans les tableaux, graphiques, etc.
Étape 3 : Une fois terminé, soumettez le fichier Word final via gDoc2.0 et étiquetez-le comme « Texte final ». Téléchargez la version PDF dans gDoc2.0, y compris les références et une copie annotée (si elle a été traduite précédemment).
Étape 4 : Envoyez un e-mail à DMS confirmant que tous les fichiers ont été téléchargés. C'est seulement à ce stade que les fichiers seront envoyés aux services de traduction pour traitement. Remarque : si cette étape n'est pas réalisée, la traduction ne peut pas commencer, il est donc très important que celle-ci soit dûment complétée.
Étape 5 : Une fois les versions traduites terminées, vous recevrez par courriel les versions électroniques des publications à vérifier. Vous disposez de cinq jours ouvrables pour vérifier la cohérence de la traduction. À ce stade, vous pouvez contacter directement les services de traduction concernés pour discuter des problèmes de terminologie ou d'autres éléments du texte. Aucune modification majeure du texte ne peut être apportée à ce stade. Passé ce délai, le texte sera « déconnecté » du traitement de texte.
Étape 4 : Vous recevrez un autre BAT avec une version PDF des langues prête à imprimer de la part de la Section d'impression. Vérifiez les éléments de mise en page dans le PDF. Apportez les corrections appropriées à la mise en page et renvoyez le BAT signé à la Section d'impression dans un délai d'une semaine après réception. Aucune correction ne doit être apportée au texte à ce stade. Aucune correction ne sera apportée au texte au-delà de cette étape. Dès que le BAT signé est renvoyé à la Section d'impression, votre publication est envoyée à l'impression.
Étape 4 : L'impression est terminée et livrée à l'adresse indiquée. Pour les grandes quantités supérieures à trois boîtes, veuillez prendre vos propres dispositions auprès du Service de distribution qui vous orientera vers les services appropriés.
Renseignements généraux : dms-dcm@un.org
Demandes de renseignements concernant la Demande d'impression (DI) : dms-coordination@un.org
Service d'impression : Genevapublishing@un.org
Prévisions des publications de l'ONU
La prévision des publications à traduire est de la responsabilité du service soumissionnaire et doit être saisie dans gDoc2.0 au moment de la soumission de la demande d'impression (DI) à la Section de gestion des documents (DMS). La prévision doit inclure les éléments suivants :
- Type de prévision : choisissez Non-Parlementaire
- Type de document : choisir : Programme de publications
Il ne doit pas y avoir de lacunes dans la numérotation. Les symboles de série doivent être conservés. Les modifications des publications déjà parues doivent être reflétées par un suffixe (Rév., Amend., Corr., etc.).
Le titre doit correspondre ou refléter étroitement ce qui a été saisi dans le programme du Comité des publications.
Le mandat doit être issu d'une résolution de l'Assemblée générale des Nations Unies ou de l'ECOSOC ou d'une demande d'un organe intergouvernemental. Veuillez fournir un lien Internet vers le document de mandat ou inclure la cote du document avec le programme de travail ou le rapport qui contient la décision de publication.
Ces informations sont automatiquement renseignées à partir du programme de publications.
Ces informations sont automatiquement renseignées à partir du numéro d'identification du programme du Publications Board.
Le numéro ISSN est obtenu auprès du Centre international ISSN via le site Web : http://www.issn.org/services/requesting-an-issn /
L'attribution d'un ISSN coûte entre 25 et 50 euros. Chaque langue d'une publication possède son propre numéro ISSN. Des informations détaillées sur les ISSN et les ISBN sont disponibles dans la ST/AI/189/Add.24 et sur le site du Centre international ISSN .
Ces chiffres doivent être obtenus auprès de la Section des ventes et du marketing de l'ONU, à New York. Ils doivent être reflétés dans le DI.
Ces informations sont automatiquement renseignées à partir du numéro d'identification du programme du Publications Board si les informations ont été incluses au moment de l'approbation de la publication par le Publications Board. Dans le cas contraire, une intervention manuelle sera demandée par le système au moment de la création de la prévision.
Ces informations sont automatiquement renseignées à partir du numéro d'identification du programme du Publications Board.
Remarque : si la combinaison linguistique diffère de celle de l'identifiant du programme approuvé par le Comité des publications, les modifications ne peuvent être mises en œuvre qu'une fois approuvées par le Comité des publications avec le soutien de Le point focal de votre secrétariat au sein du Comité des publications et une décision dûment justifiée approuvée dans un rapport de l'organe concerné. Dans de tels cas, une prévision ne doit être créée qu'une fois que les changements sont reflétés dans le numéro d'identification du programme du Comité des publications afin que les nouvelles exigences linguistiques soient correctement renseignées dans la prévision.
Cette date doit être la date de soumission prévue.
La première date est la date d'émission demandée par le client pour la ou les langues d'origine et, dans les cas où une traduction est demandée, la deuxième date doit refléter la date d'émission demandée par le client. pour les langues de destination.
Les informations sur les versions ou séries précédemment traduites, y compris les références aux symboles de ces publications, doivent être incluses dans ce champ.
FAQ
The term “United Nations publication” refers to any written material issued by or for the United Nations, to a defined external audience. Examples of United Nations publications include major studies and reports, monographs, edited volumes, statistical compilations, conference proceedings, journals, serial publications such as yearbooks, the United Nations Treaty Series and other international law publications.
United Nations publications are generally published in response to legislative mandates or requests by intergovernmental bodies and need authorization and certification of funds (if they are extra budgetary publications). Publications may be distributed free of charge or for a price. If sold, United Nations publications are assigned an International Standard Book Number (ISBN/eISBN) or, for serials and periodicals, an International Standard Serial Number (ISSN/eISSN). Publications may be published in print or electronic form, including as mobile applications, and in any other format or media as technology evolves.
After approval by the Publications Board, a proposed publication is then included in the Publications Programme.
A title is regarded as a publication if its audience is at least 500 copies in all formats in the original language and 1000 copies (all formats) for a translated edition.
When the content warrants publication, but the audience is too limited to justify the cost of a full-fledged publication and/or funding is not available, the manuscript can be published as a working paper formatted by the author department with a minimal layout and no cover (only a black and white title page). Working papers are only digital, in the original language and are uploaded on the author department’s website. They bear UN copy right and mention “working paper”.
The Secretary-General, for the purpose of increasing the effectiveness and efficiency of United Nations publishing activities in implementing the mandates of intergovernmental bodies, promulgated the Publications Board in ST/SGB/2012/2. The purpose of the Publications Board is to establish the publishing policies and standards of the Secretariat, including offices away from Headquarters and regional commissions, so that:
United Nations publications remain a source of high-quality, relevant and timely information for Member States, policymakers, practitioners, scholars and the public at large.
United Nations publishing activities and practices are aligned with the overall goals and priorities of the Organization with regard to relevance, marketability, dissemination, production, cost-effectiveness and preservation.
The role of the Publications Board is to determine the policies governing the preparation, production, distribution and sale of documents, and to coordinate the planning and supervise the execution of the publications programme.
Only these publications have priority, and these titles will be processed - i.e., translated in all mandated languages and printed - at no cost to the author department. Once a publication is included in the publications programme, no changes can be made without the authorization of the Publications Board. Should author departments need to add a title or bring a change to an item on the publications programme such as implement a new mandate from an intergovernmental body, a detailed request should be submitted to the Secretariat of the Publications Board for its approval.
The term “publications programme” refers to a body of works planned for publication by an author department over a year or a biennium, generally in response to legislative mandates or other requests by intergovernmental bodies or other expert bodies. All United Nations publications should be included in the publications programme. Substantive offices must therefore follow in detail the directions and policies that apply to this programme (ST/AI/189/Add.1/Rev.2).
Information and promotional material such as brochures, flyers, newsletters, posters, calendars, catalogues and press releases are not part of the publications programme. United Nations documents are also not part of a publications programme. Also excluded are internal issuances such as preparatory documents, working papers and conference room papers consisting of background and technical documentation for meetings and seminars.
In line with paragraphs 2.3, 2.4 and 2.5 of Section 2 of ST/SGB/2012/2, each year around November, the Publications Board writes to all Secretariat author departments, including regional commissions transmitting the Publications Board instructions for the preparation of the next year’s publications programmes. Through this inter office memo, author departments are requested to submit their proposed publications programme via the gDoc 2.0 publication module.
All Publications should be registered in gDoc for processing. Publications that are not registered in gDoc do not have official UN status and should not and cannot carry the United Nations symbol.
The preparation of publications does not take priority over the preparation of official parliamentary documentation. Therefore, all publications submitted should be supplied in good time for their completion, taking account of their size and complexity. Production schedules cannot be estimated precisely until all the elements of a publication have been furnished.
As an estimate, publications take at least ten weeks to prepare if they are submitted "print ready". When translation is involved in the preparation of a publication, the time requested for the translation and additional typesetting should be added to the above deadline. It is therefore recommended that an individual schedule for each publication be discussed with DMS.
At the conclusion of each year, publications linked to items on the Publications Board for that year should have been submitted in gDoc for processing. Each year DMS will share a deadline with the respective focal points in a given secretariat. After this date, requests for translation and printing will not be accommodated. Exceptions will be made only in cases where the costs have been pre-encumbered in UMOJA, which would still need consultation with DMS.
Author departments are required to adhere to the deadlines in the forecast as work will be planned accordingly.
Obsolete titles and language versions that have sat in a translation queue for over two years will be deleted.
The emblem should appear on the cover page of all United Nations publications beside or above the name "United Nations" at the bottom of the page. The emblem may not be used in combination with the emblem of any organization outside the United Nations system without the express authorization of the Secretary-General.
When the United Nations emblem appears together with that of another body of the United Nations system, the emblem of each should appear in combination with the name of the organization to which it relates.
The emblem may be used together with the insignia of any individual Government only with the express permission of the Publications Board. For more details, please refer to ST/AI/189/Add.21