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Office des Nations Unies à Genève
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Préparation, soumission et traitement des publications officielles de l'ONU

Le Conseil des publications est l'organe du Secrétariat des Nations Unies régi par la circulaire du Secrétaire général ST/SGB/2012/2 publiée le 29 mars 2012. Le Conseil a pour mission d'établir les politiques et normes de publication du Secrétariat, y compris pour les bureaux hors Siège et les commissions régionales.

La page Web du Comité des publications peut être consultée sur l'intranet de l'ONU-iSeek, la plateforme de communication interne du Secrétariat de l'ONU, à l' adresse https://iseek.un.org/publications-board pour toutes les informations, y compris le programme annuel consolidé des publications, les instructions du Comité pour les départements auteurs qui soumettent leurs propositions de publications et la série complète des instructions administratives ST/AI 189 sur les publications et le très pratique et utile Manuel de politique des Nations Unies pour les publications. Bien que le manuel soit encore à l'état de projet, le Comité recommande de le consulter pour toutes les informations détaillées et actualisées sur la préparation, le contenu, le format, le droit d'auteur et les licences des publications.

Étape 1 : Assurez-vous que la publication fait partie du Programme des publications de l'ONU. Chaque bureau soumissionnaire a désigné un point focal pour le Comité des publications qui peut être contacté pour obtenir des détails sur les publications du Programme. Une fois que le comité des publications a terminé son examen, le secrétariat du comité des publications informera chaque département auteur, par l'intermédiaire du point focal, du résultat de l'examen du comité ainsi que des services internes impliqués dans les publications, qui incluent l'identifiant du programme du comité des publications pour chaque publication.

Étape 2 :   Si vous coéditez et/ou co-rédigez la publication, veuillez contacter le Secrétariat du Comité des publications à New York au moins un mois avant sa soumission prévue pour traitement via gDoc2.02.0. Secrétaire du Comité des publications, Mme Irina Lumelsky : lumelsky@un.org .

Remarque : Les départements auteurs qui prévoient de produire des copublications doivent conclure un accord avec les coéditeurs identifiés. Ils doivent consulter le Secrétariat du Comité des publications avant d'entamer des discussions de copublication avec des parties qui ne sont pas des entités du système des Nations Unies (y compris les banques multilatérales de développement) et ne doivent pas s'engager à un droit d'auteur conjoint avant d'avoir la confirmation que cela est légalement autorisé par le Bureau des affaires juridiques. Les départements auteurs doivent sélectionner l'option de copublication dans la base de données chaque fois qu'ils prévoient que le titre sera coédité avec d'autres entités des Nations Unies et/ou des entités/éditeurs externes. Les départements auteurs doivent inclure une note indiquant le nombre de coéditeurs prévus, leur nom et les langues, le cas échéant, en plus de l'édition originale dans laquelle le titre coédité sera traduit et publié. Les copublications sont encouragées car elles permettent de partager les coûts et de réduire la duplication de titres similaires. Les départements auteurs ne doivent pas accepter de supporter tous les coûts de production et de traduction et doivent noter que tous les projets de copublication nécessitent un contrat de copublication. Ces contrats sont négociés et préparés par le Secrétariat du Conseil des publications à New York.

Étape 3 :   Remplissez le questionnaire pour la Section des ventes et du marketing des Nations Unies à New York en suivant les instructions ci-dessous reçues de NY :

  • Connectez-vous avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe UniteID ici : https://shop.un.org/user/login
    Remarque : le système expire après 15 minutes d'inactivité. L'ouverture du questionnaire à l'étape suivante doit être initiée dans un délai de 15 minutes.

  • Si vous utilisez le site pour la première fois, attendez 24 à 48 heures avant de passer à l'étape suivante pour obtenir une autorisation initiale. Cliquez en bas de la page sur « Contactez-nous » si vous ne parvenez pas à vous connecter avec votre UniteID à ce stade.

  • Après vous être connecté comme ci-dessus, ouvrez le questionnaire de l'auteur ici : https://shop.un.org/form/author-questionnaire

  • L'ouverture du questionnaire de l'auteur peut prendre jusqu'à 24 à 48 heures pour accéder au lien après la première connexion en raison des mesures de sécurité supplémentaires de l'OICT. Vous aurez désormais un accès immédiat. Si vous avez besoin d'un accès immédiat pour la première fois, veuillez nous contacter après vous être connecté avec succès au premier lien fourni.

Étape 4 : Connectez-vous à gDoc2.0 et créez une prévision pour votre publication (les étapes de création d’une prévision sont décrites dans une feuille séparée intitulée « Prévision des publications à traduire ».

Étape 5 :   Remplissez le formulaire de Demande d'impression (DI) (disponible auprès de votre bureau ou de DMS) en utilisant les informations pertinentes des prévisions et soumettez-le à DMS pour vérification.

Étape 6 : Obtenir l'ISSN (si série de publications) et les numéros eISSN (si pertinents) : les numéros ISSN sont spécifiques à la langue et émis par le Centre international ISSN https://portal.issn.org/ . Lors de la soumission du questionnaire de l'auteur, Sales and Marketing NY indiquera systématiquement les numéros ISSN et/ou eISSN dans son e-mail de réponse lorsqu'ils existent. Dans le cas contraire, créez un nouveau registre de demandes à l' adresse http://www.issn.org/services/requesting-an-issn/.    

Étape 7 : Deux semaines avant la soumission, envoyez par courrier électronique le DI approuvé, la réponse de la Section des ventes et du marketing et le(s) fichier(s) de codes-barres si nécessaire au point focal de coordination DMS : dms-coordination@un.org .

Remarque : La même procédure s’applique également aux publications électroniques uniquement.

Étape 1 : Dans gDoc2.0, si votre publication est destinée à la reproduction (impression uniquement), créez une demande et saisissez le numéro d'identification du Publications Board correspondant. Un certain nombre de champs seront mis à jour automatiquement. Remplissez tous les champs obligatoires de gDoc2.0 lorsque cela est demandé.

Si votre publication est destinée à être traduite dans d'autres langues, dans gDoc2.02.0, soumettez la publication en utilisant l'ID de prévision et remplissez tous les paramètres demandés.

Étape 2 : Téléchargez les fichiers suivants sur gDoc2.0 :

  1. Demande d'Impression validée
  2. page de couverture
  3. Fichier Word avec texte final prêt à imprimer (dans un seul fichier modifiable)
  4. codes à barres pour ISBN et eISBN
  5. spécificités d'impression telles que les couleurs
  6. photos entièrement étiquetées, graphiques, fichiers de support Excel (doivent correspondre au texte final), etc.
  7. coédition et co-rédaction, accord/et approbation du comité des publications si pertinent

DMS vérifiera les éléments suivants dans votre soumission avant de planifier son traitement :

  • Symbole : pas de lacunes dans la numérotation ; les symboles des séries doivent être conservés ; les modifications des publications précédemment publiées doivent indiquer un suffixe - Rev., Amend., Corr., etc.
  • Titre de la publication : doit être ou correspondre très proche du titre dans le programme du Comité des publications. Les modifications du texte telles que brouillon, version préliminaire, révision, amendement doivent être reflétées
  • nombre total de pages originales : comprend les pages de couverture et de titre
  • date d'achèvement demandée : doit correspondre à la parution de la dernière version linguistique (se référer à l'étape 2)
  • mandat : le mandat législatif qui porte la décision de publication
  • soumettre des informations : consulter, autoriser et certifier les informations des fonctionnaires
  • budget : s'il s'agit d'un budget extrabudgétaire, une estimation des coûts émise par le DCM portant le bloc de codage UMOJA doit être incluse)
  • informations sur l'organe : si elles sont correctement choisies dans le menu déroulant de gDoc2.0
  • Informations sur la publication : Année du programme et numéro d'identification du Publications Board
  • Numéros ISSN et eISSN : s'ils sont émis par le Centre international iSSN
  • Numéros ISBN et eISBN : le cas échéant
  • pages manuscrites : spécifications de production qui auraient déjà dû être convenues avec le service d'impression
  • instructions dans gDoc2.0 : toutes les instructions spéciales telles que les dates de réunions/événements associés et pour les publications à traduire, les e-mails des personnes devant recevoir le texte traduit pour autorisation
  • langues : pour l'impression uniquement, cochez toutes les langues à soumettre dans la colonne « Original ». Veuillez noter que les langues de traduction en dehors du cadre autorisé seront considérées comme extrabudgétaires (des fonds devront être fournis)

Le traitement des publications se fait en deux étapes :

  1. La version en langue originale est envoyée pour traitement/impression.

  2. Les travaux de traduction des versions linguistiques commencent. Si vous souhaitez envisager un traitement parallèle, où les deux étapes sont réalisées ensemble, veuillez contacter DMS.

ÉTAPE 1 (pour le traitement de toutes les versions originales)

Étape 1 : Vous recevrez le Bon à tirer (BAT) accompagné d'une version PDF prête à imprimer de votre publication de la part du Service Impression. Selon le volume de soumission et le travail à effectuer, ce délai peut varier jusqu'à quatre semaines.

Étape 2 : Lorsque vous recevez le BAT, vérifiez les éléments de mise en forme du PDF. Apportez les corrections nécessaires à la mise en page et renvoyez le BAT signé au service d'impression dans un délai d'une semaine après réception. Le BAT est valable uniquement pour la correction de la mise en page. Aucune correction ne doit être apportée au texte à ce stade. Aucune correction ne sera apportée au texte au-delà de cette étape.

Étape 3 : Une fois les modifications de mise en page confirmées, le cas échéant, vous recevrez un autre BAT avec un fichier PDF final. Dès que le BAT signé sera retourné au service d'impression, votre publication sera envoyée à l'impression.

Étape 4 :   L'impression est terminée et livrée à l'adresse indiquée. Pour les grandes quantités supérieures à trois boîtes, veuillez prendre vos propres dispositions auprès du Service de distribution qui vous orientera vers les services appropriés.

ETAPE 2 (si la publication est également destinée à la traduction)

Étape 1 :   Lorsque vous recevez la version PDF finale suite à votre approbation du BAT à l'étape 1 décrite ci-dessus, convertissez le fichier PDF en fichier Microsoft Word.

Étape 2 :   Vérifiez la cohérence des fichiers convertis : chapitre(s) ou parties de texte manquants, numéros de titre et de paragraphe, tous les numéros de notes de bas de page et les textes qu'ils contiennent, mots remplacés par des carrés ou des points d'interrogation, texte intégral dans les tableaux, graphiques, etc.

Étape 3 : Une fois terminé, soumettez le fichier Word final via gDoc2.0 et étiquetez-le comme « Texte final ». Téléchargez la version PDF dans gDoc2.0, y compris les références et une copie annotée (si elle a été traduite précédemment).

Étape 4 :   Envoyez un e-mail à DMS confirmant que tous les fichiers ont été téléchargés. C'est seulement à ce stade que les fichiers seront envoyés aux services de traduction pour traitement. Remarque : si cette étape n'est pas réalisée, la traduction ne peut pas commencer, il est donc très important que celle-ci soit dûment complétée.  

Étape 5 : Une fois les versions traduites terminées, vous recevrez par courriel les versions électroniques des publications à vérifier. Vous disposez de cinq jours ouvrables pour vérifier la cohérence de la traduction. À ce stade, vous pouvez contacter directement les services de traduction concernés pour discuter des problèmes de terminologie ou d'autres éléments du texte. Aucune modification majeure du texte ne peut être apportée à ce stade. Passé ce délai, le texte sera « déconnecté » du traitement de texte.

Étape 4 :   Vous recevrez un autre BAT avec une version PDF des langues prête à imprimer de la part de la Section d'impression. Vérifiez les éléments de mise en page dans le PDF. Apportez les corrections appropriées à la mise en page et renvoyez le BAT signé à la Section d'impression dans un délai d'une semaine après réception. Aucune correction ne doit être apportée au texte à ce stade. Aucune correction ne sera apportée au texte au-delà de cette étape. Dès que le BAT signé est renvoyé à la Section d'impression, votre publication est envoyée à l'impression.

Étape 4 : L'impression est terminée et livrée à l'adresse indiquée. Pour les grandes quantités supérieures à trois boîtes, veuillez prendre vos propres dispositions auprès du Service de distribution qui vous orientera vers les services appropriés.

Pour les questions

Renseignements généraux : dms-dcm@un.org
Demandes de renseignements concernant la Demande d'impression (DI) : dms-coordination@un.org
Service d'impression : Genevapublishing@un.org

Prévisions des publications de l'ONU

La prévision des publications à traduire est de la responsabilité du service soumissionnaire et doit être saisie dans gDoc2.0 au moment de la soumission de la demande d'impression (DI) à la Section de gestion des documents (DMS). La prévision doit inclure les éléments suivants :

  • Type de prévision : choisissez Non-Parlementaire
  • Type de document : choisir : Programme de publications

Il ne doit pas y avoir de lacunes dans la numérotation. Les symboles de série doivent être conservés. Les modifications des publications déjà parues doivent être reflétées par un suffixe (Rév., Amend., Corr., etc.).

Le titre doit correspondre ou refléter étroitement ce qui a été saisi dans le programme du Comité des publications.

Le mandat doit être issu d'une résolution de l'Assemblée générale des Nations Unies ou de l'ECOSOC ou d'une demande d'un organe intergouvernemental. Veuillez fournir un lien Internet vers le document de mandat ou inclure la cote du document avec le programme de travail ou le rapport qui contient la décision de publication.

Ces informations sont automatiquement renseignées à partir du programme de publications.

Ces informations sont automatiquement renseignées à partir du numéro d'identification du programme du Publications Board.

Le numéro ISSN est obtenu auprès du Centre international ISSN via le site Web : http://www.issn.org/services/requesting-an-issn /

L'attribution d'un ISSN coûte entre 25 et 50 euros. Chaque langue d'une publication possède son propre numéro ISSN. Des informations détaillées sur les ISSN et les ISBN sont disponibles dans la ST/AI/189/Add.24 et sur le site du Centre international ISSN .

Ces chiffres doivent être obtenus auprès de la Section des ventes et du marketing de l'ONU, à New York. Ils doivent être reflétés dans le DI.

Ces informations sont automatiquement renseignées à partir du numéro d'identification du programme du Publications Board si les informations ont été incluses au moment de l'approbation de la publication par le Publications Board. Dans le cas contraire, une intervention manuelle sera demandée par le système au moment de la création de la prévision.

Ces informations sont automatiquement renseignées à partir du numéro d'identification du programme du Publications Board.

Remarque : si la combinaison linguistique diffère de celle de l'identifiant du programme approuvé par le Comité des publications, les modifications ne peuvent être mises en œuvre qu'une fois approuvées par le Comité des publications avec le soutien de Le point focal de votre secrétariat au sein du Comité des publications et une décision dûment justifiée approuvée dans un rapport de l'organe concerné. Dans de tels cas, une prévision ne doit être créée qu'une fois que les changements sont reflétés dans le numéro d'identification du programme du Comité des publications afin que les nouvelles exigences linguistiques soient correctement renseignées dans la prévision.

Cette date doit être la date de soumission prévue.

La première date est la date d'émission demandée par le client pour la ou les langues d'origine et, dans les cas où une traduction est demandée, la deuxième date doit refléter la date d'émission demandée par le client.   pour les langues de destination.

Les informations sur les versions ou séries précédemment traduites, y compris les références aux symboles de ces publications, doivent être incluses dans ce champ.

FAQ

L’expression « publication des Nations Unies » désigne tout document écrit publié par ou pour les Nations Unies et destiné à un public externe défini. Parmi les exemples de publications des Nations Unies figurent les études et rapports majeurs, les monographies, les volumes édités, les compilations statistiques, les actes de conférences, les revues, les publications en série telles que les annuaires, le Recueil des Traités des Nations Unies et d’autres publications de droit international.

Les publications des Nations Unies sont généralement publiées en réponse à des mandats législatifs ou à des demandes d’organes intergouvernementaux et nécessitent une autorisation et une certification des fonds (s’il s’agit de publications extrabudgétaires). Les publications peuvent être distribuées gratuitement ou contre rémunération. Si elles sont vendues, les publications des Nations Unies se voient attribuer un numéro international normalisé du livre (ISBN/eISBN) ou, pour les publications en série et les périodiques, un numéro international normalisé des publications en série (ISSN/eISSN). Les publications peuvent être publiées sous forme imprimée ou électronique, y compris sous forme d’applications mobiles, et dans tout autre format ou support à mesure que la technologie évolue.

Après approbation par le Comité des publications, un projet de publication est ensuite inclus dans le programme des publications.

Un titre est considéré comme une publication si son audience est d'au moins 500 exemplaires (tous formats confondus) en langue originale et 1000 exemplaires (tous formats confondus) pour une édition traduite.

Lorsque le contenu justifie une publication, mais que le public est trop limité pour justifier le coût d'une publication à part entière et/ou que le financement n'est pas disponible, le manuscrit peut être publié sous forme de document de travail formaté par le département auteur avec une mise en page minimale et sans couverture (uniquement une page de titre en noir et blanc). Les documents de travail sont uniquement numériques, dans la langue d'origine et sont téléchargés sur le site Web du département auteur. Ils bénéficient du droit d'auteur de l'ONU et de la mention « document de travail ».

Afin d'accroître l'efficacité et l'efficience des activités de publication de l'Organisation des Nations Unies dans l'exécution des mandats des organes intergouvernementaux, le Secrétaire général a institué le Conseil des publications dans la circulaire ST/SGB/2012/2. Le Conseil des publications a pour mission d'établir les politiques et normes de publication du Secrétariat, y compris des bureaux hors Siège et des commissions régionales, de manière à ce que :

  • Les publications des Nations Unies demeurent une source d’informations de qualité, pertinentes et actuelles pour les États Membres, les décideurs, les praticiens, les universitaires et le grand public.

  • Les activités et pratiques de publication des Nations Unies sont alignées sur les objectifs et priorités généraux de l’Organisation en matière de pertinence, de commercialisation, de diffusion, de production, de rentabilité et de préservation.

Le rôle du Conseil des publications est de déterminer les politiques régissant la préparation, la production, la distribution et la vente des documents , et de coordonner la planification et de superviser l'exécution du programme de publications.

Seules ces publications sont prioritaires et ces titres seront traités, c'est-à-dire traduits dans toutes les langues obligatoires et imprimés, sans frais pour le département auteur. Une fois qu'une publication est incluse dans le programme de publications, aucune modification ne peut y être apportée sans l'autorisation du Comité des publications. Si les départements auteurs doivent ajouter un titre ou apporter une modification à un élément du programme de publications, par exemple pour mettre en œuvre un nouveau mandat d'un organisme intergouvernemental, une demande détaillée doit être soumise au Secrétariat du Comité des publications pour approbation.

Le terme « programme de publications » désigne un ensemble d’ouvrages dont la publication est prévue par un département auteur sur une période d’un an ou de deux ans, généralement en réponse à des mandats législatifs ou à d’autres demandes émanant d’organes intergouvernementaux ou d’autres organes d’experts. Toutes les publications des Nations Unies doivent être incluses dans le programme de publications. Les bureaux fonctionnels doivent donc suivre en détail les directives et les politiques qui s’appliquent à ce programme (ST/AI/189/Add.1/Rev.2).

Les documents d'information et de promotion tels que brochures, dépliants, lettres d'information, affiches, calendriers, catalogues et communiqués de presse ne font pas partie du programme de publications. Les documents des Nations Unies ne font pas non plus partie d'un programme de publications. Sont également exclues les publications internes telles que les documents préparatoires, les documents de travail et les documents de séance contenant des documents de base et techniques pour des réunions et des séminaires.

Conformément aux paragraphes 2.3, 2.4 et 2.5 de la section 2 de la circulaire ST/SGB/2012/2, chaque année vers le mois de novembre, le Comité des publications écrit à tous les départements auteurs du Secrétariat, y compris les commissions régionales, pour lui transmettre des instructions concernant la préparation des programmes de publications de l'année suivante. Par cette note interne, les départements auteurs sont invités à soumettre leur programme de publications proposé via le module de publication gDoc 2.0 .

Toutes les publications doivent être enregistrées dans gDoc pour être traitées. Les publications qui ne sont pas enregistrées dans gDoc n'ont pas de statut officiel auprès des Nations Unies et ne doivent pas, ni ne peuvent, porter le symbole des Nations Unies.

La préparation des publications n'est pas prioritaire par rapport à la préparation des documents parlementaires officiels. Par conséquent, toutes les publications soumises doivent être fournies suffisamment à temps pour leur achèvement, compte tenu de leur taille et de leur complexité. Les calendriers de production ne peuvent être estimés avec précision qu'une fois que tous les éléments d'une publication ont été fournis.

Il est estimé que la préparation d'une publication prend au moins dix semaines si elle est soumise « prête à imprimer ». Lorsque la préparation d'une publication implique une traduction, le temps nécessaire à la traduction et à la composition supplémentaire doit être ajouté au délai ci-dessus. Il est donc recommandé de discuter avec DMS d'un calendrier individuel pour chaque publication.

À la fin de chaque année, les publications liées aux articles du Comité des publications de cette année doivent avoir été soumises dans gDoc pour traitement. Chaque année, DMS communiquera une date limite aux points focaux respectifs d'un secrétariat donné. Après cette date, les demandes de traduction et d'impression ne seront plus satisfaites. Des exceptions ne seront faites que dans les cas où les coûts ont été pré-engagés dans UMOJA, ce qui nécessiterait encore une consultation avec DMS.

Les services auteurs sont tenus de respecter les délais prévus car le travail sera planifié en conséquence.

Les titres obsolètes et les versions linguistiques qui sont restés dans une file d’attente de traduction pendant plus de deux ans seront supprimés.

L'emblème doit figurer sur la page de couverture de toutes les publications des Nations Unies, à côté ou au-dessus du nom « Nations Unies » au bas de la page. L'emblème ne peut être utilisé en combinaison avec l'emblème d'une organisation extérieure au système des Nations Unies sans l'autorisation expresse du Secrétaire général.

Lorsque l’emblème des Nations Unies apparaît avec celui d’un autre organisme du système des Nations Unies, l’emblème de chacun doit apparaître en combinaison avec le nom de l’organisation à laquelle il se rapporte.

L'emblème ne peut être utilisé conjointement avec les insignes d'un gouvernement qu'avec l'autorisation expresse du Comité des publications. Pour plus de détails, veuillez vous reporter à la circulaire ST/AI/189/Add.21.