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编写、提交和处理联合国官方出版物
出版物委员会是联合国全秘书处的机构，受 2012 年 3 月 29 日发布的秘书长公报 ST/SGB/2012/2 的管理。委员会的宗旨是制定秘书处（包括总部以外办事处和区域委员会）的出版政策和标准。
出版物委员会网页可在联合国内部网 iSeek（联合国秘书处的内部通信平台）上查阅，网址为https://iseek.un.org/publications-board ，其中包含所有信息，包括年度综合出版物计划、委员会对提交其拟议出版物的作者部门的指示、关于出版物的全套行政指示 ST/AI 189 以及非常实用和有用的联合国出版物政策手册。虽然该手册仍处于草稿阶段，但委员会建议查阅该手册以获取有关出版物的准备、内容、格式、版权和许可的所有最新详细信息。
步骤 1： 确保出版物是联合国出版物计划的一部分。每个提交办公室都有指定的出版物委员会联络人，可以联系该联络人以获取该计划出版物的详细信息。 一旦出版委员会完成审查，出版委员会秘书处将通过联络点向各作者部门通报委员会审查的结果以及与出版相关的内部服务，其中包括每份出版物的出版委员会计划 ID。
第 2 步： 如果您是该出版物的联合出版者和/或联合作者，请在计划提交通过 gDoc2.02.0 进行处理的至少一个月前联系纽约出版委员会秘书处。出版委员会秘书Irina Lumelsky 女士： lumelsky@un.org 。
注意：计划制作联合出版物的作者部门必须与确定的联合出版商签订协议。在与非联合国系统实体（包括多边开发银行）的各方进行联合出版讨论之前，他们必须咨询出版物委员会秘书处，并且在法律事务办公室确认法律允许之前，不应承诺联合版权。作者部门在预计与其他联合国实体和/或外部实体/出版商联合出版书名时，应在数据库中选择联合出版选项。作者部门应在注释中列出预期的联合出版商数量、其名称和语言（如果有），以及联合出版书名将翻译和出版的原始版本。鼓励联合出版，因为这样可以分摊成本并减少类似书名的重复。作者部门不应同意承担所有制作和翻译费用，并应注意所有联合出版项目都需要联合出版合同。这些合同由纽约出版物委员会秘书处谈判并准备。
步骤3： 按照以下从纽约收到的说明填写联合国纽约销售和营销科的调查问卷：
使用您的 UniteID 用户名和密码登录：https: //shop.un.org/user/login
注意：15 分钟不活动后系统将超时。下一步打开问卷必须在 15 分钟内发起。如果您是首次使用，请等待 24-48 小时，然后再进行下一步，以便进行初步审核。如果您此时无法使用 UniteID 登录，请点击页面底部的“联系我们”。
按上述方式登录后，在此处打开作者问卷：https: //shop.un.org/form/author-questionnaire
由于增加了 OICT 安全措施，首次登录后打开作者问卷可能需要长达 24 到 48 小时才能访问链接。以后您将立即获得访问权限。如果您需要立即首次访问，请在成功登录提供的第一个链接后与我们联系。
步骤4： 登录 gDoc2.0 并为您的出版物创建预测（创建预测的步骤在单独的工作表“翻译出版物预测”中介绍）。
步骤5： 使用预测中的相关信息填写印象需求(DI) 表格（可通过您的办公室或 DMS 获取）并提交给 DMS 进行验证。
第 6 步：获取 ISSN（如果是出版物系列）和 eISSN 编号（如果相关）：ISSN 编号是特定语言的，由 ISSN 国际中心https://portal.issn.org/发布。提交作者问卷后，Sales and Marketing NY 将在回复电子邮件中系统地注明 ISSN 和/或 eISSN 编号（如果存在）。如果没有，请在http://www.issn.org/services/requesting-an-issn/ 创建新的请求注册表。
步骤7： 提交前两周，将清除的 DI、销售和营销部门的答复以及条形码文件（如有必要）通过电子邮件发送至 DMS 协调联络点： dms-coordination@un.org 。
注意：同样的程序也适用于仅有电子版本的出版物。
步骤 1：在 gDoc2.0 中，如果您的出版物用于复制（仅供印刷），请创建请求并输入相应的出版物委员会 ID 号。许多字段将自动更新。填写所有必填的 gDoc2.0 字段（如有要求）。
如果您的出版物需要翻译成其他语言，请在 gDoc2.02.0 中使用预测 ID 提交出版物并填写所有要求的参数。
第 2 步：将以下文件上传到 gDoc2.0：
- 已完成印象需求
- 封面
- 包含可供打印的最终文本的 Word 文件（在一个可编辑文件中）
- ISBN 和 eISBN 条形码
- 打印细节，例如颜色
- 完整标记的照片、图形、excel 支持文件（应与最终文本对应）等。
- 共同出版和共同创作，如相关，需获得出版委员会的同意/批准
DMS 将在安排处理之前验证您提交的内容中的以下元素：
- 符号：编号时无间隙；应保留系列符号；对以前发行的出版物的修改应注明后缀 - Rev.、Amend.、Corr. 等。
- 出版物标题：应与出版物委员会计划中的标题一致或非常接近。文本的修改（如草稿、预发布版、修订版、修正案）应反映出来
- 原始页数总计：包括封面和标题页
- 要求的完成日期：应与最新语言版本的发布相对应（参考第 2 阶段）
- 授权：载有出版决定的立法授权
- 提交信息：查询、授权和认证官员信息
- 预算：如果超出预算，则应包括 DCM 发布的成本估算（其中包含 UMOJA 编码块）
- 器官信息：如果从 gDoc2.0 的下拉菜单中正确选择
- 出版信息：出版委员会计划年份和 ID 号
- ISSN 和 eISSN 编号：如果由 iSSN 国际中心发布
- ISBN 和 eISBN 编号：如果适用
- 稿件页面：应已与印刷服务部门商定的生产规范
- gDoc2.0 中的说明：任何特殊说明，例如相关会议/活动日期和需要翻译的出版物、接收翻译文本以供审核的人员的电子邮件
- 语言：仅用于印刷，在“原件”栏中勾选所有要提交的语言。请注意，超出授权范围的翻译语言将被视为预算外费用（需要提供资金）
出版物的处理分为两个阶段：
原始语言版本被发送进行处理/打印。
开始翻译语言版本。如果您希望探索并行处理，即两个步骤同时进行，请联系 DMS。
第 1 阶段（处理所有原始版本）
步骤 1：您将从印刷部门收到Bon a tirer (BAT) 和可打印的 PDF 版出版物。根据提交量和涉及的工作量，此时间范围可能最多为四周。
第 2 步：收到 BAT 后，请验证 PDF 中的格式元素。对布局进行有效更正，并在收到后一周内将签名的 BAT 返回印刷部门。BAT 仅适用于布局更正。在此阶段不应对文本进行任何更正。在此阶段之后，将不再对文本进行任何更正。
步骤 3：确认版面更改后（如有），您将收到另一份 BAT，其中包含最终 PDF 文件。签署的 BAT 一经送回印刷部门，您的出版物就会被送去印刷。
步骤4： 印刷完成并送达指定地址。如数量超过三箱，请自行与分发部门安排，分发部门将指导您前往相应的服务。
第 2 阶段（如果出版物也需要翻译）
步骤 1： 当您在上述第 1 阶段批准 BAT 后收到最终 PDF 版本时，请将 PDF 文件转换为 Microsoft Word 文件。
第 2 步： 检查转换后的文件的一致性：缺少章节或部分文本、标题和段落编号、所有脚注编号及其中的文本、用方块或问号替换的单词、表格、图表中的全文等。
步骤3： 完成后，通过 gDoc2.0 提交最终 Word 文件，并标记为“最终文本”。在 gDoc2.0 中上传 PDF 版本，包括任何参考资料和标记副本（如果之前已翻译）。
步骤4： 发送电子邮件至 DMS，确认所有文件已上传。此时，文件才会被发送到翻译部门进行处理。注意：如果未完成此步骤，则无法开始翻译，因此务必及时完成此步骤。
步骤5： 翻译版本完成后，您将通过电子邮件收到出版物的电子版本以供核实。您有五个工作日的时间来检查翻译的一致性。在此阶段，您可以直接联系相关翻译部门讨论术语问题或文本的其他元素。在此阶段无法对文本进行任何重大更改。在此之后，文本将从文本处理中“注销”。
步骤4： 您将从印刷部门收到另一份 BAT，其中包含可打印的 PDF 版本的语言。验证 PDF 中的布局元素。对布局进行有效更正，并在收到后一周内将签名的 BAT 返回印刷部门。在此阶段不应对文本进行任何更正。在此阶段之后，将不再对文本进行任何更正。签名的 BAT 返回印刷部门后，您的出版物将被发送进行印刷。
步骤4： 印刷完成并送达指定地址。如数量超过三箱，请自行与分发部门安排，分发部门将指导您前往相应的服务。
一般咨询： dms-dcm@un.org
有关 Demande d'impression (DI) 的咨询： dms-coordination@un.org
印刷服务： Genevapublishing@un.org
联合国出版物预测
预测翻译出版物是提交机构的责任，并应在向文件管理科 (DMS) 提交印刷请求/印刷需求 (DI) 时输入 gDoc2.0。预测应包括以下要素：
- 预测类型：选择非议会
- 文档类型：选择：出版物计划
编号不应有间隙。应保留系列符号。以前发布的出版物的修改应通过后缀反映出来（Rev.、Amend.、Corr. 等）
标题应该对应或密切反映出版委员会计划中输入的内容。
授权应来自联合国大会或经社理事会的决议或政府间机构的要求。请提供授权文件的网页链接，或将文件编号与载有出版物决定的工作计划或报告一起列出。
该信息由出版程序自动填充。
此信息由出版委员会计划 ID 号自动填充。
ISSN 编号可通过 ISSN 国际中心网站获取：http: //www.issn.org/services/requesting-an-issn /
ISSN 归属费用为 25-50 欧元。每种语言的出版物都有自己的 ISSN 编号。有关 ISSN 和 ISBN 的详细信息，请参阅ST/AI/189/Add.24 以及ISSN 国际中心网站。
这些数字必须从纽约联合国销售和营销科获得。它将反映在 DI 中。
如果信息在出版委员会批准出版时已包含，则此信息将自动从出版委员会计划 ID 号中填充。如果没有，系统将在创建预测时提示人工干预。
此信息由出版委员会计划 ID 号自动填充。
注意：如果语言组合与批准的出版委员会项目ID不同，则必须经出版委员会批准并在以下机构的支持下才能实施更改： 秘书处在出版委员会的联络点以及有关机构报告批准的合理决定。在这种情况下，应仅在出版委员会计划 ID 号中反映变更后才创建预测，以便新语言要求正确填写在预测中。
该日期应为预计提交的日期。
第一个日期是客户要求的原始语言的签发日期，对于要求翻译的情况，第二个日期应反映客户要求的签发日期 目标语言。
有关以前翻译的版本或系列的信息（包括对这些出版物符号的引用）都应包含在此字段中。
常见问题解答
The term “United Nations publication” refers to any written material issued by or for the United Nations, to a defined external audience. Examples of United Nations publications include major studies and reports, monographs, edited volumes, statistical compilations, conference proceedings, journals, serial publications such as yearbooks, the United Nations Treaty Series and other international law publications.
United Nations publications are generally published in response to legislative mandates or requests by intergovernmental bodies and need authorization and certification of funds (if they are extra budgetary publications). Publications may be distributed free of charge or for a price. If sold, United Nations publications are assigned an International Standard Book Number (ISBN/eISBN) or, for serials and periodicals, an International Standard Serial Number (ISSN/eISSN). Publications may be published in print or electronic form, including as mobile applications, and in any other format or media as technology evolves.
After approval by the Publications Board, a proposed publication is then included in the Publications Programme.
A title is regarded as a publication if its audience is at least 500 copies in all formats in the original language and 1000 copies (all formats) for a translated edition.
When the content warrants publication, but the audience is too limited to justify the cost of a full-fledged publication and/or funding is not available, the manuscript can be published as a working paper formatted by the author department with a minimal layout and no cover (only a black and white title page). Working papers are only digital, in the original language and are uploaded on the author department’s website. They bear UN copy right and mention “working paper”.
The Secretary-General, for the purpose of increasing the effectiveness and efficiency of United Nations publishing activities in implementing the mandates of intergovernmental bodies, promulgated the Publications Board in ST/SGB/2012/2. The purpose of the Publications Board is to establish the publishing policies and standards of the Secretariat, including offices away from Headquarters and regional commissions, so that:
United Nations publications remain a source of high-quality, relevant and timely information for Member States, policymakers, practitioners, scholars and the public at large.
United Nations publishing activities and practices are aligned with the overall goals and priorities of the Organization with regard to relevance, marketability, dissemination, production, cost-effectiveness and preservation.
The role of the Publications Board is to determine the policies governing the preparation, production, distribution and sale of documents, and to coordinate the planning and supervise the execution of the publications programme.
Only these publications have priority, and these titles will be processed - i.e., translated in all mandated languages and printed - at no cost to the author department. Once a publication is included in the publications programme, no changes can be made without the authorization of the Publications Board. Should author departments need to add a title or bring a change to an item on the publications programme such as implement a new mandate from an intergovernmental body, a detailed request should be submitted to the Secretariat of the Publications Board for its approval.
The term “publications programme” refers to a body of works planned for publication by an author department over a year or a biennium, generally in response to legislative mandates or other requests by intergovernmental bodies or other expert bodies. All United Nations publications should be included in the publications programme. Substantive offices must therefore follow in detail the directions and policies that apply to this programme (ST/AI/189/Add.1/Rev.2).
Information and promotional material such as brochures, flyers, newsletters, posters, calendars, catalogues and press releases are not part of the publications programme. United Nations documents are also not part of a publications programme. Also excluded are internal issuances such as preparatory documents, working papers and conference room papers consisting of background and technical documentation for meetings and seminars.
In line with paragraphs 2.3, 2.4 and 2.5 of Section 2 of ST/SGB/2012/2, each year around November, the Publications Board writes to all Secretariat author departments, including regional commissions transmitting the Publications Board instructions for the preparation of the next year’s publications programmes. Through this inter office memo, author departments are requested to submit their proposed publications programme via the gDoc 2.0 publication module.
All publications should be registered in gDoc for processing. Publications that are not registered in gDoc do not have official UN status and should not and cannot carry the United Nations symbol.
The preparation of publications does not take priority over the preparation of official parliamentary documentation. Therefore, all publications submitted should be supplied in good time for their completion, taking account of their size and complexity. Production schedules cannot be estimated precisely until all the elements of a publication have been furnished.
As an estimate, publications take at least ten weeks to prepare if they are submitted "print ready". When translation is involved in the preparation of a publication, the time requested for the translation and additional typesetting should be added to the above deadline. It is therefore recommended that an individual schedule for each publication be discussed with DMS.
At the conclusion of each year, publications linked to items on the Publications Board for that year should have been submitted in gDoc for processing. Each year DMS will share a deadline with the respective focal points in a given secretariat. After this date, requests for translation and printing will not be accommodated. Exceptions will be made only in cases where the costs have been pre-encumbered in UMOJA, which would still need consultation with DMS.
Author departments are required to adhere to the deadlines in the forecast as work will be planned accordingly.
Obsolete titles and language versions that have sat in a translation queue for over two years will be deleted.
The emblem should appear on the cover page of all United Nations publications beside or above the name "United Nations" at the bottom of the page. The emblem may not be used in combination with the emblem of any organization outside the United Nations system without the express authorization of the Secretary-General.
When the United Nations emblem appears together with that of another body of the United Nations system, the emblem of each should appear in combination with the name of the organization to which it relates.
The emblem may be used together with the insignia of any individual Government only with the express permission of the Publications Board. For more details, please refer to ST/AI/189/Add.21