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Preparación, presentación y tramitación de publicaciones oficiales de las Naciones Unidas
La Junta de Publicaciones es un órgano de toda la Secretaría de las Naciones Unidas regido por el Boletín del Secretario General ST/SGB/2012/2, publicado el 29 de marzo de 2012. El objetivo de la Junta es establecer las políticas y normas de publicación de la Secretaría, incluidas las de las oficinas fuera de la Sede y las comisiones regionales.
La página web de la Junta de Publicaciones puede consultarse en la Intranet de las Naciones Unidas (iSeek), la plataforma de comunicaciones internas de la Secretaría de las Naciones Unidas, en https://iseek.un.org/publications-board, donde se puede encontrar toda la información, incluido el Programa de Publicaciones consolidado anual, las instrucciones de la Junta para los departamentos autores que presentan sus propuestas de publicación y la serie completa de Instrucciones Administrativas ST/AI 189 sobre Publicaciones, así como el Manual de Políticas de las Naciones Unidas para las Publicaciones, muy práctico y útil. Si bien el manual aún se encuentra en su forma preliminar, la Junta recomienda que se consulte para obtener toda la información detallada y actualizada sobre la preparación, el contenido, el formato, los derechos de autor y las licencias de las publicaciones.
Paso 1: Asegúrese de que la publicación forme parte del Programa de Publicaciones de las Naciones Unidas. Cada oficina que envía los documentos tiene un punto focal designado para la Junta de Publicaciones, al que se puede contactar para obtener información sobre las publicaciones incluidas en el Programa. Una vez que la Junta de Publicaciones complete su revisión, la Secretaría de la Junta de Publicaciones informará a cada Departamento Autor a través del Punto Focal, sobre el resultado de la revisión de la Junta, así como a los servicios internos involucrados con las publicaciones, incluido el ID del Programa de la Junta de Publicaciones para cada publicación.
Paso 2: Si va a copublicar o es coautor de la publicación, al menos un mes antes de su envío previsto para su procesamiento a través de gDoc2.02.0, comuníquese con la Secretaría de la Junta de Publicaciones, Nueva York. Secretaria de la Junta de Publicaciones, Sra. Irina Lumelsky: lumelsky@un.org .
Nota: Los departamentos autores que tengan previsto producir copublicaciones deben concertar un acuerdo con los coeditores identificados. Deben consultar con la Secretaría de la Junta de Publicaciones antes de iniciar conversaciones de copublicación con partes que no sean entidades del sistema de las Naciones Unidas (incluidos los bancos multilaterales de desarrollo) y no deben comprometerse a una propiedad intelectual conjunta hasta que la Oficina de Asuntos Jurídicos confirme que está legalmente permitido. Los departamentos autores deben seleccionar la opción de copublicación en la base de datos siempre que prevean que el título será coeditado con otras entidades de las Naciones Unidas y/o entidades/editores externos. Los departamentos autores deben incluir una nota que indique el número de coeditores previstos, su nombre y los idiomas, si los hubiera, además de la edición original en la que se traducirá y publicará el título coeditado. Se fomentan las copublicaciones, ya que permiten compartir los costos y reducen la duplicación de títulos similares. Los departamentos autores no deben aceptar asumir todos los costos de producción y traducción y deben tener en cuenta que todos los proyectos de copublicación requieren un contrato de copublicación. Estos contratos son negociados y preparados por la Secretaría de la Junta de Publicaciones en Nueva York.
Paso 3: Complete el cuestionario para la Sección de Ventas y Marketing de las Naciones Unidas en Nueva York siguiendo las instrucciones que se indican a continuación recibidas de Nueva York:
Inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña de UniteID aquí: https://shop.un.org/user/login
Nota: el sistema se queda sin tiempo después de 15 minutos de inactividad. La apertura del cuestionario en el siguiente paso debe iniciarse dentro de un lapso de 15 minutos.Si es la primera vez que utiliza el servicio, espere entre 24 y 48 horas antes de pasar al siguiente paso para obtener una autorización inicial. Haga clic en “Contáctenos” en la parte inferior de la página si no puede iniciar sesión con su UniteID en este momento.
Después de iniciar sesión como se indica arriba, abra el cuestionario del autor aquí: https://shop.un.org/form/author-questionnaire
La apertura del cuestionario para autores puede demorar entre 24 y 48 horas para acceder al enlace después de iniciar sesión por primera vez debido a las medidas de seguridad adicionales de OICT. Tendrá acceso inmediato a partir de ahora. Si necesita acceso inmediato por primera vez, comuníquese con nosotros después de haber iniciado sesión correctamente en el primer enlace proporcionado.
Paso 4: Inicie sesión en gDoc2.0 y cree un pronóstico para su publicación (los pasos para crear un pronóstico se describen en una hoja separada titulada “Pronóstico de publicaciones para traducción”).
Paso 5: Complete el formulario Demande d'impression (DI) (disponible a través de su oficina o DMS) utilizando la información relevante del pronóstico y envíelo a DMS para su verificación.
Paso 6: Obtenga el ISSN (si se trata de una serie de publicación) y los números eISSN (si corresponde): los números ISSN son específicos de cada idioma y los emite el Centro Internacional ISSN https://portal.issn.org/ . Al enviar el cuestionario para el autor, Sales and Marketing NY indicará sistemáticamente los números ISSN y/o eISSN en su correo electrónico de respuesta cuando existan. De lo contrario, cree un nuevo registro de solicitud en http://www.issn.org/services/requesting-an-issn/.
Paso 7: Dos semanas antes de la presentación, envíe por correo electrónico la DI aprobada, la respuesta de la Sección de Ventas y Marketing y el/los archivo(s) de código de barras, si es necesario, al Punto Focal de Coordinación del DMS: dms-coordination@un.org .
Nota: El mismo procedimiento se aplica también a las publicaciones únicamente electrónicas.
Paso 1: En gDoc2.0, si su publicación es para reproducción (solo impresión), cree una solicitud e ingrese el número de identificación de la Junta de Publicaciones correspondiente. Se actualizarán varios campos automáticamente. Complete todos los campos obligatorios de gDoc2.0 donde se le solicite.
Si su publicación es para traducción a otros idiomas, en gDoc2.02.0, envíe la publicación utilizando el ID de pronóstico y complete todos los parámetros solicitados.
Paso 2: Sube los siguientes archivos a gDoc2.0:
- Demanda de impresión despejada
- portada
- Archivo Word con texto final listo para imprimir (en un solo archivo editable)
- códigos de barras para ISBN y eISBN
- detalles de impresión como colores
- Fotografías completamente etiquetadas, gráficos, archivos de soporte de Excel (deben corresponder al texto final), etc.
- Coedición y coautoría, acuerdo y aprobación del Consejo de Publicaciones si corresponde
DMS verificará los siguientes elementos en su envío antes de programarlo para su procesamiento:
- Símbolo : no debe haber espacios en la numeración; deben mantenerse los símbolos de las series; las modificaciones de publicaciones publicadas previamente deben indicar un sufijo: Rev., Amend., Corr., etc.
- Título de la publicación : debe ser o corresponder de forma muy similar al título que figura en el programa de la Junta de Publicaciones. Las modificaciones del texto, como borrador, versión preliminar, revisión o enmienda, deben reflejarse.
- Páginas originales totales : incluye portada y página de título.
- Fecha de finalización solicitada : debe corresponder a la emisión de la última versión en idioma (consulte la etapa 2)
- mandato : el mandato legislativo que lleva la decisión de la publicación
- Presentación de información : consulta, autorización y certificación de la información de los funcionarios.
- Presupuesto : si es extrapresupuestario, se debe incluir una estimación de costos emitida por el DCM que incluya el bloque de codificación UMOJA)
- Información del órgano : si se elige correctamente en el menú desplegable en gDoc2.0
- Información de publicación : Junta de Publicaciones, año del programa y número de identificación
- Números ISSN y eISSN : si los emite el Centro Internacional iSSN
- Números ISBN y eISBN : si corresponde
- Páginas del manuscrito : especificaciones de producción que ya deberían haberse acordado con el Servicio de Impresión
- Instrucciones en gDoc2.0 : cualquier instrucción especial, como fechas de reuniones o eventos relacionados y para aquellas publicaciones que se traducirán, correos electrónicos de las personas que recibirán el texto traducido para su aprobación.
- Idiomas : solo para la versión impresa, marque todos los idiomas que se enviarán en la columna "Original". Tenga en cuenta que los idiomas para traducción que no estén contemplados en el programa se considerarán extrapresupuestarios (se deberán proporcionar fondos)
El procesamiento de las publicaciones se realiza en dos etapas:
Se envía la versión en idioma original para su procesamiento/impresión.
Se ha comenzado a trabajar en la traducción de las versiones en distintos idiomas. Si desea explorar el procesamiento en paralelo, en el que los dos pasos se llevan a cabo juntos, póngase en contacto con DMS.
ETAPA 1 (para el procesamiento de todas las versiones originales)
Paso 1: Recibirá el Bon a tirer (BAT) con una versión en PDF de su publicación lista para imprimir de la Sección de Impresión. Según el volumen de envío y el trabajo involucrado, este plazo puede variar hasta cuatro semanas.
Paso 2: Cuando reciba el BAT, verifique los elementos de formato en el PDF. Realice las correcciones válidas en el diseño y devuelva el BAT firmado a la Sección de Impresión dentro de una semana de haberlo recibido. El BAT es válido únicamente para la corrección del diseño. No se deben realizar correcciones al texto en esta etapa. No se realizarán correcciones al texto más allá de esta etapa.
Paso 3: Cuando se hayan confirmado los cambios de diseño, si los hubiera, recibirá otro BAT con un archivo PDF final. Una vez que el BAT firmado se devuelva a la Sección de Impresión, su publicación se enviará a impresión.
Paso 4: La impresión se completa y se entrega en la dirección indicada. Para cantidades mayores a tres cajas, por favor haga sus propios arreglos con la Sección de Distribución, quienes lo dirigirán a los servicios apropiados.
ETAPA 2 (si la publicación también es para traducción)
Paso 1: Cuando reciba la versión PDF final luego de su aprobación de BAT en la etapa 1 descrita anteriormente, convierta el archivo PDF en un archivo de Microsoft Word.
Paso 2: Verifique la coherencia de los archivos convertidos: capítulos o partes de texto faltantes, números de título y párrafo, todos los números de notas a pie de página y textos que contienen, palabras reemplazadas por cuadrados o signos de interrogación, texto completo en tablas, gráficos, etc.
Paso 3: Una vez completado, envíe el archivo Word final a través de gDoc2.0 y etiquételo como “Texto final”. Cargue la versión PDF en gDoc2.0, incluidas las referencias y una copia marcada (si se tradujo previamente).
Paso 4: Enviar correo electrónico a DMS confirmando que se han cargado todos los archivos. Recién en este punto se enviarán los archivos a las secciones de traducción para su procesamiento. Nota: si no se cumple este paso, no se podrá comenzar la traducción, por lo que es muy importante que se complete debidamente.
Paso 5: Cuando las versiones traducidas estén completas, recibirá por correo electrónico las versiones electrónicas de las publicaciones para su verificación. Tiene cinco días hábiles para verificar la coherencia de la traducción. En esta etapa, puede comunicarse directamente con las secciones de traducción pertinentes para discutir cuestiones terminológicas u otros elementos del texto. No se pueden realizar cambios importantes en el texto en esta etapa. Después de este tiempo, el texto se “eliminará” del procesamiento de textos.
Paso 4: Recibirá otro BAT con una versión en PDF de los idiomas lista para imprimir de la Sección de Impresión. Verifique los elementos de diseño en el PDF. Realice las correcciones válidas al diseño y devuelva el BAT firmado a la Sección de Impresión dentro de una semana desde su recepción. No se deben realizar correcciones al texto en esta etapa. No se realizarán correcciones al texto más allá de esta etapa. Tan pronto como el BAT firmado se devuelva a la Sección de Impresión, su publicación se enviará a imprimir.
Paso 4: La impresión se completa y se entrega en la dirección indicada. Para cantidades mayores a tres cajas, por favor haga sus propios arreglos con la Sección de Distribución, quienes lo dirigirán a los servicios apropiados.
Consultas generales: dms-dcm@un.org
Consultas relacionadas con la Demanda de impresión (DI): dms-coordination@un.org
Servicio de impresión: Genevapublishing@un.org
Previsiones de publicaciones de la ONU
La previsión de publicaciones para traducción es responsabilidad de la oficina solicitante y debe ingresarse en gDoc2.0 en el momento de enviar la solicitud de impresión (DI) a la Sección de Gestión de Documentos (DMS). La previsión debe incluir los siguientes elementos:
- Tipo de pronóstico: elija No parlamentario
- Tipo de documento: elegir: Programa de Publicaciones
No debe haber espacios en blanco en la numeración. Se deben mantener los símbolos de las series. Las modificaciones de publicaciones anteriores deben reflejarse mediante sufijos (Rev., Enm., Corr., etc.).
El título deberá corresponder o reflejar fielmente lo ingresado en el programa de la Junta de Publicaciones.
El mandato debe provenir de una resolución de la Asamblea General de las Naciones Unidas o del Consejo Económico y Social o de una solicitud de un organismo intergubernamental. Incluya un enlace web al documento del mandato o el símbolo del documento con el programa de trabajo o el informe en el que se incluye la decisión sobre la publicación.
Esta información se completa automáticamente desde el programa de publicaciones.
Esta información se completa automáticamente a partir del número de identificación del programa de Publications Board.
El número ISSN se obtiene a través del Centro Internacional ISSN a través del sitio web: http://www.issn.org/services/requesting-an-issn/
La atribución de un ISSN cuesta entre 25 y 50 euros. Cada idioma de una publicación tiene su propio número ISSN. Puede encontrarse información detallada sobre los ISSN y los ISBN en la publicación ST/AI/189/Add.24 y en el sitio web del Centro Internacional ISSN .
Estas cifras deben obtenerse de la Sección de Ventas y Comercialización de las Naciones Unidas en Nueva York y deben reflejarse en el DI.
Esta información se completa automáticamente a partir del número de identificación del programa de la Junta de Publicaciones si la información se incluyó en el momento de la aprobación de la publicación por parte de la Junta de Publicaciones. De lo contrario, el sistema solicitará una intervención manual en el momento de la creación de la previsión.
Esta información se completa automáticamente a partir del número de identificación del programa de Publications Board.
Nota : si la combinación de idiomas difiere de la del programa de identificación aprobado por la Junta de Publicaciones, los cambios solo se pueden implementar una vez que los apruebe la Junta de Publicaciones con el apoyo de el punto de contacto de su secretaría en el Consejo de Publicaciones y una decisión debidamente justificada aprobada en un informe del órgano en cuestión. En tales casos, se debe crear una previsión solo una vez que los cambios se reflejen en el número de identificación del programa del Consejo de Publicaciones, de modo que los nuevos requisitos lingüísticos se completen correctamente en la previsión.
Esta fecha debe ser la fecha de presentación prevista.
La primera fecha es la fecha de emisión solicitada por el cliente para el idioma original y, para los casos en que se solicita traducción, la segunda fecha debe reflejar la fecha de emisión solicitada por el cliente. para los idiomas de destino.
En este campo se deberá incluir información sobre versiones o series previamente traducidas, incluidas referencias a los símbolos de dichas publicaciones.
Preguntas frecuentes
The term “United Nations publication” refers to any written material issued by or for the United Nations, to a defined external audience. Examples of United Nations publications include major studies and reports, monographs, edited volumes, statistical compilations, conference proceedings, journals, serial publications such as yearbooks, the United Nations Treaty Series and other international law publications.
United Nations publications are generally published in response to legislative mandates or requests by intergovernmental bodies and need authorization and certification of funds (if they are extra budgetary publications). Publications may be distributed free of charge or for a price. If sold, United Nations publications are assigned an International Standard Book Number (ISBN/eISBN) or, for serials and periodicals, an International Standard Serial Number (ISSN/eISSN). Publications may be published in print or electronic form, including as mobile applications, and in any other format or media as technology evolves.
After approval by the Publications Board, a proposed publication is then included in the Publications Programme.
A title is regarded as a publication if its audience is at least 500 copies in all formats in the original language and 1000 copies (all formats) for a translated edition.
When the content warrants publication, but the audience is too limited to justify the cost of a full-fledged publication and/or funding is not available, the manuscript can be published as a working paper formatted by the author department with a minimal layout and no cover (only a black and white title page). Working papers are only digital, in the original language and are uploaded on the author department’s website. They bear UN copy right and mention “working paper”.
The Secretary-General, for the purpose of increasing the effectiveness and efficiency of United Nations publishing activities in implementing the mandates of intergovernmental bodies, promulgated the Publications Board in ST/SGB/2012/2. The purpose of the Publications Board is to establish the publishing policies and standards of the Secretariat, including offices away from Headquarters and regional commissions, so that:
United Nations publications remain a source of high-quality, relevant and timely information for Member States, policymakers, practitioners, scholars and the public at large.
United Nations publishing activities and practices are aligned with the overall goals and priorities of the Organization with regard to relevance, marketability, dissemination, production, cost-effectiveness and preservation.
The role of the Publications Board is to determine the policies governing the preparation, production, distribution and sale of documents, and to coordinate the planning and supervise the execution of the publications programme.
Only these publications have priority, and these titles will be processed - i.e., translated in all mandated languages and printed - at no cost to the author department. Once a publication is included in the publications programme, no changes can be made without the authorization of the Publications Board. Should author departments need to add a title or bring a change to an item on the publications programme such as implement a new mandate from an intergovernmental body, a detailed request should be submitted to the Secretariat of the Publications Board for its approval.
The term “publications programme” refers to a body of works planned for publication by an author department over a year or a biennium, generally in response to legislative mandates or other requests by intergovernmental bodies or other expert bodies. All United Nations publications should be included in the publications programme. Substantive offices must therefore follow in detail the directions and policies that apply to this programme (ST/AI/189/Add.1/Rev.2).
Information and promotional material such as brochures, flyers, newsletters, posters, calendars, catalogues and press releases are not part of the publications programme. United Nations documents are also not part of a publications programme. Also excluded are internal issuances such as preparatory documents, working papers and conference room papers consisting of background and technical documentation for meetings and seminars.
In line with paragraphs 2.3, 2.4 and 2.5 of Section 2 of ST/SGB/2012/2, each year around November, the Publications Board writes to all Secretariat author departments, including regional commissions transmitting the Publications Board instructions for the preparation of the next year’s publications programmes. Through this inter office memo, author departments are requested to submit their proposed publications programme via the gDoc 2.0 publication module.
All Publications should be registered in gDoc for processing. Publications that are not registered in gDoc do not have official UN status and should not and cannot carry the United Nations symbol.
The preparation of publications does not take priority over the preparation of official parliamentary documentation. Therefore, all publications submitted should be supplied in good time for their completion, taking account of their size and complexity. Production schedules cannot be estimated precisely until all the elements of a publication have been furnished.
As an estimate, publications take at least ten weeks to prepare if they are submitted "print ready". When translation is involved in the preparation of a publication, the time requested for the translation and additional typesetting should be added to the above deadline. It is therefore recommended that an individual schedule for each publication be discussed with DMS.
At the conclusion of each year, publications linked to items on the Publications Board for that year should have been submitted in gDoc for processing. Each year DMS will share a deadline with the respective focal points in a given secretariat. After this date, requests for translation and printing will not be accommodated. Exceptions will be made only in cases where the costs have been pre-encumbered in UMOJA, which would still need consultation with DMS.
Author departments are required to adhere to the deadlines in the forecast as work will be planned accordingly.
Obsolete titles and language versions that have sat in a translation queue for over two years will be deleted.
The emblem should appear on the cover page of all United Nations publications beside or above the name "United Nations" at the bottom of the page. The emblem may not be used in combination with the emblem of any organization outside the United Nations system without the express authorization of the Secretary-General.
When the United Nations emblem appears together with that of another body of the United Nations system, the emblem of each should appear in combination with the name of the organization to which it relates.
The emblem may be used together with the insignia of any individual Government only with the express permission of the Publications Board. For more details, please refer to ST/AI/189/Add.21