La Junta de Publicaciones es un órgano de la Secretaría de las Naciones Unidas que se rige por el boletín del Secretario General ST/SGB/2012/2, publicado el 29 de marzo de 2012, y cuyo propósito es fijar las políticas y normas de la Secretaría en materia de publicación, también para las oficinas fuera de la Sede y las comisiones regionales.

La página web de la Junta de Publicaciones puede consultarse en la intranet de las Naciones Unidas (plataforma de comunicaciones internas de la Secretaría), en la dirección https://iseek.un.org/publications-board, donde figura toda la información relativa al programa de publicaciones consolidado anual, las instrucciones de la Junta para que los departamentos autores presenten sus propuestas de publicación y la serie completa de instrucciones administrativas ST/AI/189 sobre publicaciones, así como el manual de políticas de publicación de las Naciones Unidas, muy práctico y útil. Si bien el manual todavía se encuentra en fase de proyecto, la Junta recomienda su consulta para disponer de toda la información detallada y actualizada relativa a la preparación, el contenido, el formato, los derechos de autor y la concesión de licencias de las publicaciones.

Paso 1: Compruebe que la publicación forma parte del programa de publicaciones de las Naciones Unidas. Cada oficina que presenta documentación cuenta con un punto focal designado ante la Junta de Publicaciones al que puede acudir para obtener toda la información sobre las publicaciones que figuran en el programa. Una vez que la Junta de Publicaciones finaliza su examen, su secretaría informa a todos los departamentos autores, a través del punto focal, de su resultado y de los servicios internos implicados en las publicaciones, lo que incluye la asignación a cada una de ellas de un identificador en el programa de la Junta de Publicaciones.

Paso 2: Si es coeditor o coautor de la publicación, póngase en contacto con la secretaría de la Junta de Publicaciones en Nueva York al menos un mes antes de la fecha prevista para su presentación a través de gDoc2.0 con miras a su procesamiento. Secretaria de la Junta de Publicaciones, Sra. Irina Lumelsky: lumelsky@un.org.

Nota: Los departamentos autores que tengan previsto realizar coediciones deberán suscribir un acuerdo con los correspondientes coeditores. Consultarán con la secretaría de la Junta de Publicaciones antes de plantear coediciones con partes que no sean entidades del sistema de las Naciones Unidas (incluidos los bancos multilaterales de desarrollo) y no se comprometerán a compartir los derechos de autor hasta que la Oficina de Asuntos Jurídicos dé su visto bueno desde el punto de vista jurídico. Los departamentos autores deberán seleccionar la opción de coedición en la base de datos siempre que prevean que el título en cuestión será coeditado con otras entidades de las Naciones Unidas o con entidades o editoriales externas. También incluirán una nota en la que se indique el número de coeditores previstos y su nombre, así como los idiomas a los que se traducirá la publicación original coeditada, si los hay. Se alienta a los departamentos a realizar coediciones, ya que permiten compartir los costos y reducir la duplicación de títulos afines. Los departamentos autores no aceptarán sufragar todos los gastos de producción y traducción y tendrán en cuenta que para todos los proyectos de coedición es necesario un contrato de coedición, que negociará y preparará la secretaría de la Junta de Publicaciones en Nueva York.

Paso 3: Cumplimente el cuestionario para la Sección de Ventas y Comercialización de Publicaciones de las Naciones Unidas en Nueva York siguiendo las instrucciones que se indican a continuación, recibidas de la oficina de Nueva York:

• Conéctese con su nombre de usuario y contraseña de UniteID en la siguiente dirección: https://shop.un.org/user/login
  Nota: El sistema se desconecta tras 15 minutos de inactividad, por lo que el cuestionario deberá abrirse (paso siguiente) antes de que transcurra ese lapso de tiempo.
• Si es la primera vez que se conecta al sistema, espere entre 24 y 48 horas antes de pasar al siguiente paso para que pueda procesarse la autorización inicial. Si no logra iniciar sesión con su UniteID, haga clic en “Contáctenos”, al final de la página.
• Tras iniciar sesión como se ha indicado, abra el cuestionario para autores en la siguiente dirección: https://shop.un.org/form/author-questionnaire.
• En caso de iniciar sesión por primera vez, la apertura del cuestionario puede demorarse de 24 a 48 horas debido a que es necesario recibir un enlace para cumplir las medidas de seguridad reforzada establecidas por la Oficina de Tecnología de la Información y las Comunicaciones. A partir de ese momento, gozará de acceso inmediato. Si necesita acceso inmediato al conectarse al sistema por primera vez, póngase en contacto con nosotros una vez que se haya registrado correctamente en el primer enlace proporcionado.

Paso 4: Inicie sesión en gDoc2.0 y cree una previsión para su publicación (los pasos necesarios se indican en una hoja aparte titulada “Previsión de publicaciones para su traducción”).

Paso 5: Cumplimente el formulario de demande d’impression (puede obtenerlo a través de su oficina o de la Sección de Gestión de Documentos) con la información pertinente sobre la previsión y envíelo a la Sección de Gestión de Documentos para que lo verifique.

Paso 6: Obtenga los números ISSN (en caso de una serie de publicaciones) y eISSN (si procede). Los números ISSN son específicos de cada idioma y los emite el Centro Internacional del ISSN https://portal.issn.org/. Una vez que se haya enviado el cuestionario para autores, la Sección de Ventas y Comercialización en Nueva York incluirá sistemáticamente los números ISSN y/o eISSN, si los hay, en su correo electrónico de respuesta. Si no es así, cree un nuevo registro de solicitud en http://www.issn.org/services/requesting-an-issn/.

Paso 7: Dos semanas antes de presentar la publicación, envíe por correo electrónico la demande d’impression autorizada, la respuesta de la Sección de Ventas y Comercialización y el archivo o archivos con el código o códigos de barras, si es necesario, al punto focal de coordinación de la Sección de Gestión de Documentos: dms-coordination@un.org.

Nota: Se aplica el mismo procedimiento a las publicaciones que solo tengan versión electrónica.

Paso 1: Si su publicación está destinada a la reproducción (solo impresión), cree una solicitud en gDoc2.0 e introduzca el correspondiente número de identificación de la Junta de Publicaciones. Varios campos se rellenarán automáticamente. Cumplimente todos los campos obligatorios.

Si su publicación debe ser traducida a otros idiomas, preséntela en gDoc2.0 utilizando el identificador de previsión y cumplimente todos los parámetros requeridos.

Paso 2: Cargue los siguientes archivos en gDoc2.0:

1. Formulario de demande d’impression autorizado.
2. Portada.
3. Archivo Word con el texto final listo para imprimir (en un único archivo editable).
4. Códigos de barras para ISBN y eISBN.
5. Detalles de impresión, como los colores.
6. Fotos etiquetadas, gráficos, archivos Excel de apoyo (deben corresponder al texto final), etcétera.
7. Coedición y coautoría, acuerdo suscrito y aprobación de la Junta de Publicaciones, si procede.

La Sección de Gestión de Documentos verificará los siguientes elementos de la presentación antes de programarla para su procesamiento:

• Signatura: la numeración debe ser correlativa; deben respetarse las series de signaturas; las modificaciones de publicaciones anteriores deben indicarse con un sufijo (Rev., Amend., Corr., etcétera).
• Título de la publicación: debe ser el mismo que figura en el programa de la Junta de Publicaciones, o uno muy similar. Deben reflejarse las modificaciones del texto (proyecto, versión anticipada, revisión, enmienda).
• Número total de páginas del original: incluye las páginas correspondientes a la portada y el título.
• Fecha de finalización solicitada: debe corresponderse con la publicación de la última versión traducida (véase el paso 2).
• Mandato: el mandato legislativo en el que se enmarca la decisión de realizar la publicación.
• Información relativa a la presentación: información de los funcionarios de consulta, autorización y certificación.
• Presupuesto: si se trata de una publicación extrapresupuestaria, debe incluirse una estimación de los costos emitida por la División de Gestión de Conferencias en la que figure el bloque de codificación de Umoja.
• Información relativa al órgano: debe haberse seleccionado correctamente en el menú desplegable de gDoc2.0.
• Información relativa a la publicación: año del programa de la Junta de Publicaciones y número de identificación.
• Números ISSN y eISSN: deben haber sido expedidos por el Centro Internacional del ISSN.
• Números ISBN y eISBN: si procede.
• Páginas del manuscrito: especificaciones de producción, que ya deberían haberse acordado con la Sección de Imprenta.
• Instrucciones en gDoc2.0: cualquier instrucción especial, como las fechas de las reuniones o eventos conexos y, para las publicaciones que deban ser traducidas, correos electrónicos de las personas que deberán recibir el texto traducido para dar su autorización.
• Idiomas: para solo impresión, marque todos los idiomas que se presentarán en la columna “Original”. Tenga en cuenta que la traducción a idiomas no contemplados en los mandatos se considerará extrapresupuestaria (será necesario aportar fondos).

El procesamiento de las publicaciones consta de dos etapas:

1. La versión en el idioma original se envía para su procesamiento/impresión.
2. Se inicia la traducción a los demás idiomas. Si desea informarse sobre el procesamiento paralelo, en el que las dos etapas se llevan a cabo a la vez, póngase en contacto con la Sección de Gestión de Documentos.

ETAPA 1 (para el procesamiento de todas las versiones originales)

Paso 1: Recibirá de la Sección de Imprenta el bon à tirer (BAT) con una versión en PDF de su publicación lista para imprimir. En función del volumen de la publicación y del trabajo que implique, el plazo puede extenderse hasta cuatro semanas.

Paso 2: Cuando reciba el BAT, verifique los elementos de formato del PDF. Introduzca las correcciones pertinentes en la maquetación y devuelva el BAT firmado a la Sección de Imprenta en el plazo de una semana a partir de su recepción. El BAT solo es válido para corregir la maquetación. En esta fase no debe introducirse ninguna corrección en el texto. A partir de este momento no se admitirán correcciones del texto.

Paso 3: Una vez confirmados los cambios en la maquetación, si los hubiera, recibirá otro BAT con un archivo PDF definitivo. Tan pronto como se haya retornado el BAT firmado a la Sección de Imprenta, la publicación se mandará a imprenta.

Paso 4: Se lleva a cabo la impresión y la publicación se envía a la dirección indicada. Para grandes cantidades que superen las tres cajas, póngase en contacto con la Sección de Distribución, que lo dirigirá a los servicios adecuados.

ETAPA 2 (si la publicación también debe ser traducida)

Paso 1: Una vez que haya aprobado el BAT en la etapa 1 anterior y haya recibido la versión definitiva en PDF, conviértalo en un archivo de Microsoft Word.

Paso 2: Compruebe que en el archivo convertido: no falten capítulos o partes del texto, los títulos y la numeración de los párrafos sean correctos, estén todas las llamadas a las notas a pie de página y estas contengan todo el texto, no se hayan sustituido palabras por cuadrados o signos de interrogación, y el texto de los cuadros, gráficos, etc., esté completo.

Paso 3: Una vez finalizada la revisión, envíe el archivo Word definitivo a través de gDoc2.0 y etiquételo como “Final Text”. Cargue la versión en PDF en gDoc2.0, incluidas las referencias y una copia con control de cambios (si ya se ha traducido anteriormente).

Paso 4: Mande un correo electrónico a la Sección de Gestión de Documentos para confirmar que se han cargado todos los archivos. En este momento, y no antes, los archivos se enviarán a las secciones de traducción para que los procesen. Nota: Este paso es esencial, puesto que, de no llevarse a cabo, no puede iniciarse la labor de traducción.

Paso 5: Una vez finalizadas las versiones traducidas, recibirá por correo electrónico las versiones electrónicas de las publicaciones para que las verifique. Dispone de cinco días laborables para comprobar la conformidad de la traducción. Puede contactar directamente con las secciones de traducción para tratar cuestiones terminológicas u otros elementos del texto. En esta fase no pueden introducirse grandes cambios en el texto. Una vez transcurrido el plazo, se cerrará la fase de procesamiento de texto.

Paso 6: Recibirá de la Sección de Imprenta otro BAT con una versión en PDF de su publicación lista para imprimir en los distintos idiomas. Verifique el formato en el PDF. Introduzca las correcciones pertinentes en la maquetación y devuelva el BAT firmado a la Sección de Imprenta en el plazo de una semana desde su recepción. En esta fase no debe introducirse ninguna corrección en el texto. A partir de este momento no se admitirán correcciones del texto. Tan pronto como se haya retornado el BAT firmado a la Sección de Imprenta, la publicación se mandará a imprenta.

Paso 7: Se lleva a cabo la impresión y la publicación se envía a la dirección indicada. Para grandes cantidades que superen las tres cajas, póngase en contacto con la Sección de Distribución, que lo dirigirá a los servicios adecuados.