Главная
Организация Объединенных Наций
Отделение Организации Объединенных Наций в Женеве
  • Эта страница была переведена с помощью машинного перевода. Подробнее.

Подготовка, подача и обработка официальных публикаций ООН

Издательский совет — это орган Секретариата Организации Объединенных Наций, деятельность которого регулируется Бюллетенем Генерального секретаря ST/SGB/2012/2, выпущенным 29 марта 2012 года. Целью совета является установление издательской политики и стандартов Секретариата, в том числе для отделений за пределами Центральных учреждений и региональных комиссий.

Веб-страницу Совета по публикациям можно просмотреть в Интранете ООН-iSeek - внутренней коммуникационной платформе ООН для Секретариата ООН, по адресу https://iseek.un.org/publications-board для получения всей информации, включая ежегодную консолидированную Программу публикаций, инструкции Совета для авторских департаментов, представляющих свои предлагаемые публикации, и полную серию Административных инструкций ST/AI 189 по публикациям, а также очень практичное и полезное Руководство по политике Организации Объединенных Наций в области публикаций. Хотя руководство все еще находится в черновом варианте, Совет рекомендует ознакомиться с ним для получения всей актуальной подробной информации о подготовке, содержании, формате, авторских правах и лицензировании публикаций.

Шаг 1: Убедитесь, что публикация является частью Программы публикаций ООН. В каждом офисе, подающем заявку, есть назначенный координатор для Совета по публикациям, с которым можно связаться для получения подробной информации о публикациях в Программе. После того, как Издательский совет завершит рассмотрение, Секретариат Издательского совета через Координационный центр проинформирует каждый авторский отдел о результатах рассмотрения, а также о внутренних службах, связанных с публикациями, включая идентификатор программы Издательского совета для каждой публикации.

Шаг 2:   Если вы являетесь соавтором и/или соавтором публикации, не позднее, чем за месяц до предполагаемой отправки публикации на обработку через gDoc2.02.0, свяжитесь с Секретариатом Совета по публикациям в Нью-Йорке. Секретарь Совета по публикациям г-жа Ирина Люмельски: lumelsky@un.org .

Примечание: Авторские отделы, которые планируют выпуск совместных публикаций, должны заключить соглашение с определенными соиздателями. Они должны проконсультироваться с Секретариатом Совета по публикациям до вступления в обсуждения совместной публикации со сторонами, которые не являются субъектами системы ООН (включая многосторонние банки развития), и не должны брать на себя обязательства по совместному авторскому праву до подтверждения того, что это юридически разрешено Управлением по правовым вопросам. Авторские отделы должны выбирать опцию совместной публикации в базе данных всякий раз, когда они ожидают, что название будет опубликовано совместно с другими субъектами ООН и/или внешними субъектами/издателями. Авторские отделы должны включать примечание с указанием количества ожидаемых соиздателей, их имен и языков, если таковые имеются, в дополнение к оригинальному изданию, на котором будет переведено и опубликовано совместно изданное название. Совместные публикации приветствуются, поскольку они позволяют разделить расходы и сократить дублирование похожих названий. Авторские отделы не должны соглашаться нести все расходы на производство и переводы и должны учитывать, что все проекты совместной публикации требуют договора о совместной публикации. Эти контракты обсуждаются и готовятся Секретариатом Совета по публикациям в Нью-Йорке.

Шаг 3:   Заполните анкету для отдела продаж и маркетинга ООН в Нью-Йорке, следуя приведенным ниже инструкциям, полученным из Нью-Йорка:

  • Войдите в систему, используя свое имя пользователя и пароль UniteID, здесь: https://shop.un.org/user/login
    Примечание: система отключается через 15 минут бездействия. Открытие анкеты на следующем этапе должно быть инициировано в течение 15-минутного окна.

  • Если вы впервые пользуетесь, подождите 24-48 часов, прежде чем перейти к следующему шагу, чтобы обеспечить начальное разрешение. Нажмите внизу страницы на «Связаться с нами», если на данном этапе вы не можете войти в систему с помощью UniteID.

  • После входа в систему, как указано выше, откройте анкету автора здесь: https://shop.un.org/form/author-questionnaire

  • Открытие анкеты автора может занять от 24 до 48 часов для доступа к ссылке после первого входа в систему из-за дополнительных мер безопасности OICT. Вы получите немедленный доступ в дальнейшем. Если вам требуется немедленный доступ в первый раз, свяжитесь с нами после того, как вы успешно вошли в первую предоставленную ссылку.

Шаг 4: Войдите в gDoc2.0 и создайте прогноз для вашей публикации (шаги по созданию прогноза описаны в отдельном разделе под названием «Прогнозирование публикаций для перевода»).

Шаг 5:   Заполните форму Demande d'impression (DI) (ее можно получить в вашем офисе или DMS), используя соответствующую информацию из прогноза, и отправьте ее в DMS для проверки.

Шаг 6: Получите номера ISSN (если серия публикаций) и eISSN (если применимо): номера ISSN привязаны к языку и выдаются Международным центром ISSN https://portal.issn.org/ . После отправки анкеты автора, Sales and Marketing NY будет систематически указывать номера ISSN и/или eISSN в своем ответном электронном письме, если они существуют. Если нет, создайте новый регистр запросов на сайте http://www.issn.org/services/requesting-an-issn/.    

Шаг 7: За две недели до подачи заявки отправьте по электронной почте одобренный DI, ответ из отдела продаж и маркетинга, а также файл(ы) штрих-кода (при необходимости) координатору по координации DMS: dms-coordination@un.org .

Примечание: та же процедура применяется и к электронным публикациям.

Шаг 1: В gDoc2.0, если ваша публикация предназначена для воспроизведения (только печать), создайте запрос и введите соответствующий номер Publications Board ID. Ряд полей будут обновлены автоматически. Заполните все обязательные поля gDoc2.0, где это требуется.

Если ваша публикация предназначена для перевода на другие языки, в gDoc2.02.0 отправьте публикацию, используя идентификатор прогноза, и заполните все запрошенные параметры.

Шаг 2: Загрузите следующие файлы в gDoc2.0:

  1. очищенный Demande d'Impression
  2. титульный лист
  3. Файл Word с готовым к печати окончательным текстом (в одном редактируемом файле)
  4. штрих-коды для ISBN и eISBN
  5. особенности печати, такие как цвета
  6. полностью маркированные фотографии, графики, файлы поддержки Excel (должны соответствовать окончательному тексту) и т. д.
  7. совместная публикация и соавторство, согласование/и одобрение Издательского совета, если применимо

Перед тем как запланировать обработку вашего заявления, DMS проверит следующие элементы:

  • символ : без пробелов в нумерации; символы серий должны быть сохранены; модификации ранее выпущенных публикаций должны иметь суффикс — Rev., Amend., Corr. и т. д.
  • Название публикации : должно быть или соответствовать очень близко к названию в программе Publications Board. Изменения текста, такие как черновик, предварительная версия, пересмотр, поправка должны быть отражены
  • общее количество оригинальных страниц : включая обложку и титульные листы
  • требуемая дата завершения : должна соответствовать выпуску последней языковой версии (см. этап 2)
  • мандат : законодательный мандат, который несет решение о публикации
  • предоставление информации : консультирование, авторизация и заверение информации должностных лиц
  • бюджет : если внебюджетный, следует включить выпущенную DCM смету расходов, содержащую блок кодирования UMOJA)
  • информация об органе : если правильно выбрано из выпадающего меню в gDoc2.0
  • информация о публикации : год программы Совета по публикациям и идентификационный номер
  • Номера ISSN и eISSN : если они выпущены Международным центром iSSN
  • Номера ISBN и eISBN : если применимо
  • Страницы рукописи : производственные спецификации, которые должны быть заранее согласованы с типографией
  • инструкции в gDoc2.0 : любые специальные инструкции, такие как даты соответствующих встреч/мероприятий и публикации для перевода, адреса электронной почты лиц, которым следует получить переведенный текст для утверждения
  • языки : только для печати, отметьте все языки, которые будут представлены в колонке «Оригинал». Обратите внимание, что языки для перевода за пределами права будут считаться внебюджетными (необходимо будет предоставить средства)

Обработка публикаций осуществляется в два этапа:

  1. Исходная языковая версия отправляется на обработку/печать.

  2. Работа начинается с перевода языковых версий. Если вы хотите изучить параллельную обработку, где два шага выполняются вместе, пожалуйста, свяжитесь с DMS.

ЭТАП 1 (для обработки всех исходных версий)

Шаг 1: Вы получите Bon a tirer (BAT) с готовой к печати версией PDF вашей публикации из отдела печати. В зависимости от объема отправки и работы, этот срок может варьироваться до четырех недель.

Шаг 2: Получив BAT, проверьте элементы форматирования в PDF. Внесите действительные исправления в макет и верните подписанный BAT в Отдел печати в течение одной недели с момента получения. BAT действителен только для исправления макета. На этом этапе не следует вносить исправления в текст. После этого этапа исправления в текст вноситься не будут.

Шаг 3: После подтверждения изменений макета, если таковые имеются, вы получите еще один BAT с окончательным файлом PDF. Как только подписанный BAT будет возвращен в Отдел печати, ваша публикация будет отправлена на печать.

Шаг 4:   Печать завершена и доставлена по указанному адресу. Для больших объемов, превышающих три коробки, пожалуйста, договоритесь с Отделом распространения, который направит вас к соответствующим службам.

ЭТАП 2 (если публикация также предназначена для перевода)

Шаг 1:   Получив окончательную версию PDF после одобрения BAT на этапе 1, описанном выше, преобразуйте файл PDF в файл Microsoft Word.

Шаг 2:   Проверьте преобразованные файлы на предмет согласованности: отсутствующие главы или части текста, заголовки и номера абзацев, все номера сносок и текст в них, слова, замененные квадратами или вопросительными знаками, полный текст в таблицах, графиках и т. д.

Шаг 3: После завершения отправьте окончательный файл Word через gDoc2.0 и пометьте как «Окончательный текст». Загрузите версию PDF в gDoc2.0, включая любые ссылки и размеченную копию (если она была ранее переведена).

Шаг 4:   Отправьте электронное письмо в DMS, подтверждающее загрузку всех файлов. Только на этом этапе файлы будут отправлены в разделы перевода для обработки. Примечание: если этот шаг не будет выполнен, перевод не может быть начат, поэтому очень важно, чтобы он был выполнен должным образом.  

Шаг 5: После завершения перевода вы получите по электронной почте электронные версии публикаций для проверки. У вас есть пять рабочих дней, чтобы проверить перевод на согласованность. На этом этапе вы можете напрямую связаться с соответствующими отделами перевода, чтобы обсудить вопросы терминологии или другие элементы текста. На этом этапе не могут быть внесены никакие существенные изменения в текст. По истечении этого времени текст будет «выведен» из обработки текста.

Шаг 4:   Вы получите еще один BAT с готовой к печати версией PDF на языках из отдела печати. Проверьте элементы макета в PDF. Внесите допустимые исправления в макет и верните подписанный BAT в отдел печати в течение одной недели с момента получения. На этом этапе в текст не следует вносить никаких исправлений. После этого этапа никакие исправления в текст вноситься не будут. Как только подписанный BAT будет возвращен в отдел печати, ваша публикация будет отправлена на печать.

Шаг 4: Печать завершена и доставлена по указанному адресу. Для больших объемов, превышающих три коробки, пожалуйста, договоритесь с Отделом распространения, который направит вас к соответствующим службам.

Для запросов

Общие вопросы: dms-dcm@un.org
Запросы, касающиеся Demande d'impression (DI): dms-coordination@un.org
Типография: Genevapublishing@un.org

Прогнозирование публикаций ООН

Прогнозирование публикаций для перевода является обязанностью отправляющего офиса и должно быть введено в gDoc2.0 во время отправки запроса на печать/Demande d'impression (DI) в Секцию управления документами (DMS). Прогноз должен включать следующие элементы:

  • Тип прогноза: выберите Непарламентский
  • Тип документа: выберите: Программа публикаций

Пробелов в нумерации быть не должно. Серийные обозначения должны быть сохранены. Изменения ранее выпущенных публикаций должны быть отражены с помощью суффикса (Rev., Amend., Corr. и т.д.)

Название должно соответствовать или максимально точно отражать то, что было внесено в программу Издательского совета.

Мандат должен исходить из резолюции Генеральной Ассамблеи ООН или ЭКОСОС или запроса межправительственного органа. Пожалуйста, предоставьте веб-ссылку на документ мандата или включите символ документа в программу работы или отчет, который несет решение о публикации.

Эта информация автоматически заполняется из программы публикаций.

Эта информация автоматически заполняется из идентификационного номера программы Publications Board.

Номер ISSN можно получить через Международный центр ISSN на веб-сайте: http://www.issn.org/services/requesting-an-issn /

Стоимость атрибуции ISSN составляет 25-50 евро. Каждый язык издания имеет свой собственный номер ISSN. Подробная информация об ISSN и ISBN может быть найдена в ST/AI/189/Add.24 и на сайте Международного центра ISSN .

Эти цифры должны быть получены в Отделе продаж и маркетинга ООН, Нью-Йорк. Они должны быть отражены в DI.

Эта информация автоматически заполняется из номера идентификатора программы Publications Board, если информация была включена во время одобрения публикации Publications Board. В противном случае система предложит ручное вмешательство во время создания прогноза.

Эта информация автоматически заполняется на основе идентификационного номера программы Publications Board.

Примечание : если языковая комбинация отличается от той, которая указана в утвержденном идентификаторе программы Издательского совета, изменения могут быть реализованы только после одобрения Издательским советом при поддержке Координатор вашего секретариата в Издательском совете и надлежащим образом обоснованное решение, утвержденное в отчете соответствующего органа. В таких случаях прогноз должен быть создан только после того, как изменения будут отражены в идентификационном номере программы Издательского совета, чтобы новые языковые реквизиты были правильно заполнены в прогнозе.

Эта дата должна совпадать с датой ожидаемой подачи.

Первая дата — это дата выдачи, запрошенная клиентом для исходного языка(ов), а в случаях, когда запрашивается перевод, вторая дата должна отражать дату выдачи, запрошенную клиентом.   для целевых языков.

В это поле необходимо включить информацию о ранее переведенных версиях или сериях, включая ссылки на символы этих публикаций.

Часто задаваемые вопросы

The term “United Nations publication” refers to any written material issued by or for the United Nations, to a defined external audience. Examples of United Nations publications include major studies and reports, monographs, edited volumes, statistical compilations, conference proceedings, journals, serial publications such as yearbooks, the United Nations Treaty Series and other international law publications. 

United Nations publications are generally published in response to legislative mandates or requests by intergovernmental bodies and need authorization and certification of funds (if they are extra budgetary publications). Publications may be distributed free of charge or for a price. If sold, United Nations publications are assigned an International Standard Book Number (ISBN/eISBN) or, for serials and periodicals, an International Standard Serial Number (ISSN/eISSN). Publications may be published in print or electronic form, including as mobile applications, and in any other format or media as technology evolves.

After approval by the Publications Board, a proposed publication is then included in the Publications Programme.

A title is regarded as a publication if its audience is at least 500 copies in all formats in the original language and 1000 copies (all formats) for a translated edition.

When the content warrants publication, but the audience is too limited to justify the cost of a full-fledged publication and/or funding is not available, the manuscript can be published as a working paper formatted by the author department with a minimal layout and no cover (only a black and white title page). Working papers are only digital, in the original language and are uploaded on the author department’s website. They bear UN copy right and mention “working paper”.

The Secretary-General, for the purpose of increasing the effectiveness and efficiency of United Nations publishing activities in implementing the mandates of intergovernmental bodies, promulgated the Publications Board in ST/SGB/2012/2. The purpose of the Publications Board is to establish the publishing policies and standards of the Secretariat, including offices away from Headquarters and regional commissions, so that:

  • United Nations publications remain a source of high-quality, relevant and timely information for Member States, policymakers, practitioners, scholars and the public at large.

  • United Nations publishing activities and practices are aligned with the overall goals and priorities of the Organization with regard to relevance, marketability, dissemination, production, cost-effectiveness and preservation.

The role of the Publications Board is to determine the policies governing the preparation, production, distribution and sale of documents, and to coordinate the planning and supervise the execution of the publications programme. 

Only these publications have priority, and these titles will be processed - i.e., translated in all mandated languages and printed - at no cost to the author department. Once a publication is included in the publications programme, no changes can be made without the authorization of the Publications Board. Should author departments need to add a title or bring a change to an item on the publications programme such as implement a new mandate from an intergovernmental body, a detailed request should be submitted to the Secretariat of the Publications Board for its approval.

The term “publications programme” refers to a body of works planned for publication by an author department over a year or a biennium, generally in response to legislative mandates or other requests by intergovernmental bodies or other expert bodies. All United Nations publications should be included in the publications programme. Substantive offices must therefore follow in detail the directions and policies that apply to this programme (ST/AI/189/Add.1/Rev.2).

Information and promotional material such as brochures, flyers, newsletters, posters, calendars, catalogues and press releases are not part of the publications programme. United Nations documents are also not part of a publications programme. Also excluded are internal issuances such as preparatory documents, working papers and conference room papers consisting of background and technical documentation for meetings and seminars.

In line with paragraphs 2.3, 2.4 and 2.5 of Section 2 of ST/SGB/2012/2, each year around November, the Publications Board writes to all Secretariat author departments, including regional commissions transmitting the Publications Board instructions for the preparation of the next year’s publications programmes. Through this inter office memo, author departments are requested to submit their proposed publications programme via the gDoc 2.0 publication module.

All Publications should be registered in gDoc for processing. Publications that are not registered in gDoc do not have official UN status and should not and cannot carry the United Nations symbol.

The preparation of publications does not take priority over the preparation of official parliamentary documentation. Therefore, all publications submitted should be supplied in good time for their completion, taking account of their size and complexity. Production schedules cannot be estimated precisely until all the elements of a publication have been furnished.

As an estimate, publications take at least ten weeks to prepare if they are submitted "print ready". When translation is involved in the preparation of a publication, the time requested for the translation and additional typesetting should be added to the above deadline. It is therefore recommended that an individual schedule for each publication be discussed with DMS.

At the conclusion of each year, publications linked to items on the Publications Board for that year should have been submitted in gDoc for processing. Each year DMS will share a deadline with the respective focal points in a given secretariat. After this date, requests for translation and printing will not be accommodated. Exceptions will be made only in cases where the costs have been pre-encumbered in UMOJA, which would still need consultation with DMS.

Author departments are required to adhere to the deadlines in the forecast as work will be planned accordingly. 

Obsolete titles and language versions that have sat in a translation queue for over two years will be deleted.

The emblem should appear on the cover page of all United Nations publications beside or above the name "United Nations" at the bottom of the page. The emblem may not be used in combination with the emblem of any organization outside the United Nations system without the express authorization of the Secretary-General.

When the United Nations emblem appears together with that of another body of the United Nations system, the emblem of each should appear in combination with the name of the organization to which it relates.

The emblem may be used together with the insignia of any individual Government only with the express permission of the Publications Board. For more details, please refer to ST/AI/189/Add.21