Секция управления документооборотом (СУД), Служба централизованного планирования и координации (СЦПК) женевского Отдела конференционного управления Департамента по делам Генеральной Ассамблеи и конференционному управлению Организации Объединенных Наций (ДГАКУ), получает всю официальную документацию, а именно публикации и документы заседающих органов, подлежащие обработке для нужд заседаний Организации Объединенных Наций (ООН).
Секция выполняет функции клирингового центра для документов, подлежащих рассмотрению Генеральной Ассамблеей, Экономическим и Социальным Советом и их вспомогательными органами, включая все межправительственные органы со штаб-квартирой в Женеве: Конференцию по разоружению (КР) и ее договорные органы, Европейскую экономическую комиссию (ЕЭК), Конференцию ООН по торговле и развитию (ЮНКТАД), Управление Верховного комиссара ООН по правам человека (УВКПЧ), Управление Верховного комиссара ООН по делам беженцев (УВКБ ООН) и Объединенную инспекционную группу (ОИГ). Она также оказывает услуги секретариату Рамочной конвенции Организации Объединенных Наций об изменении климата (РКИКООН) и Конвенции Организации Объединенных Наций по борьбе с опустыниванием (КБО) и др.
Контактная информация
Планирование и обработка документов
Секция управления документооборотом руководит процессом предварительного планирования документооборота и последующей обработки документов после получения. Она рассматривает принятые резолюции и решения межправительственных органов и проверяет, чтобы все документы заседающих органов, которые должны быть рассмотрены совещательными инстанциями до начала сессии, в ходе сессии и после сессии, были подготовлены и представлены в соответствии с мандатами директивных органов.
Секция взаимодействует со всеми подразделениями-составителями в рамках Секретариата, группами конференционного управления межправительственных органов и постоянными представительствами, стремясь обеспечить высокую степень предсказуемости представления документов. На основе системы документооборота по графику она готовит прогнозы рабочей нагрузки для обрабатывающих подразделений Департамента, а эти прогнозы, в свою очередь, служат основой для кадрового планирования, цель которого — обеспечить максимально эффективное использование ресурсов и своевременное предоставление документов межправительственным органам.
Секция осуществляет последующую обработку документов, используя систему управления документацией Организации Объединенных Наций под названием gDoc для отслеживания и управления процессом прохождения каждой рукописи по всем звеньям цепи от представления до выпуска в качестве официального документа.
Инструкции по планированию документооборота, представлению и обработке документации и информационные записки СУД, представленные здесь, призваны облегчить и разъяснить процесс представления документов для государств-членов, составителей и подразделений Секретариата Организации Объединенных Наций. Эти два текста связаны между собой, так что пользователи могут получить как общую информацию в Инструкциях, так и более подробные указания в информационных записках и на соответствующих справочных сайтах. Вы также можете ознакомиться со списком контактов СУД, в котором указаны имена сотрудников СУД, ответственных за конкретный сегмент документооборота, к которым пользователи могут обращаться с конкретными вопросами или проблемами.