Что такое прогноз?
Прогнозы представляются дважды в год (1 апреля и 31 октября) на следующий шестимесячный период.*
DMS использует модель прогнозирования в gDoc в качестве инструмента управления для перспективного планирования всей документации (предсессионной, сессионной и послесессионной, а также публикаций), включая: планирование слотинга (т. е. согласованной даты представления) и даты выпуска отчетов; и, что особенно важно, при расчете рабочей нагрузки всех соответствующих служб в течение указанного периода времени для обеспечения своевременного выпуска документации. Прогнозы содержат: название документа; его законодательный мандат со ссылкой на конкретный источник (резолюция/решение/другое); предполагаемое количество слов; исходный язык и целевой язык(и); предполагаемую дату представления и запрашиваемую дату выпуска; а также название и дату заседания, для которого необходим документ.

Что такое слотирование?
На основе информации в модуле прогнозирования gDoc, для обеспечения бесперебойной обработки и своевременной выдачи предсессионных документов, DMS и отправляющие офисы по взаимному согласию обязуются устанавливать конкретные даты слотирования – или крайние сроки – для их подачи и выдачи. DMS ожидает, что эти даты будут соблюдаться; документы, полученные после согласованной даты слотирования, считаются поданными с опозданием. Следует отметить, что документы, полученные вовремя, будут иметь приоритет перед поданными с опозданием.

Как оценивается прогноз?
DMS рассматривает прогнозы с целью содействия планированию пропускной способности в рамках соответствующих услуг в запрашиваемые сроки. С этой целью DMS:
• Проверяет, что вся требуемая информация является точной и полной.
• Запрашивает разъяснения или поправки к прогнозу по мере необходимости.
• Делится прогнозной информацией с обрабатывающими подразделениями, чтобы они могли планировать свою работу.

___________________________________________________

*Даты подачи устанавливаются на основе правила 10-4-6 недель (подача за 10 недель до заседания; 4 недели на обработку; выдача за 6 недель до заседания), если соответствующим органом не принята схема 8-4-4.

Представление прогнозов
Прогнозирование, первый шаг в процессе управления документацией, является обязанностью офиса, представляющего документацию. Дважды в год, к 1 апреля и 31 октября, вся прогнозируемая документация, включая парламентские документы (предсессионные, сессионные и послесессионные) и публикации, ожидаемые в течение следующего шестимесячного периода, должны быть введены в модуль прогнозирования gDoc. Прогнозы проверяются DMS, чтобы убедиться, что они содержат следующие элементы: (a) четкий законодательный мандат (символ резолюции/решения или конкретный мандат, изложенный в описательной части отчета); (b) название документа и подзаголовок, по мере необходимости; (c) серия символов и распределение: (d) количество слов в пределах лимита; (e) целевые языки; (f) правильная категория (A/B/C или D)**; и (g) статус бюджета. Для упрощения рабочего процесса предлагается поэтапная подача документов для заседаний продолжительностью 3 недели и более. Если прогнозы соответствуют всем вышеперечисленным требованиям, находятся в установленных пределах слов и запланированы в сроки, согласованные с представляющим офисом, они утверждаются DMS. Утвержденные прогнозы направляются в обрабатывающие подразделения для того, чтобы они могли планировать свою работу.

После утверждения прогнозы считаются соглашением между DMS и представляющими их офисами и используются для прогнозирования будущей рабочей нагрузки.

Важность своевременного представления предсессионной документации
Гладкая обработка и своевременный выпуск документации Организации Объединенных Наций зависят от пунктуальной («своевременной») подачи документации. Назначенные даты подачи предсессионных отчетов (даты слотирования) отслеживаются. Во избежание путаницы и возможного дублирования работы крайне важно, чтобы департаменты-авторы использовали утвержденную ссылку на прогноз, установленную в gDoc, при подаче своих отчетов. Предсессионные документы, которые не были поданы к крайнему сроку и которые не были согласованы для позднего слотирования, то есть до крайнего срока [ссылка на информационную записку DMS по NLS], будут считаться представленными с опозданием. Таким образом, эти отчеты будут обрабатываться с использованием ресурсов DMS «по мере доступности», и для них потребуется сноска о позднем представлении с указанием причины задержки. Приоритет в цепочке обработки будет отдан представлениям, представленным вовремя.

Внутрисеансовое прогнозирование и внутрисеансовые отчеты
Прогноз на сессии должен быть завершен в gDoc не позднее, чем за 3 недели до запланированной встречи. DMS требуется 48 часов для обработки документа на сессии. В исключительных случаях в предпоследний день встречи документы могут быть обработаны в течение 24 часов. В последний день встречи документы не принимаются для обработки.

Отчеты по итогам сессии
Для обеспечения своевременной публикации постсессионных отчетов их представление на обработку должно осуществляться как можно скорее после даты завершения заседания, но не позднее, чем через две недели после этой даты.

Роль отдела планирования DMS
Оказывая содействие в планировании и представлении парламентской документации, отдел планирования DMS:
• Предоставляет консультации представляющим ведомствам по вопросам планирования и подготовки их прогнозов, включая внесение поправок в такие прогнозы, если это необходимо.
• Согласовывает сроки подачи документов (сроки распределения) с подающими документами, включая распределение объемной документации.
• Анализирует прогнозы, включая мандаты, стандартные ограничения по количеству слов, а также даты подачи и запрашиваемые даты выпуска.
• Составляет список мандатов, извлеченных из резолюций и решений межправительственных органов.
• Напоминает подающим документы офисам о прогнозах и сроках подачи заявок.
• Предоставляет статистические данные и отчеты по документации, включая соблюдение сроков подачи, обработки и выдачи.
• Предоставляет председателям межправительственных органов обновленные отчеты о работе службы документации до начала каждой сессии в целях обеспечения прозрачности и подотчетности перед государствами-членами.
• Отчеты о своевременном представлении прогнозов, распределении и выпуске: (a) отчетов об обслуживании документов для председателей/руководителей заседаний; (b) квартальных отчетов для представляющих офисов; и (c) ежегодного отчета Генерального секретаря по управлению документацией для информации Секретариата и государств-членов.
• Запрашивает обратную связь от межправительственных органов с целью выявления недостатков и улучшения обслуживания документации.

___________________________________________________

*Предсессионные документы должны быть представлены за 10 недель до заседания, к которому они относятся, для распространения за 6 недель до заседания, если соответствующим органом не принят график подачи за 8 недель до заседания для распространения за 4 недели до заседания.
**A: Документы Секретариата (8 500 слов); B: Документы, не относящиеся к Секретариату (10 700 слов); C: Сообщения государств-членов; D: Проекты резолюций/решений.

DMS несет ответственность за обеспечение того, чтобы все парламентские документы:
• Представлены через gDoc в соответствии с их соответствующими повестками дня и официальными прогнозами документов, а также в соответствии с установленными правилами Генеральной Ассамблеи по контролю и ограничению документации.
• Иметь четкие законодательные полномочия, которые должны быть указаны в резюме и/или вводной части.
• Соответствуют согласованным ограничениям по количеству слов: категория A: 8500 слов; категория B: 10700 слов. *
• Иметь правильный заголовок и правильный символ (проверка на дублирование).
• Укажите правильный номер сеанса и правильные даты сеанса.
• Используйте правильные заголовки и подзаголовки.
• Формально организованы в четкой иерархической структуре с учетом заголовков, подзаголовков, структуры абзацев, приложений, вложений, вложений и сносок.
• Подаются в электронном виде в редакторе Microsoft Word шрифтом Times New Roman размером 12 пунктов.
• Представлены со всеми соответствующими справочными материалами, как указано в прогнозе gDoc.
• Содержать резюме, введение и обобщенные выводы и/или рекомендации, выделенные жирным шрифтом.
• Четко идентифицированы, если они должны быть оплачены за счет внебюджетного финансирования, по коду счета.
• Если документ был подан с опозданием, добавьте сноску о поздней подаче.

___________________________________________________

*Документы Организации Объединенных Наций классифицируются следующим образом:
A: Документы, исходящие из Секретариата;
B: Документы, не относящиеся к Секретариату;
C: Сообщения от государств-членов;
D: Проекты резолюций/решений.

Прогноз
• Прогнозы по внутрисессионным документам должны быть представлены в окончательном виде в gDoc не позднее, чем за три недели до начала заседания.
• Прогнозируемая информация должна включать: мандат; название и символ документа; дату и время подачи и запрашиваемой выдачи; количество слов; язык исходного и целевого языков.
• Прогнозы составляются с учетом того, что в один день не должно быть представлено на обработку более 3 документов сессии. Представление более 3 документов потребует согласования с DMS.
• Все прогнозы по документам будут рассмотрены DMS с учетом имеющихся возможностей перевода и для определения того, могут ли потребоваться корректировки из-за отклонений от стандартного количества слов и/или сроков подачи.

Количество слов и сроки
• Документы должны быть максимально короткими, чтобы обеспечить оптимальную обработку и выдачу. Для сессий продолжительностью в одну неделю или более документы не должны превышать 3300 слов; для сессий продолжительностью менее одной недели документы не должны превышать 660 слов.
• Подача и обработка должны, по возможности, быть разнесены. Если есть совпадение, обязательства по датам выдачи должны быть согласованы заранее с DMS.
• Для сессий продолжительностью в одну неделю или более требуется не менее 48 часов для выпуска стандартных по объему представлений на всех шести официальных языках. Если по какой-либо причине время, отведенное на обработку, сокращается, длина документа не должна превышать 1650 слов.
• Документы не будут приниматься для обработки в последний день встречи. В зависимости от переговоров с DMS, документы в пределах допустимого количества слов могут быть обработаны в течение 24 часов в предпоследний день.

Исправления
Исправления в уже поданных документах не принимаются. Исправления/изменения должны быть сделаны в окончательной версии документа.

Подача прогнозов публикаций
Прогнозы публикаций, которые являются ответственностью офиса, представляющего отчет, должны составляться ежегодно с использованием модуля прогнозирования gDoc и должны включать все прогнозируемые публикации на предстоящий двухлетний период на основе списка публикаций, утвержденного Советом по публикациям и зарегистрированного в базе данных DMS. При подготовке таких прогнозов офисы, представляющие отчеты, должны гарантировать, что:
• Символ каждой публикации уникален и присваивается таким образом, чтобы не создавать пробелов в последовательности нумерации публикаций.
• Законодательный мандат для каждой публикации, будь то резолюция или решение Генеральной Ассамблеи или Экономического и Социального Совета или запрос межправительственного органа, четко указан в поле мандата в модуле gDoc.
• Указывается тип бюджета (регулярный бюджет/РБ или внебюджетный/ВБ), включая бюджетную строку (номер счета) для внебюджетных публикаций.
• Номер, присвоенный запросу в программе «Публикации», отображается в модуле gDoc (в записи «Информация о публикации»).
• Номера ISBN и eISBN запрашиваются для всех публикаций ООН, продаваемых через систему управления документами в Женеве (см. раздел «Продажи публикаций/тиражи ООН» в списке контактов системы управления документами) и указываются в разделе «Продажи публикаций» модуля прогнозирования gDoc.
• Номера ISSN и eISSN для серийных изданий запрашиваются непосредственно в Международном центре ISSN и предоставляются в запросе gDoc.
• Спецификации «Рабочая область», «Страницы рукописи» и «Печать и производство» в запросах gDoc заполнены полностью и правильно, включая информацию о цифрах рулонов, которые следует указать в поле «Примечания».
• Версии на исходном языке и на целевых языках указываются в разделе информации о языке: (a) если выбран вариант «Только печать», следует указать количество страниц на исходном языке; (b) если запрашивается перевод, общее количество слов должно соответствовать предполагаемому количеству страниц в программе публикаций; (c) если запрашивается перевод на языки, отличные от тех, которые используются соответствующим органом, мандат на такой перевод должен быть четко указан — при отсутствии четкого мандата такие запросы будут считаться внебюджетными и будут переданы на рассмотрение в DMS.

Все публикации должны быть зарегистрированы в gDoc. Публикации, не зарегистрированные в gDoc, не считаются имеющими официальный статус Организации Объединенных Наций и не должны иметь символ ООН.

Все публикации должны быть включены в программу публикаций, утвержденную Советом по публикациям. Никакие изменения не могут быть внесены без разрешения Совета по публикациям. Подающие офисы, желающие добавить названия в свою программу публикаций, должны подать подробный запрос Совету для одобрения. Подающие офисы, желающие удалить название из своей программы, должны сообщить Совету о таком решении.

Учитывая непомерно высокие производственные затраты, публикации требуют аудиторию в 500 экземпляров на языке оригинала и 1000 экземпляров в переводных версиях. Если аудитория считается слишком маленькой, чтобы оправдать полноценный тираж, рукописи следует выпускать в виде рабочих документов, которые должны быть:
• Форматируется в офисе, подающем заявку.
• Простой дизайн, минималистичный макет и только черно-белая обложка.
• Выпускается в электронном виде только на языке оригинала.
• Загружается на веб-сайте подающего офиса.
• Иметь авторские права ООН и быть обозначенными как рабочие документы.

Публикации, перечисленные в программе публикаций, должны быть представлены для обработки к концу каждого двухгодичного периода, до 31 декабря. Представления, полученные после 31 декабря, не будут рассматриваться. Исключения будут сделаны только в случаях, когда услуги перевода были предварительно зарезервированы в ИМИС.

Выдача документов по запросу обычно охватывает от 1 до 500 экземпляров одного документа по мере необходимости.

Устаревшие названия и языковые версии, остающиеся в очереди на перевод более двух лет, будут удалены из цепочки обработки.

Выпуск предсессионных документов категорий A и B (отчеты Секретариата и не Секретариата, которые в силу обстоятельств, не зависящих от Секретариата, форс-мажорных обстоятельств не могут быть представлены для временного распределения в установленные сроки для соблюдения установленного прогнозного графика (10-4-6 или 8-4-4, в зависимости от договоренности, принятой соответствующим органом), может подлежать согласованному процессу позднего временного распределения через СУД при условии, что:
• Документы соответствуют установленным ограничениям по количеству слов: 8 500 для категории А; 10 700 для категории В.
• Запросы вводятся в модуль прогнозирования gDoc или передаются в DMS, как только отправляющий отдел узнает о ситуации — не позднее, чем за десять дней до крайнего срока прогнозирования (10 или 8 недель, по согласованию с DMS).
• Запросы на выдачу ряда документов для одного и того же заседания четко указывают DMS порядок приоритетности обработки.
• Задержка выдачи из-за поздней подачи не окажет негативного влияния на статистику, связанную с соблюдением требований обработки DCM.
• Согласованная дата выпуска гарантирует, что документ будет доступен вовремя для рассмотрения в соответствии с повесткой дня заседания; все такие документы должны быть запланированы к выпуску как минимум за десять дней до даты их рассмотрения.
• Документы, представленные с опозданием, должны иметь пояснительную сноску в соответствии с резолюцией Генеральной Ассамблеи 53/208. Текст сноски предлагается следующим образом.   Публикация настоящего [документа] [отчета] была запланирована после стандартной даты публикации по независящим от заявителя обстоятельствам.

Документы, представленные слишком поздно для своевременной выдачи и не являющиеся частью согласованного соглашения о позднем слотировании, будут обрабатываться с использованием мощности на основе «по мере доступности», и их своевременная выдача не может быть гарантирована. Кроме того, все документы, представленные с опозданием, должны включать сноску с указанием причин их поздней подачи, чтобы государства-члены и руководство могли быть проинформированы об обстоятельствах, помешавших их своевременной выдаче.

Государства-участники несут ответственность за представление документов в договорные органы по правам человека. Текст не редактируется.

При принятии таких заявок к обработке:
• Титульный лист проверяется на правильность всех элементов и их соответствие шаблонам Организации Объединенных Наций.
• Проверяется форматирование. Исправлены очевидные ошибки форматирования.

Учитывая подход, принятый для таких документов, на титульном листе размещена следующая сноска:
«Настоящий документ публикуется без официального редактирования».

Коллеги из Секции управления документами и Секции редактирования/Языковой службы готовы предоставить дополнительные рекомендации.

Документация Организации Объединенных Наций в значительной степени состоит из докладов, представляемых Секретариатом Организации на рассмотрение одного из ее главных органов или вспомогательных органов в ответ на официальный запрос или мандат соответствующего органа в отношении конкретного пункта его повестки дня.

Официальные отчеты Организации Объединенных Наций издаются ежегодно для сессий Генеральной Ассамблеи, Совета Безопасности и Экономического и Социального Совета. Кроме того, главные органы, 10 договорных органов, главные комитеты Организации, Комиссия по международной гражданской службе, специализированные учреждения и Комиссия ревизоров, среди прочих органов, отчитываются перед Генеральной Ассамблеей на каждой ежегодной сессии. Официальные отчеты Генеральной Ассамблеи включают доклад Генерального секретаря о работе Организации и парламентские документы, содержащие резолюции и решения главных органов. Организация документации Организации Объединенных Наций подробно объясняется в Руководстве по исследованию документации Организации Объединенных Наций, изданном Библиотекой им. Дага Хаммаршельда [ http://research.un.org/en/docs/symbols ].

Публикации Организации Объединенных Наций выпускаются Организацией и ее ключевыми агентствами в различных форматах, включая печатные издания, электронные книги и приложения. Совет по публикациям отвечает за разрешение выпуска всех публикаций в любом формате с символом Организации Объединенных Наций.

Распределение
Официальные документы Организации Объединенных Наций классифицируются для распространения следующим образом:
• Общий: используется для отчетов, представляемых на сессиях главных органов Организации, а также для отчетов для заседаний главных вспомогательных органов и для крупных конференций или саммитов.
• Ограниченный: используется для проектов отчетов, резолюций и решений, которые в случае принятия будут переизданы в окончательном виде для всеобщего распространения.
• Ограниченный: используется для документов и протоколов совещаний, которые не предназначены для широкого распространения или чтения широкой публикой и, следовательно, не публикуются в Системе официальных документов (ODS).

При подаче отчетов на обработку, отделы-авторы обязаны, в соответствии с административной инструкцией   [ ST/AI/189/Add.27 ], чтобы идентифицировать текст, взятый из другого источника.

Следуя этой инструкции, отправляющие ведомства несут ответственность в своих прогнозах в gDoc за:
• Информирование DMS, если какая-либо часть отчета основана на компиляции текста, ранее переведенного/изданного Организацией Объединенных Наций, организациями системы Организации Объединенных Наций или другими международными организациями.
• Информирование DMS о том, является ли отчет пересмотренным вариантом текста, ранее выпущенного Организацией Объединенных Наций, организациями системы Организации Объединенных Наций или другими международными организациями, включая четкое указание языковых версий.

При отправке отчетов в формате gDoc, содержащих ранее переведенный и/или отредактированный текст, отправляющие отчеты несут ответственность за:
• Указание с помощью отслеживания изменений отрывков, взятых из других документов, включая символы исходных документов.
• Определение текста, взятого из другого источника, независимо от того, переведен он или нет. Публикации, документы или веб-сайты, используемые для общей справки, также должны быть перечислены, по символу, где это возможно.

Всякий раз, когда элементы документа повторяются из года в год или из сессии в сессию, важно, чтобы эти элементы были воспроизведены точно, включая сноски. Авторы должны загрузить предыдущую версию документа из Системы официальных документов (ODS) и использовать ее в качестве основы для подготовки нового документа. Изменения и новые элементы в тексте должны быть обозначены зачеркиванием и жирным шрифтом.

В целях ускорения обработки документации, включая редактирование и перевод, справочный отдел занимается поиском документов и публикаций, представленных для обработки, чтобы убедиться в том, что они не содержат ранее переведенных/изданных материалов, которые не были идентифицированы отделом-автором.

В этом отношении DMS опирается на сотрудничество с представляющими офисами. Четко размеченные тексты значительно облегчают общую нагрузку, способствуют единообразному использованию языка и терминологии и способствуют своевременной выдаче документации в условиях ограниченных ресурсов и времени.

Для того чтобы обеспечить доступ к текстам для слабовидящих, DMS выпустит ограниченный набор документов, напечатанных шрифтом Брайля на шести официальных языках.

С этой целью DMS:
• Предоставлять информацию о символах и датах выдачи документов, напечатанных шрифтом Брайля, как только такая информация станет доступной.
• Информируйте заинтересованные стороны о любых изменениях или обновленных процедурах.
• Отправьте оригиналы документов с указанием запрашиваемых дат выдачи лицам, ответственным за их транскрипцию, контроль качества и тиснение, как только такие документы будут зарегистрированы.
• Пересылайте переведенные версии оригинальных документов указанным выше лицам, как только они станут доступны.
• Отслеживать и контролировать этот массив документации на протяжении всей производственной цепочки, включая воспроизведение и распространение.

Изготовление документов шрифтом Брайля будет осуществляться в следующем порядке:
• Оригинальный текст будет транскрибирован, переведен и отправлен на тиснение.
• Отпечатанные тексты будут отправлены на проверку транскрибатору/переводчику, который может при необходимости отредактировать их или внести изменения в форматирование.
• После одобрения транскрибатора/переводчика будет создан окончательный тисненый текст Брайля.
• Будут даны конкретные инструкции относительно распространения этого пакета документации.

Следует отметить, что документы, содержащие графику и/или таблицы, должны быть представлены в удобном для чтения формате; в них не должно быть встроенного текста; и в силу своей сложности такие тексты требуют дополнительного времени на обработку.

Справочная информация о распространении официальных документов
Парламентские документы подлежат одновременному распространению, как это принято Генеральной Ассамблеей ¹ . В результате этого требования документ будет выпущен только после того, как будут доступны версии на всех языках. В этот момент электронные файлы будут размещены в Системе официальных документов (ODS), а бумажные копии будут воспроизведены и распространены соответствующим образом. Впоследствии электронные версии могут также быть размещены на других веб-сайтах ООН.

Зачем запрашивать эмбарго
В некоторых особых случаях автор может пожелать сохранить документ под эмбарго, чтобы гарантировать, что официальное распространение не произойдет до указанной даты и времени, даже если все требуемые языки были завершены, и документ обычно был бы выпущен в соответствии с правилами одновременного распространения. Пока документ находится под эмбарго, электронные файлы не публикуются в ODS, а печатные копии не распространяются. Запросы на эмбарго должны быть официально запрошены основным секретариатом и переданы в Секцию управления документами (СУД) для выполнения.

Когда и как запрашивать эмбарго
Формальный запрос должен быть сделан во время подачи на перевод и соответствующим образом отражен в виде специальных инструкций в Глобальной системе управления документами (gDoc). Поскольку документы подчиняются правилам одновременного распространения, запрос на эмбарго все еще может быть подан на этапе обработки документа, т. е. до тех пор, пока не будут завершены все языки. Запрос на эмбарго не может быть подан после того, как документ уже опубликован.

Крайний срок эмбарго
Автор должен указать, в какую дату и время эмбарго должно быть снято. Для документов, подпадающих под соглашение о слотировании, дата, в которую эмбарго может быть снято, не должна устанавливаться после даты выпуска, на которую наложен слот. Более поздняя дата будет означать позднюю выдачу. Настоятельно рекомендуется предусмотреть требования эмбарго еще на этапе прогнозирования, поскольку это может повлиять на параметры слотирования и дату выпуска. Это будет еще более чувствительным для документов, подлежащих позднему слотированию из-за форс-мажора, поскольку дата выпуска будет назначена ближе к дате рассмотрения.

¹ A/RES/55/222, Раздел III, пункт 5