¿Qué es una previsión?
Las previsiones se presentan dos veces al año (el 1 de abril y el 31 de octubre) y se refieren al semestre subsiguiente*.
La Sección de Gestión de Documentos utiliza el módulo de previsiones de gDoc como herramienta para la planificación prospectiva de toda la documentación (documentos del período de sesiones, o anteriores y posteriores a este, y publicaciones), lo que le permite asignar las fechas de presentación (plazo acordado) y de publicación de los informes y calcular la capacidad de carga de trabajo de todos los servicios afectados para el plazo fijado, lo que es esencial para asegurar que la documentación se publique puntualmente. En las previsiones figuran: el título del documento; su mandato legislativo, con indicación de la fuente concreta (resolución, decisión u otros); el número estimado de palabras; el idioma original y los idiomas de traducción; la fecha de presentación prevista y la fecha de publicación solicitada; y el nombre y fecha de celebración de la reunión para la que se necesita el documento.

¿Qué es la asignación de fechas?
A partir de la información que figura en el módulo de previsiones de gDoc, y con el fin de que no surjan contratiempos en el procesamiento de los documentos anteriores al período de sesiones y estos puedan publicarse con puntualidad, la Sección de Gestión de Documentos y la oficina que presenta el documento acuerdan fechas concretas (plazos) para su presentación y publicación. La Sección de Gestión de Documentos espera que se respeten las fechas acordadas y considerará que los documentos recibidos con posterioridad se han presentado fuera de plazo. Debe tenerse en cuenta que los documentos recibidos a tiempo tendrán prioridad sobre los presentados fuera de plazo.

¿Cómo se evalúan las previsiones?
La Sección de Gestión de Documentos examina las previsiones con el fin de facilitar que los servicios pertinentes puedan planificar su capacidad para cumplir el plazo solicitado, y para ello:
• Verifica que toda la información requerida sea exacta y completa.
• En caso necesario, solicita aclaraciones o modificaciones.
• Transmite la información que figura en las previsiones a las dependencias de procesamiento para que puedan planificar su trabajo.

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* Las fechas de presentación se basan en la norma de las 10-4-6 semanas (presentación 10 semanas antes de la reunión, procesamiento durante 4 semanas, publicación 6 semanas antes de la reunión), a menos que el organismo de que se trate haya optado por un modelo 8-4-4.

Presentación de las previsiones
La oficina que presenta los documentos es también la encargada de presentar las previsiones, primera etapa del proceso de gestión de la documentación. Dos veces al año, a más tardar el 1 de abril y el 31 de octubre, se introducirá en el módulo de previsiones de gDoc toda la información relativa a la documentación prevista, incluidos los documentos para las reuniones (tanto del período de sesiones como anteriores o posteriores a este) y las publicaciones que se prevén para el semestre subsiguiente. La Sección de Gestión de Documentos comprueba que las previsiones contengan los siguientes elementos: a) un mandato legislativo claro (signatura de la resolución/decisión o mandato especificado en el cuerpo de un informe); b) título y subtítulo del documento, según proceda; c) serie y distribución de signaturas; d) número de palabras, dentro del límite establecido; e) idiomas de destino; f) categoría que proceda (A, B, C o D**); y g) situación presupuestaria. Para facilitar el flujo de trabajo, en el caso de las reuniones de tres semanas o más de duración se recomienda presentar los documentos de forma escalonada. Si las previsiones cumplen todos los requisitos mencionados y se ajustan a los límites de palabras establecidos y los plazos acordados con la oficina que presenta los documentos, la Sección de Gestión de Documentos las aprueba. Las previsiones aprobadas se transmiten a las dependencias de procesamiento para que puedan planificar su trabajo.

Tras su aprobación, las previsiones adquieren el grado de acuerdo entre la Sección de Gestión de Documentos y las oficinas que presentan los documentos y se utilizan para futuras proyecciones de la carga de trabajo.

Importancia de la presentación puntual de la documentación anterior al período de sesiones
El procesamiento sin contratiempos y la publicación puntual de la documentación de las Naciones Unidas depende de que los documentos se presenten en la fecha prevista (“a tiempo”). Las fechas asignadas para la presentación de los informes anteriores a los períodos de sesiones se someten a seguimiento. Para evitar confusiones y duplicaciones del trabajo, es fundamental que los departamentos autores utilicen el enlace de previsiones aprobadas que figura en gDoc cuando presenten sus informes. Los documentos anteriores al período de sesiones que no se presenten dentro del plazo fijado y para los que no se haya acordado, antes de vencer ese plazo, la asignación de fecha tardía [enlace a la nota informativa de la Sección de Gestión de Documentos sobre la asignación de fecha tardía] se considerarán presentados fuera de plazo. Por consiguiente, se procesarán utilizando los recursos de la Sección de Gestión de Documentos en función de la disponibilidad y llevarán una nota a pie de página en la que se señalará el motivo del retraso. En la cadena de procesamiento se dará prioridad a los documentos presentados a tiempo.

Previsiones e informes durante los períodos de sesiones
Durante los períodos de sesiones, las previsiones deben introducirse en gDoc al menos 3 semanas antes de la reunión programada de que se trate. La Sección de Gestión de Documentos necesita 48 horas para procesar un documento del período de sesiones. Excepcionalmente, en el penúltimo día de una reunión, los documentos podrán procesarse en 24 horas. El último día de la reunión no se aceptará ningún documento para su procesamiento.

Informes posteriores al período de sesiones
Para que los informes posteriores al período de sesiones puedan publicarse puntualmente, deberán presentarse lo antes posible tras la conclusión de la reunión y en un plazo máximo de dos semanas después de esa fecha.

Función de la Dependencia de Planificación
La Dependencia de Planificación lleva a cabo las siguientes actividades de asistencia al proceso de planificación y presentación de la documentación para las reuniones:
• Presta asesoramiento a las oficinas que presentan la documentación sobre la planificación y la preparación de sus previsiones, incluida su modificación, en caso necesario.
• Negocia los plazos de presentación (asignación de fechas) con esas oficinas, también en caso de escalonamiento de la documentación voluminosa.
• Verifica las previsiones, en particular los mandatos, el cumplimiento de las normas relativas al número de palabras y las fechas de presentación y de publicación solicitada.
• Mantiene un listado de mandatos extraídos de las resoluciones y decisiones de los órganos intergubernamentales.
• Recuerda los plazos que rigen la presentación de las previsiones y de la documentación.
• Facilita datos estadísticos e informes sobre la documentación, por ejemplo en relación con el cumplimiento de las fechas de presentación, procesamiento y publicación.
• Proporciona a las presidencias de los órganos intergubernamentales informes actualizados sobre los servicios de documentación antes de cada período de sesiones para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas a los Estados Miembros.
• Informa sobre el cumplimiento de los plazos en la presentación de las previsiones, la presentación de la documentación y la publicación en: a) los informes de los servicios de documentación destinados a las presidencias de las reuniones; b) los informes trimestrales destinados a las oficinas que presentan la documentación; y c) el informe anual del Secretario General sobre la gestión de la documentación, destinado a la Secretaría y a los Estados Miembros.
• Recaba las observaciones de los organismos intergubernamentales con el fin de detectar deficiencias y mejorar los servicios de documentación.

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*Los documentos anteriores al período de sesiones deberán presentarse 10 semanas antes de la reunión a la que correspondan y se distribuirán 6 semanas antes, a menos que el órgano en cuestión haya acordado que los presentará 8 semanas antes de la reunión para que sean distribuidos 4 semanas antes.
**A: Documentos de la Secretaría (8.500 palabras); B: Documentos no procedentes de la Secretaría (10.700 palabras); C: Comunicaciones de los Estados Miembros; D: Proyectos de resolución/decisión.

La Sección de Gestión de Documentos debe asegurarse de que todos los documentos para las reuniones:
• Se presenten a través de gDoc cumpliendo el calendario que les corresponde y las previsiones oficiales, así como las normas establecidas por la Asamblea General sobre el control y la limitación de la documentación.
• Cuenten con mandatos legislativos claros, que deben figurar en el resumen o la introducción.
• Se ajusten a los límites de palabras acordados (categoría A: 8.500 palabras; categoría B: 10.700 palabras*).
• Presenten la cabecera y la signatura correctas (comprobando que no se produzcan duplicaciones). • Exhiban el número de período de sesiones correcto, con las fechas que le correspondan.
• Presenten títulos y subtítulos correctos.
• Apliquen una estructura jerárquica clara a los títulos, subtítulos, distribución de párrafos, anexos, apéndices, adjuntos y notas a pie de página.
• Se presenten en formato electrónico, en Microsoft Word, con fuente Times New Roman de 12 puntos.
• Se presenten con todas las referencias indicadas en la previsión de gDoc.
• Contengan un resumen, una introducción y una recapitulación de las conclusiones y/o recomendaciones formuladas en negrita.
• Si se van a sufragar con financiación extrapresupuestaria, indiquen con claridad el código de cuenta.
• Incluyan una nota a pie de página en caso de que se hayan presentado con retraso.

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* Los documentos de las Naciones Unidas se clasifican como sigue:
A: Documentos procedentes de la Secretaría;
B: Documentos no procedentes de la Secretaría;
C: Comunicaciones de los Estados Miembros;
D: Proyectos de resolución/decisión.

Previsiones
• Las previsiones para los documentos del período de sesiones deberán presentarse en su forma definitiva en gDoc al menos tres semanas antes del inicio de la reunión.
• Toda previsión debe incluir la siguiente información: mandato; título y signatura del documento; fecha y hora de presentación y de publicación solicitada; número de palabras; idioma del original e idiomas de traducción.
• Al preparar las previsiones, deberá tenerse en cuenta que no pueden presentarse más de 3 documentos del período de sesiones para que se procesen el mismo día. Si se desea presentar más de 3 documentos, será necesario negociarlo con la Sección de Gestión de Documentos.
• Todas las previsiones serán examinadas por la Sección de Gestión de Documentos teniendo en cuenta la capacidad de traducción disponible a fin de determinar si las excepciones en el límite del número de palabras o en el calendario de presentación exigen ajustes.

Número de palabras y plazos
• Los documentos deberán ser lo más breves posible para su óptimo procesamiento y publicación. Para los períodos de sesiones de una semana o más de duración, no superarán las 3.300 palabras; para los que duren menos de una semana, no superarán las 660 palabras.
• Siempre que sea posible, la presentación y el procesamiento serán escalonados. En caso de solapamiento, deberán negociarse previamente las fechas de publicación con la Sección de Gestión de Documentos.
• Para los períodos de sesiones de una semana o más de duración, se requiere un mínimo de 48 horas para la publicación de documentos de longitud conforme a la norma en los seis idiomas oficiales. Si por algún motivo se reduce el plazo de procesamiento, el documento no superará las 1.650 palabras.
• El último día de la reunión no se aceptará ningún documento para su procesamiento. Previa negociación con la Sección de Gestión de Documentos, los documentos que no superen el límite de palabras aceptable podrán procesarse el penúltimo día en un plazo de 24 horas.

Correcciones No se aceptarán correcciones para documentos ya presentados. Toda corrección o modificación deberá realizarse en la versión final del documento.

Presentación de las previsiones de publicación
Las previsiones de publicación, que son responsabilidad de la oficina que presenta las publicaciones, se realizarán anualmente utilizando el módulo de previsiones de gDoc, y en ellas se incluirán todas las publicaciones previstas para el bienio siguiente sobre la base de la lista de publicaciones aprobadas por la Junta de Publicaciones y registradas en la base de datos de la Sección de Gestión de Documentos. Al preparar las previsiones, la oficina se asegurará de que:
• La signatura de cada publicación sea única y se asigne de tal modo que no se interrumpa en ningún momento la secuencia en la numeración.
• El mandato legislativo de cada publicación, ya sea una resolución o decisión de la Asamblea General o del Consejo Económico y Social, o una solicitud de un organismo intergubernamental, esté claramente indicado en el recuadro del módulo de gDoc correspondiente.
• Se indiquen el tipo presupuestario (“RB” para presupuesto ordinario o “XB” para recursos extrapresupuestarios) y, en el caso de las publicaciones extrapresupuestarias, la partida presupuestaria (número de cuenta).
• El número asignado a la solicitud en el programa de publicaciones aparece en el módulo de gDoc (en el campo “Publication Information”).
• Los números ISBN y eISBN han sido solicitados a través de la Sección de Gestión de Documentos en Ginebra para todas las publicaciones destinadas a la venta de las Naciones Unidas (véase la lista de contactos de la Sección de Gestión de Documentos) y figuran en la sección “Sales Publication” del módulo de previsiones de gDoc.
• Los números ISSN y eISSN para las publicaciones seriadas se han solicitado directamente al Centro Internacional del ISSN y figuran en la solicitud cumplimentada en gDoc.
• En las solicitudes de gDoc, los campos “Workarea”, “Manuscript Pages” y “Printing and Production” han sido correctamente cumplimentados e incluyen la información relativa al número de ejemplares, que debe especificarse en la casilla “Remarks”.
• Las versiones en el idioma original y en los idiomas de traducción se indican en la sección dedicada a la información lingüística: a) si se elige la opción de solo impresión, se indicará el número de páginas en el idioma original; b) si se solicita la traducción, el número total de palabras deberá corresponder al número de páginas estimadas en el programa de publicaciones; c) si se solicita la traducción a un idioma que no sea uno de los de uso del organismo de que se trate, se indicará claramente el mandato del que se deriva dicha traducción; si no hay un mandato claro, la solicitud se considerará extrapresupuestaria y será examinada por la Sección de Gestión de Documentos.

Todas las publicaciones deben estar registradas en gDoc. Aquellas que no lo estén no se considerarán publicaciones oficiales de las Naciones Unidas y no incluirán el símbolo de la Organización.

Todas las publicaciones deben figurar en el programa de publicaciones aprobado por la Junta de Publicaciones. No podrá introducirse ninguna modificación sin la autorización de la Junta. Si una oficina desea añadir títulos a su programa de publicaciones, deberá presentar una solicitud detallada a la Junta para que esta dé su aprobación. Si desea suprimir un título de su programa, deberá informar a la Junta de la decisión.

Teniendo en cuenta los costos prohibitivos de producción, es necesario que el número estimado de destinatarios justifique una tirada de 500 ejemplares en el idioma original y de 1.000 ejemplares en las versiones traducidas. Si se considera que los destinatarios no son suficientes para justificar una tirada completa, el manuscrito se publicará como documento de trabajo, que deberá:
• Ser formateado por la oficina que lo presenta.
• Tener una presentación sencilla, con una maquetación mínima y una portada únicamente en blanco y negro.
• Ser publicado en formato electrónico, únicamente en el idioma original.
• Publicarse en el sitio web de la oficina que lo presenta.
• Indicar que los derechos de autor pertenecen a las Naciones Unidas y que se trata de un documento de trabajo.

Las publicaciones que figuran en el programa de publicaciones se presentarán para su procesamiento al final de cada bienio, a más tardar el 31 de diciembre. Las que se reciban después de esa fecha no serán tenidas en cuenta. Solo se harán excepciones cuando haya un compromiso previo para los servicios de traducción en IMIS.

La impresión de documentos a demanda suele contemplar de 1 a 500 ejemplares de un determinado documento, en función de las necesidades.

Los títulos obsoletos y las versiones en otros idiomas que permanezcan más de dos años en la cola de traducción serán eliminados de la cadena de procesamiento.

La publicación de documentos anteriores al período de sesiones de las categorías A y B (informes procedentes y no procedentes de la Secretaría, respectivamente) que, por circunstancias ajenas a la Secretaría —fuerza mayor—, no puedan presentarse para la asignación de fechas a tiempo para cumplir la pauta de previsión establecida (10-4-6 u 8-4-4, según el modelo por el que haya optado el órgano de que se trate) podrán someterse a un proceso de asignación de fecha tardía negociada con la Sección de Gestión de Documentos, siempre que:
• Los documentos se ajusten a los límites de palabras establecidos: 8.500 para la categoría A y 10.700 para la categoría B.
• Las solicitudes se introduzcan en el módulo de previsiones de gDoc o se presenten a la Sección de Gestión de Documentos tan pronto como el departamento autor detecte la situación, como máximo diez días antes de vencer el plazo que figura en la previsión (10 u 8 semanas, según se haya acordado con la Sección de Gestión de Documentos).
• Las solicitudes de publicación de varios documentos para una misma reunión indiquen claramente a la Sección de Gestión de Documentos el orden de prioridad para su procesamiento.
• El retraso en la publicación debido a la presentación tardía no tenga consecuencias negativas en los datos estadísticos relativos al cumplimiento por la División de Gestión de Conferencias.
• La fecha de publicación negociada garantice que el documento estará disponible a tiempo para su examen, teniendo en cuenta el programa de la reunión; todos los documentos que se encuentren en esta situación deberán programarse para su publicación un mínimo de diez días antes de la fecha prevista para su examen.
• En los documentos sujetos a asignación de fecha tardía figurará una nota explicativa a pie de página, de conformidad con la resolución 53/208 de la Asamblea General. El texto propuesto para dicha nota es el siguiente: “Se acordó publicar este [informe] [documento] tras la fecha prevista debido a circunstancias que escapan al control de quien lo presenta”.

Los documentos que no se presenten en el plazo previsto para su publicación puntual y no se beneficien de un acuerdo de asignación negociada de fecha tardía se procesarán utilizando la capacidad de que se disponga y su publicación en la fecha prevista no podrá garantizarse. Además, todos los documentos que se presenten fuera de plazo deben incluir una nota a pie de página en la que se indiquen las razones del retraso para que los Estados Miembros y la administración conozcan las circunstancias que han impedido su publicación puntual.

Las comunicaciones que los Estados partes presenten a los órganos creados en virtud de tratados de derechos humanos son responsabilidad del Estado en cuestión. El texto no se revisa.

Cuando se reciben dichas comunicaciones para su procesamiento:
• Se comprueba que todos los elementos de la portada son correctos y se ajustan a las plantillas de las Naciones Unidas.
• Se comprueba el formato. Se corrigen los errores manifiestos de formato.

Dado el tratamiento que recibe este tipo de documentos, en su portada se incluye la siguiente nota a pie de página:
“El presente documento se publica sin revisión editorial”, o bien “La versión original del presente documento no fue objeto de revisión editorial oficial”.

Puede obtenerse orientación adicional a este respecto a través de los colegas de la Sección de Gestión de Documentos y de la Sección de Edición del Servicio de Idiomas.

La documentación de las Naciones Unidas se compone, en gran medida, de informes que la Secretaría de la Organización presenta para que los examine uno de sus órganos principales o subsidiarios en respuesta a una petición formal o mandato del órgano en cuestión en relación con un tema concreto de su programa.

Los Documentos Oficiales de las Naciones Unidas se publican anualmente para los períodos de sesiones de la Asamblea General, el Consejo de Seguridad y el Consejo Económico y Social. Además, los órganos principales, los diez órganos creados en virtud de tratados, los principales comités de la Organización, la Comisión de Administración Pública Internacional, los organismos especializados y la Junta de Auditores, entre otros órganos, presentan informes a la Asamblea General en cada uno de sus períodos de sesiones anuales. Entre los Documentos Oficiales de la Asamblea General figuran la Memoria del Secretario General sobre la labor de la Organización y los documentos para las reuniones, que recogen las resoluciones y decisiones de los órganos principales. En las guías de investigación de la documentación de las Naciones Unidas publicadas por la Biblioteca Dag Hammarskjöld [http://research.un.org/es/docs/symbols] se explica con detalle cómo se organiza la documentación de las Naciones Unidas.

La Organización y sus principales organismos producen las publicaciones de las Naciones Unidas en varios formatos, como copias impresas, libros electrónicos y aplicaciones. La Junta de Publicaciones se encarga de autorizar su publicación, en cualquiera de los formatos, con el símbolo de las Naciones Unidas.

Distribución
La distribución de los documentos oficiales de las Naciones Unidas se clasifica en:
• General: se aplica a los informes presentados en los períodos de sesiones de los órganos principales de la Organización y a los informes destinados a las reuniones de los principales órganos subsidiarios y a las conferencias o cumbres más importantes.
• Limitada: se aplica a los proyectos de informes, resoluciones y decisiones, que, en caso de ser aprobados, se volverán a publicar como documentos definitivos para su distribución general.
• Reservada: se aplica a los documentos y actas de reuniones que no están destinados a una amplia difusión ni a ser leídos por el público en general, por lo que no se publican en el Sistema de Archivo de Documentos (ODS).

De conformidad con la instrucción administrativa [ST/AI/189/Add.27], al presentar informes para su procesamiento, los departamentos autores señalarán el texto que haya sido retomado de otra fuente.

Al introducir sus previsiones en gDoc, y en aplicación de esta instrucción, la oficina que presenta la documentación deberá:
• Informar a la Sección de Gestión de Documentos en caso de que una parte de un informe esté basada en un texto ya traducido o publicado por las Naciones Unidas, las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas u otras organizaciones internacionales.
• Informar a la Sección de Gestión de Documentos en caso de que un informe sea una revisión de un texto publicado anteriormente por las Naciones Unidas, las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas u otras organizaciones internacionales, indicando con claridad las versiones en los distintos idiomas.

Al presentar informes en gDoc que contengan texto ya traducido o revisado, la oficina deberá:
• Indicar, con la función de control de cambios, los pasajes retomados de otros documentos, especificando su signatura.
• Señalar el texto retomado de otra fuente, traducido o no. También señalará las publicaciones, documentos o sitios web utilizados como referencia general, con su signatura siempre que sea posible.

Es importante que los elementos de un documento que se repitan de un año a otro, o de un período de sesiones a otro, se reproduzcan con exactitud, incluidas las notas a pie de página. Los autores deberán descargar la versión anterior del documento del Sistema de Archivo de Documentos (ODS) y utilizarla como base para elaborar el nuevo documento. Los cambios y elementos nuevos del texto se indicarán mediante tachados y negritas.

Con el fin de agilizar el procesamiento de la documentación, y en particular los procesos de edición y traducción, la Sección de Referencias examina los documentos y publicaciones presentados para asegurarse de que no contienen texto traducido o publicado con anterioridad y que no haya sido señalado por el departamento autor.

La Sección de Gestión de Documentos cuenta con la cooperación de las oficinas a este respecto. Los textos marcados con claridad disminuyen significativamente la carga de trabajo global, fomentan el uso coherente del lenguaje y la terminología y favorecen la publicación puntual de la documentación en un entorno que cuenta con recursos y tiempo limitados.

Con el fin de facilitar textos legibles a las personas con discapacidad visual, la Sección de Gestión de Documentos publicará un conjunto restringido de documentos en braille en los seis idiomas oficiales.

Para ello:
• Facilitará información sobre las signaturas y fechas de publicación de los documentos en braille tan pronto como disponga de dicha información.
• Mantendrá informadas a las partes interesadas de cualquier modificación o actualización de los procedimientos.
• Enviará la versión original de los documentos, indicando las fechas de publicación solicitadas, a las personas encargadas de realizar la transcripción, el control de calidad y la estampación tan pronto como los documentos en cuestión se hayan registrado.
• Enviará a esas mismas personas las versiones traducidas de los documentos originales tan pronto como estén disponibles.
• Llevará a cabo la tarea de seguimiento y control de los documentos a lo largo de toda la cadena de producción, incluidas la reproducción y la distribución.

La producción de documentos en braille seguirá el siguiente orden:
• Se transcribirá y traducirá el texto original, y se enviará para su estampación.
• Los textos estampados se devolverán a los encargados de la transcripción y la traducción, que podrán revisarlos o introducir cambios de formato, según proceda.
• Tras la aprobación de estos últimos, se producirá el texto final en braille.
• Se darán instrucciones específicas sobre la distribución de los documentos afectados.

Cabe señalar que los documentos que contengan gráficos o cuadros deben presentarse en un formato legible, sin texto incrustado, y que el procesamiento de esos textos, por su complejidad, requiere mayor tiempo.

Background information regarding the distribution of official documents 
Parliamentary documents are subject to simultaneous distribution as adopted by the General Assembly¹ . As a result of this requirement a document will only be released once all languages versions are available. At that point, the electronic files will be posted on the Official Document System (ODS) and paper copies will be reproduced and distributed accordingly. Subsequently, electronic versions may as well be posted on other UN websites.

Why request an embargo
In some specific instances, an author may wish to keep a document under embargo to ensure that no official distribution takes place prior to a given date and time even if all required languages have been completed and the document would normally be released according to simultaneous distribution rules. As long as the document is kept under embargo, the electronic files are not released on ODS and hard copies are not distributed. Requests for embargo should be formally requested by the substantive secretariat and transmitted to the Documents Management Section (DMS) for implementation.

When and how to request an embargo
The formal request should be made at the time of submission for translation and reflected accordingly as special instructions in the Global Document Management System (gDoc). As documents are subject to simultaneous distribution rules, a request for embargo can still be submitted during the processing stage of the document, i.e. until all languages are completed. A request for embargo cannot be submitted once the document has already been published.

Embargo deadline
The author should indicate at which date and time the embargo is to be lifted. For documents that are subject to a slotting agreement, the date at which the embargo can be lifted should not be set beyond the slotted issuance date. A later date would amount to late issuance. It is highly recommended to foresee embargo requirements as early as forecast stage as this may then impact slotting parameters and release date. This will be even more sensitive for documents subject to a late slotting due to force majeure as release date will then be scheduled closer to consideration date.

¹ A/RES/55/222, Section III, paragraph 5