En quoi consistent les prévisions ? 
Les prévisions sont présentées deux fois par an (le 1^er avril et le 1^er octobre) pour les six mois suivants*.
La Section de la gestion des documents (DMS) utilise le module de prévision de l’application gDoc pour planifier l’ensemble de la documentation (documents d’avant-session, de session et d’après-session et publications), notamment pour fixer les créneaux (dates de soumission convenues) et les dates de publication des rapports, et, surtout, pour calculer la charge de travail que peuvent assumer tous les services concernés pendant chaque période, afin de garantir la publication des documents en temps voulu. Les prévisions doivent contenir les informations suivantes : titre du document ; référence précise du texte (résolution, décision ou autre) adopté par un organe délibérant dans lequel figure le mandat relatif à l’élaboration du document ; nombre de mots estimé ; langue de rédaction et langue(s) de traduction souhaitée(s) ; date de soumission prévue et date de publication demandée ; titre et date de la réunion pour laquelle le document doit servir.

À quoi correspondent les créneaux établis ? 
Pour faire en sorte que les documents d’avant-session soient traités dans de bonnes conditions et publiés en temps voulu, DMS et les entités autrices se réfèrent aux informations générées par le module de prévision de gDoc et se mettent d’accord sur des créneaux précis - ou dates butoirs - pour la soumission et la publication des documents. DMS compte que ces dates soient respectées ; tout document reçu après la date convenue est considéré comme soumis en retard. Il convient de noter que les documents reçus dans les délais prévus sont traités en priorité par rapport aux documents soumis en retard.

Comment les prévisions sont-elles évaluées ?
DMS examine les prévisions afin de faciliter la planification des capacités des services concernés pendant chaque période. À cette fin, la Section : 
• Vérifie que toutes les informations demandées ont été communiquées et sont exactes ; 
• Demande des explications ou des modifications des prévisions, si nécessaire ; 
• Communique les informations relatives aux prévisions aux services chargés de traiter les documents afin qu’ils puissent planifier leur travail.

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* Les dates de soumission des documents sont fixées selon la règle des 10-4-6 semaines (document soumis 10 semaines avant la réunion, traité sur une période de 4 semaines et publié 6 semaines avant la réunion), à moins que l’entité concernée n’ait adopté la règle des 8-4-4 semaines.

Présentation des prévisions
L’établissement des prévisions, première étape du processus de gestion de la documentation, incombe aux entités autrices. Deux fois par an, avant le 1^er avril et le 1^er octobre, tous les documents (documents d’avant-session, de session et d’après-session destinés aux organes délibérants et publications) prévus pour le semestre suivant, doivent être inscrits dans le module de prévision de gDoc. DMS passe en revue les prévisions communiquées pour vérifier qu’elles contiennent les éléments suivants : a) référence précise du texte adopté par un organe délibérant (cote de la résolution ou décision, ou du rapport) dans lequel figure le mandat ; b) titre et sous-titre du document, selon qu’il convient ; c) série de cote et type de distribution ; d) nombre de mots conforme aux limites ; e) langues de traduction souhaitées ; f) catégorie correcte du document (A, B, C ou D)** ; g) financement prévu. Pour faciliter le travail, il est conseillé d’échelonner la soumission des documents pour les réunions qui durent 3 semaines ou plus. Si toutes les informations susmentionnées sont fournies, les limites fixées pour le nombre de mots sont respectées et les dates correspondent aux délais convenus avec l’entité autrice, DMS approuve les prévisions. Les prévisions approuvées sont transmises aux services qui traitent les documents afin qu’ils puissent planifier leur travail.

Une fois approuvées, les prévisions sont considérées comme des accords conclus entre DMS et les entités autrices et sont utilisées pour établir des projections relatives à la charge de travail.

De l’importance de soumettre en temps voulu les documents d’avant-session
Pour que les documents de l’ONU soient traités dans de bonnes conditions et publiés en temps voulu, il faut qu’ils soient soumis dans les délais prévus (« on-time »). Les dates fixées pour la soumission des rapports d’avant-session (créneaux) font l’objet d’un suivi. Afin d’éviter toute confusion et tout risque de duplication du travail, il est essentiel que le département auteur utilise, lorsqu’il soumet son rapport, le lien relatif aux prévisions approuvées qui figure dans gDoc. Tout document d’avant-session qui n’est pas soumis avant la date butoir et pour lequel aucune inscription tardive dans le système de créneaux n’a été négociée avant la date butoir [lien vers la section consacrée aux négociations pour l’inscription tardive dans le système de créneaux] est considéré comme soumis en retard. Par conséquent, DMS affectera des ressources au traitement du document en fonction des capacités disponibles et une note de bas de page indiquant la raison de la soumission tardive devra être ajoutée dans le document. Les documents soumis dans les délais prévus sont traités en priorité.

Documents de session : prévisions et soumission
Des prévisions pour l’adoption des documents de session doivent être arrêtées dans gDoc au plus tard trois semaines avant la réunion. DMS a besoin de 48 heures pour traiter un document de session. Exceptionnellement, l’avant-dernier jour d’une réunion, les documents peuvent être traités en 24 heures. DMS n’accepte aucun document à traiter le dernier jour d’une réunion.

Rapports d’après-session 
Pour que les rapports d’après-session soient publiés en temps voulu, ils doivent être soumis le plus rapidement possible après la date de clôture de la réunion, et au plus tard deux semaines après cette date.

Rôle du Groupe de la planification de la Section de la gestion des documents
Afin de faciliter le travail de planification et de soumission des documents destinés aux organes délibérants, le Groupe de la planification de DMS : 
• Donne aux entités autrices des conseils sur la planification et l’établissement des prévisions, y compris sur les possibilités de modifier les prévisions, si nécessaire ; 
• Négocie les créneaux de soumission (dates butoirs) avec les entités autrices et l’échelonnement des soumissions pour la documentation volumineuse ; 
• Analyse le contenu des prévisions, notamment les références des textes contenant les mandats, le respect des limites fixées pour le nombre de mots et les dates de soumission et de publication demandées ; 
• Établit une liste des mandats figurant dans les résolutions et les décisions des organes intergouvernementaux ; 
• Rappelle aux entités autrices les prévisions et les dates de soumission convenues ; 
• Produit des données statistiques et des rapports sur la documentation, notamment sur le respect des créneaux de soumission, des délais de traitement et des dates de publication ; 
• Fournit aux présidents des organes intergouvernementaux, avant chaque session, des rapports mis à jour sur les services de documentation, afin de garantir la transparence de ces services et le respect de l’obligation de rendre compte aux États Membres ; 
• Rend compte du respect des délais en ce qui concerne la présentation des prévisions, la soumission des documents et leur publication dans : a) des rapports sur les services de documentation à destination des présidents de réunion ; b) des rapports trimestriels à destination des entités autrices ; c) le rapport annuel du Secrétaire général sur la gestion de la documentation à destination du Secrétariat et des États Membres ; 
• Demande leur avis aux organes intergouvernementaux en vue de cerner les problèmes à régler et d’améliorer les services de documentation.

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* Les documents d’avant-session doivent être soumis 10 semaines avant la réunion à laquelle ils se rapportent pour pouvoir être distribués 6 semaines avant la réunion, à moins que l’entité concernée n’ait adopté des modalités prévoyant la soumission 8 semaines à l’avance et la distribution 4 semaines avant la réunion. 
** A : documents émanant du Secrétariat (8 500 mots maximum) ; B : documents n’émanant pas du Secrétariat (10 700 mots maximum) ; C : documents soumis par des États Membres ; D : projets de résolutions ou de décisions.

DMS est chargé de veiller à ce que tout document destiné à un organe délibérant : 
• Soit soumis dans gDoc conformément à l’ordre du jour correspondant et aux prévisions relatives aux documents, ainsi qu’aux règles établies par l’Assemblée générale sur le contrôle et la limitation de la documentation ; 
• Soit fondé sur un mandat clair confié par un organe délibérant, mandat dont la source doit être mentionnée dans le résumé ou l’introduction du document ; 
• Contienne un nombre de mots inférieur ou égal à la limite établie pour sa catégorie : A : 8 500 mots ; B : 10 700 mots* 
• Porte l’en-tête et la cote corrects (en vérifiant qu’il n’y a pas de doublon) ; 
• Porte le bon numéro de session et les bonnes dates de session ; 
• Porte les bons titre et sous-titres ; 
• Suive une hiérarchie cohérente et claire en ce qui concerne les titres, les sous-titres, la structure des paragraphes, les annexes, les appendices, les pièces jointes et les notes de bas de page ; 
• Soit soumis par voie électronique sous forme de fichier Microsoft Word, avec le corps du texte en police Times New Roman 12 points ; 
• Soit soumis avec tous les documents de référence pertinents, comme indiqué dans les prévisions gDoc ; 
• Contienne un résumé, une introduction et des conclusions et/ou recommandations harmonisées et présentées en caractères gras ; 
• Soit clairement associé à un code de rubrique comptable s’il doit être financé au moyen de fonds extrabudgétaires ; 
• Comporte une note de bas de page s’il a été soumis en retard.

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* Les documents de l’ONU sont classés comme suit : 
A : documents provenant du Secrétariat ;
B : documents ne provenant pas du Secrétariat ; 
C : documents soumis par des États Membres ; 
D : projets de résolutions ou de décisions.

Prévisions 
• Les prévisions définitives relatives aux documents de session doivent être soumises dans gDoc au moins trois semaines avant le début de la réunion. 
• Les prévisions doivent comprendre les informations suivantes : référence du texte contenant le mandat ; titre et cote du document ; date et heure de soumission prévues et date de publication demandée ; nombre de mots ; langue de rédaction et langue(s) de traduction souhaitée(s). 
• Les prévisions sont établies en gardant à l’esprit qu’un maximum de 3 documents de session peuvent être soumis pour être traités un même jour. Toute demande de soumission de plus de 3 documents doit faire l’objet de négociations avec DMS. 
• DMS examine toutes les prévisions relatives aux documents à la lumière des capacités de traduction disponibles et pour déterminer si des ajustements peuvent être nécessaires en raison d’exceptions concernant le nombre de mots ou le moment de la soumission.

Nombre de mots et délais 
• Les documents doivent être aussi courts que possible pour pouvoir être traités et publiés dans les meilleures conditions. Pour les sessions qui durent une semaine ou plus, les documents ne doivent pas compter plus de 3 300 mots ; pour les sessions qui durent moins d’une semaine, les documents ne doivent pas compter plus de 660 mots. 
• Il convient d’échelonner la soumission et le traitement des documents dans la mesure du possible. En cas de chevauchement, les dates de publication doivent être négociées à l’avance avec DMS. 
• Pour les sessions qui durent une semaine ou plus, un délai minimum de 48 heures est requis pour la publication des documents de longueur standard dans les six langues officielles. Si, pour une raison quelconque, le délai de traitement doit être réduit, le document concerné ne doit pas contenir plus de 1 650 mots. 
• DMS n’accepte aucun document à traiter le dernier jour d’une réunion. Elle peut, sous réserve de négociations, accepter de traiter des documents de longueur raisonnable l’avant-dernier jour d’une réunion, dans un délai de 24 heures.

Corrections 
Les corrections à apporter aux documents déjà soumis ne sont pas acceptées. Toute correction ou modification doit être apportée à la version finale du document.

Présentation des prévisions relatives aux publications 
Les prévisions, qui doivent inclure toutes les publications prévues pour l’exercice biennal à venir, doivent être établies annuellement par les entités autrices à l’aide du module de prévision de gDoc et de la liste des publications approuvées par le Comité des publications et inscrites dans la base de données de DMS. Lorsqu’elles établissent les prévisions, les entités autrices doivent veiller à ce que : 
• Chaque publication ait une cote unique, attribuée de manière à ce qu’il n’y ait pas de rupture dans la séquence de numérotation des publications ; 
• La référence du texte émanant d’un organe délibérant dans lequel figure le mandat relatif à l’élaboration de toute publication, qu’il s’agisse d’une résolution ou d’une décision de l’Assemblée générale ou du Conseil économique et social ou d’une demande d’un organe intergouvernemental, soit clairement indiquée dans la case correspondante du module de gDoc ; 
• Le type de ressources - budget ordinaire (BO) ou ressources extrabudgétaires (RxB) - soit indiqué, ainsi que la rubrique budgétaire (numéro de compte) pour les publications financées au moyen de ressources extrabudgétaires ; 
• Le numéro attribué à la demande dans le programme des publications soit indiqué dans le module de gDoc (sous « Publication Information ») ; 
• Pour toutes les publications des Nations Unies destinées à la vente, les numéros ISBN et eISBN soient demandés par l’intermédiaire de DMS à Genève (voir, dans la liste des points de contact à DMS, le/la responsable des publications destinées à la vente et de l’impression) et indiqués sous « Sales Publication » dans le module de prévision de gDoc ; 
• Pour les publications en série, les numéros ISSN et eISSN soient demandés directement au Centre international de l’ISSN et indiqués dans la demande gDoc ; 
• Les sections « Workarea », « Manuscript Pages » et « Printing and Production » du module de demande de gDoc soient remplies de façon complète et correcte, et les informations relatives au nombre d’exemplaires à imprimer soient indiquées dans la case « Remarks » ; 
• La langue de rédaction et les langues de traduction souhaitées soient indiquées dans la section relative aux informations sur les versions linguistiques et : a) si l’option « Printing only » est sélectionnée, le nombre de pages de la version originale soit indiqué ; b) si une traduction est demandée, le nombre total de mots corresponde au nombre de pages estimé dans le programme des publications ; c) si une traduction est demandée dans des langues autres que celles utilisées par l’entité concernée, la référence du texte contenant le mandat relatif à cette traduction soit clairement indiquée ; à défaut, la demande de traduction sera considérée comme extrabudgétaire et soumise à l’appréciation de DMS.

Toutes les publications doivent être enregistrées dans gDoc. Celles qui ne sont pas inscrites dans gDoc ne sont pas considérées comme des publications officielles des Nations Unies et ne doivent pas porter l’emblème de l’ONU.

Toutes les publications doivent figurer dans le programme des publications approuvé par le Comité des publications. Aucune modification ne peut être apportée sans l’autorisation du Comité : toute entité autrice qui souhaite ajouter un titre à son programme de publication doit soumettre une demande détaillée au Comité pour approbation et toute entité qui veut supprimer un titre de son programme doit informer le Comité de sa décision.

Les coûts de production étant très élevés, les publications doivent être diffusées à 500 exemplaires dans la langue originale et à 1 000 exemplaires dans les versions traduites. S’il est estimé que le public visé est trop restreint pour justifier un tirage complet, le texte doit être publié sous la forme d’un document de travail : 
• Formaté par l’entité autrice ; 
• Présenté de façon simple, avec une mise en page minimale et seulement une page de couverture en noir et blanc ; 
• Publié en format électronique dans la langue de l’original uniquement ; 
• Mis en ligne sur le site Web de l’entité autrice ; 
• Portant un copyright de l’ONU et une indication de son statut de document de travail.

Les publications qui figurent dans le programme des publications doivent être soumises pour traitement avant la fin de chaque exercice biennal, au plus tard le 31 décembre. Les publications reçues après cette date ne seront pas traitées. Des exceptions peuvent être faites uniquement dans les cas où les services de traduction ont été pré-enregistrés dans le Système intégré de gestion.

La formule d’impression à la demande peut généralement être utilisée pour demander de façon ponctuelle, en fonction des besoins, l’impression de 1 à 500 exemplaires d’un document donné.

Les titres et versions linguistiques obsolètes qui restent en attente de traduction pendant plus de deux ans sont retirés de la liste d’attente.

Les documents d’avant-session des catégories A et B (rapports émanant du Secrétariat et rapports émanant d’autres entités) pour lesquels, en raison de circonstances indépendantes de la volonté du Secrétariat (cas de force majeure), la demande d’attribution de créneau ne peut pas être faite suffisamment tôt pour respecter le schéma prévisionnel établi (10-4-6 ou 8-4-4, selon les modalités choisies par l’entité concernée) peuvent faire l’objet de négociations avec DMS en vue d’une inscription tardive dans le système de créneaux, à condition que : 
• La limite du nombre de mots soit respectée (8 500 pour la catégorie A ; 10 700 pour la catégorie B) ; 
• La demande soit introduite dans le module de prévision de gDoc ou adressée à DMS dès que le département auteur a connaissance de la situation - au plus tard 10 jours avant la date limite de prévision (10 ou 8 semaines, en fonction de ce qui a été convenu avec DMS) ; 
• Pour toute demande concernant la publication de plusieurs documents pour une même réunion, l’ordre de priorité soit clairement indiqué à DMS ; 
• Le retard de publication dû à la soumission tardive ne se reflète pas négativement dans les statistiques relatives au respect des délais de traitement par la Division de la gestion des conférences ; 
• La date de publication négociée permette que le document soit disponible à temps pour être examiné conformément à l’ordre du jour de la réunion, c’est-à-dire préférablement au moins 10 jours avant la date d’examen prévue ; 
• Comme prévu dans la résolution 53/208 de l’Assemblée générale, une note de bas de page explicative soit ajoutée au document. La note peut être ainsi libellée : « Il a été convenu que le présent [document/rapport] serait publié après la date normale de publication en raison de circonstances indépendantes de la volonté du soumetteur. ».

Tout document qui est soumis trop tard pour être publié à temps sans qu’une inscription tardive dans le système de créneaux n’ait été négociée sera traité en fonction des capacités disponibles et sa publication à temps ne pourra être garantie. En outre, tout document soumis tardivement doit comporter une note de bas de page indiquant les raisons de la soumission tardive afin que les États Membres et la direction puissent savoir pourquoi il n’a pas été publié en temps voulu.

Les États assument la responsabilité des documents qu’ils soumettent aux organes conventionnels. Le contenu de ces documents n’est pas édité.

Lorsque de tels documents sont acceptés, le service chargé du traitement : 
• Examine la page de couverture pour vérifier que tous les éléments qui y figurent sont corrects et qu’elle est conforme aux modèles de document de l’ONU ; 
• Vérifie le formatage et corrige les erreurs de formatage évidentes.

Ces documents étant ainsi traités, la note de bas de page ci-après est ajoutée sur la page de couverture : « Le présent document n’a pas été revu par les services d’édition. ».

Les collègues de DMS, de la Section de l’édition et du Service linguistique peuvent fournir des conseils supplémentaires.

Les documents de l’ONU sont pour l’essentiel des rapports que le Secrétariat de l’Organisation soumet à l’examen de l’un de ses organes principaux ou subsidiaires en réponse à une demande formelle (ou mandat) émise par l’organe concerné en lien avec l’un des points de son ordre du jour.

Les Documents officiels de l’ONU sont publiés chaque année pour les sessions de l’Assemblée générale, du Conseil de sécurité et du Conseil économique et social. En outre, les organes principaux, les 10 organes conventionnels, les grandes commissions, la Commission de la fonction publique internationale, les institutions spécialisées, le Comité des commissaires aux comptes et d’autres organes présentent des rapports à l’Assemblée générale à chaque session annuelle. Parmi les Documents officiels de l’Assemblée générale figurent le Rapport du Secrétaire général sur l’activité de l’Organisation et les documents destinés aux organes délibérants contenant les résolutions et les décisions des organes principaux. L’organisation de la documentation de l’ONU est expliquée en détail dans le Guide de recherche de la documentation de l’ONU publié par la Bibliothèque Dag Hammarskjöld [https://research.un.org/fr/docs/symbols].

Les publications des Nations Unies sont produites par l’Organisation et les principaux organismes des Nations Unies et publiées dans différents formats (papier, électronique, application, etc.). Le Comité des publications est chargé d’autoriser la publication, sous quelque format que ce soit, de tous les documents portant l’emblème de l’ONU.

Distribution 
Les documents de l’ONU sont classés en fonction de leur type de distribution : 
• Distribution générale : rapports soumis aux sessions des organes principaux de l’Organisation et rapports relatifs aux réunions des principaux organes subsidiaires et des grandes conférences ou sommets ; 
• Distribution limitée : projets de rapports, de résolutions et de décisions qui, s’ils sont adoptés, seront publiés dans leur version finale destinée à la distribution générale ; 
• Distribution restreinte : documents et comptes rendus de réunions qui ne sont pas destinés à être diffusés à grande échelle ou à être lus par le grand public et qui ne sont donc pas publiés sur le Système de diffusion électronique des documents (ODS).

Lorsqu’ils soumettent des rapports pour traitement, les départements auteurs sont tenus de référencer les passages qui ont été repris d’autres sources, conformément à l’instruction administrative [ST/AI/189/Add.27].

En application de cette instruction, les entités autrices ont la responsabilité, lorsqu’elles communiquent leurs prévisions dans gDoc :
• D’indiquer à DMS toute partie d’un rapport qui serait basée sur une compilation de textes précédemment traduits ou publiés par l’ONU, des organisations du système des Nations Unies ou d’autres organisations internationales ;
• D’informer DMS si un rapport est une version révisée d’un texte précédemment publié par l’ONU, une organisation du système des Nations Unies ou une autre organisation internationale, en indiquant clairement les versions linguistiques existantes.

Lorsqu’elles soumettent dans gDoc des rapports qui contiennent des extraits de textes déjà traduits et/ou révisés, les entités autrices sont tenues : 
• D’indiquer en suivi des modifications les passages qui sont tirés d’autres documents et de donner la cote des documents sources ; 
• De signaler les passages qui ont été repris d’autres sources, que celles-ci aient été traduites ou non. Il convient de référencer également les publications et documents (par leur cote, si possible) et les sites Web qui ont été utilisés à titre de référence générale.

Lorsque des éléments d’un document sont répétés d’une année à l’autre ou d’une session à l’autre, il est important que ces éléments, y compris les notes de bas de page, soient reproduits de façon exacte. Il est demandé aux rédacteurs de télécharger la version précédente du document à partir de l’ODS et de se baser dessus pour rédiger le nouveau document, en biffant ou en mettant en gras les modifications et les nouveaux éléments.

Afin d’accélérer le traitement des documents, notamment l’édition et la traduction, la Section des références a pour tâche de vérifier si les documents et les publications soumis ne contiennent pas des extraits de textes déjà traduits ou publiés qui n’ont pas été signalés par les départements auteurs.

DMS compte sur la coopération des entités autrices sur ce point. Le référencement clair des textes allège considérablement la charge de travail globale, favorise l’harmonisation de l’expression et de la terminologie et contribue à ce que les documents soient publiés en temps voulu dans un contexte où les ressources et les délais sont limités.

Afin de fournir des textes lisibles pour les personnes malvoyantes, DMS embosse en braille un nombre limité de documents, dans les six langues officielles.

Dans ce cadre, DMS : 
• Communique dès qu’elles sont disponibles les informations concernant les cotes et les dates de publication des documents en braille ; 
• Tient les parties concernées informées de toute modification ou mise à jour des procédures ; 
• Envoie, dès l’enregistrement des documents concernés, la version originale des textes aux personnes responsables de la transcription, du contrôle de la qualité et de l’embossage, en indiquant les dates de publication demandées ; 
• Transmet les versions traduites des documents originaux, dès qu’elles sont disponibles, aux personnes susmentionnées ; 
• Assure le suivi et le contrôle des documents concernés tout au long de la chaîne de production, jusqu’à la reproduction et à la distribution.

Le processus de production des documents en braille se déroule comme suit : 
• Le texte original est transcrit et traduit, puis envoyé à l’embossage ; 
• La personne qui a transcrit ou traduit le texte reçoit le document embossé pour relecture et peut y apporter des révisions ou des modifications de forme, si nécessaire ; 
• Une fois que cette personne a approuvé le texte, la production du document embossé en braille est lancée ; 
• Des instructions spéciales pour la distribution de ce type de documents sont communiquées.

Il convient de noter que les documents contenant des graphiques ou des tableaux doivent être soumis dans un format lisible, qu’il ne doit pas y avoir de texte intégré et qu’en raison de la complexité de ces documents, leur traitement nécessite plus de temps.

Informations générales concernant la distribution des documents officiels
Les documents parlementaires sont soumis à la distribution simultanée telle qu'adoptée par l'Assemblée générale1 . En conséquence de cette exigence, un document ne sera publié qu'une fois que toutes les versions linguistiques seront disponibles. À ce stade, les fichiers électroniques seront publiés sur le Système de documents officiels (ODS) et des copies papier seront reproduites et distribuées en conséquence. Par la suite, les versions électroniques pourront également être publiées sur d'autres sites Web de l'ONU.

Pourquoi demander un embargo ?
Dans certains cas spécifiques, un auteur peut souhaiter maintenir un document sous embargo pour s'assurer qu'aucune distribution officielle n'aura lieu avant une date et une heure données, même si toutes les langues requises ont été complétées et que le document serait normalement publié conformément aux règles de distribution simultanée. Tant que le document est maintenu sous embargo, les fichiers électroniques ne sont pas publiés sur ODS et les copies papier ne sont pas distribuées. Les demandes d'embargo doivent être formellement demandées par le secrétariat technique et transmises à la Section de gestion des documents (DMS) pour mise en œuvre.

Quand et comment demander un embargo
La demande formelle doit être formulée au moment de la soumission pour traduction et reflétée en conséquence sous forme d'instructions spéciales dans le système mondial de gestion des documents (gDoc). Les documents étant soumis à des règles de distribution simultanée, une demande d'embargo peut toujours être soumise pendant la phase de traitement du document, c'est-à-dire jusqu'à ce que toutes les langues soient terminées. Une demande d'embargo ne peut pas être soumise une fois que le document a déjà été publié.

Date limite d'embargo
L'auteur doit indiquer à quelle date et heure l'embargo doit être levé. Pour les documents faisant l'objet d'un accord de créneau, la date à laquelle l'embargo peut être levé ne doit pas être fixée au-delà de la date de publication prévue. Une date ultérieure équivaudrait à une publication tardive. Il est fortement recommandé de prévoir les exigences en matière d'embargo dès le stade de la prévision, car cela peut alors avoir un impact sur les paramètres de créneau et la date de publication. Cela sera encore plus sensible pour les documents faisant l'objet d'un créneau tardif en raison d'un cas de force majeure, car la date de publication sera alors programmée plus près de la date d'examen.

1 A/RES/55/222, Section III, paragraphe 5