什么是预测？
每年提交两次预测（4 月 1 日和 10 月 31 日），涵盖接下来的六个月。*
DMS 使用 gDoc 中的预测模型作为管理工具，用于所有文件（会前文件、会中文件、会后文件和出版物）的前瞻性规划，包括：安排报告的时间档（即商定的提交日期）和发布日期；以及至关重要的是，计算所有相关服务在规定时间范围内的工作量，以确保及时发布文件。预测包含：文件标题；法律授权，引用具体来源（决议/决定/其他）；估计字数；原始语言和目标语言；预计提交日期和要求发布日期；以及需要该文件的会议的名称和日期。

什么是开槽？
根据 gDoc 预测模块中的信息，为了确保顺利处理和及时发布会前文件，DMS 和提交办公室经双方协商，确定提交和发布文件的具体时间安排（或截止日期）。DMS 希望这些日期能够得到遵守；在商定的时间安排之后收到的文件将被视为逾期提交。需要注意的是，按时收到的文件将优先于逾期提交的文件。

预测是如何评估的？
DMS 审查预测结果，以便在要求的时间范围内促进相关服务内的容量规划。为此，DMS：
• 验证所有必需信息是否准确且完整。
• 根据需要请求澄清或修改预测。
• 与处理部门共享预测信息，以便他们规划工作。

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*提交日期按照 10-4-6 周规则（会议召开前 10 周提交；处理时间 4 周；会议召开前 6 周发放）确定，除非有关机构采用 8-4-4 模式。

提交预测
预测是文件管理流程的第一步，由提交办公室负责。每年两次，即 4 月 1 日和 10 月 31 日之前，所有预计的文件，包括会议文件（会前文件、会期文件和会后文件）和预计在接下来六个月内发布的出版物，都必须输入 gDoc 预测模块。DMS 会审查预测，以确保其包含以下要素：(a) 明确的立法授权（决议/决定符号或报告叙述中规定的具体授权）；(b) 文件标题和副标题（如有必要）；(c) 符号系列和分布：(d) 字数在限制范围内；(e) 目标语言；(f) 正确的类别（A/B/C 或 D）**；(g) 预算状况。为简化工作流程，建议分阶段提交为期 3 周或更长时间的会议的文件。如果预测符合上述所有要求、在既定字数限制内并在与提交办公室商定的时间范围内安排，则 DMS 会批准这些预测。已批准的预测将被转发至处理部门，以便他们规划工作。

一旦获得批准，预测将被视为 DMS 和提交办公室之间的协议，并用于未来的工作量预测。

及时提交会前文件的重要性
联合国文件的顺利处理和及时印发取决于文件的准时（“按时”）提交。会前报告的指定提交日期（档期日期）受到监控。为了避免混乱和任何可能的重复工作，编写部门在提交报告时使用 gDoc 中建立的已批准预测链接至关重要。未在截止日期前提交且未协商延迟档期（即在截止日期 [链接至 DMS 关于 NLS 的信息说明]）的会前文件将被视为延迟提交。因此，这些报告将使用 DMS 资源在“可用”的基础上进行处理，并且需要延迟提交脚注说明延迟的原因。在处理链中，按时提交的文件将获得优先权。

会议期间预测和会议期间报告
会议期间预测应在预定会议召开前 3 周之前在 gDoc 中完成。DMS 需要 48 小时来处理会议期间文件。在特殊情况下，在会议倒数第二天，文件可以在 24 小时内处理。会议最后一天将不接受任何文件进行处理。

会后报告
为确保及时印发会后报告，应在会议结束后尽快提交处理，最迟不得晚于会议结束后两周。

DMS 规划部门的作用
协助会议文件的规划和提交过程，DMS 规划部门：
• 为提交机构提供有关其预测的规划和准备方面的建议，包括在必要时修改此类预测。
• 与提交办公室协商提交截止日期（安排日期），包括错开大量文件。
• 分析预测，包括授权、标准字数限制以及提交和要求发行日期。
• 汇编一份摘自政府间机构决议和决定的任务清单。
• 提醒提交办公室预测和提交截止日期。
• 提供文件统计数据和报告，包括提交、处理和发布日期的遵守情况。
• 在每届会议之前向政府间机构主席提供最新的文件服务报告，以确保对会员国的透明度和责任感。
• 关于及时提交预测、安排档期和印发情况的报告：(a) 提交给会议主席/会议主持人的文件服务报告；(b) 提交办公室的季度报告；(c) 供秘书处和会员国参考的秘书长关于文件管理的年度报告。
• 征求政府间机构的反馈意见，以找出不足之处并改进文件服务。

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*会前文件必须在相关会议召开前 10 周提交，以便在会议召开前 6 周分发，除非有关机构采用提前 8 周的时间表，以便在会议召开前 4 周分发。
**A：秘书处文件（8,500字）；B：非秘书处文件（10,700字）；C：会员国来文；D：决议/决定草案。

DMS 负责确保所有议会文件：
• 根据相应的议程和官方文件预测通过 gDoc 提交，并符合大会关于文件控制和限制的既定规定。
• 具有明确的立法授权，必须在摘要和/或介绍部分中标明。
• 在商定的字数限制内：A 类：8,500 字；B 类：10,700 字。 *
• 带有正确的报头和正确的符号（检查是否重复）。
• 携带正确的会议编号和正确的会议日期。
• 带有正确的标题和副标题。
• 按照标题、副标题、段落结构、附件、附录、附文和脚注等清晰的层次结构模式进行正式组织。
• 以 Microsoft Word 格式、Times New Roman、12 号字体电子提交。
• 提交所有相关参考资料，如 gDoc 预测中所示。
• 以粗体形式包含摘要、介绍和综合结论和/或建议。
• 如果需要通过预算外资金支付，则通过帐户代码进行明确标识。
• 如果文件已延迟提交，请注明延迟提交脚注。

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*联合国文件分类如下：
答：源自秘书处的文件；
B：非秘书处文件；
C：来自会员国的来文；
D：决议/决定草案。

预报
• 会期文件的预测应在会议开始前至少三周以 gDoc 格式提交最终版本。
• 预测信息应包括：授权；文件标题和符号；提交和要求签发的日期和时间；字数；原始语言和目标语言。
• 编制预测时要牢记，在给定的一天内提交的会议文件不得超过 3 份。提交超过 3 份文件需要与 DMS 协商。
• DMS 将根据现有的翻译能力审查所有文件预测，并确定是否由于标准字数和/或提交时间的例外情况而需要进行调整。

字数和截止日期
• 文件应尽可能简短，以确保最佳处理和发布。为期一周或一周以上的会议，文件不应超过 3,300 字；为期一周以下的会议，文件不应超过 660 字。
• 提交和处理应尽可能错开。如果出现重叠，必须提前与 DMS 协商签发日期。
• 对于为期一周或一周以上的会议，至少需要 48 小时才能以所有六种正式语文发布标准长度的文件。如果出于任何原因处理时间减少，文件长度不应超过 1,650 字。
• 会议最后一天不接受任何文件处理。经与 DMS 协商，字数在可接受范围内的文件可在倒数第二天 24 小时内处理。

更正
不接受对已提交文件的任何修改。修改/变更应在文件的最终版本中进行。

提交出版预测
出版物预测由提交局负责，应使用 gDoc 预测模块每年完成一次，并应根据出版物委员会批准并在 DMS 数据库中注册的出版物清单，包括未来两年内所有预计的出版物。在编制此类预测时，提交局必须确保：
• 每个出版物的符号都是唯一的，并且以正确的方式分配，以避免在出版物编号序列中产生间隙。
• 每份出版物的立法授权，无论是大会或经济及社会理事会的决议或决定，还是政府间机构的要求，都在 gDoc 模块的授权框中明确注明。
• 注明预算类型（正常预算 /RB 或预算外 /XB），包括预算外出版物的预算项目（账号）。
• 出版物程序中分配给请求的编号显示在 gDoc 模块中（在出版物信息条目中）。
• 通过日内瓦 DMS 销售的所有联合国出版物均需提供 ISBN 和 eISBN 编号（请参阅 DMS 联系人列表中的联合国销售出版物/印刷运行），并将其列在 gDoc 预测模块的“销售出版物”部分。
• 连续出版物的 ISSN 和 eISSN 编号直接向ISSN 国际中心申请，并在 gDoc 请求中提供。
• gDoc 请求中的“工作区域”、“稿件页面”和“印刷和制作”规范填写完整且正确，包括卷号信息，这些信息应在“备注”框中注明。
• 语言信息部分注明了原始语言和目标语言版本：(a) 如果选择“仅打印”选项，则应注明原始语言的页数；(b) 如果要求翻译，总字数应与出版物计划的预计页数相对应；(c) 如果要求翻译成有关机构使用语言以外的其他语言，则必须明确说明翻译的职责——如果没有明确的职责，此类请求将被视为预算外请求，并提交给 DMS 审查。

所有出版物都应在 gDoc 中注册。未在 gDoc 中注册的出版物不被视为具有联合国官方地位，也不应带有联合国标志。

所有出版物必须纳入出版委员会批准的出版计划。未经出版委员会授权，不得进行任何更改。提交机构若希望在其出版计划中添加书名，必须向委员会提交详细申请，以获得委员会批准。提交机构若希望从其计划中删除书名，必须将此决定告知委员会。

由于制作成本过高，出版物要求原版发行量为 500 份，译本发行量为 1,000 份。如果读者人数太少，无法进行全面印刷，则应将手稿作为工作文件发布，工作文件应满足以下要求：
• 由提交机构格式化。
• 呈现方式简单，布局极简，仅有黑白封面。
• 仅以原始语言以电子形式发布。
• 已上传至提交办公室的网站。
• 拥有联合国版权并被认定为工作文件。

出版物计划所列的出版物应在每个两年期结束前（即 12 月 31 日）提交处理。12 月 31 日之后提交的出版物将不予受理。只有在翻译服务已预先记入综管系统中的情况下才会例外。

按需印刷文件发行通常涉及根据需要印发 1 至 500 份特定文件。

在翻译队列中停留超过两年的过时标题和语言版本将从处理链中删除。

分发的 A 类和 B 类会前文件（秘书处和非秘书处报告）由于秘书处无法控制的情况（不可抗力），无法按时提交，无法满足既定的预测模式（10-4-6 或 8-4-4，取决于有关机构所采用的安排），可通过 DMS 进行协商延迟时间安排程序，但前提是：
• 文件字数均在规定的限制之内：A 类文件为 8,500 字；B 类文件为 10,700 字。
• 提交部门一旦意识到情况，就会将请求输入到 gDoc 预测模块或向 DMS 提出 - 最迟在预测截止日期前十天（10 或 8 周，根据与 DMS 的约定）。
• 针对同一场会议发布多份文件的请求应向 DMS 明确表明处理的优先顺序。
• 因延迟提交而导致的延迟发放不会对DCM处理合规性相关的统计数据产生负面影响。
• 商定的发布日期确保文件能够按照会议议程及时提供以供审议；所有此类文件应安排在审议日至少十天前发布。
• 迟交的文件应按照大会第53/208号决议附上解释性脚注。建议脚注文本如下。  由于提交者无法控制的情况，本[文件][报告]计划在标准出版日期之后出版。

提交时间过晚而无法及时发布且不属于商定的延迟时间安排的文件将按“现有”能力处理，无法保证及时发布。此外，所有迟交文件必须附上脚注，说明迟交原因，以便会员国和管理层了解导致文件无法及时发布的情况。

缔约国向人权条约机构提交的材料是缔约国本身的责任。文本未经编辑。

当此类提交被接受处理时：
• 检查封面以确保所有元素正确且符合联合国模板。
• 检查格式。明显的格式错误已更正。

鉴于此类文件所采用的方法，封面上包含以下脚注：
“本文件未经正式编辑即发布。”

文件管理科和编辑科/语文服务处的同事可以提供额外指导。

联合国文件大部分是联合国秘书处根据有关机构就其议程上某一具体项目提出的正式请求或授权，向其某个主要机构或附属机构提交审议的报告。

联合国正式记录每年为大会、安全理事会和经济及社会理事会的会议发布。此外，联合国各主要机关、10 个条约机构、联合国各主要委员会、国际公务员制度委员会、专门机构和审计委员会等机构每年都会向大会提交报告。大会正式记录包括秘书长关于联合国工作的报告以及载有各主要机构的决议和决定的会议文件。达格·哈马舍尔德图书馆发布的《联合国文献研究指南》对联合国文献的组织进行了全面说明 [ http://research.un.org/en/docs/symbols ]。

联合国出版物由本组织及其主要机构以各种形式制作，包括印刷品、电子书和应用程序。出版物委员会负责批准发行所有带有联合国标志的出版物，无论其形式如何。

分配
联合国正式文件按分发分类如下：
• 一般：用于提交本组织主要机构会议的报告，以及主要附属机构会议和主要会议或首脑会议的报告。
• 限制性：用于报告、决议和决定草案，如果获得通过，将以最终版本重新印发，以供普遍分发。
• 限制性：用于不打算广泛发布或供公众阅读的文件和会议记录，因此不会在官方文件系统 (ODS) 上发布。

提交报告处理时，作者部门必须按照行政指令  [ ST/AI/189/Add.27 ]，识别取自其他来源的文本。

按照此指示，提交局应在 gDoc 中的预测中负责：
• 告知 DMS 报告的任何部分是否基于联合国、联合国系统组织或其他国际组织先前翻译/发布的文本汇编。
• 告知 DMS 报告是否是联合国、联合国系统组织或其他国际组织先前发布的文本的修订版，并明确注明语言版本。

在提交包含先前翻译和/或修订文本的 gDoc 报告时，提交办公室负责：
• 使用跟踪更改功能标明取自其他文档的段落，包括源文档的符号。
• 标明取自其他来源的文本，无论是否翻译。还应列出用于一般参考的出版物、文件或网站，尽可能用符号列出。

如果文件中的元素在某一年或某一届会议之间重复，则必须准确复制这些元素，包括脚注。作者必须从官方文件系统 (ODS)下载该文件的先前版本，并将其用作编写新文件的基础。文本中的更改和新元素应通过删除线和粗体标出。

为了加速文件处理，包括编辑和翻译，参考资料科的工作是检索提交处理的文件和出版物，以确保其中不包含任何尚未被作者部门确定的以前翻译/发布过的材料。

在这方面，DMS 依赖于提交局的合作。标记清晰的文本大大减轻了整体工作负担，促进了语言和术语的统一使用，并在资源和时间紧迫的环境下促进了文件的及时发布。

为了向视障人士提供可读的文本，DMS 将以六种官方语言发行盲文版的限制性文件。

为此，DMS 将：
• 尽快提供有关盲文文件符号和发布日期的信息。
• 让有关方面了解任何变化或更新的程序。
• 文件注册后，立即将文件原件（注明要求的签发日期）发送给负责转录、质量控制和压花的人员。
• 一旦获得原始文件的翻译版本，请立即将其转发给上述人员。
• 在整个生产链中跟踪和监控该文件主体，包括复制和发行。

盲文文件的制作将按下列顺序进行：
• 原始文本将被转录和翻译并送去压花。
• 压印的文本将被送回供抄写员/翻译员审查，抄写员/翻译员可能会根据需要修改或引入格式更改。
• 经抄写员/翻译员批准后，将制作最终的浮雕盲文文本。
• 将给出有关本文件分发的具体指示。

需要注意的是，包含图形和/或表格的文档应以可读格式提交；不应有嵌入文本；并且由于其复杂性，此类文本需要额外的时间来处理。

有关官方文件分发的背景信息
会议文件须按照大会^{1 的}规定同时分发。根据这一要求，只有在所有语言版本都可用后才会发布文件。届时，电子文件将发布在官方文件系统 (ODS) 上，纸质文件将相应复制和分发。随后，电子版本也可发布在其他联合国网站上。

为何请求禁运
在某些特定情况下，作者可能希望将文件置于禁发状态，以确保即使所有所需语言都已完成并且文件通常会根据同时分发规则发布，也不会在给定日期和时间之前进行正式分发。只要文件处于禁发状态，电子文件就不会在 ODS 上发布，也不会分发硬拷贝。禁发请求应由实务秘书处正式提出，并转交给文件管理科 (DMS) 执行。

何时以及如何申请禁运
正式申请应在提交翻译时提出，并作为特殊说明反映在全球文件管理系统 (gDoc) 中。由于文件受同步分发规则的约束，因此在文件处理阶段仍可提交禁运申请，即直到所有语言都完成为止。一旦文件已经发布，就不能提交禁运申请。

禁运期限
作者应指明解除禁运的日期和时间。对于受档位协议约束的文件，解除禁运的日期不应晚于档位发布日期。更晚的日期将被视为延迟发布。强烈建议尽早在预测阶段预见禁运要求，因为这可能会影响档位参数和发布日期。对于因不可抗力而延迟档位的文件，这将更加敏感，因为发布日期将安排在更接近审议日期的位置。

¹ A/RES/55/222，第三节，第 5 段