什么是预测？
每年提交两次预测(4月1日和10月31日)，涵盖未来六个月。*
文件管理科使用gDoc中的预测模型作为管理工具，对所有文件(会前、会期和会后文件以及出版物)进行前瞻性规划，包括：排定报告的档期(即商定的提交日期)和印发日期；以及计算所有相关部门在具体时间范围内的工作负荷能力，以确保文件及时印发，这一点至关重要。预测内容包括：文件标题；文件的法定任务授权，须注明具体来源(决议/决定/其他)；估计字数；原文和目标语文；预计的提交日期和要求的印发日期；以及需要使用该文件的会议名称和日期。

什么是排定档期？
根据gDoc预测模块中的信息，为确保顺利处理和及时印发会前文件，文件管理科与文件提交部门经双方同意，承诺文件提交和印发的具体排档日期或截止日期。会议管理科希望这些日期得到遵守；商定的排档日期之后收到的文件视为迟交文件。应当指出，在文件处理过程中，按时提交的文件优先于迟交的文件。

如何评估预测？
文件管理科对预测进行审查，以方便相关科室在要求的时间范围内进行能力规划。为此，文件管理科：
•   核实所有必要信息的准确性和完整性。
•   根据需要，要求对预测进行澄清或修正。
•   与各文件处理部门共享预测信息，以便它们规划工作。

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*提交日期遵循10-4-6周规则(会前10周提交；4周时间处理；会前6周印发)，除非有关机构采用8-4-4模式。

提交预测
预测是文件管理流程的第一步，由文件提交部门负责。每年两次，在4月1日和10月31日之前，必须将所有预计文件，包括预计在未来六个月内印发的会议文件(会前、会期和会后文件)和出版物，录入gDoc预测模块。文件管理科对预测进行审查，以确保其包含以下内容：(a) 明确的法定任务授权(决议/决定的文号或报告叙述部分所载具体任务授权)；(b) 文件标题和副标题(副标题视需要)；(c) 文号系列和分发类别：(d) 字数在限制范围内；(e) 目标语文；(f) 正确的类别(A/B/C或D)**；(g) 预算情况。为方便工作流程，为期3周或3周以上的会议，建议错开文件提交时间。如果预测满足上述所有要求，文件符合规定的字数限制，并安排在与提交部门商定的时间范围内，则会得到文件管理科批准。经批准的预测将转发给各文件处理部门，以便它们规划工作。

预测一经批准，即被视为文件管理科与提交部门之间达成的协议，用于预测今后的工作量。

及时提交会前文件的重要性
联合国文件的顺利处理和按时印发取决于文件的准时(“按时”)提交。提交会前报告的指定日期(排档日期)受到监控。为避免混淆和任何可能的重复工作，文件编写部门在提交报告时必须使用gDoc中提供的已批准预测链接。会前文件如果到了截止日期没有提交，且没有在截止日期之前协商推迟档期[链接至文件管理科关于协商推迟档期的信息说明]，将视为迟交。这样的报告将在“有资源可用”的基础上，利用文件管理科的资源进行处理，还需要在文件中加一条关于迟交的脚注，说明迟交的原因。在文件处理过程中，将优先处理按时提交的文件。

会期预测和会期报告
会期文件的预测应在排定的会议前至少三周在gDoc中提交最终版。文件管理科需要48小时处理会期文件。作为特例，会议结束前一天的文件可在24小时内处理完毕。会议最后一天不接受处理任何文件。

会后报告
为确保及时印发会后报告，报告应在会议结束后尽快提交处理，最迟不得晚于会议结束后两周。

文件管理科规划股的职责
文件管理科规划股就会议文件的规划和提交提供协助：
•   就预测的规划和编制，包括必要时对预测的修正，向提交部门提供咨询。
•   与提交部门协商提交文件的截止日期(排档日期)，包括在文件量大时，协商错开提交时间。
•   分析预测，包括任务授权、标准字数限制以及提交日期和要求印发的日期。
•   汇编一份出自政府间机构决议和决定的任务授权清单。
•   提醒提交部门注意提交预测和文件的截止日期。
•   提供关于文件情况的统计数据和报告，包括遵守提交、处理和印发日期的情况。
•   在每届会议之前向政府间机构主席提供最新的文件服务报告，以确保透明和对会员国负责。
•   在下列文件中报告及时提交预测、排定档期和文件印发的情况：(a) 向会议主席/主持者提供的文件服务报告；(b) 向提交部门提供的季度报告；(c) 秘书长关于文件管理工作的年度报告，供秘书处和会员国参考。
•  征求政府间机构的反馈意见，以查明不足，改进文件服务。

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*会前文件必须在有关会议召开前10周提交，以便在会议召开前6周分发，除非有关机构采用提前8周提交，会议召开前4周分发的模式。
** A: 秘书处文件(8,500字)；B: 非秘书处文件(10,700字)；C: 会员国的来文；D: 决议/决定草案。

文件管理科负责确保所有会议文件：
•   通过gDoc提交，符合相应的议程和正式文件预测，并遵守大会关于文件控制和限制的既有规定。
•   有明确的法定任务授权，必须在概要和/或导言部分予以说明。
•   符合商定的字数限制：A类：8,500字；B类：10,700字。*
•   有正确的刊头和正确的文号(检查是否重复)。
•   有正确的会议编号和会议日期。
•   有正确的标题和副标题。
•   在标题、副标题、段落结构、附件、附录、附文和脚注等方面，按清晰的层次结构正式编排。
•   以电子形式提交Microsoft Word文档，字体为Times New Roman，字号12。
•   附上gDoc预测中提到的所有相关参考材料。
•   包含以黑体书写的概要、导言和综合结论和/或建议。
•   如果由预算外资金支付，应明确注明，并标明账户代码。
•   如果文件迟交，文中有注明迟交的脚注。

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*联合国文件分类如下：
A: 秘书处文件；
B: 非秘书处文件；
C: 会员国的来文；
D: 决议/决定草案。

预测
•   会期文件的预测应在会议开始前至少三周在gDoc中提交最终版。
•   预测信息应包含：任务授权；文件标题和文号；提交日期和时间以及要求的印发日期和时间；字数；原文和目标语文。
•   在编制预测时应注意同一天提交供处理的会期文件不得超过3份。如果超过3份，需要与文件管理科协商。
•   文件管理科将根据现有翻译能力审查所有文件预测，并确定是否需要因标准字数和/或提交时间方面的例外情况而作出调整。

字数和截止日期
•   文件应尽可能简短，以确保更好地处理和印发。为期一周或一周以上的会议，文件不应超过3,300字；不到一周的会议，文件不应超过660字。
•   应尽量错开提交和处理不同文件的时间。如有重叠，必须事先与文件管理科协商承诺的印发日期。
•   为期一周或一周以上的会议，以所有六种正式语文印发标准篇幅的文件至少需要48小时。处理时间因故缩短时，文件长度不应超过1,650字。
•   会议最后一天不接受处理任何文件。经与文件管理科协商，会议结束前一天提交的字数在可接受范围内的文件可在24小时内处理完毕。

更正
已提交的文件不接受更正。更正/改动应在文件的最终版中作出。

提交出版物预测出版物预测由提交部门负责，每年提交一次，使用gDoc预测模块完成，应根据出版物委员会批准并在文件管理科数据库中登记的出版物清单，包含未来两年的所有预计出版物。在编制此类预测时，提交部门必须确保：

• 每份出版物的文号都是独一无二的，且编号方式应避免在出版物编号顺序中造成空白。
• 在gDoc模块的任务授权框中明确列出每一出版物的法定任务授权，无论是大会或经济及社会理事会的决议或决定，还是政府间机构的要求。
• 注明预算类型(经常预算/RB或预算外/XB)，预算外出版物应注明所涉预算项目(账号)。
• 在gDoc模块(出版物信息条目)中显示出版物方案中分配给该申请的编号。
• 所有联合国销售出版物的ISBN和eISBN号须通过日内瓦文件管理科申请(见文件管理科联系人名单中的联合国销售出版物/印刷数量)，并列于gDoc预测模块的“销售出版物”部分。
• 系列出版物的ISSN和eISSN号直接向ISSN国际中心申请，并在gDoc申请中提供。
• 在gDoc申请中正确、完整地填写“工作区”、“原稿页数”和“印刷和制作”规格，包括应在“备注”栏中标明印刷份数。
• 在语言信息栏中注明原文和目标语文版本：(a) 如选择“仅打印”选项，应注明原文页数；(b) 如要求翻译，总字数应与出版物方案中的估计页数相符；(c) 如要求翻译成有关机构所用语文以外的其他语文，须注明此项翻译的任务授权――如果没有明确的任务授权，这类要求将被视为预算外要求，并将提交文件管理科审查。

所有出版物都应在gDoc中登记。未在gDoc中登记的出版物不被视为具有联合国正式地位，也不应带有联合国标识。

所有出版物必须被列入出版物委员会批准的出版物方案。未经出版物委员会批准，不得改动方案。希望在出版物方案中增加出版物的提交部门必须向出版物委员会提交详细申请以获得批准。希望从出版物方案中删除某一出版物的提交部门必须将这一决定通知出版物委员会。

由于制作成本高，出版物须保证至少有500份原文读者和1,000份译文读者。如果认为读者人数太少，达不到印刷数目要求，应将原稿作为工作文件印发，这些文件应：
•   由提交部门排版。
•   以简单的方式呈现，版面设计简约，仅有黑白封面。
•   仅发布电子版原文。
•   上传至提交部门的网站。
•   带有联合国版权标识，并标注为工作文件。

出版物方案所列出版物应在每个两年期结束前，即12月31日之前提交处理。12月31日之后收到的不予受理。只有在综合管理信息系统(IMIS)中已经预留翻译服务的情况，可以作为例外。

按需印刷的文件印发量通常为1至500份，按需印发。

在翻译队列中停留两年以上的过期出版物和语文版本将从处理链中删除。

A类和B类会前文件(秘书处报告和非秘书处报告)，如果因秘书处无法控制的情况――不可抗力，无法按照既定的预测模式(10-4-6或8-4-4，取决于有关机构采用的安排)及时提交以供排定档期，可有资格就其印发与文件管理科协商推迟档期，前提是：
•   文件字数在规定的限制范围内：A类8,500字；B类10,700字。
•   提交部门一发现情况，就在gDoc预测模块输入请求或向文件管理科提出请求，不得晚于预测截止日期(10周或8周，取决于与文件管理科商定的结果)前10天。
•   请求为同一次会议印发多份文件时，应向文件管理科明确说明处理的优先顺序。
•   迟交导致的推迟印发不会对会议管理司与文件处理合规率有关的统计数据造成负面影响。
•   经协商的印发日期可确保根据会议议程及时提供文件供审议；所有这类文件都应安排在审议之日前至少十天印发。
•   迟交的排定档期文件应按照大会第53/208号决议的规定加上解释性脚注。建议脚注内容如下：因提交方无法控制的情况，本[文件] [报告]安排在标准发布日期之后发布。

因严重迟交而导致无法及时印发的文件，如果没有经协商推迟档期，将在“有资源可用”的基础上处理，不能保证及时印发。此外，所有迟交的文件都必须包含一条说明迟交原因的脚注，以便会员国和管理部门知悉妨碍文件及时印发的原因。

缔约国向人权条约机构提交的文件由缔约国自己负责。文本不经过编辑。

当接受处理此类文件时：
•   检查封面页，确保所有要素正确且符合联合国模板。
•   检查格式。纠正明显的格式错误。

考虑到对这类文件采取的做法，在封面页加上以下脚注：
“本文件印发前未经正式编辑。”

文件管理科和编辑科/语文处的同事可提供进一步指导。

联合国文件主要由秘书处提交的报告组成，这些报告是应有关机构就其议程上某个具体项目提出的正式请求或授权任务而提交的，供联合国主要机构或附属机构审议。

每年为联合国大会、安全理事会和经济及社会理事会的届会印发正式记录。此外，各主要机关、10个条约机构、联合国各主要委员会、国际公务员制度委员会、各专门机构和审计委员会等机构每年向联合国大会的届会提交报告。《大会正式记录》包括秘书长关于联合国工作的报告和载有各主要机构决议和决定的会议文件。达格·哈马舍尔德图书馆印发的《联合国文件研究指南》对联合国文件的编排作了全面说明[http://research.un.org/en/docs/symbols]。

联合国出版物由本组织及其主要机构制作，形式多样，包括印刷品、电子书和应用程序。出版物委员会负责核准发行所有带有联合国标识的出版物，不论其形式如何。

分发
联合国正式文件的分发类别如下：
•   普遍分发：适用于向本组织各主要机构会议提交的报告，主要附属机构会议的报告以及大型会议或峰会的报告。
•   有限分发：适用于报告、决议和决定草案，如获得通过，将以定稿形式重新印发，供普遍分发。
•   限制分发：适用于不打算广泛发布或供公众阅读、因此不在正式文件系统(ODS)上发布的文件和会议记录。

在提交报告供处理时，文件编写部门必须按照行政指示[ST/AI/189/Add.27]，标明摘自其他来源的文本。

按照这一指示，提交部门有责任在gDoc预测中：
•   如果报告中有任何部分是基于联合国、联合国系统中的组织或其他国际组织先前翻译/印发的文本汇编，应告知文件管理科。
•   如果报告是对联合国、联合国系统中的组织或其他国际组织先前印发的文本的修订，应告知文件管理科，并标明语文版本。

在gDoc中提交包含先前翻译的文本和/或修订文本的报告时，提交部门有责任：
•   使用修订模式来标明摘自其他文件的段落，包括源文件的文号。
•   标明摘自其他来源的文本，无论是否有译文。用于一般性参考的出版物、文件或网站也应列出，并尽可能按文号列出。

如果一份文件的某些内容在多年或多届会议上重复出现，则必须准确地重复这些内容，包括脚注。编写者必须从正式文件系统(ODS)下载文件的上一版本，以此为基础编写新文件。文本中的改动和新内容应以删除线和黑体表示。

为加快文件处理速度，包括编辑和翻译速度，由参考资料科负责对提交处理的文件和出版物进行检索，找出编写部门未标注的任何先前翻译/印发过的内容。

在这方面，文件管理科有赖于文件提交部门的合作。标注清晰的文本可大大减轻总体工作负担，促进语言和术语的一致性，在资源有限、时间紧迫的情况下有助于文件的及时印发。

为了向视障人士提供可读文本，文件管理科将以六种正式语文印发一批盲文凸印文件。

为此，文件管理科将：
•   在获得盲文文件的文号和印发日期等信息后，立即提供这些信息。
•   随时向相关方通报任何变更或更新的程序。
•   在文件登记后，立即向负责文件转录、质量控制和凸印的人员发送文件原件，并注明要求的印发日期。
•   在获得原文件的译文后，立即转发给上述人员。
•   在整个生产链，包括翻印和分发过程中，跟进和监督这批文件。

盲文文件的制作将按以下顺序进行：
•   转录和翻译原始文本，并发送凸印。
•   将凸印文本发回给转录/翻译人员审查，他们可能会视需要进行修改或调整格式。
•   经转录/翻译人员批准后，将制作最终的凸印盲文文本。
•   就这批文件的分发发出具体指示。

应当指出，载有图形和/或表格的文件应以可读格式提交；不应该包含嵌入的文本；而且由于这类文件的复杂性，需要更多处理时间。

有关正式文件分发的背景信息

根据大会通过的规定，会议文件必须同时分发。根据这一要求，只有在所有语言版本都可用后，文件才会发布。届时，电子文件将发布在正式文件系统 (ODS) 上，纸质副本将相应复制和分发。随后，电子版本也可以发布在其他联合国网站上。

为何请求禁运

在某些特定情况下，作者可能希望将文件置于禁运状态，以确保即使所有所需语言都已完成并且文件通常会根据同时分发规则发布，也不会在给定日期和时间之前进行正式分发。只要文件处于禁运状态，电子文件就不会在 ODS 上发布，也不会分发硬拷贝。禁运请求应由实务秘书处正式提出，并转交给文件管理科 (DMS) 执行。

何时以及如何申请禁运
正式申请应在提交翻译时提出，并在全球文件管理系统 (gDoc) 中作为特殊说明相应反映出来。由于文件受同步分发规则约束，因此在文件处理阶段仍可提交禁运申请，即直到所有语言都完成。一旦文件已经发布，则不能提交禁运申请。

禁运截止日期
作者应指明解除禁运的日期和时间。对于受档位协议约束的文件，解除禁运的日期不应设定在档位发行日期之后。更晚的日期将被视为延迟发行。强烈建议尽早在预测阶段预见禁运要求，因为这可能会影响档位参数和发布日期。对于因不可抗力而延迟档位的文件，这将更加敏感，因为发布日期将安排在更接近审议日期的位置。

¹ A/RES/55/222，第三节，第 5 段