مذكرات إعلامية
ما هو التنبؤ؟
تُقدَّم التنبؤات مرتين في السنة (1 نيسان/أبريل و31 تشرين الأول/أكتوبر) لتغطية فترة الستة أشهر التالية*.
ويستخدم قسم إدارة الوثائق نموذج التنبؤ المتاح في النظام الإلكتروني الشامل لإدارة الوثائق (نظام gDoc) كأداة إدارية للتخطيط الاستشرافي لجميع الوثائق (الوثائق الصادرة قبل الدورة وأثناءها وبعدها، والمنشورات)، بما في ذلك: جدولة مواعيد تقديم التقارير (أي تاريخ التقديم المتفق عليه) ومواعيد إصدارها؛ والأهم من ذلك، استخدامه لحساب الطاقة الإنتاجية المتصلة بعبء العمل لجميع الدوائر المعنية في الإطار الزمني المحدد ضماناً لإصدار الوثائق في وقتها. وتحتوي التنبؤات على ما يلي: عنوان الوثيقة؛ وولايتها التشريعية، مع ذكر المصدر المحدد (قرار/مقرر/غير ذلك)؛ وعدد الكلمات المقدر؛ واللغة (اللغات) الأصلية والمستهدفة؛ والتاريخ المتوقع للتقديم والتاريخ المطلوب للإصدار؛ واسم وتاريخ الاجتماع المطلوب تقديم الوثيقة من أجله.
ما هي الجدولة؟
ضماناً لسلاسة تجهيز وثائق ما قبل الدورة وإصدارها في الوقت المناسب، يلتزم قسم إدارة الوثائق والمكاتب المقدمة للوثائق، بالاتفاق المتبادل واستناداً إلى المعلومات الواردة في نموذج التنبؤ المتاح في نظام gDoc، بتواريخ جدولة محددة - أو مواعيد نهائية - لتقديم الوثائق وإصدارها. ويتوقع قسم إدارة الوثائق أن تُحتَرم هذه التواريخ؛ وتُعتبر الوثائق المستلَمة بعد تاريخ الجدولة المتفق عليه وثائق متأخرة. وتجدر الإشارة إلى أن الوثائق التي تصل في الوقت المحدد ستعطى الأولوية مقارنةً بالوثائق التي يتأخر تقديمها.
كيف يُقيَّم التنبؤ؟
يستعرض قسم إدارة الوثائق التنبؤات لتيسير تخطيط الطاقة الإنتاجية في الدوائر المعنية ضمن الإطار الزمني المطلوب. وتحقيقاً لهذه الغاية، يقوم قسم إدارة الوثائق بما يلي:
• التحقق من دقة جميع المعلومات المطلوبة واكتمالها.
• طلب توضيح أو تعديل التنبؤات، حسب الاقتضاء.
• إطلاع الوحدات المعنية بتجهيز الوثائق على المعلومات المتعلقة بالتنبؤ حتى تتمكن من وضع خطة عملها.
___________________________________________________
*تُحدَّد تواريخ التقديم على أساس قاعدة ال 10-4-6 أسابيع (التقديم قبل 10 أسابيع من الاجتماع؛ وتخصيص 4 أسابيع للتجهيز؛ والإصدار قبل 6 أسابيع من الاجتماع)، ما لم تكن الهيئة المعنية قد اعتمدت نمط 8-4-4 أسابيع.
تقديم التنبؤات
تقع مسؤولية إعداد التنبؤات، وهي الخطوة الأولى في عملية إدارة الوثائق، على عاتق المكتب المقدم للوثائق. ويجب إدخال جميع الوثائق المتوقعة في نموذج التنبؤ المتاح في نظام gDoc، بما في ذلك وثائق الهيئات التداولية (الصادرة قبل الدورة وأثناءها وبعدها) والمنشورات المتوقعة في فترة الستة أشهر التالية، مرتين كل عام، بحلول 1 نيسان/أبريل و31 تشرين الأول/أكتوبر. ويستعرض قسم إدارة الوثائق التنبؤات للتأكد من احتوائها على العناصر التالية: (أ) تكليف تشريعي واضح (رمز قرار/مقرر أو تكليف محدد منصوص عليه في متن أحد التقارير)؛ (ب) عنوان الوثيقة وعنوانها الفرعي، حسب الاقتضاء؛ (ج) سلسلة الرموز والتوزيع؛ (د) عدد كلمات ضمن الحدود المسموح بها؛ (ه) اللغات المستهدَفة؛ (و) الفئة الصحيحة (ألف/باء/جيم/دال)**؛ (ز) حالة الميزانية. ولسهولة سير العمل، يُقترح تقديم الوثائق بشكل متدرج للاجتماعات التي تستغرق 3 أسابيع أو أكثر. فإذا كانت التنبؤات مستوفية لجميع الشروط المذكورة أعلاه وملتزمة بالحدود المقررة لعدد الكلمات ومجدولة ضمن الإطار الزمني المتفق عليه مع المكتب المقدم للوثائق، يوافق عليها قسم إدارة الوثائق. وتُرسَل التنبؤات المعتمدة إلى الوحدات المعنية بتجهيز الوثائق لكي يتسنى لها وضع خطط عملها.
وبمجرد الموافقة عليها، تعتبر التنبؤات اتفاقاً بين قسم إدارة الوثائق والمكاتب المقدمة للوثائق وتُستخدم لإعداد التوقعات المتعلقة بعبء العمل في المستقبل.
أهمية تقديم وثائق ما قبل الدورة في الوقت المناسب
تعتمد سلاسة تجهيز وثائق الأمم المتحدة وإصدارها في الوقت المناسب على تقديم الوثائق في مواعيدها (التقديم ”في الوقت المحدد“). وتخضع التواريخ المحددة لتقديم تقارير ما قبل الدورة (تواريخ الجدولة) للرصد. وتجنباً لحدوث لبس وأي ازدواجية محتملة في العمل، من المهم للغاية أن تستخدم الإدارات المقدمة للوثائق رابط التنبؤ المعتمد الذي أُنشئ في gDoc عند تقديم تقاريرها. وستُعتبَر وثائق ما قبل الدورة التي لا تقدَّم بحلول الموعد النهائي والتي لم يجرِ التفاوض بشأن تأخير جدولتها قبل الموعد النهائي [رابط المذكرة الإعلامية الصادرة عن قسم إدارة الوثائق بشأن تأخير الجدولة التفاوضي] وثائق تأخر تقديمها. ومن هذا المنطلَق، تُجهَّز هذه التقارير باستخدام موارد قسم إدارة الوثائق حسب توافرها ويلزم تضمينها حاشية تقديم متأخر تبين سبب التأخير. وتعطَى الأسبقية في سلسلة التجهيز للطلبات المقدمة في الوقت المحدد.
التنبؤ أثناء الدورة والتقارير الصادرة أثناء الدورة
يتعين الانتهاء من إعداد التنبؤات أثناء الدورة في نظام gDoc في موعد أقصاه 3 أسابيع قبل الاجتماع المقرر. ويحتاج قسم إدارة الوثائق إلى 48 ساعة لتجهيز وثيقة صادرة أثناء الدورة. ويمكن، بصفة استثنائية، تجهيز الوثائق في غضون 24 ساعة في اليوم قبل الأخير من الاجتماع. ولن تُقبَل أي وثائق للتجهيز في اليوم الأخير من الاجتماع.
تقارير ما بعد الدورة
لضمان إصدار تقارير ما بعد الدورة في الوقت المناسب، ينبغي تقديمها للتجهيز في أقرب وقت ممكن بعد تاريخ اختتام الاجتماع، وفي موعد لا يتجاوز أسبوعين بعد ذلك التاريخ.
دور وحدة التخطيط التابعة لقسم إدارة الوثائق
في إطار المساعدة في عملية التخطيط لوثائق الهيئات التداولية وتقديمها، تقوم وحدة التخطيط التابعة لقسم إدارة الوثائق بما يلي:
• تقديم المشورة إلى المكاتب المقدمة للوثائق بشأن التخطيط لتنبؤاتها وإعدادها، بما في ذلك تعديل هذه التنبؤات، إذا لزم الأمر.
• التفاوض على المواعيد النهائية للتقديم (تواريخ الجدولة) مع المكاتب المقدمة للوثائق، بما في ذلك التجهيز التعاقبي للوثائق الضخمة لتجنب تزامنها.
• تحليل التنبؤات، بما في ذلك التكليفات والحدود القياسية لعدد الكلمات وتواريخ التقديم وتواريخ الإصدار المطلوبة.
• تجميع قائمة بالتكليفات مستخلصة من قرارات ومقررات الهيئات الحكومية الدولية.
• تذكير المكاتب المقدمة للوثائق بالمواعيد النهائية المتعلقة بالتنبؤات وتقديم الوثائق.
• توفير بيانات وتقارير إحصائية عن الوثائق، بما في ذلك الالتزام بتواريخ التقديم والتجهيز والإصدار.
• تزويد رؤساء الهيئات الحكومية الدولية بتقارير محدَّثة عن خدمات الوثائق قبل كل دورة ضماناً للشفافية والمساءلة أمام الدول الأعضاء.
• الإبلاغ عن تقديم التنبؤات وجدولة الوثائق وإصدارها في الوقت المناسب في: (أ) تقارير خدمات الوثائق المقدمة إلى رؤساء الاجتماعات؛ (ب) تقارير ربع سنوية تقدَّم إلى المكاتب المقدمة للوثائق؛ (ج) التقرير السنوي للأمين العام عن إدارة الوثائق المقدَّم لعلم الأمانة العامة والدول الأعضاء.
• التماس التعليقات من الهيئات الحكومية الدولية من أجل تحديد أوجه القصور وتحسين خدمة الوثائق.
___________________________________________________
* يجب تقديم وثائق ما قبل الدورة قبل 10 أسابيع من الاجتماع ذي الصلة، لتوزيعها قبل 6 أسابيع من الاجتماع، ما لم تكن الهيئة المعنية قد اعتمدت جدولاً زمنياً مسبقاً يقضي بتقديمها قبل 8 أسابيع من الاجتماع، لتوزيعها قبل 4 أسابيع منه.
**ألف: وثائق صادرة عن الأمانة العامة (500 8 كلمة)؛ باء: وثائق غير صادرة عن الأمانة العامة (700 10 كلمة)؛ جيم: رسائل واردة من الدول الأعضاء؛ دال: مشاريع القرارات/المقررات.
قسم إدارة الوثائق مسؤول عن ضمان أن جميع وثائق الهيئات التداولية:
• تقدَّم من خلال نظام gDoc بما يتوافق مع جداول الأعمال الخاصة بها ومع التنبؤات المتعلقة بالوثائق الرسمية، وبما يتماشى مع اللوائح المعمول بها في الجمعية العامة بشأن مراقبة الوثائق والحد منها.
• يتوافر لها تكليف تشريعي واضح، ويجب تحديده في الفرع الذي يتضمن الموجز و/أو المقدمة.
• تقع ضمن الحدود المتفق عليها لعدد الكلمات: الفئة ألف: 500 8 كلمة؛ الفئة باء: 700 10 كلمة*.
• تحمل الترويسة الصحيحة والرمز الصحيح (التحقق من عدم التكرار).
• تحمل رقم الدورة الصحيح والتواريخ الصحيحة للدورة.
• تحمل العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية الصحيحة.
• منظمة رسمياً وفق نسق هرمي واضح فيما يتعلق بالعناوين والعناوين الفرعية وهيكل الفقرات والمرفقات والتذييلات والضميمات والحواشي السفلية.
• مقدمة إلكترونياً بصيغة Microsoft Word، مع الطباعة ببنط 12 من خط Times New Roman.
• مقدمة بالاقتران بجميع المواد المرجعية ذات الصلة، كما هو موضح في تنبؤات gDoc.
• تحتوي على موجز ومقدمة واستنتاجات و/أو توصيات موحدة بخط داكن.
• معرَّفة بوضوح برمز الحساب، إذا كانت ستُموَّل من موارد خارجة عن الميزانية.
• تحمل حاشية التقديم المتأخر إذا قُدِّمت الوثيقة بعد موعدها.
___________________________________________________
* تصنف وثائق الأمم المتحدة على النحو التالي: ألف: الوثائق الصادرة عن الأمانة العامة؛ باء: الوثائق غير الصادرة عن الأمانة العامة؛ جيم: رسائل واردة من الدول الأعضاء؛ دال: مشاريع القرارات/المقررات.
التنبؤات
• يجب تقديم التنبؤات الخاصة بالوثائق الصادرة أثناء الدورة في شكلها النهائي في gDoc قبل ثلاثة أسابيع على الأقل من بدء الاجتماع.
• يجب أن تتضمن معلومات التنبؤ ما يلي: التكليف؛ وعنوان الوثيقة ورمزها؛ وتاريخ التقديم وموعده والتاريخ المطلوب للإصدار وموعده؛ وعدد الكلمات؛ واللغة الأصلية واللغات المستهدفة.
• إعداد التنبؤات مع مراعاة أنه لا ينبغي تقديم أكثر من 3 وثائق صادرة أثناء الدورة للتجهيز في أي يوم. وسيتطلب تقديم أكثر من 3 وثائق التفاوض مع قسم إدارة الوثائق.
• استعراض جميع التنبؤات المتعلقة بالوثائق من قبل قسم إدارة الوثائق في ضوء الطاقة الإنتاجية المتاحة للترجمة، وتحديد ما إذا كان يلزم إجراء تعديلات بسبب استثناءات في العدد القياسي للكلمات و/أو توقيت التقديم.
عدد الكلمات والمواعيد النهائية
• يجب أن تكون الوثائق قصيرة قدر الإمكان من أجل ضمان تجهيزها وإصدارها على النحو الأمثل. ففيما يتعلق بالدورات التي تستغرق أسبوعاً أو أكثر، لا ينبغي أن تتجاوز الوثائق 300 3 كلمة؛ وفيما يتعلق بالجلسات التي تقل مدتها عن أسبوع واحد، لا ينبغي أن تتجاوز الوثائق 660 كلمة.
• ينبغي تدريج التقديم والتجهيز، كلما أمكن. وفي حالة وجود تداخل، يجب التفاوض مسبقاً مع قسم إدارة الوثائق على الالتزام بتواريخ الإصدار.
• فيما يتعلق بالجلسات التي تستغرق أسبوعاً أو أكثر، يلزم ما لا يقل عن 48 ساعة لإصدار الوثائق ذات الطول القياسي بجميع اللغات الرسمية الست. وإذا خُفِّض الوقت المخصص للتجهيز لأي سبب من الأسباب، لا ينبغي أن يتجاوز طول الوثيقة 650 1 كلمة.
• لن تُقبَل أي وثائق للتجهيز في اليوم الأخير من الاجتماع. ويمكن، رهناً بالتفاوض مع قسم إدارة الوثائق، تجهيز الوثائق الصادرة ضمن الحدود المقبولة لعدد الكلمات في غضون 24 ساعة في اليوم قبل الأخير من الاجتماع.
التصويبات
لن تُقبَل تصويبات على وثائق قُدِّمت بالفعل. فينبغي إدخال التصويبات/التغييرات في الصيغة النهائية من الوثيقة.
تقديم التنبؤات المتعلقة بالمنشورات
ينبغي إكمال التنبؤات المتعلقة بالمنشورات، وهي مسؤولية المكتب المقدم لها، على أساس سنوي، باستخدام نموذج التنبؤ في gDoc، وينبغي أن تشمل جميع المنشورات المتوقعة لفترة السنتين المقبلة، استناداً إلى قائمة المنشورات التي وافق عليها مجلس المنشورات والمسجلة في قاعدة بيانات قسم إدارة الوثائق. وعند إعداد هذه التنبؤات، يجب أن تتأكد المكاتب المقدمة للمنشورات مما يلي:
• أن يكون رمز كل منشور فريداً ومعيناً بطريقة تتجنب إحداث فجوة في تسلسل ترقيم المنشورات.
• يُذكر التكليف التشريعي لكل منشور، سواء كان قراراً أو مقرراً من الجمعية العامة أو المجلس الاقتصادي والاجتماعي أو طلباً من هيئة حكومية دولية، بوضوح في خانة التكليف في نموذج gDoc.
• بيان نوع الميزانية (الميزانية العادية/الميزانية العادية أو موارد خارجة عن الميزانية/موارد خارجة عن الميزانية)، بما في ذلك بند الميزانية (رقم الحساب) فيما يتعلق بالمنشورات الممولة من موارد خارجة عن الميزانية.
• ظهور الرقم المخصص للطلب في برنامج المنشورات في نموذج gDoc (في البيانات المدخلة في خانة معلومات النشر).
• يُطلب الرقم الدولي المعياري للكتاب ISBN ونظيره الإلكتروني eISBN لجميع منشورات الأمم المتحدة المعدَّة للبيع من خلال قسم إدارة الوثائق في جنيف (انظر منشورات الأمم المتحدة المعدَّة للبيع/النسخ المطبوعة في قائمة جهات الاتصال الخاصة بقسم إدارة الوثائق) وتُدرج في قسم ”منشور للبيع“ في نموذج التنبؤ في gDoc.
• تُطلب الأرقام التسلسلية الدولية الموحدة ISSN ونظيرتها الإلكترونية eISSN للمنشورات التسلسلية من المركز الدولي للأرقام التسلسلية الدولية الموحدة مباشرةً وتُدرَج في الطلب المقدم على نظام gDoc.
• ملء مواصفات ”مساحة العمل“ و ”صفحات النص“ و ”الطباعة والإنتاج“ كاملةً في طلبات gDoc ببيانات صحيحة، بما في ذلك المعلومات الخاصة بأعداد الوثائق، التي يجب تحديدها في ”خانة الملاحظات“.
• الإشارة إلى نسخ اللغة الأصلية واللغات المستهدفة في قسم المعلومات المتعلقة باللغات: (أ) في حالة تحديد خيار ”الطباعة فقط“، ينبغي الإشارة إلى عدد صفحات اللغة الأصلية؛ (ب) في حالة طلب الترجمة، ينبغي أن يتوافق العدد الإجمالي للكلمات مع عدد الصفحات المقدرة في برنامج المنشورات؛ (ج) إذا طُلبت الترجمة إلى لغات أخرى غير تلك التي تستخدمها الهيئة المعنية، يجب تحديد التكليف المتعلق بهذه الترجمة بوضوح - وفي حالة عدم وجود ولاية واضحة، ستعتبر هذه الطلبات خارجة عن الميزانية وستقدَّم للاستعراض من قِبل قسم إدارة الوثائق.
وينبغي تسجيل جميع المنشورات في نظام gDoc. ولا تعتبر المنشورات غير المسجلة في نظام gDoc ذات صفة رسمية منسوبة إلى الأمم المتحدة ولا ينبغي أن تحمل رمز الأمم المتحدة.
ويجب أن تكون جميع المنشورات مدرجة في برنامج المنشورات الذي وافق عليه مجلس المنشورات. ولا يجوز إجراء أي تغييرات دون إذن من مجلس المنشورات. ويجب على المكاتب المقدمة للوثائق التي ترغب في إضافة عناوين إلى برنامج منشوراتها أن تقدم طلباً مفصلاً إلى المجلس للموافقة عليه. ويجب على المكاتب المقدمة للطلبات التي ترغب في حذف عنوان من برنامجها إبلاغ المجلس بهذا القرار.
ونظراً لتكاليف الإنتاج الباهظة للمنشورات، فإنها تتطلب جمهوراً مكوّناً من 500 نسخة باللغة الأصلية و 000 1 نسخة باللغات المترجم إليها. وإذا اعتُبر عدد الجمهور أقل من أن يبرر إصدار نسخة مطبوعة كاملة، فينبغي إصدار النصوص في صورة ورقات عمل، وينبغي أن:
• يتولى تنسيقها المكتب المقدم للوثائق.
• تتسم ببساطة العرض، مع الحد الأدنى من التخطيط واقتصار صفحة الغلاف على اللونين الأبيض والأسود فقط.
• تصدر إلكترونياً باللغة الأصلية فقط.
• تُحمَّل على الموقع الإلكتروني للمكتب المقدم لها.
• تحمل حقوق التأليف والنشر للأمم المتحدة وتعرَّف على أنها ورقات عمل.
وينبغي تقديم المنشورات المدرجة في برنامج المنشورات لتجهيزها بحلول نهاية كل فترة سنتين، أي بحلول 31 كانون الأول/ديسمبر. ولن يُنظرَ في المنشورات المقدَّمة للتجهيز التي تصل بعد 31 كانون الأول/ديسمبر. ولن تُستثنَى من ذلك إلا الحالات التي سُجِّل فيها التزام دوائر الترجمة التحريرية سلفاً في نظام المعلومات الإدارية المتكامل.
وعادةً ما يغطي إصدار الوثائق المطبوعة حسب الطلب من نسخة واحدة إلى 500 نسخة من وثيقة معينة، على أساس الحاجة.
وسيُزال من سلسلة التجهيز ما فات أوانه من العناوين ونسخ اللغات التي تظل في قائمة انتظار الترجمة أكثر من عامين.
قد يكون إصدار وثائق ما قبل الدورة من الفئتين ألف وباء (تقارير الأمانة العامة والتقارير غير الصادرة عن الأمانة العامة) التي لا يمكن، بسبب ظروف خارجة عن سيطرة الأمانة العامة - أي القوة القاهرة – تقديمها للجدولة في الوقت المناسب للوفاء بنمط التنبؤ المقرر (10-4-6 أو 8-4-4، حسب الترتيب الذي اعتمدته الهيئة المعنية) مؤهلاً لعملية تأخير جدولة تفاوضي من خلال قسم إدارة الوثائق إذا توافرت الشروط التالية:
• التزام الوثائق بالحدود المقررة لعدد الكلمات: 500 8 كلمة للفئة ألف؛ و700 10 كلمة للفئة باء.
• إدخال الطلبات في وحدة التنبؤ بنظام gDoc أو تقديمها إلى قسم إدارة الوثائق بمجرد أن تصبح الإدارة المقدِّمة للوثائق على علم بالحالة - في موعد أقصاه عشرة أيام قبل الموعد النهائي للتنبؤ (10 أسابيع أو 8 أسابيع، حسب الاتفاق مع قسم إدارة الوثائق).
• أن يُذكَر بوضوح ترتيب أولوية التجهيز في الطلبات المقدمة إلى قسم إدارة الوثائق لإصدار عدد من الوثائق للاجتماع نفسه.
• ألا يؤدي تأخر الإصدار بسبب تأخر التقديم إلى ترتب أي أثر سلبي على إحصاءات قسم إدراة الوثائق المتعلقة بامتثال التجهيز.
• أن يكفل تاريخ الإصدار المتفاوض عليه توافر الوثيقة في الوقت المناسب للنظر فيها، وفقاً لجدول أعمال الاجتماع؛ وينبغي جدولة إصدار تلك الوثائق كافة قبل عشرة أيام على الأقل من تاريخ النظر فيها.
• ينبغي أن ترفق بالوثائق الخاضعة للجدولة المتأخرة حاشية توضيحية تمشياً مع قرار الجمعية العامة 53/208. ويُقترح أن يكون نص الحاشية كالتالي: تقرر نشر [هذه الوثيقة] [هذا التقرير] بعد تاريخ النشر المعتاد لظروفٍ خارجة عن إرادة الجهة التي [قدمتها] [قدمته].
وستُجهَّز الوثائق التي تُقدَّم في وقت متأخر جداً بحيث لا يسمح بإصدارها في الوقت المناسب ولا تمثل جزءاً من ترتيب لتأخير الجدولة تفاوضياً باستخدام الطاقة الإنتاجية على أساس ”توافرها“ ولا يمكن ضمان إصدارها في الوقت المناسب. وإضافةً إلى ذلك، يجب أن تتضمن جميع الوثائق التي تأخر تقديمها حاشيةً تبين أسباب التأخر في تقديمها حتى يتسنى للدول الأعضاء والإدارة معرفة الظروف التي حالت دون صدورها في أوانها.
تقع مسؤولية تقديم تقارير الدولة الطرف إلى هيئات معاهدات حقوق الإنسان على عاتق الدولة نفسها. ولا يخضع النص للتحرير.
وعند قبول هذه الوثائق للتجهيز:
• تُفحَص صفحة الغلاف للتأكد من أن جميع العناصر صحيحة ومتماشية مع نماذج الأمم المتحدة.
• يُتحَقَّق من التنسيق. وتُصحَّح أخطاء التنسيق الواضحة.
وبالنظر إلى النهج المتبع في مثل هذه الوثائق، تُدرَج الحاشية التالية في صفحة الغلاف: ”تصدر هذه الوثيقة دون تحرير رسمي“.
والزملاء في قسم إدارة الوثائق وقسم التحرير/دائرة اللغات متاحون لتقديم المزيد من التوجيه في هذا الصدد.
تتألف وثائق الأمم المتحدة، في معظمها، من تقارير مقدمة من الأمانة العامة للمنظمة لتنظر فيها إحدى هيئاتها الرئيسية أو هيئاتها الفرعية استجابة لطلب رسمي أو تكليف رسمي من الهيئة المعنية فيما يتعلق ببند محدد مدرج في جدول أعمالها.
وتصدر الأمم المتحدة وثائق رسمية سنوياً لدورات الجمعية العامة ومجلس الأمن والمجلس الاقتصادي والاجتماعي. وإضافةً إلى ذلك، تقدم الأجهزة الرئيسية، والهيئات العشر المنشأة بموجب معاهدات، واللجان الرئيسية للمنظمة، ولجنة الخدمة المدنية الدولية، والوكالات المتخصصة، ومجلس مراجعي الحسابات، من بين هيئات أخرى، تقاريرها إلى الجمعية العامة في كل دورة سنوية. وتشمل الوثائق الرسمية للجمعية العامة تقرير الأمين العام عن أعمال المنظمة ووثائق الهيئات التداولية التي تتضمن قرارات الهيئات الرئيسية ومقرراتها. ويرد شرح كامل لتنظيم وثائق الأمم المتحدة في دليل البحث في وثائق الأمم المتحدة الصادر عن مكتبة داغ همرشولد [https://www.un.org/ar/library/page/researchguides].
وتصدر منشورات الأمم المتحدة عن المنظمة ووكالاتها الرئيسية في مجموعة متنوعة من الأشكال، بما في ذلك المطبوعات والكتب الإلكترونية والتطبيقات. ويتولى مجلس المنشورات مسؤولية الإذن بإصدار جميع المنشورات، أياً كان شكلها، التي تحمل رمز الأمم المتحدة.
التوزيع
تصنف وثائق الأمم المتحدة الرسمية للتوزيع على النحو التالي:
• التوزيع العام: يُستخدم للتقارير المقدمة إلى دورات الهيئات الرئيسية للمنظمة، وتقارير اجتماعات الهيئات الفرعية الرئيسية والمؤتمرات الرئيسية أو مؤتمرات القمة.
• التوزيع المحدود: يُستخدَم لمشاريع التقارير والقرارات والمقررات، التي يُعاد إصدارها، في حال اعتمادها، بصيغة نهائية للتوزيع العام.
• التوزيع المقيَّد: يُستخدم للوثائق ومحاضر الاجتماعات غير المخصصة للإصدار على نطاق واسع أو للاطلاع عليها من قبل الجمهور العام، ومن ثم فهي لا تصدر على نظام الوثائق الرسمية (ODS).
عند تقديم التقارير لتجهيزها، يُطلب إلى الإدارات المقدمة للوثائق، وفقاً للأمر الإداري [ST/AI/189/Add.27]، تحديد النص المنقول من مصدر آخر.
واتباعاً لهذا الأمر، تقع على عاتق المكاتب المقدمة للتقارير، في تنبؤاتها على gDoc، مسؤولية:
• إبلاغ قسم إدارة الوثائق إذا كان أي جزء من التقرير مستنداً إلى تجميع لنص سبق ترجمته/إصداره من قبل الأمم المتحدة أو مؤسسات منظومة الأمم المتحدة أو منظمات دولية أخرى.
• إبلاغ قسم إدارة الوثائق إذا كان التقرير يمثل صيغة منقحة من نص سبق للأمم المتحدة أو مؤسسات منظومة الأمم المتحدة أو منظمات دولية أخرى إصداره، بما يشمل الإشارة بوضوح إلى النسخ اللغوية.
وعند تقديم تقارير في نظام gDoc تحتوي على نص مترجم سابقاً و/أو منقح، تكون المكاتب المقدمة مسؤولة عما يلي:
• الإشارة إلى المقاطع المأخوذة من وثائق أخرى، بما في ذلك رموز الوثائق المصدرية، وذلك باستخدام خاصية تتبع التغييرات.
• تحديد النص المأخوذ من مصدر آخر، سواء كان مترجماً أو غير مترجم. ويجب أيضاً إدراج المنشورات أو الوثائق أو المواقع الإلكترونية المستخدمة كمرجع عام، مع إدراج الرمز حيثما أمكن.
وعندما تتكرر عناصر وثيقة من سنة إلى أخرى أو من دورة إلى أخرى، فمن المهم أن تُستنسَخ تلك العناصر بحذافيرها، بما في ذلك الحواشي. ويتعين على الجهات المقدمة للوثائق تنزيل النسخة السابقة من الوثيقة من نظام الوثائق الرسمية والاستناد إليها في إعداد الوثيقة الجديدة. وينبغي الإشارة إلى التغييرات والعناصر الجديدة في النص عن طريق الشطب والكتابة بخط داكن.
وتوخياً للتعجيل بتجهيز الوثائق، بما في ذلك التحرير والترجمة، يقوم قسم المَراجع بالبحث في الوثائق والمنشورات المقدمة للتجهيز للتأكد من عدم احتوائها على أي مواد مترجمة/صادرة سابقاً لم تحددها الإدارة المقدمة للوثيقة.
ويعتمد قسم إدارة الوثائق على تعاون المكاتب المقدمة للوثائق في هذا الصدد. وتخفف النصوص الموسومة بوضوح من عبء العمل الإجمالي، وتحسِّن الاستخدام المتسق للغة والمصطلحات وتعزز إصدار الوثائق في الوقت المناسب في بيئة محدودة الموارد والوقت.
توخياً لتوفير نصوص يمكن لذوي الإعاقات البصرية الاطلاع عليها، سيصدر قسم إدارة الوثائق مجموعة محدودة من الوثائق المنقوشة بطريقة براي باللغات الرسمية الست.
وتحقيقاً لهذه الغاية، سيقوم قسم إدارة الوثائق بما يلي:
• توفير معلومات عن رموز وتواريخ إصدار الوثائق المعدَّة بطريقة براي بمجرد توافر هذه المعلومات.
• إبقاء الأطراف المعنية على علم بأي تغييرات أو إجراءات محدثة.
• إرسال النسخة الأصلية من الوثائق، مع الإشارة إلى تواريخ الإصدار المطلوبة، إلى الأشخاص المسؤولين عن نسخها ومراقبة جودتها ونقشها بمجرد تسجيل هذه الوثائق.
• إرسال النسخ المترجمة من الوثائق الأصلية إلى الأفراد المذكورين أعلاه بمجرد توافرها.
• متابعة ومراقبة سلسلة الإنتاج الكاملة لهذه المجموعة من الوثائق، بما في ذلك الاستنساخ والتوزيع.
ويُتَّبَع الترتيب التالي في إنتاج الوثائق بطريقة برايل:
• يُنسخ النص الأصلي ويُترجَم ويُرسل للنقش.
• تُرسَل النصوص المنقوشة مرة أخرى للمراجعة من قبل الناسخ/المترجم، الذي قد يقوم بالمراجعة أو إدخال تغييرات في التنسيق، حسب الاقتضاء.
• بعد موافقة الناسخ/المترجم، يُنتَج النص النهائي المنقوش بطريقة برايل.
• تُصدَر تعليمات محددة بشأن توزيع هذه المجموعة من الوثائق.
وتجدر الإشارة إلى أنه ينبغي تقديم الوثائق التي تحتوي على رسومات بيانية و/أو جداول بصيغة مقروءة؛ وأنه لا ينبغي أن يكون هناك نص مضمَّن؛ وأن هذه النصوص تتطلب وقتاً إضافياً لتجهيزها نظراً لتعقيدها.
معلومات أساسية بشأن توزيع الوثائق الرسمية
تخضع الوثائق البرلمانية للتوزيع المتزامن كما اعتمدته الجمعية العامة1. ونتيجة لهذا المطلب، لن يتم إصدار الوثيقة إلا بعد توفر نسخ بجميع اللغات. وعند هذه النقطة، سيتم نشر الملفات الإلكترونية على نظام الوثائق الرسمية (ODS) وسيتم إعادة إنتاج النسخ الورقية وتوزيعها وفقًا لذلك. وبعد ذلك، يمكن أيضًا نشر النسخ الإلكترونية على مواقع الأمم المتحدة الأخرى.
لماذا تطلب الحظر
في بعض الحالات المحددة، قد يرغب المؤلف في الاحتفاظ بوثيقة تحت الحظر لضمان عدم حدوث أي توزيع رسمي قبل تاريخ ووقت معينين حتى لو تم استكمال جميع اللغات المطلوبة وكان من المقرر إصدار الوثيقة عادةً وفقًا لقواعد التوزيع المتزامن. وطالما أن الوثيقة تظل تحت الحظر، فلا يتم إصدار الملفات الإلكترونية على نظام الوثائق الرسمية ولا يتم توزيع النسخ الورقية. وينبغي للأمانة الموضوعية أن تطلب رسميًا طلبات الحظر وأن ترسلها إلى قسم إدارة الوثائق (DMS) للتنفيذ.
متى وكيف يتم طلب الحظر
يجب تقديم الطلب الرسمي في وقت تقديمه للترجمة، ويجب أن ينعكس ذلك وفقًا للتعليمات الخاصة في نظام إدارة المستندات العالمي (gDoc). نظرًا لأن المستندات تخضع لقواعد التوزيع المتزامن، فلا يزال من الممكن تقديم طلب الحظر أثناء مرحلة معالجة المستند، أي حتى اكتمال جميع اللغات. لا يمكن تقديم طلب الحظر بمجرد نشر المستند بالفعل.
موعد انتهاء الحظر
يجب على المؤلف أن يشير إلى التاريخ والوقت الذي سيتم فيه رفع الحظر. بالنسبة للمستندات الخاضعة لاتفاقية التعيين، لا ينبغي تحديد التاريخ الذي يمكن فيه رفع الحظر بعد تاريخ الإصدار المحدد. سيؤدي التاريخ اللاحق إلى إصدار متأخر. يوصى بشدة بتوقع متطلبات الحظر في وقت مبكر من مرحلة التنبؤ لأن هذا قد يؤثر على معايير التعيين وتاريخ الإصدار. سيكون هذا أكثر حساسية للمستندات الخاضعة للتعيين المتأخر بسبب القوة القاهرة حيث سيتم تحديد تاريخ الإصدار أقرب إلى تاريخ النظر.
1 A/RES/55/222، القسم الثالث، الفقرة 5