ما هو التنبؤ؟
يتم تقديم التوقعات مرتين في السنة (1 أبريل و31 أكتوبر) لتغطية فترة الأشهر الستة التالية.*
تستخدم إدارة الوثائق نموذج التنبؤ في gDoc كأداة إدارية للتخطيط المسبق لجميع الوثائق (قبل الدورة وأثناء الدورة وبعد الدورة والمنشورات)، بما في ذلك: جدولة الفترات الزمنية (أي تاريخ التقديم المتفق عليه) وتواريخ إصدار التقارير؛ والأهم من ذلك، في حساب سعة عبء العمل لجميع الخدمات المعنية في الإطار الزمني المحدد لضمان إصدار الوثائق في الوقت المناسب. تحتوي التوقعات على: عنوان الوثيقة؛ والتفويض التشريعي الخاص بها، مع ذكر المصدر المحدد (القرار/المقرر/غير ذلك)؛ وعدد الكلمات المقدر؛ واللغة الأصلية واللغة (اللغات) المستهدفة؛ والتاريخ المتوقع للتقديم والتاريخ المطلوب للإصدار؛ واسم وتاريخ الاجتماع الذي تكون الوثيقة مطلوبة فيه.

ما هو التثقيب؟
بناءً على المعلومات الواردة في وحدة التنبؤ gDoc، ولضمان المعالجة السلسة والإصدار في الوقت المناسب للوثائق التي تسبق الدورة، تلتزم إدارة الوثائق والمكاتب المقدمة، بموجب اتفاق متبادل، بمواعيد محددة لتقديمها وإصدارها. وتتوقع إدارة الوثائق أن يتم احترام هذه التواريخ؛ وتعتبر الوثائق التي يتم استلامها بعد تاريخ التقديم المتفق عليه بمثابة تقديمات متأخرة. وتجدر الإشارة إلى أن الوثائق التي يتم استلامها في الوقت المحدد ستحظى بالأولوية على الوثائق المتأخرة.

كيف يتم تقييم التوقعات؟
تقوم إدارة الخدمات اللوجستية بمراجعة التوقعات من أجل تيسير تخطيط القدرة ضمن الخدمات المعنية ضمن الإطار الزمني المطلوب. ولتحقيق هذه الغاية، تقوم إدارة الخدمات اللوجستية بما يلي:
• التأكد من أن جميع المعلومات المطلوبة دقيقة وكاملة.
• يطلب توضيحات أو تعديلات على التوقعات حسب الحاجة.
• مشاركة معلومات التنبؤ مع وحدات المعالجة حتى تتمكن من التخطيط لعملها.

_______________________________________

*يتم تحديد تواريخ التقديم على أساس قاعدة 10-4-6 أسابيع (التقديم قبل 10 أسابيع من الاجتماع؛ 4 أسابيع للمعالجة؛ الإصدار قبل 6 أسابيع من الاجتماع)، ما لم يتم اعتماد نمط 8-4-4 من قبل الهيئة المعنية.

تقديم التوقعات
إن التنبؤ، وهو الخطوة الأولى في عملية إدارة الوثائق، هو مسؤولية المكتب المقدم للوثائق. ويجب إدخال جميع الوثائق المتوقعة، بما في ذلك الوثائق البرلمانية (قبل الدورة وأثناء الدورة وبعد الدورة) والمنشورات المتوقعة في فترة الأشهر الستة التالية، مرتين في كل عام، بحلول الأول من أبريل/نيسان والحادي والثلاثين من أكتوبر/تشرين الأول، في وحدة التنبؤ gDoc. وتتولى إدارة الوثائق مراجعة التوقعات للتأكد من أنها تحتوي على العناصر التالية: (أ) تفويض تشريعي واضح (رمز القرار/المقرر أو التفويض المحدد المبين في سرد التقرير)؛ (ب) عنوان الوثيقة والعنوان الفرعي، حسب الاقتضاء؛ (ج) سلسلة الرموز وتوزيعها: (د) عدد الكلمات ضمن الحد الأقصى؛ (هـ) اللغات المستهدفة؛ (و) الفئة الصحيحة (أ/ب/ج أو د)**؛ و(ز) حالة الميزانية. ولتسهيل سير العمل، يُقترح تقديم الوثائق على مراحل للاجتماعات التي تستمر لمدة 3 أسابيع أو أكثر. إذا كانت التوقعات تلبي جميع المتطلبات المذكورة أعلاه، وتندرج ضمن حدود الكلمات المحددة، وتم جدولتها ضمن الإطار الزمني المتفق عليه مع المكتب المقدم، فسيتم الموافقة عليها من قبل DMS. يتم إرسال التوقعات المعتمدة إلى وحدات المعالجة حتى تتمكن من التخطيط لعملها.

وبمجرد الموافقة عليها، تعتبر التوقعات بمثابة اتفاق بين DMS والمكاتب المقدمة لها، ويتم استخدامها لتوقعات عبء العمل المستقبلية.

أهمية تقديم وثائق ما قبل الجلسة في الوقت المناسب
تعتمد المعالجة السلسة وإصدار وثائق الأمم المتحدة في الوقت المناسب على تقديم الوثائق في الموعد المحدد. يتم مراقبة التواريخ المحددة لتقديم التقارير قبل الدورة (تواريخ التعيين). لتجنب الارتباك، وأي تكرار محتمل للعمل، من الأهمية بمكان أن تستخدم الإدارات المؤلفة رابط التوقعات المعتمد الموجود في gDoc عند تقديم تقاريرها. سيتم اعتبار الوثائق قبل الدورة التي لم يتم تقديمها في الموعد النهائي والتي لم يتم التفاوض عليها للتأخير في التعيين، أي قبل الموعد النهائي [رابط إلى مذكرة معلومات DMS حول NLS] بمثابة تقديمات متأخرة. على هذا النحو، سيتم معالجة هذه التقارير باستخدام موارد DMS على أساس "حسب التوفر" وستتطلب حاشية تقديم متأخرة تحدد سبب التأخير. سيتم إعطاء الأولوية في سلسلة المعالجة للتقديمات في الوقت المحدد.

التنبؤات أثناء الجلسة والتقارير أثناء الجلسة
يجب الانتهاء من توقعات الجلسة في gDoc في موعد لا يتجاوز 3 أسابيع قبل الاجتماع المقرر. تتطلب DMS 48 ساعة لمعالجة مستند الجلسة. بشكل استثنائي، في اليوم قبل الأخير من الاجتماع، يمكن معالجة المستندات في غضون 24 ساعة. لن يتم قبول أي مستندات للمعالجة في اليوم الأخير من الاجتماع.

تقارير ما بعد الجلسة
ولضمان إصدار التقارير التي تصدر بعد الدورة في الوقت المناسب، ينبغي تقديمها للمعالجة في أقرب وقت ممكن بعد تاريخ اختتام الاجتماع، وفي موعد لا يتجاوز أسبوعين بعد ذلك التاريخ.

دور وحدة تخطيط إدارة البيانات
المساعدة في عملية التخطيط وتقديم الوثائق البرلمانية، تقوم وحدة التخطيط التابعة لإدارة الشؤون السياسية بما يلي:
• تقديم المشورة للمكاتب المقدمة للتوقعات بشأن التخطيط وإعداد توقعاتها، بما في ذلك تعديل هذه التوقعات إذا لزم الأمر.
• التفاوض على مواعيد تقديم الطلبات (تواريخ التوزيع) مع المكاتب المقدمة للطلبات، بما في ذلك توزيع الوثائق الضخمة.
• تحليل التوقعات، بما في ذلك التفويضات، وحدود عدد الكلمات القياسية، وتواريخ الإرسال والإصدار المطلوبة.
• يقوم بإعداد قائمة بالتفويضات المستخرجة من القرارات والمقررات الصادرة عن الهيئات الحكومية الدولية.
• تذكير المكاتب المرسلة بالمواعيد النهائية للتوقعات والتقديم.
• تقديم بيانات إحصائية وتقارير عن الوثائق، بما في ذلك الالتزام بمواعيد التقديم والمعالجة والإصدار.
• تقديم تقارير خدمة التوثيق المحدثة إلى رؤساء الهيئات الحكومية الدولية قبل كل دورة من أجل ضمان الشفافية والمساءلة أمام الدول الأعضاء.
• تقارير عن تقديم التوقعات في الوقت المناسب، وترتيبها وإصدارها في: (أ) تقارير خدمة الوثائق لرؤساء/رؤساء الاجتماعات؛ (ب) التقارير الفصلية للمكاتب المقدمة؛ و(ج) التقرير السنوي للأمين العام بشأن إدارة الوثائق لإعلام الأمانة العامة والدول الأعضاء.
• طلب ردود الفعل من الهيئات الحكومية الدولية من أجل تحديد أوجه القصور وتحسين خدمة الوثائق.

_______________________________________

*يجب تقديم وثائق ما قبل الدورة قبل 10 أسابيع من الاجتماع الذي تتعلق به، للتوزيع قبل 6 أسابيع من الاجتماع، ما لم يتم اعتماد جدول زمني مسبق مدته 8 أسابيع، للتوزيع قبل 4 أسابيع من الاجتماع، من قبل الهيئة المعنية.
**أ: وثائق الأمانة العامة (8500 كلمة)؛ ب: وثائق غير الأمانة العامة (10700 كلمة)؛ ج: الرسائل الواردة من الدول الأعضاء؛ د: مشاريع القرارات/المقررات.

تتحمل إدارة الوثائق البرلمانية مسؤولية التأكد من أن جميع الوثائق البرلمانية:
• يتم تقديمها من خلال gDoc بما يتفق مع جداول أعمالها المقابلة ومع توقعات الوثائق الرسمية، وبما يتماشى مع اللوائح التي وضعتها الجمعية العامة بشأن مراقبة وتقييد الوثائق.
• أن تكون لها تفويضات تشريعية واضحة، والتي يجب تحديدها في الملخص و/أو القسم التمهيدي.
• تقع ضمن حدود الكلمات المتفق عليها: الفئة أ: 8500 كلمة؛ الفئة ب: 10700 كلمة. *
• تحمل الصاري الصحيح والرمز الصحيح (التحقق من التكرار).
• يجب أن تحمل رقم الجلسة الصحيح والتاريخ الصحيح للجلسة.
• تحمل العناوين والعناوين الفرعية الصحيحة.
• يتم تنظيمها رسميًا في نمط هرمي واضح فيما يتعلق بالعناوين والعناوين الفرعية وبنية الفقرات والملحقات والملاحق والمرفقات والحواشي السفلية.
• يتم تقديمها إلكترونيًا في برنامج Microsoft Word بخط Times New Roman بحجم 12 نقطة.
• يتم تقديمها مع جميع المواد المرجعية ذات الصلة، كما هو موضح في توقعات gDoc.
• تحتوي على ملخص ومقدمة واستنتاجات مجمعة و/أو توصيات بخط عريض.
• يتم تحديدها بوضوح، إذا كان سيتم دفعها من خلال تمويل خارج الميزانية، حسب رمز الحساب.
• يجب أن تحتوي على حاشية سفلية تشير إلى التسليم المتأخر إذا تم تقديم المستند متأخرًا.

_______________________________________

*تصنف وثائق الأمم المتحدة على النحو التالي:
أ: الوثائق الصادرة عن الأمانة العامة؛
ب: الوثائق غير التابعة للأمانة العامة؛
ج: الاتصالات الواردة من الدول الأعضاء؛
د: مشاريع القرارات/المقررات.

تنبؤ بالمناخ
• ينبغي تقديم التوقعات الخاصة بالوثائق التي ستقدم أثناء الجلسة في شكلها النهائي في gDoc قبل ثلاثة أسابيع على الأقل من بدء الاجتماع.
• ينبغي أن تتضمن معلومات التوقعات ما يلي: التفويض؛ عنوان الوثيقة ورمزها؛ تاريخ ووقت التقديم والإصدار المطلوب؛ عدد الكلمات؛ لغة اللغة الأصلية واللغة المستهدفة.
• يتم إعداد التوقعات مع الأخذ في الاعتبار أنه لا ينبغي تقديم أكثر من 3 مستندات أثناء الجلسة للمعالجة في يوم معين. سيتطلب تقديم أكثر من 3 مستندات التفاوض مع DMS.
• ستقوم إدارة الوثائق والمحفوظات بمراجعة جميع توقعات الوثائق في ضوء القدرة المتاحة على الترجمة وتحديد ما إذا كانت هناك حاجة إلى إجراء أي تعديلات بسبب الاستثناءات في العدد القياسي للكلمات و/أو توقيت التقديم.

عدد الكلمات والمواعيد النهائية
• يجب أن تكون المستندات قصيرة قدر الإمكان لضمان المعالجة والإصدار الأمثل. بالنسبة للجلسات التي تستغرق أسبوعًا واحدًا أو أكثر، يجب ألا تتجاوز المستندات 3300 كلمة؛ وبالنسبة للجلسات التي تقل مدتها عن أسبوع واحد، يجب ألا تتجاوز المستندات 660 كلمة.
• يجب أن تتم عملية الإرسال والمعالجة على فترات متقطعة كلما أمكن ذلك. وفي حالة وجود تداخل، يجب التفاوض على الالتزام بتواريخ الإصدار مسبقًا مع DMS.
• بالنسبة للجلسات التي تستغرق أسبوعًا واحدًا أو أكثر، يلزم مرور 48 ساعة على الأقل لإصدار المستندات ذات الطول القياسي بجميع اللغات الرسمية الست. وإذا تم تقليص الوقت المخصص للمعالجة لأي سبب من الأسباب، فلا ينبغي أن يتجاوز طول المستند 1650 كلمة.
• لن يتم قبول أي مستندات للمعالجة في اليوم الأخير من الاجتماع. مع مراعاة التفاوض مع DMS، يمكن معالجة المستندات ضمن حدود الكلمات المقبولة في غضون 24 ساعة في اليوم قبل الأخير.

التصحيحات
لن يتم قبول التصحيحات التي تم إدخالها على المستندات المقدمة بالفعل. يجب إجراء التصحيحات/التغييرات في النسخة النهائية من المستند.

تقديم توقعات النشر
ينبغي استكمال توقعات النشر، التي تقع على عاتق المكتب المقدم للتوقعات، على أساس سنوي، باستخدام وحدة التنبؤ gDoc، وينبغي أن تتضمن جميع المنشورات المتوقعة للفترة المالية المقبلة بناءً على قائمة المنشورات التي وافق عليها مجلس النشر والمسجلة في قاعدة بيانات DMS. وفي إعداد مثل هذه التوقعات، يجب على المكاتب المقدمة للتوقعات التأكد من:
• يكون رمز كل منشور فريدًا ويتم تعيينه بطريقة تتجنب إنشاء فجوة في تسلسل ترقيم المنشورات.
• يتم الإشارة بوضوح إلى التفويض التشريعي لكل منشور، سواء كان قرارًا أو مقررًا للجمعية العامة أو المجلس الاقتصادي والاجتماعي أو طلبًا من هيئة حكومية دولية، في مربع التفويض في وحدة gDoc.
• يتم الإشارة إلى نوع الميزانية (الميزانية العادية/الميزانية العادية أو الميزانية الخارجية/الميزانية الخارجية)، بما في ذلك بند الميزانية (رقم الحساب) للمنشورات خارج الميزانية.
• يظهر الرقم المخصص للطلب في برنامج المنشورات في وحدة gDoc (في إدخال معلومات النشر).
• يتم طلب أرقام ISBN وeISBN لجميع منشورات المبيعات التابعة للأمم المتحدة من خلال DMS في جنيف (انظر منشورات المبيعات/الدوريات الصحفية للأمم المتحدة على قائمة جهات الاتصال الخاصة بـ DMS) ويتم إدراجها في قسم "منشورات المبيعات" في وحدة التنبؤ gDoc.
• يتم طلب أرقام ISSN وeISSN للمنشورات التسلسلية مباشرة من مركز ISSN الدولي ويتم توفيرها في طلب gDoc.
• يتم ملء مواصفات "منطقة العمل" و"صفحات المخطوطة" و"الطباعة والإنتاج" في طلبات gDoc بشكل كامل وصحيح، بما في ذلك المعلومات المتعلقة بأرقام اللفة، والتي يجب تحديدها في مربع "الملاحظات".
• يتم الإشارة إلى إصدارات اللغة الأصلية واللغات المستهدفة في قسم معلومات اللغة: (أ) إذا تم اختيار خيار "الطباعة فقط"، فيجب الإشارة إلى عدد صفحات اللغة الأصلية؛ (ب) إذا تم طلب الترجمة، فيجب أن يتوافق العدد الإجمالي للكلمات مع عدد الصفحات المقدرة في برنامج المنشورات؛ (ج) إذا تم طلب الترجمة إلى لغات أخرى غير تلك المستخدمة من قبل الهيئة المعنية، فيجب تحديد تفويض هذه الترجمة بوضوح - وفي غياب تفويض واضح، ستُعتبر مثل هذه الطلبات خارج الميزانية وستُقدم للمراجعة من قبل إدارة الوثائق.

يجب تسجيل جميع المنشورات في gDoc. لا تعتبر المنشورات غير المسجلة في gDoc ذات وضع رسمي للأمم المتحدة ولا ينبغي أن تحمل رمز الأمم المتحدة.

يجب أن تدرج جميع المنشورات في برنامج المنشورات المعتمد من قبل مجلس المنشورات. ولا يجوز إجراء أي تعديلات دون موافقة مجلس المنشورات. ويتعين على المكاتب التي ترغب في إضافة عناوين إلى برنامج منشوراتها أن تقدم طلبًا مفصلاً إلى المجلس للحصول على موافقته. ويتعين على المكاتب التي ترغب في حذف عنوان من برنامجها أن تبلغ المجلس بهذا القرار.

ونظراً لتكاليف الإنتاج الباهظة، فإن المنشورات تتطلب جمهوراً يتألف من 500 نسخة باللغة الأصلية و1000 نسخة في النسخ المترجمة. وإذا اعتُبر الجمهور صغيراً للغاية بحيث لا يبرر طباعة نسخة كاملة، فيجب إصدار المخطوطات كأوراق عمل، والتي يجب أن تكون:
• تم تنسيقه من قبل المكتب المقدم.
• تم تقديمه بطريقة بسيطة، مع الحد الأدنى من التخطيط وصفحة غلاف باللونين الأبيض والأسود فقط.
• يتم إصدارها إلكترونيًا باللغة الأصلية فقط.
• يتم تحميلها على الموقع الإلكتروني للمكتب المرسل.
• تحمل حقوق الطبع والنشر للأمم المتحدة ويتم تحديدها كأوراق عمل.

يجب تقديم المنشورات المدرجة في برنامج المنشورات للمعالجة بحلول نهاية كل فترة سنتين، بحلول 31 ديسمبر/كانون الأول. وسيتم تجاهل المنشورات التي ترد بعد 31 ديسمبر/كانون الأول. ولن يتم استثناء أي حالات إلا في الحالات التي تكون فيها خدمات الترجمة مثقلة مسبقًا في نظام المعلومات الإدارية المتكامل.

عادةً ما يغطي إصدار المستندات المطبوعة حسب الطلب ما بين 1 إلى 500 نسخة من مستند معين، حسب الحاجة.

سيتم إزالة العناوين وإصدارات اللغات القديمة التي تظل في قائمة الترجمة لأكثر من عامين من سلسلة المعالجة.

قد تكون عملية إصدار وثائق ما قبل الدورة في الفئتين (أ) و(ب) (تقارير الأمانة العامة وغير الأمانة العامة التي - بسبب ظروف خارجة عن سيطرة الأمانة العامة - قوة قاهرة - لا يمكن تقديمها للتقديم في الوقت المناسب لتلبية نمط التوقعات المحدد (10-4-6 أو 8-4-4، حسب الترتيب الذي اعتمدته الهيئة المعنية) مؤهلة لعملية التقديم المتأخرة المتفاوض عليها من خلال نظام إدارة الوثائق شريطة:
• يجب أن تكون المستندات ضمن حدود الكلمات المحددة: 8500 للفئة أ؛ و10700 للفئة ب.
• يتم إدخال الطلبات في وحدة التنبؤ gDoc أو تقديمها إلى DMS بمجرد أن يصبح القسم المقدم للطلب على علم بالوضع - في موعد أقصاه عشرة أيام قبل الموعد النهائي للتنبؤ (10 أو 8 أسابيع، حسب الاتفاق مع DMS).
• تشير طلبات إصدار عدد من الوثائق لنفس الاجتماع بشكل واضح إلى إدارة الشؤون الإدارية حسب ترتيب الأولوية للمعالجة.
• لن يكون للتأخر في الإصدار بسبب التأخر في التقديم أي تأثير سلبي على الإحصائيات المتعلقة بالامتثال للمعالجة من قبل DCM.
• يضمن تاريخ الإصدار المتفق عليه أن الوثيقة ستكون متاحة في الوقت المناسب للنظر فيها، وفقًا لجدول أعمال الاجتماع؛ ويجب جدولة جميع هذه الوثائق للإصدار قبل عشرة أيام على الأقل من تاريخ النظر فيها.
• ينبغي أن تتضمن الوثائق المتأخرة في المواعيد المحددة حاشية توضيحية تتوافق مع قرار الجمعية العامة 53/208. وفيما يلي نص الحاشية المقترحة.   كان من المقرر نشر هذه [المستند] [التقرير] بعد تاريخ النشر القياسي بسبب ظروف خارجة عن إرادة مقدم الطلب.

سيتم معالجة المستندات التي يتم تقديمها متأخرة جدًا بحيث لا يمكن إصدارها في الوقت المناسب والتي لا تشكل جزءًا من ترتيبات التأخير المتفاوض عليها باستخدام الطاقة الاستيعابية على أساس "حسب التوفر" ولا يمكن ضمان إصدارها في الوقت المناسب. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تتضمن جميع المستندات المقدمة متأخرة حاشية سفلية توضح أسباب تقديمها المتأخر حتى يمكن إبلاغ الدول الأعضاء والإدارة بالظروف التي حالت دون إصدارها في الوقت المناسب.

تقع مسؤولية تقديم الدولة الطرف لمذكراتها إلى هيئات معاهدات حقوق الإنسان على عاتق الدولة نفسها. ولا يتم تحرير النص.

عندما يتم قبول مثل هذه الإرساليات للمعالجة:
• يتم فحص صفحة الغلاف للتأكد من أن جميع العناصر صحيحة ومتوافقة مع قوالب الأمم المتحدة.
• تم التحقق من التنسيق وتصحيح أخطاء التنسيق الواضحة.

ونظراً للنهج المتبع في التعامل مع هذه الوثائق، فقد أدرجت الحاشية التالية على صفحة الغلاف:
"صدرت هذه الوثيقة دون تحرير رسمي."

الزملاء في قسم إدارة المستندات وقسم التحرير/خدمة اللغات متاحون لتقديم إرشادات إضافية.

تتكون وثائق الأمم المتحدة، في جزء كبير منها، من التقارير التي تقدمها الأمانة العامة للمنظمة للنظر فيها من جانب إحدى هيئاتها الرئيسية أو هيئاتها الفرعية استجابة لطلب رسمي، أو تفويض، من الهيئة المعنية فيما يتصل ببند محدد على جدول أعمالها.

تصدر السجلات الرسمية للأمم المتحدة سنويًا لدورات الجمعية العامة ومجلس الأمن والمجلس الاقتصادي والاجتماعي. بالإضافة إلى ذلك، تقدم الأجهزة الرئيسية، والهيئات العشر المنشأة بموجب معاهدات، واللجان الرئيسية للمنظمة، ولجنة الخدمة المدنية الدولية، والوكالات المتخصصة ومجلس المراجعين، من بين هيئات أخرى، تقاريرها إلى الجمعية العامة في كل دورة سنوية. تتضمن السجلات الرسمية للجمعية العامة تقرير الأمين العام عن عمل المنظمة والوثائق البرلمانية التي تحتوي على قرارات ومقررات الهيئات الرئيسية. يتم شرح تنظيم وثائق الأمم المتحدة بالكامل في دليل البحث في وثائق الأمم المتحدة الصادر عن مكتبة داغ همرشولد [ http://research.un.org/en/docs/symbols ].

تصدر الأمم المتحدة ووكالاتها الرئيسية منشوراتها في مجموعة من الأشكال، بما في ذلك المطبوعات والكتب الإلكترونية والتطبيقات. ويتولى مجلس المنشورات مسؤولية التصريح بإصدار جميع المنشورات، بأي شكل من الأشكال، التي تحمل رمز الأمم المتحدة.

توزيع
يتم تصنيف الوثائق الرسمية للأمم المتحدة بغرض التوزيع على النحو التالي:
• عام: يستخدم للتقارير المقدمة إلى دورات الهيئات الرئيسية للمنظمة، وللتقارير المقدمة إلى اجتماعات الهيئات الفرعية الرئيسية والمؤتمرات أو القمم الرئيسية.
• محدودة: تستخدم لمشاريع التقارير والقرارات والمقررات، والتي إذا تم اعتمادها، سيتم إعادة إصدارها في شكلها النهائي للتوزيع العام.
• مقيد: يستخدم للوثائق وسجلات الاجتماعات التي لا يقصد إصدارها على نطاق واسع أو قراءتها من قبل عامة الناس وبالتالي لا يتم إصدارها على نظام الوثائق الرسمية (ODS).

عند تقديم التقارير للمعالجة، يتعين على الإدارات المؤلفة، وفقًا للتعليمات الإدارية   [ ST/AI/189/Add.27 ]، لتحديد النص الذي تم أخذه من مصدر آخر.

باتباع هذه التعليمات، تكون المكاتب المقدمة مسؤولة، في توقعاتها في gDoc، عن:
• إبلاغ إدارة الشؤون الإدارية إذا كان أي جزء من التقرير يستند إلى مجموعة من النصوص التي سبق أن ترجمتها/أصدرتها الأمم المتحدة أو منظمات منظومة الأمم المتحدة أو منظمات دولية أخرى.
• إبلاغ إدارة الوثائق والمحفوظات إذا كان التقرير عبارة عن مراجعة لنص أصدرته الأمم المتحدة أو مؤسسات منظومة الأمم المتحدة أو منظمات دولية أخرى في السابق، بما في ذلك الإشارة بوضوح إلى إصدارات اللغات.

عند تقديم التقارير في gDoc والتي تحتوي على نص مترجم و/أو منقح مسبقًا، تكون المكاتب المرسلة مسؤولة عن:
• الإشارة، باستخدام ميزة تتبع التغييرات، إلى المقاطع المأخوذة من وثائق أخرى، بما في ذلك رموز الوثائق المصدرية.
• تحديد النص الذي تم أخذه من مصدر آخر، سواء كان مترجمًا أم لا. يجب أيضًا إدراج المنشورات أو الوثائق أو المواقع الإلكترونية المستخدمة كمرجع عام، بالرمز حيثما أمكن.

كلما تكررت عناصر من وثيقة ما من سنة إلى أخرى أو من دورة إلى أخرى، فمن المهم إعادة إنتاج هذه العناصر بدقة، بما في ذلك الحواشي. ويطلب من المؤلفين تنزيل النسخة السابقة من الوثيقة من نظام الوثائق الرسمية (ODS) واستخدامها كأساس لإعداد الوثيقة الجديدة. ويجب الإشارة إلى التغييرات والعناصر الجديدة في النص عن طريق الشطب والخط العريض.

من أجل تسريع معالجة الوثائق، بما في ذلك التحرير والترجمة، فإن من عمل قسم المراجع البحث في الوثائق والمنشورات المقدمة للمعالجة للتأكد من أنها لا تحتوي على أي مواد مترجمة/منشورة سابقًا لم يتم تحديدها من قبل قسم المؤلف.

تعتمد إدارة الوثائق والمستندات على تعاون المكاتب المقدمة للوثائق في هذا الصدد. فالنصوص ذات العلامات الواضحة تخفف إلى حد كبير العبء الإجمالي للعمل، وتعزز الاستخدام المتسق للغة والمصطلحات، وتعزز إصدار الوثائق في الوقت المناسب في بيئة محدودة الموارد والوقت.

من أجل توفير نصوص قابلة للقراءة للأشخاص ذوي الإعاقة البصرية، ستصدر DMS مجموعة محدودة من الوثائق المطبوعة بطريقة برايل باللغات الرسمية الست.

ولتحقيق هذه الغاية، ستقوم شركة DMS بما يلي:
• تقديم معلومات حول رموز وتواريخ إصدار مستندات برايل بمجرد توفر هذه المعلومات.
• إبقاء الأطراف المعنية على اطلاع بأي تغييرات أو إجراءات محدثة.
• إرسال النسخة الأصلية من المستندات، مع الإشارة إلى تواريخ الإصدار المطلوبة، إلى الأفراد المسؤولين عن النسخ ومراقبة الجودة والختم بمجرد تسجيل هذه المستندات.
• إرسال النسخ المترجمة من المستندات الأصلية إلى الأفراد المذكورين أعلاه بمجرد توافرها.
• متابعة ومراقبة هذا الهيكل من الوثائق على طول سلسلة الإنتاج بأكملها، بما في ذلك إعادة الإنتاج والتوزيع.

سيتم إنتاج مستندات برايل بالترتيب التالي:
• سيتم نسخ النص الأصلي وترجمته وإرساله للطباعة.
• سيتم إرسال النصوص المنقوشة مرة أخرى للمراجعة من قبل الناسخ/المترجم، الذي قد يقوم بمراجعتها أو إدخال تغييرات على التنسيق، حسب الحاجة.
• بعد الحصول على موافقة الناسخ/المترجم، سيتم إنتاج النص النهائي المنقوش بطريقة برايل.
• سيتم إعطاء تعليمات محددة بشأن توزيع هذا الجزء من الوثائق.

وتجدر الإشارة إلى أن المستندات التي تحتوي على رسومات و/أو جداول يجب تقديمها بتنسيق قابل للقراءة؛ ويجب ألا تحتوي على نص مضمن؛ وأن مثل هذه النصوص تتطلب وقتًا إضافيًا للمعالجة بسبب تعقيدها.

معلومات أساسية بشأن توزيع الوثائق الرسمية
تخضع الوثائق البرلمانية للتوزيع المتزامن كما أقرته الجمعية العامة ^1. ونتيجة لهذا الشرط، لن يتم إصدار الوثيقة إلا بعد توافر النسخ بجميع اللغات. وعند هذه النقطة، سيتم نشر الملفات الإلكترونية على نظام الوثائق الرسمية (ODS) وسيتم إعادة إنتاج النسخ الورقية وتوزيعها وفقًا لذلك. وبعد ذلك، يمكن أيضًا نشر النسخ الإلكترونية على مواقع الأمم المتحدة الأخرى على شبكة الإنترنت.

لماذا تطلب الحظر
في بعض الحالات المحددة، قد يرغب المؤلف في الاحتفاظ بوثيقة ما تحت الحظر لضمان عدم توزيعها رسميًا قبل تاريخ ووقت معينين حتى لو تم استكمال جميع اللغات المطلوبة وكان من المقرر إصدار الوثيقة وفقًا لقواعد التوزيع المتزامن. وطالما ظلت الوثيقة تحت الحظر، فلن يتم إصدار الملفات الإلكترونية على نظام الوثائق الرسمية ولن يتم توزيع النسخ المطبوعة. وينبغي أن تقدم الأمانة العامة طلبات الحظر رسميًا وترسلها إلى قسم إدارة الوثائق لتنفيذها.

متى وكيف تطلب الحظر
يجب تقديم الطلب الرسمي في وقت تقديم الترجمة، ويجب أن ينعكس ذلك وفقًا للتعليمات الخاصة في نظام إدارة الوثائق العالمي (gDoc). ونظرًا لأن الوثائق تخضع لقواعد التوزيع المتزامن، فلا يزال من الممكن تقديم طلب حظر النشر أثناء مرحلة معالجة الوثيقة، أي حتى اكتمال جميع اللغات. ولا يمكن تقديم طلب حظر النشر بمجرد نشر الوثيقة بالفعل.

موعد الحظر
يجب على المؤلف أن يشير إلى التاريخ والوقت الذي سيتم رفع الحظر عندهما. بالنسبة للوثائق الخاضعة لاتفاقية التعيين، لا ينبغي تحديد التاريخ الذي يمكن فيه رفع الحظر بعد تاريخ الإصدار المحدد. سيؤدي تحديد تاريخ لاحق إلى إصدار متأخر. يوصى بشدة بالتنبؤ بمتطلبات الحظر في وقت مبكر من مرحلة التنبؤ لأن هذا قد يؤثر على معايير التعيين وتاريخ الإصدار. سيكون هذا أكثر حساسية للوثائق الخاضعة للتعيين المتأخر بسبب القوة القاهرة حيث سيتم تحديد تاريخ الإصدار أقرب إلى تاريخ النظر.

¹ A/RES/55/222، القسم الثالث، الفقرة 5