يدير قسم إدارة الوثائق التخطيط للوثائق ومعالجتها من البداية إلى النهاية بمجرد استلامها. ويستعرض القرارات والمقررات التي تعتمدها الهيئات الحكومية الدولية ويتحقق من إعداد جميع الوثائق التداولية - المطلوبة منها لنظر الهيئات التداولية قبل الدورات وأثناءها وبعدها - وتقديمها بما يتوافق مع الولايات التشريعية.

وهو يتفاعل مع جميع الإدارات المقدمة للوثائق داخل الأمانة العامة، وأفرقة إدارة المؤتمرات التابعة للهيئات الحكومية الدولية، والبعثات الدائمة لضمان تقديم الوثائق بدرجة عالية من القدرة على التنبؤ. واستناداً إلى نظام تعيين فترات زمنية محددة، يعد القسم توقعات عبء العمل لوحدات التجهيز داخل الإدارة لتكون أساساً لتخطيط القدرات، والهدف من ذلك هو ضمان الاستخدام الأكفأ للموارد وإصدار وثائق الهيئات الحكومية الدولية في الوقت المناسب.

ويتولى القسم تجهيز الوثائق حتى النهاية باستخدام نظام الأمم المتحدة لإدارة الوثائق المسمى gDoc لتتبع وإدارة التقدم المحرز في كل وثيقة عبر جميع حلقات السلسلة بدءاً من تقديمها حتى إصدارها كوثيقة رسمية.

وتهدف تعليمات تخطيط الوثائق وتقديمها وتجهيزها ومذكرات معلومات قسم إدارة الوثائق، الواردة في هذه الوثيقة، إلى تيسير وتوضيح عملية تقديم الوثائق للدول الأعضاء ولمقدمي الوثائق، ومكاتب الأمانة العامة للأمم المتحدة. والنصان مترابطان بحيث يمكن للمستخدمين الحصول على المعلومات العامة، في التعليمات، وعلى إرشادات أكثر دقة، وهي موصولة بمذكرات المعلومات، والمواقع المرجعية ذات الصلة. كما تُتاح قائمة معلومات اتصال قسم إدارة الوثائق، تقدم أسماء موظفي قسم إدارة الوثائق، بحيث يمكن للمستخدمين توجيه أسئلة أو مسائل محددة تهمهم مباشرة إلى الأفراد المسندة إليهم إدارة مجموعة الوثائق الخاصة بهم.