Предсессионные* 
документы заседающих органов, подготовленные по просьбе органов и подразделений Организации Объединенных Наций и межправительственных органов в рамках подготовки к запланированным совещаниям, т. е. предсессионные документы, включающие предварительные повестки дня, программы работы, доклады Секретариата, специальных докладчиков/мандатариев и рабочих групп и сообщения государств-членов и неправительственных организаций, представляются для прогнозирования и составления графиков (слотирования) и представляются в gDoc за 10 недель до даты запланированных совещаний. Предсессионные документы выпускаются для общего распространения (с указанием того, что они представляют собой широкий и неизменный интерес) в СОД.

Предсессионные документы составляют самую большую категорию документов.

Сессионные* 
документы заседающих органов для рассмотрения в ходе совещаний органов и подразделений Организации Объединенных Наций и межправительственных органов, т. е. сессионные документы, включающие проекты резолюций и решений, подаются для целей прогнозирования и обработки в систему gDoc за три недели до даты совещания. Эти документы, которые должны быть как можно короче (3300 слов), поскольку они должны обрабатываться оперативно по мере поступления, выпускаются для ограниченного распространения (т. е. в виде проектов, которые могут быть изменены в принятой/окончательной форме) в СОД. Сессионные документы не могут быть получены для обработки в последний день совещания, однако документы, отвечающие требованиям по количеству слов, могут быть обработаны в течение 24 часов за день до закрытия совещания.

Послесессионные документы* 
Рекомендуется, чтобы окончательные доклады о совещаниях органов и подразделений Организации Объединенных Наций и межправительственных органов, включая резолюции и решения, принятые такими органами, которые готовятся после закрытия совещания, т. е. послесессионные документы, представлялись для обработки не позднее чем через две недели после даты завершения совещания. В зависимости от имеющихся ресурсов и по согласованию с Секцией управления документооборотом окончательные доклады планируются к своевременному выпуску для общего распространения.

* Представление доклада с опозданием предполагает следующие действия: a) согласование с Секцией управления документооборотом; b) включение пояснения, которое должно быть приложено к докладу в качестве сноски на титульной странице. Следует отметить, что раннее представление докладов, хотя оно поощряется и приветствуется, не означает, что они будут выпущены раньше срока.

В процессе подготовки документации подразумевается, что: a) прогнозирование — это предположение в отношении представления документации, осуществляемое на основе консультаций между представляющими подразделениями/образованиями и Секцией управления документооборотом; b) слотирование — это взаимное соглашение между представляющей стороной, которая обязуется представить документацию для обработки к определенной дате, и Отделом конференционного управления, который в свою очередь обязуется выпустить такую документацию к определенной дате.

В рамках этого процесса каждый год в октябре и апреле Секция управления документооборотом осуществляет прогнозирование, для которого авторы и представляющие подразделения должны представить перечень всех документов заседающих органов и изданий, ожидаемых к выпуску для совещаний в течение следующих шести месяцев. На основе этих данных Секция управления документооборотом назначает сроки подачи документов (даты слотирования), обеспечивая тем самым своевременное представление и выпуск документации. Кроме того, Секция управления документооборотом ежеквартально составляет доклады о соблюдении требований и отвечает за обеспечение контроля и ограничения документации, а также за одновременное распространение всех документов заседающих органов [см. резолюцию 68/251 Генеральной Ассамблеи, п. 56]. При подаче заявок на прогнозирование необходимо указать текст, взятый из другого источника или являющийся пересмотренным вариантом ранее выпущенного документа или окончательным вариантом доклада, представленного ранее в виде проекта.

Все документы заседающих органов и все издания Организации Объединенных Наций выпускаются в ответ на решения, принятые одним из руководящих органов Организации, чаще всего Советом Безопасности, Генеральной Ассамблеей, Экономическим и Социальным Советом или Советом по правам человека, включая их вспомогательные органы, а также межправительственными органами и специализированными учреждениями Организации. Невозможно переоценить важность указания мандата в каждом запросе на подготовку документации. Организация и ее государства-члены, осознавая бюджетные последствия подготовки документации, настаивают на необходимости тщательного изучения таких запросов при представлении их для целей прогнозирования.

Содержащие мандат резолюция, решение или другой описательный источник*, регулирующий выпуск каждого документа, должны: 
• Быть идентифицированы в момент представления документа в Секцию управления документооборотом для прогнозирования и слотирования, т. е. до подачи в систему gDoc. 
• Быть указаны при подаче в систему (gDoc).
• Быть четко заявлены в резюме и/или введении.

___________________________________________________

* Некоторые представляемые в течение многих лет ежегодные или двухгодичные доклады регулируются постоянными мандатами, которые можно найти в правилах процедуры, учредительных документах или бюджете по программам соответствующих законодательных органов.

В соответствии с инструкциями, изложенными в «Электронном руководстве Организации Объединенных Наций по вопросам редактирования» и в директиве по редактированию «Стандарты подготовки и представления документов Организации Объединенных Наций» [ST/CS/SER.A/44/Rev.1], которым следует неукоснительно следовать при представлении документации, авторам и представляющим подразделениям предписывается: 

• Представлять свои доклады в электронном виде. 
• Готовить и представлять свои доклады полностью в Microsoft Word, шрифт № 10 типа Times New Roman, с использованием только начальных заглавных букв, для заголовков, подзаголовков, заглавий и подзаглавий. 
• Не включать PDF-файлы, файлы Excel или презентации PowerPoint. Перед подачей таблиц, созданных в Excel, они должны быть преобразованы в Microsoft Word и импортированы в текст.
• Приводить резюме на титульной странице и сводные выводы и/или рекомендации в заключительном разделе, выделяя их жирным шрифтом. 
• Не включать оглавление в доклады стандартного объема, поступающие из Секретариата Организации Объединенных Наций (8500 слов), однако в случае поступления запроса указывать только номера страниц, исключая номера пунктов. (Это не относится к изданиям Организации Объединенных Наций, формат которых описан в «Руководстве по политике Организации Объединенных Наций в отношении изданий»). 
• Предоставлять графические материалы в цифровом виде в формате, который может быть импортирован в Microsoft Word*. Текст, относящийся к графическому изображению, должен быть размещен за его пределами для удобства обработки. 
• Использовать функции верхнего/нижнего колонтитула в Microsoft Word для указания номеров страниц. Не следует представлять документы без номеров страниц или с номерами страниц, проставленными от руки. 
• Если текст является пересмотренным вариантом ранее выпущенного документа или окончательным вариантом доклада, уже представлявшегося в виде проекта , обеспечить, чтобы все изменения были четко обозначены с помощью инструмента отслеживания изменений Microsoft Word или указаны в комментариях, а также отмечены жирным шрифтом и зачеркиванием.

___________________________________________________

* Графические материалы, не преобразованные в Microsoft Word, в окончательном электронном варианте документа в СОД могут не быть отражены.

• Объем документов, представляемых Секретариатом, не должен превышать 8500 слов. 
• Документы, представленные межправительственными органами или специальными докладчиками/мандатариями Совета по правам человека, не должны превышать 10 700 слов. 
• Государствам-членам, которые могут представлять документы объемом сверх указанных ограничений, рекомендуется в максимальной степени обобщать информацию, принимая во внимание ограниченность ресурсов Организации.

В случае совещаний главных органов Организации Объединенных Наций, их вспомогательных органов и межправительственных органов: 
• Предварительные повестки дня должны быть представлены за десять недель до открытия заседания, для распространения за восемь недель до совещания*. 
• Все другие материалы должны быть представлены на перевод за десять недель до совещания для распространения за шесть недель до его начала*. 
• Материалы, не требующие перевода, должны быть представлены за две недели до совещания. 
• Выпуск материалов, не представленных в указанные выше сроки, подлежит согласованию в рамках договоренности о позднем слотировании с Секцией управления документооборотом [UN_Docs_Submission@un.org].

___________________________________________________

* Если только соответствующий орган не принял альтернативную схему, например представление за восемь недель до открытия совещания для распространения за четыре недели до его начала.

Документы и издания Организации Объединенных Наций выпускаются в соответствии с принятыми в Организации требованиями к стилю и стандартному формату, которые изложены в «Электронном руководстве Организации Объединенных Наций по вопросам редактирования».

При подготовке докладов и изданий представляющим подразделениям и представителям государств-членов следует: 
• Использовать модели, изложенные в «Электронном руководстве Организации Объединенных Наций по вопросам редактирования».
• Придерживаться стиля и формата аналогичных докладов, выпущенных Организацией Объединенных Наций, которые опубликованы в Системе официальной документации (СОД).
• При представлении изданий строго придерживаться руководящих принципов, изложенных в «Руководстве по политике Организации Объединенных Наций в отношении изданий». Подробную информацию о публикациях можно найти по этой ссылке.
• Перед подачей документа авторам настоятельно рекомендуется обращаться с вопросами или проблемами в Секцию управления документооборотом, сотрудники которой обладают большим опытом и готовы помочь вам или отослать вас к другим источникам, если речь идет об оказании помощи в подготовке проекта документа и форматировании.

В целях подготовки четких и эффективных докладов авторам/представляющим сторонам необходимо помнить о следующем: 
• Управление людских ресурсов (УЛР) предлагает ряд курсов по составлению докладов, рассчитанных для авторов из Организации Объединенных Наций, включая курс «Принципы составления докладов» и семинары по навыкам написания. 
• В «Электронном руководстве Организации Объединенных Наций по вопросам редактирования» содержится краткий курс по написанию докладов под названием «Составление документов для Организации Объединенных Наций». 
• Авторы/представляющие подразделения могут воспользоваться услугами Секции редактирования Языковой службы Отдела конференционного управления (ОКУ), а также советами и рекомендациями сотрудников Секции управления документооборотом ОКУ.

При отправке докладов на обработку авторы должны идентифицировать текст, который был взят из другого источника. Это можно сделать с помощью функции отслеживания изменений Microsoft Word, выделения текста жирным шрифтом и зачеркивания или с помощью комментариев Microsoft Word. Документы не должны содержать повторения уже опубликованных текстов или повторения текстов с незначительными изменениями.

Система gDoc 2.0 Организации Объединенных Наций — это новая единая глобальная система управления документацией, которая пришла на смену предыдущей версии системы gDoc.

Система gDoc 2.0 предлагает полный набор модулей для работы с документами, планирования, управления, обработки и выпуска документов для поддержки глобально скоординированного документооборота и системы управления производственными возможностями. Этот инструмент, используемый во всех местах службы ДГАКУ, представляет собой средство ведения документации, позволяющее осуществлять комплексное глобальное управление, включая обмен работой между местами службы, что позволяет максимально расширить потенциал всей системы Организации Объединенных Наций.

В координации и консультации с сотрудниками Секции управления документооборотом, которые отслеживают всю цепочку обработки документов, авторы и представляющие подразделения могут также видоизменять свои запросы и осуществлять контроль за своими докладами и изданиями.

Once submitted through gDoc, reports and publications are processed as per the below workflow:

• DMS reviews and verifies the mandates, length, presentation and requested date of issuance for documents/publications submitted through gDoc, in line, if relevant, with the negotiated forecast and slotting schedule (for pre-session and in-session documents).

• Documents/publications are registered and scheduled for processing and sent to the Languages Service, DCM, following the now automatic process in the system that identifies previously translated text (reprise) providing information to assist the translators, editors and desktop publishing assistants in carrying out their work including though the computer assisted translation (CAT) tools.

• The mandated versions in Arabic, Chinese, English, French, Russian and Spanish Translation Sections are produced the documents/publications for simultaneous issuance.

• Once edited and translated, the documents and publications are formatted, reviewed and prepared for reproduction by the Language Desktop Publishing Units, and posted on ODS- the United Nations Official Document System, at https://documents.un.org/ 

• The Printing Section of the Production and Support Service, DCM, produces the documents/publications in printed form.

• The Distribution Section of the Production and Support Service, DCM, ensures the distribution of the documents/publications in line with applicable distribution patterns and in accordance with the request made in the initial gDoc submission.

* In line with established practice, specific reports are edited before submission, in close consultation with authors and submitting departments; certain reports and publications are edited by authors/submitting departments and registered in gDoc in edited form; other publications, owing to resource constraints, are given a “light edit”, including cross-checking for errors and proper presentation (front-page matter) after submission.

«Электронное руководство Организации Объединенных Наций по вопросам редактирования»
https://www.un.org/dgacm/en/content/editorial-manual

Терминологическая база данных Организации Объединенных Наций
https://unterm.un.org/unterm2/ru

Система официальной документации 
http://documents.un.org