Предварительная сессия*
Парламентские документы, подготавливаемые по запросу органов и подразделений Организации Объединенных Наций, а также межправительственных органов в рамках подготовки к запланированным заседаниям, т.е. предсессионные документы, которые включают предварительные повестки дня, программы работы, доклады Секретариата, специальных докладчиков/мандатариев и рабочих групп. и сообщения от государств-членов и неправительственных организаций передаются для прогнозирования и распределения и представляются в формате gDoc за 10 недель до даты запланированных совещаний. Предсессионные документы выпускаются для всеобщего распространения (с указанием того, что они представляют широкий и постоянный интерес) на СОД.

Предсессионные документы составляют самую большую категорию подготовленных документов.

В сессии*
Парламентские документы для рассмотрения во время заседаний органов и организаций Организации Объединенных Наций и межправительственных органов, т.е. сессионные документы , которые включают проекты резолюций и решений, передаются для целей прогнозирования и обработки на gDoc за 3 недели до даты заседания. Эти документы, которые должны быть как можно более короткими (3300 слов), поскольку их необходимо обрабатывать по мере поступления, в ускоренном порядке, выпускаются для ограниченного распространения (т.е. в виде черновиков, которые могут быть изменены в принятой/завершенной форме). на ОДС. Сессионные документы не могут быть получены для обработки в последний день собрания, но документы с ограничением по количеству слов могут быть обработаны в течение 24 часов за день до закрытия собрания.

После сессии*
Рекомендуется, чтобы окончательные отчеты совещаний органов и подразделений Организации Объединенных Наций и межправительственных органов, включая резолюции и решения, принятые такими органами, которые готовятся после закрытия совещаний, т.е. постсессионные документы, не представлялись для обработки позднее, чем через две недели после даты закрытия. В зависимости от имеющихся ресурсов и после консультаций с DMS планируется своевременная публикация окончательных отчетов для общего распространения.

* Несвоевременная подача отчета требует: (а) координации с DMS; и (b) включение пояснения, которое должно быть приложено к отчету в виде сноски на титульной странице. Следует отметить, что раннее представление отчетов, хотя и поощряется и приветствуется, не означает, что они будут выпущены раньше запланированного срока.

В процессе документации подразумевается, что: (a) Прогнозирование – это прогноз ожидаемого представления документации, выполняемый в консультации между представляющими департаментами/организациями и СУД; и что (b) распределение по времени представляет собой взаимное соглашение со стороны отправителя о предоставлении документации для обработки к определенной дате, а со стороны DCM о выдаче такой документации к определенной дате.

В рамках этого процесса каждый год, в октябре и апреле, DMS проводит прогнозирование, в ходе которого авторы и ведомства, представляющие документы, должны представить список всей парламентской документации и публикаций, которые планируется представить на заседаниях в течение следующих шести месяцев. Используя эти данные, DMS назначает сроки подачи (даты распределения), обеспечивая тем самым своевременную подачу и выпуск документации. Кроме того, ДМС ежеквартально составляет отчеты о соблюдении требований и отвечает за обеспечение контроля и ограничения документации, а также одновременное распространение всех парламентских документов [см. резолюцию Генеральной Ассамблеи 68/251, пар. 56]. Текст, взятый из другого источника или являющийся переработанной версией ранее выпущенного документа или окончательной версией отчета, представленного в черновой форме, должен быть идентифицирован при подаче запросов на прогнозирование.

Вся документация для заседающих органов и все публикации Организации Объединенных Наций издаются в ответ на решения, принимаемые директивным органом Организации, чаще всего Советом Безопасности, Генеральной Ассамблеей, Экономическим и Социальным Советом или Советом по правам человека, включая их вспомогательные органы. , а также межправительственными органами и специализированными учреждениями Организации. Важность указания мандата в каждом запросе на представление документации невозможно переоценить.   Организация и ее государства-члены, осознавая бюджетные последствия подготовки документации, требуют строгого изучения таких запросов, когда они представляются для прогнозирования.

Уполномочивающая резолюция, решение или другой описательный источник *, регулирующий выпуск каждого документа, должен:
• Быть идентифицированным в момент подачи документа в DMS для прогнозирования и распределения, т.е. до подачи в gDoc.
• Быть изложенным в документе gDoc .
• Быть четко изложенным в кратком изложении и/или введении.

___________________________________________________

* Некоторые долгосрочные годовые или двухгодичные отчеты регулируются постоянными мандатами, которые можно найти в правилах процедуры, учредительных документах или программном бюджете соответствующих законодательных органов.

В соответствии с инструкциями, изложенными в Редакционном онлайн-руководстве Организации Объединенных Наций и в редакционной директиве «Стандарты подготовки и подачи документов Организации Объединенных Наций» [ ST/CS/SER.A/44/Rev.1 ], которые должны внимательно следить при подаче документации, авторы и подающие ведомства проинструктированы:
• Подавать свои отчеты в электронном виде.
• Подготавливать и представлять свои отчеты полностью в Microsoft Word, шрифтом Times New Roman размером 10 пунктов, используя начальные, а не блочные прописные буквы для заголовков, подзаголовков, заголовков и подзаголовков.
• Не включать файлы PDF, файлы Excel или презентации PowerPoint. Таблицы, созданные в Excel, необходимо преобразовать в Microsoft Word и импортировать в текст перед отправкой.
• Поместить резюме на титульную страницу, а сводные выводы и/или рекомендации — в заключительный раздел, выделенный жирным шрифтом.
• Не включать оглавление для докладов стандартной длины, исходящих из Секретариата Организации Объединенных Наций (8500 слов), но, по запросу, указывать только номера страниц, исключая номера параграфов. (Это не относится к публикациям Организации Объединенных Наций, формат которых поясняется в Руководстве по политике Организации Объединенных Наций в отношении публикаций.)
• Предоставить графический материал в цифровой форме в формате, который можно импортировать в Microsoft Word.* Текст, относящийся к изображению, должен быть размещен вне изображения для удобства обработки.
• Использовать функцию верхнего/нижнего колонтитула Microsoft Word для указания номеров страниц. Никакие документы не должны быть представлены без номеров страниц или с номерами страниц, вставленными вручную.
• Чтобы гарантировать, что если текст представляет собой пересмотренную версию ранее выпущенного документа или окончательную версию отчета, уже представленного в черновой форме , все изменения четко обозначаются с помощью отслеживания изменений Microsoft Word или инструмента комментариев или жирным шрифтом и зачеркиванием. .

___________________________________________________

*Графический материал, не преобразованный в Microsoft Word, может быть не виден в окончательной электронной версии документа на ODS.

• Документы, представляемые Секретариатом, не должны превышать 8500 слов.
• Документы, представляемые межправительственными органами или специальными докладчиками/мандатариями Совета по правам человека, не должны превышать 10 700 слов.
• Государствам-членам, которые могут представлять документы, превышающие указанные лимиты, рекомендуется синтезировать информацию как можно больше, принимая во внимание ограниченные ресурсы Организации.

Для заседаний главных органов Организации Объединенных Наций, их вспомогательных органов и межправительственных органов:
• Предварительная повестка дня должна быть представлена за 10 недель до открытия собрания, для распространения за 8 недель до собрания.*
• Все остальные материалы для перевода необходимо предоставить за 10 недель до собрания, для распространения – за 6 недель до собрания.*
• Материалы, не требующие перевода, необходимо предоставить за 2 недели до заседания.
• Материалы, которые не укладываются в вышеуказанные сроки, будут подлежать позднему включению в график по согласованию с DMS [ UN_Docs_Submission@un.org ].

___________________________________________________

*Если соответствующий орган не принял альтернативную схему, например, подачу за 8 недель до открытия собрания для распространения за 4 недели до собрания.

Документы и публикации Организации Объединенных Наций издаются в стиле и стандартном формате, принятых Организацией, как указано в Редакционном руководстве Организации Объединенных Наций в Интернете .

При подготовке отчетов и публикаций представляющие ведомства и представители государств-членов должны:
• Используйте модели, изложенные в онлайн-редакционном руководстве Организации Объединенных Наций .
• При подаче публикаций строго придерживайтесь руководящих принципов, изложенных в Политическом руководстве Организации Объединенных Наций в отношении публикаций.
• Следуйте стилю и формату соответствующих отчетов, выпускаемых Организацией Объединенных Наций и доступных в Системе официальной документации (ODS) .
• Обратитесь в отдел редактирования языковой службы DCM за помощью в составлении и форматировании.

Перед отправкой документов авторам настоятельно рекомендуется обращаться с вопросами или проблемами к сотрудникам DMS , которые имеют опыт и готовы оказать помощь.

В целях выпуска четких и эффективных отчетов авторам/подателям напоминаем, что:
• Управление людских ресурсов (УЛР) предлагает ряд курсов письма, предназначенных для авторов в Организации Объединенных Наций, включая курс «Принципы написания отчетов» и семинары по навыкам письма.
• Онлайн-редакционное руководство Организации Объединенных Наций содержит краткий курс по написанию отчетов под названием «Письмо для Организации Объединенных Наций».
• Услуги отдела редактирования лингвистической службы (DCM) , а также консультации и рекомендации сотрудников отдела управления документацией (DCM) легко доступны авторам/подающим отделам.

При отправке отчетов на обработку авторы обязаны указывать текст, взятый из другого источника . Это можно сделать с помощью отслеживания изменений Microsoft Word, жирного текста и зачеркивания или с помощью инструмента комментариев в Microsoft Word. Документы не должны содержать повторения уже опубликованных текстов или повторение текстов с небольшими изменениями.

Система ООН gDoc 2.0 — это новая единая глобальная система документооборота, пришедшая на смену предыдущей версии gDoc.  

gDoc 2.0 предлагает полный набор модулей документооборота, планирования, управления, обработки и выпуска для поддержки глобально скоординированного документооборота и системы управления мощностями. Этот инструмент, используемый во всех местах службы ДГАКУ, представляет собой инструмент управления документацией, который позволяет осуществлять комплексное глобальное управление, включая обмен работой между местами службы, тем самым максимально увеличивая потенциал всей системы Организации Объединенных Наций.

При координации и консультациях с сотрудниками DMS, которые контролируют всю цепочку обработки документов, авторы и отделы, предоставляющие документы, также могут адаптировать свои запросы и отслеживать свои отчеты и публикации.

Новые пользователи могут запросить доступ к gDoc2.0 с помощью портала конференций Unite здесь: https://conferences.unite.un.org/uc/Account/Register .

После отправки через gDoc отчеты и публикации обрабатываются в соответствии с приведенным ниже рабочим процессом:

• DMS рассматривает и проверяет мандаты, объем, представление и запрошенную дату выпуска документов/публикаций, представленных через gDoc, в соответствии, если это применимо, с согласованным прогнозом и графиком распределения (для предсессионных и   сессионные документы ).

• Документы/публикации регистрируются, планируются для обработки и отправляются в языковую службу DCM в соответствии с автоматическим процессом в системе, который идентифицирует ранее переведенный текст (повторение), предоставляя информацию, которая поможет переводчикам, редакторам и помощникам по настольным издательским системам в выполнении своих задач. работа, в том числе с помощью инструментов компьютерного перевода (CAT).

• Обязательные версии документов/публикаций на английском, арабском, китайском, английском, французском, русском и испанском языках готовятся для одновременного выпуска.

• После редактирования и перевода документы и публикации форматируются, проверяются и подготавливаются к воспроизведению подразделениями настольных издательских систем и размещаются в ODS – системе официальной документации Организации Объединенных Наций по адресу https://documents.un.org/.

• Секция печати Службы производства и поддержки DCM выпускает документы/публикации в печатном виде.

• Секция распространения Службы производства и поддержки (DCM) обеспечивает распространение документов/публикаций в соответствии с применимыми схемами распространения и в соответствии с запросом, сделанным в первоначальном представлении gDoc.

* В соответствии с установившейся практикой конкретные отчеты редактируются перед подачей в тесном сотрудничестве с авторами и ведомствами, представляющими отчеты; отдельные отчеты и публикации редактируются авторами/подающими ведомствами и регистрируются в gDoc в отредактированном виде; другие публикации из-за ограниченности ресурсов подвергаются «легкому редактированию», включая перекрестную проверку на наличие ошибок и правильность представления (первый лист) после подачи.

Веб-сайт Отдела конференционного управления (DCM)
https://iseek.un.org/gva/division-conference-management

Редакционное руководство Организации Объединенных Наций в Интернете
https://www.un.org/dgacm/en/content/editorial-manual

Терминологическая база данных Организации Объединенных Наций
http://untermportal.un.org/portal/welcome

Система официальной документации
http://documents.un.org