Предварительная сессия*
Парламентские документы, подготовленные по запросу органов и структур Организации Объединенных Наций и межправительственных органов в рамках подготовки к запланированным заседаниям, т. е. предсессионные документы, которые включают предварительные повестки дня, программы работы, доклады Секретариата, специальных докладчиков/держателей мандатов и рабочих групп, а также сообщения от государств-членов и неправительственных организаций, представляются для прогнозирования и слотинга и представляются в gDoc за 10 недель до даты запланированных заседаний. Предсессионные документы выпускаются для общего распространения (с указанием того, что они представляют широкий и постоянный интерес) на ODS.

Предсессионные документы составляют самую большую категорию подготовленных документов.

В сессии*
Парламентские документы для рассмотрения на заседаниях органов и структур Организации Объединенных Наций и межправительственных органов, т. е. сессионные документы , которые включают проекты резолюций и решений, представляются для целей прогнозирования и обработки в gDoc за 3 недели до даты заседания. Эти документы, которые должны быть максимально короткими (3300 слов), поскольку их необходимо обрабатывать по мере поступления, в ускоренном режиме, выпускаются для ограниченного распространения (т. е. в виде проектов, которые могут быть изменены в принятой/окончательной форме) в ODS. Сессионные документы не могут быть получены для обработки в последний день заседания, но документы в пределах ограничений по количеству слов могут быть обработаны в течение 24 часов за день до закрытия заседания.

Пост-сессия*
Рекомендуется, чтобы окончательные отчеты заседаний органов и структур Организации Объединенных Наций и межправительственных органов, включая резолюции и решения, принятые такими органами, которые готовятся после закрытия заседания, т.е. постсессионные документы, представлялись для обработки не позднее, чем через две недели после даты закрытия. В зависимости от имеющихся ресурсов и по согласованию с DMS окончательные отчеты планируются для своевременного выпуска в общее распространение.

* Поздняя подача отчета требует: (a) координации с DMS; и (b) включения пояснения, которое должно быть приложено к отчету в качестве сноски на титульном листе. Следует отметить, что ранняя подача отчетов, хотя и поощряется и приветствуется, не означает, что они будут выпущены раньше срока.

В процессе документирования подразумевается, что: (a) прогнозирование представляет собой прогноз ожидаемой подачи документации, осуществляемый в ходе консультаций между представляющими департаментами/субъектами и DMS; и что (b) слотирование представляет собой взаимное соглашение со стороны представляющего лица о предоставлении документации для обработки к определенной дате, а со стороны DCM — о выпуске такой документации к определенной дате.

В этом процессе каждый год в октябре и апреле DMS проводит прогнозирование, для чего авторы и представляющие департаменты должны предоставить список всех парламентских документов и публикаций, ожидаемых для заседаний в течение следующих шести месяцев. Используя эти данные, DMS назначает крайние сроки подачи (слотовые даты), тем самым обеспечивая своевременную подачу и выпуск документации. Кроме того, DMS составляет отчеты о соответствии на ежеквартальной основе и несет ответственность за обеспечение контроля и ограничения документации и одновременное распространение всех парламентских документов [см. резолюцию Генеральной Ассамблеи 68/251, пункт 56]. Текст, который был взят из другого источника или который является пересмотренной версией ранее выпущенного документа или окончательной версией отчета, представленного в виде проекта, должен быть указан при подаче запросов на прогнозирование.

Вся парламентская документация и все публикации Организации Объединенных Наций выпускаются в ответ на решения, принятые законодательным органом Организации, чаще всего Советом Безопасности, Генеральной Ассамблеей, Экономическим и Социальным Советом или Советом по правам человека, включая их вспомогательные органы, а также межправительственными органами и специализированными учреждениями Организации. Важность указания мандата в каждом запросе на выпуск документации невозможно переоценить.   Организация и ее государства-члены, осознавая бюджетные последствия подготовки документации, требуют строгого контроля таких запросов при их представлении для прогнозирования.

Обязательная резолюция, решение или другой повествовательный источник *, регулирующий выдачу каждого документа, должны:
• Быть идентифицированным на момент отправки документа в DMS для прогнозирования и распределения по временным интервалам, т. е. до отправки в gDoc.
• Быть изложенным в представлении gDoc .
• Быть четко изложенным в резюме и/или введении.

___________________________________________________

* Некоторые долгосрочные годовые или полугодовые отчеты регулируются постоянными мандатами, которые можно найти в правилах процедуры, учредительных документах или программном бюджете соответствующих законодательных органов.

В соответствии с инструкциями, изложенными в электронном редакционном руководстве Организации Объединенных Наций и в редакционной директиве «Стандарты подготовки и представления документов Организации Объединенных Наций» [ ST/CS/SER.A/44/Rev.1 ], которые следует неукоснительно соблюдать при представлении документации, авторам и представляющим департаментам предписывается:
• Представлять отчеты в электронном виде.
• Подготавливать и представлять отчеты полностью в Microsoft Word, шрифтом Times New Roman размером 10 пунктов, используя заглавные, а не печатные буквы для названий, подзаголовков, заголовков и подзаголовков.
• Не включать файлы PDF, файлы Excel или презентации PowerPoint. Таблицы, созданные в Excel, должны быть преобразованы в Microsoft Word и импортированы в текст перед отправкой.
• Включить резюме на титульный лист и консолидированные выводы и/или рекомендации в заключительный раздел жирным шрифтом.
• Не включать оглавление для отчетов стандартного объема, подготовленных в Секретариате Организации Объединенных Наций (8500 слов), но, по запросу, перечислять только номера страниц, исключая номера абзацев. (Это не относится к публикациям Организации Объединенных Наций, формат которых объясняется в Руководстве по политике Организации Объединенных Наций в области публикаций.)
• Представлять графический материал в цифровом виде в формате, который может быть импортирован в Microsoft Word.* Текст, относящийся к графике, следует размещать за пределами графика для удобства обработки.
• Использовать функцию верхнего/нижнего колонтитула Microsoft Word для указания номеров страниц. Ни один документ не должен быть представлен без номеров страниц или с номерами страниц, вставленными вручную.
• Если текст представляет собой пересмотренную версию ранее выпущенного документа или окончательную версию отчета, уже представленного в виде черновика , то необходимо гарантировать, что все изменения будут четко обозначены с помощью функции отслеживания изменений Microsoft Word или инструмента комментариев, либо выделены жирным шрифтом и зачеркнуты.

___________________________________________________

*Графические материалы, не преобразованные в Microsoft Word, могут быть не видны в окончательной электронной версии документа в ODS.

• Документы, представляемые Секретариатом, не должны превышать 8500 слов.
• Документы, представляемые межправительственными органами или специальными докладчиками/обладателями мандатов Совета по правам человека, не должны превышать 10 700 слов.
• Государствам-членам, которые могут представлять документы сверх указанных лимитов, рекомендуется обобщать информацию в максимально возможном объеме, принимая во внимание ограниченные ресурсы Организации.

Для заседаний главных органов Организации Объединенных Наций, их вспомогательных органов и межправительственных органов:
• Предварительные повестки дня должны быть представлены за 10 недель до открытия собрания и распространены за 8 недель до собрания.*
• Все остальные материалы для перевода должны быть предоставлены за 10 недель до встречи, для распространения — за 6 недель до встречи.*
• Материалы, не требующие перевода, необходимо предоставить за 2 недели до встречи.
• Материалы, не соответствующие вышеуказанным срокам, будут подлежать согласованному с DMS более позднему размещению [ UN_Docs_Submission @un.org ].

___________________________________________________

*Если соответствующим органом не принята альтернативная схема, например, представление за 8 недель до открытия заседания для распространения за 4 недели до заседания.

Документы и публикации Организации Объединенных Наций выпускаются в стиле и стандартном формате, принятых Организацией и изложенных в электронном редакционном руководстве Организации Объединенных Наций .

При подготовке отчетов и публикаций представляющие их ведомства и представители государств-членов должны:
• Используйте модели, изложенные в электронном редакционном руководстве Организации Объединенных Наций .
• Соблюдайте стиль и формат соответствующих отчетов, выпущенных Организацией Объединенных Наций, которые доступны в Системе официальных документов (ODS) .

• При отправке публикаций строго придерживайтесь рекомендаций, представленных в Руководстве по политике ООН в области публикаций. Подробную информацию о публикациях можно найти здесь .

• Перед подачей документа авторам настоятельно рекомендуется направлять вопросы или замечания в DMS , которые обладают опытом и готовы оказать помощь или направить вас к другим источникам, если это касается помощи по составлению и форматированию.

В целях подготовки четких и эффективных отчетов авторам/подателям следует помнить, что:
• Управление по управлению людскими ресурсами (OHRM) предлагает ряд курсов по написанию текстов, разработанных для авторов в Организации Объединенных Наций, включая курс «Принципы написания отчетов» и семинары по навыкам письма.
• Онлайн-руководство по редакционной работе Организации Объединенных Наций содержит краткий курс по написанию отчетов под названием «Написание отчетов для Организации Объединенных Наций».
• Услуги Редакционного отдела Языковой службы (DCM), а также советы и рекомендации сотрудников Секции управления документами (DCM) доступны авторам/отделам, подающим документы.

При отправке отчетов на обработку авторы обязаны идентифицировать текст, взятый из другого источника . Это можно сделать с помощью отслеживания изменений Microsoft Word, выделения жирным шрифтом и зачеркиванием или с помощью инструмента комментариев в Microsoft Word. Документы не должны содержать повторения уже опубликованных текстов или повторения текстов с незначительными изменениями.

Система gDoc 2.0 Организации Объединенных Наций — это новая единая глобальная система документооборота, которая заменила предыдущую версию gDoc.  

gDoc 2.0 предлагает полный набор модулей документов, планирования, управления, обработки и выпуска для поддержки глобально скоординированной системы документооборота и управления потенциалом. Инструмент, используемый во всех местах службы DGACM, представляет собой инструмент управления записями, который позволяет осуществлять комплексное глобальное управление, включая обмен работой между местами службы, тем самым максимально увеличивая потенциал всей системы Организации Объединенных Наций.

При координации и консультации с сотрудниками DMS, которые контролируют всю цепочку обработки документов, авторы и отправляющие документы отделы также могут адаптировать свои запросы и отслеживать свои отчеты и публикации.

Новые пользователи могут запросить доступ к gDoc2.0, используя портал конференции Unite здесь: https://conferences.unite.un.org/uc/Account/Register

После отправки через gDoc отчеты и публикации обрабатываются в соответствии со следующей последовательностью действий:

• DMS проверяет и проверяет мандаты, объем, представление и запрашиваемую дату выпуска документов/публикаций, представленных через gDoc, в соответствии, если это применимо, с согласованным прогнозом и графиком распределения (для предсессионных и   сессионные документы ).

• Документы/публикации регистрируются и планируются к обработке, а затем отправляются в Языковую службу (DCM) в соответствии с теперь уже автоматизированным процессом в системе, который идентифицирует ранее переведенный текст (повтор), предоставляя информацию, помогающую переводчикам, редакторам и помощникам по настольным издательским системам выполнять свою работу, в том числе с помощью инструментов автоматизированного перевода (CAT).

• Отделы переводов готовят обязательные версии документов/публикаций на арабском, китайском, английском, французском, русском и испанском языках для одновременного выпуска.

• После редактирования и перевода документы и публикации форматируются, проверяются и готовятся к воспроизведению в подразделениях по языковой настольной издательской деятельности и размещаются в ODS — Системе официальных документов Организации Объединенных Наций по адресу https://documents.un.org/.

• Секция печати Службы производства и поддержки (DCM) выпускает документы/публикации в печатном виде.

• Секция распространения Службы производства и поддержки (DCM) обеспечивает распространение документов/публикаций в соответствии с применимыми схемами распространения и в соответствии с запросом, сделанным при первоначальной отправке gDoc.

* В соответствии с установившейся практикой определенные отчеты редактируются перед отправкой в тесном сотрудничестве с авторами и отправляющими отделами; некоторые отчеты и публикации редактируются авторами/отправителями и регистрируются в gDoc в отредактированном виде; другие публикации, ввиду ограниченности ресурсов, проходят «легкую редакцию», включая перекрестную проверку на наличие ошибок и надлежащее представление (материал на первой странице) после отправки.

Онлайн-руководство по редакционному оформлению Организации Объединенных Наций
https://www.un.org/dgacm/en/content/editorial-manual

База данных терминологии Организации Объединенных Наций
http://untermportal.un.org/portal/welcome

Система официальных документов
http://documents.un.org