Что представляет собой прогноз? 
Прогнозы представляются дважды в год (1 апреля и 31 октября) и охватывают следующий шестимесячный период*. 
Секция управления документооборотом (СУД) использует модель прогнозирования в системе gDoc в качестве инструмента управления для перспективного планирования всей документации (предсессионной, сессионной и послесессионной, а также изданий), включая: планирование сроков обработки (слотирование) (т. е. согласованной даты представления) и даты выпуска докладов; и, что весьма важно, расчет объема работы всех соответствующих служб в указанные сроки, чтобы обеспечить своевременный выпуск документов. Прогноз содержит: заголовок документа; его мандат директивного органа, со ссылкой на конкретный источник (резолюция/решение/иное); предполагаемое количество слов; язык оригинала и язык (языки) перевода; предполагаемая дата представления и запрашиваемая дата выпуска; а также название и даты проведения совещания, для которого необходим данный документ.

Что такое планирование сроков обработки документации (слотирование)? 
На основе информации, содержащейся в модуле прогнозирования системы gDoc, для обеспечения беспрепятственной обработки и своевременного выпуска предсессионных документов Секция управления документооборотом и представляющие подразделения по взаимному согласию устанавливают конкретные даты слотирования — или крайние сроки — для их представления и выпуска. Секция управления документооборотом ожидает, что эти даты будут соблюдены; документы, полученные после согласованной даты слотирования, считаются поданными с опозданием. Следует отметить, что документам, полученным в срок, будет отдаваться приоритет по сравнению с документами, поданными с опозданием.

Как оценивается прогноз? 
Секция управления документооборотом анализирует прогнозы, с тем чтобы облегчить планирование производственных возможностей соответствующих служб в запрашиваемые сроки. Для этого Секция управления документооборотом: 
• Проверяет точность и полноту всей требуемой информации. 
• При необходимости запрашивает уточнения или поправки к прогнозу. 
• Делится информацией о прогнозах с обрабатывающими подразделениями, чтобы они могли планировать свою работу.

___________________________________________________

* Сроки подачи документов определяются на основе правила 10–4–6 недель (подача за 10 недель до совещания; 4 недели на обработку; выпуск за 6 недель до совещания), если только соответствующим органом не была принята схема 8–4–4.

Представление прогнозов 
Прогнозирование, первый шаг в процессе управления документацией, является обязанностью представляющего подразделения. Дважды в год, к 1 апреля и 31 октября, в модуль прогнозирования системы gDoc необходимо вносить всю прогнозируемую документацию, включая документы заседающих органов (предсессионные, сессионные и послесессионные) и издания, выход которых ожидается в течение следующих шести месяцев. Прогнозы рассматриваются Секцией управления документооборотом на предмет наличия в них следующих элементов: a) четкий мандат директивного органа (символ резолюции/решения или конкретный мандат, изложенный в описательной части доклада); b) заголовок и подзаголовок документа, в случае необходимости; c) серия символов и распространение; d) количество слов в пределах норматива; e) языки перевода; f) правильная категория (A/B/C или D)**; и g) информация о бюджете. При проведении совещаний продолжительностью не менее трех недель для упрощения документооборота предлагается поэтапная подача документов. Если прогнозы отвечают всем вышеперечисленным требованиям, не превышают установленных ограничений по количеству слов и запланированы в сроки, согласованные с представляющим подразделением, они утверждаются Секцией управления документооборотом. Утвержденные прогнозы направляются в обрабатывающие подразделения, чтобы они могли планировать свою работу.

После утверждения прогнозы считаются соглашением между Секцией управления документооборотом и представляющими подразделениям и используются для прогнозирования объема работы в будущем.

Важность своевременного представления предсессионной документации
Беспрепятственная обработка и своевременный выпуск документации Организации Объединенных Наций зависит от пунктуального («в срок») представления документации. Осуществляется контроль за датами представления предсессионных докладов (даты слотирования). Во избежание путаницы и возможного дублирования работы важно, чтобы при подаче докладов подразделения-составители использовали ссылку на утвержденный прогноз, созданную в системе gDoc. Предсессионные документы, которые не были представлены к крайнему сроку и не были согласованы для включения в график с поздним планированием (позднее слотирование), т. е. до крайнего срока [ссылка на информационную записку Секции управления документооборотом о согласовании для позднего включения в график], будут рассматриваться как представленные с опозданием. В связи с этим такие доклады будут обрабатываться с использованием «имеющихся» ресурсов Секции управления документооборотом, и в них необходимо будет включить сноску «представлен с опозданием» с указанием причины задержки. Приоритет в процессе обработки будет отдаваться своевременно поданным документам.

Сессионное прогнозирование и сессионное доклады 
Составление сессионного прогноза должно быть завершено в системе gDoc не позднее чем за три недели до запланированного совещания. Секции управления документооборотом требуется 48 часов для обработки сессионного документа. В исключительных случаях, в предпоследний день совещания, документы могут быть обработаны в течение 24 часов. В последний день совещания документы к обработке не принимаются.

Постсессионные доклады 
Для обеспечения своевременного выпуска постсессионных докладов их представление для обработки должно осуществляться как можно скорее после даты завершения совещания, но не позднее чем через две недели после этой даты.

Роль Группы планирования Секции управления документооборотом 
Помогая в процессе планирования и представления документов заседающих органов, Группа планирования Секции управления документооборотом:
• Консультирует представляющие подразделения по вопросам планирования и подготовки их прогнозов, включая внесение изменений в такие прогнозы, если это необходимо. 
• Ведет переговоры о сроках представления документов (датах слотирования) с представляющими подразделениями, в том числе по вопросу о распределении объемной документации по разным слотам. 
• Анализирует прогнозы, включая мандаты, стандартные ограничения по количеству слов, даты представления и запрашиваемого выхода документов. 
• Составляет список мандатов, взятых из резолюций и решений межправительственных органов. 
• Напоминает представляющим подразделениям о прогнозах и сроках представления.
• Предоставляет статистические данные и доклады по документации, включая соблюдение сроков подачи, обработки и выхода документов. 
• Предоставляет председателям межправительственных органов обновленные доклады об обработке документации перед каждой сессией с целью обеспечить прозрачность и подотчетность в отношении государств-членов. 
• Отчитывается о своевременном представлении прогнозов, слотировании и выходе документов: a) в докладах об обслуживании документов для председателей/председательствующих должностных лиц совещаний; b) в ежеквартальных докладах для представляющих подразделений; c) в ежегодном докладе Генерального секретаря об управлении документацией для информации Секретариата и государств-членов. 
• Запрашивает отзывы межправительственных органов с целью выявления недостатков и улучшения в деле обслуживания документации.

___________________________________________________

* Предсессионные документы должны быть представлены за 10 недель до совещания, к которому они относятся, для распространения за 6 недель до совещания, если только соответствующий орган не утвердил график, предусматривающий представление за 8 недель до совещания, для распространения за 4 недели до совещания. 
** A: документы Секретариата (8500 слов); B: документы, не относящиеся к Секретариату (10 700 слов); C: сообщения государств-членов; D: проекты резолюций/решений.

Секция управления документооборотом отвечает за то, чтобы все документы заседающих органов:
• Представлялись через систему gDoc в соответствии с их соответствующими повестками дня и официальными прогнозами документов, а также в соответствии с установленным положениями Генеральной Ассамблеи по контролю и ограничению документации. 
• Имели четкие мандаты директивных органов, которые должны быть указаны в резюме и/или вводном разделе. 
• Находились в пределах согласованных ограничений по количеству слов: категория A: 8500 слов; категория B: 10 700 слов*. 
• Имели правильную шапку первой страницы и правильный символ (проверка на дублирование). 
• Содержали правильный номер сессии и правильные даты ее проведения. 
• Содержали правильные заголовки и подзаголовки. 
• Были формально организованы в четкую иерархическую структуру в отношении заглавий и подзаглавий, структуры абзацев, приложений, добавлений и сносок. 
• Подавались в электронном виде в формате Microsoft Word с использованием шрифта № 12 типа Times New Roman. 
• Подавались со всеми необходимыми справочными материалами, как указано в прогнозе в системе gDoc. 
• Содержали резюме, введение и обобщенные выводы и/или рекомендации, выделенные жирным шрифтом. 
• В случае оплаты за счет внебюджетных средств были четко идентифицированы с указанием кода счета. 
• В случае представления с опозданием содержали сноску «представлен с опозданием».

___________________________________________________

* Документы Организации Объединенных Наций подразделяются следующим образом: 
A: документы, поступающие из Секретариата; 
B: документы, не относящиеся к Секретариату; 
C: сообщения государств-членов; 
D: проекты резолюций/решений.

Прогноз 
• Прогноз для сессионных документов должен быть представлен в окончательном виде в системе gDoc не позднее чем за три недели до начала совещания. 
• Содержащаяся в прогнозе информация должна включать: мандат; название и символ документа; предполагаемую дату представления и запрашиваемую дату выпуска; количество слов; язык оригинала и языки перевода. 
• Прогнозы составляются с учетом того, что в один день на обработку должно быть подано не более трех сессионных документов. Предоставление более трех документов потребует согласования с Секцией управления документооборотом. 
• Все прогнозы по документам будут рассматриваться Секцией управления документооборотом с учетом имеющихся производственных возможностей в плане перевода, а также для определения того, не требуется ли внести корректировки в связи с исключениями в отношении стандартного количества слов и/или сроков представления.

Количество слов и сроки 
• Документы должны быть как можно короче с целью обеспечить оптимальную обработку и выпуск. Для сессий продолжительностью не менее одной недели объем документов не должен превышать 3300 слов; для сессий продолжительностью менее одной недели объем документов не должен превышать 660 слов. 
• Представление и обработка документов должны быть, по возможности, разнесены по времени. В случае их совпадения возможность соблюдения дат выпуска необходимо заранее согласовать с Секцией управления документооборотом. 
• Для сессий продолжительностью не менее одной недели требуется как минимум 48 часов для выпуска представленных документов стандартного объема на всех шести официальных языках. Если по каким-либо причинам период времени, отведенный на обработку документа, оказывается меньше, его объем не должен превышать 1650 слов. 
• В последний день совещания документы к обработке не принимаются. По согласованию с Секцией управления документооборотом документы, соответствующие требованиям в отношении допустимого количества слов, могут быть обработаны в течение 24 часов в предпоследний день.

Исправления 
Исправления в уже поданных документах не принимаются. Исправления/изменения должны быть внесены в окончательный вариант документа.

Представление прогнозов изданий 
Прогнозы изданий, за которые отвечает представляющее подразделение, должны составляться на ежегодной основе с использованием модуля прогнозирования системы gDoc и включать все прогнозируемые издания на предстоящий двухгодичный период на основе перечня изданий, утвержденного Издательской коллегией и зарегистрированного в базе данных Секции управления документооборотом. При подготовке таких прогнозов представляющие подразделения должны убедиться в следующем: 
• Символ каждого издания является уникальным и присваивается таким образом, чтобы не создавать пробелов в последовательной нумерации изданий. 
• Мандат директивного органа для каждого издания, будь то резолюция или решение Генеральной Ассамблеи, Экономического и Социального Совета или просьба межправительственного органа, четко указан в поле мандата в модуле системы gDoc. 
• Указан вид бюджета (обычный бюджет/РБ или внебюджетные средства/ВБ), включая бюджетную статью (номер счета) для внебюджетных изданий. 
• Номер, присвоенный заявке в Программе изданий, отображен в модуле системы gDoc (в строке «Информация об издании»). 
• Номера ISBN и eISBN запрошены для всех изданий Организации Объединенных Наций для продажи через Секцию управления документооборотом в Женеве (см. «Издания ООН для продажи/тиражи» в перечне контактов Секции управления документооборотом) и указываются в разделе «Издания для продажи» модуля прогнозирования системы gDoc. 
• Номера ISSN и eISSN для сериальных изданий запрошены непосредственно в Международном центре ISSN и указываются в запросе в системе gDoc. 
• Поля «Область работы», «Количество страниц оригинала» и «Печать и производство» в запросах системы gDoc заполнены полностью и корректно, включая информацию о количестве копий для печати и распространения, которую необходимо указать в поле «Примечания». 
• В разделе языковой информации указаны язык оригинала и языки перевода: a) если выбран вариант «Только печать», следует указать количество страниц на языке оригинала; b) если включен запрос на перевод, то общее количество слов должно соответствовать количеству предполагаемых страниц в Программе изданий; с) если включен запрос на перевод на языки, отличные от тех, которые используются соответствующим органом, то должен быть четко определен мандат на такой перевод — при отсутствии четкого мандата такие заявки будут рассматриваться как внебюджетные и будут переданы на рассмотрение Секции управления документооборотом.

Все издания должны быть зарегистрированы в системе gDoc. Издания, не зарегистрированные в системе gDoc, не считаются имеющими официальный статус документов Организации Объединенных Наций и не должны нести символ ООН.

Все издания должны быть включены в Программу изданий, утвержденную Издательской коллегией. Никакие изменения не могут быть внесены без разрешения Издательской коллегии. Представляющие подразделения, желающие включить дополнительные документы в свою Программу изданий, должны представить подробный запрос на утверждение Коллегии. Представляющие подразделения, желающие исключить тот или иной документ из своей программы, должны уведомить Совет о таком решении.

С учетом непомерно высоких затрат на производство изданий необходимо, чтобы на них существовал спрос в количестве 500 экземпляров на языке оригинала и 1000 экземпляров на других языках. Если спрос считается слишком незначительным, чтобы оправдать выпуск полноценного тиража, оригиналы следует издавать в виде рабочих документов, которые должны быть: 
• Отформатированы представляющим подразделением. 
• Представлены в простом виде с минимальным оформлением и черно-белой титульной страницей. 
• Выпущены только в электронном виде на языке оригинала. 
• Загружены на веб-сайт представляющего подразделения. 
• Нести знак авторского права ООН и обозначены как рабочие документы.

Издания, включенные в Программу изданий, должны быть представлены для обработки в конце каждого двухгодичного периода до 31 декабря. Представление, полученное после 31 декабря, не будет рассматриваться. Исключения будут делаться только в тех случаях, когда услуги перевода были предварительно зарезервированы в Комплексной системе управленческой информации (ИМИС).

Печать документов по требованию обычно осуществляется в количестве 1–500 экземпляров определенного документа по мере необходимости.

Устаревшие документы и языковые версии, ожидающие своей очереди на перевод более двух лет, будут удалены из цепочки обработки.

Выпуск предсессионных документов категорий A и B (доклады Секретариата и доклады структур помимо Секретариата, которые — по независящим от Секретариата обстоятельствам (форс-мажор) — не могут быть представлены для включения в график (слотирования) в соответствии с установленной схемой прогнозирования (10–4–6 или 8–4–4, в зависимости от порядка, принятого соответствующей структурой), может быть разрешен для согласованного процесса позднего слотирования по договоренности через Секцию управления документооборотом при условии, что: 
• Объем документов не превышает установленных ограничений по количеству слов: 8500 для категории A; 10 700 для категории B. 
• Заявки включаются в модуль прогнозирования системы gDoc или направляются в Секцию управления документооборотом, как только представляющая структура начинает заниматься соответствующим документом — не позднее чем за десять дней до крайнего срока прогнозирования (10 или 8 недель, по согласованию с Секцией управления документооборотом). 
• В запросах на выпуск нескольких документов для одного и того же совещания Секция управления документооборотом четко указывает порядок очередности их обработки. 
• Задержки в выпуске из-за представления документов с опозданием не окажут негативного воздействия на статистику, связанную с соблюдением требований Отдела конференционного управления. 
• Указание согласованной даты выпуска гарантирует, что документ будет в наличии к моменту его рассмотрения в соответствии с повесткой дня совещания; все такие документы должны быть запланированы к выпуску как минимум за десять дней до даты их рассмотрения. 
• Документы, включенные в график документооборота с опозданием (позднее слотирование), должны содержать пояснительную сноску в соответствии с резолюцией 53/208 Генеральной Ассамблеи. Для такой сноски предлагается следующий текст. Настоящий [документ] [доклад] был запланирован к изданию после установленного срока в силу обстоятельств, не зависящих от представившей его стороны.

Документы, поданные слишком поздно для своевременного выпуска и не являющиеся частью согласованной договоренности о позднем слотировании, будут обрабатываться при наличии производственных возможностей, и их своевременный выпуск не может быть гарантирован. Кроме того, все документы, представленные с опозданием, должны содержать сноску с указанием причин, по которым они были представлены в такие сроки, чтобы государства-члены и руководство могли быть проинформированы об обстоятельствах, которые помешали их своевременному выпуску.

Ответственность за представление материалов государством-участником в договорные органы по правам человека лежит на самом государстве. Соответствующий текст не редактируется.

В том случае, если такие представления принимаются к обработке: 
• Титульная страница проверяется на предмет правильности всех элементов и соответствия шаблонам Организации Объединенных Наций. 
• Их форматирование подвергается проверке. Очевидные ошибки форматирования подвергаются исправлению.

С учетом подхода, принятого для таких документов, на титульной странице приводится следующая сноска: 
«Настоящий документ выпускается без официального редактирования».

Коллеги из Секции управления документооборотом и Секции редактирования/Языковой службы готовы предоставить дополнительные рекомендации.

Документация Организации Объединенных Наций в значительной степени состоит из докладов, представляемых Секретариатом Организации на рассмотрение одного из ее главных или вспомогательных органов в ответ на официальный запрос или мандат соответствующего органа в связи с конкретным пунктом его повестки дня.

Официальные отчеты Организации Объединенных Наций издаются ежегодно для сессий Генеральной Ассамблеи, Совета Безопасности и Экономического и Социального Совета. Кроме того, главные органы, десять договорных органов, главные комитеты Организации, Комиссия по международной гражданской службе, специализированные учреждения и Комиссия ревизоров, среди прочих органов, отчитываются перед Генеральной Ассамблеей на каждой ежегодной сессии. Официальные отчеты Генеральной Ассамблеи включают доклад Генерального секретаря о работе Организации и документы заседающих органов, содержащие резолюции и решения основных органов. Организация документации Организации Объединенных Наций подробно описана в «United Nations Documentation Research Guide» («Руководство по изучению документации Организации Объединенных Наций»), выпущенном Библиотекой им. Дага Хаммаршельда [https://research.un.org/en/docs/symbols].

Издания Организации Объединенных Наций выпускаются Организацией и ее ведущими учреждениями в различных форматах, включая печатные издания, электронные книги и приложения. Издательская коллегия отвечает за выдачу разрешений на выпуск всех изданий в любом формате с символом Организации Объединенных Наций.

Распространение 
Официальные документы Организации Объединенных Наций для целей распространения подразделяются на следующие категории: 
• General (предназначено для общего распространения): используется для докладов, представляемых на сессиях главных органов Организации, а также для докладов совещаний главных вспомогательных органов и крупных конференций или встреч на высшем уровне. 
• Limited (предназначено для ограниченного распространения): используется для проектов докладов, резолюций и решений, которые, в случае принятия, будут переизданы в окончательном виде для общего распространения. 
• Restricted (не предназначено для общего широкого распространения): используется для документов и протоколов заседаний, которые не предназначены для общего распространения или широкого ознакомления, в силу чего они не выпускаются в Системе официальной документации (СОД).

В соответствии с административной инструкцией [ST/AI/189/Add.27] при представлении докладов для обработки подразделения-составители должны указывать текст, заимствованный из другого источника.

Следуя этой инструкции, представляющие подразделения в своих прогнозах в системе gDoc отвечают за следующее: 
• Информирование Секции управления документооборотом о том, основана ли какая-либо часть доклада на компиляции текстов, ранее переведенных/выпущенных Организацией Объединенных Наций, организациями системы Организации Объединенных Наций или другими международными организациями. 
• Информирование Секции управления документооборотом о том, является ли доклад пересмотром текста, ранее выпущенного Организацией Объединенных Наций, организациями системы Организации Объединенных Наций или другими международными организациями, включая четкое указание языковых версий.

При представлении в систему gDoc докладов, содержащих ранее переведенный и/или пересмотренный текст, представляющие подразделения несут ответственность за следующее: 
• Указание, в режиме редакторской правки, отрывков, взятых из других документов, включая символы исходных документов. 
• Идентификация текста, взятого из другого источника, независимо от того, переведен он или нет. Также должны быть перечислены издания, документы или веб-сайты, используемые для общего ознакомления, по возможности с указанием символов.

Если элементы документа повторяются из года в год или от одной сессии к другой, важно, чтобы они были воспроизведены в точности, включая сноски. Авторы должны загрузить предыдущую версию документа из Системы официальной документации (СОД) и использовать ее в качестве основы для подготовки нового документа. Изменения и новые элементы в тексте должны быть выделены зачеркиванием и жирным шрифтом.

Для ускорения обработки документации, включая редактирование и перевод, в обязанности Справочной секции входит поиск документов и изданий, представленных для обработки с целью убедиться в том, что они не содержат ранее переведенные/изданные материалы, которые не были идентифицированы подразделением-составителем.

В этом вопросе Секция управления документооборотом рассчитывает на сотрудничество со стороны представляющего подразделения. Четко размеченные тексты значительно снижают общую нагрузку в работе, способствуют последовательному использованию языка и терминологии и своевременному выпуску документации в условиях нехватки ресурсов и ограниченных сроков.

С тем чтобы обеспечить прочтение текстов для лиц с нарушениями зрения Секция управления документооборотом выпустит ограниченное количество документов со шрифтом Брайля на шести официальных языках.

С этой целью Секция управления документооборотом будет: 
• Предоставлять информацию о символах и датах выпуска документов со шрифтом Брайля, как только она появится. 
• Информировать заинтересованные стороны о любых изменениях или обновленных процедурах. 
• Направлять оригинальные документы с указанием запрашиваемых дат выпуска лицам, ответственным за их транскрибирование, контроль качества и рельефное печатание, непосредственно после регистрации документов. 
• Направлять переведенные на другие языки варианты оригинальных документов вышеупомянутым лицам, как только они станут доступны. 
• Отслеживать и контролировать такую документацию на протяжении всей производственной цепочки, включая воспроизведение и распространение.

Изготовление документов со шрифтом Брайля происходит в следующем порядке: 
• Оригинальный текст транскрибируется, переводится и отправляется на рельефное печатание. 
• Тексты с рельефным шрифтом будут отправлены на проверку составителю транскриции/переводчику, который может их отредактировать или внести изменения в форматирование, если это необходимо. 
• После утверждения составителем транскрипции/переводчиком окончательный напечатанный шрифтом Брайля текст будет изготовлен. 
• Будут даны конкретные инструкции по распространению этого вида документации.

Следует отметить, что документы, содержащие графики и/или таблицы, должны быть представлены в читаемом формате; они не должны содержать встроенный текст; в силу своей сложности такие тексты требуют дополнительного времени на обработку.

Справочная информация о распространении официальных документов
Парламентские документы подлежат одновременному распространению, как это принято Генеральной Ассамблеей1. В результате этого требования документ будет выпущен только после того, как будут доступны версии на всех языках. В этот момент электронные файлы будут размещены в Системе официальных документов (ODS), а бумажные копии будут воспроизведены и распространены соответствующим образом. Впоследствии электронные версии могут быть также размещены на других веб-сайтах ООН.

Зачем запрашивать эмбарго
В некоторых конкретных случаях автор может пожелать сохранить документ под эмбарго, чтобы гарантировать, что официальное распространение не произойдет до указанной даты и времени, даже если все требуемые языки были завершены, и документ обычно был бы выпущен в соответствии с правилами одновременного распространения. Пока документ находится под эмбарго, электронные файлы не публикуются в ODS, а печатные копии не распространяются. Запросы на эмбарго должны быть официально запрошены основным секретариатом и переданы в Секцию управления документами (DMS) для выполнения.

Когда и как запрашивать эмбарго
Официальный запрос должен быть сделан во время отправки на перевод и соответствующим образом отражен в виде специальных инструкций в Глобальной системе управления документами (gDoc). Поскольку документы подчиняются правилам одновременного распространения, запрос на эмбарго все еще может быть подан на этапе обработки документа, т. е. до тех пор, пока не будут завершены все языки. Запрос на эмбарго не может быть подан после того, как документ уже опубликован.

Крайний срок эмбарго
Автор должен указать, в какую дату и время должно быть снято эмбарго. Для документов, подпадающих под соглашение о слотировании, дата, в которую может быть снято эмбарго, не должна устанавливаться после даты выпуска слота. Более поздняя дата будет означать позднюю выдачу. Настоятельно рекомендуется предусмотреть требования эмбарго еще на этапе прогнозирования, поскольку это может повлиять на параметры слотирования и дату выпуска. Это будет еще более чувствительным для документов, подлежащих позднему слотированию из-за форс-мажора, поскольку дата выпуска будет назначена ближе к дате рассмотрения.

¹ A/RES/55/222, Раздел III, пункт 5