Documentación anterior al período de sesiones*
Los documentos para las reuniones elaborados a petición de los órganos y entidades de las Naciones Unidas y los órganos intergubernamentales en el marco de los preparativos para las reuniones programadas, que se denominan “documentos anteriores al período de sesiones” y pueden ser programas provisionales, programas de trabajo, informes de la Secretaría, de relatores especiales o titulares de mandatos y de grupos de trabajo, o comunicaciones de los Estados Miembros o de organizaciones no gubernamentales, deben presentarse a través de gDoc para el establecimiento de las previsiones y la asignación de fechas 10 semanas antes de la fecha programada para las reuniones. Los documentos anteriores al período de sesiones se publican para su distribución general (lo que indica que son de interés amplio y continuo) en el Sistema de Archivo de Documentos (ODS).

Constituyen la mayoría de los documentos producidos.

Documentación del período de sesiones*
Los documentos que deben examinarse durante las reuniones de los órganos y entidades de las Naciones Unidas y de los órganos intergubernamentales, que se denominan “documentos del período de sesiones“ y pueden ser proyectos de resolución o de decisión, deben presentarse a través de gDoc para el establecimiento de las previsiones y su procesamiento 3 semanas antes de la fecha de la reunión. Estos documentos, que deben ser lo más breves posible (3.300 palabras), ya que se procesan a medida que se van recibiendo y tienen un plazo de entrega corto, se publican para su distribución limitada (es decir, como borradores que pueden modificarse antes de su aprobación y forma definitiva) en el Sistema de Archivo de Documentos (ODS). Los documentos del período de sesiones no pueden recibirse para su procesamiento el último día de una reunión, pero los que respeten los límites de palabras pueden procesarse en un plazo de 24 horas el día anterior a la clausura de la reunión.

Documentación posterior al período de sesiones*
Se aconseja que los informes finales de las reuniones de los órganos y entidades de las Naciones Unidas y de los órganos intergubernamentales, en los que se recogen las resoluciones y decisiones aprobadas por dichos órganos, los cuales se elaboran tras finalizar la reunión y constituyen los llamados “documentos posteriores al período de sesiones”, se presenten para su procesamiento a más tardar dos semanas después de la clausura de la reunión. En función de los recursos disponibles, y en consulta con la Sección de Gestión de Documentos, los informes finales se programan para su publicación puntual con distribución general.

* La presentación tardía de un informe exige: a) la coordinación con la Sección de Gestión de Documentos; y b) la facilitación de un motivo, que se incluirá en la portada del informe en forma de nota a pie de página. La presentación temprana de un informe, si bien es alentada y bienvenida, no implica que el informe en cuestión se publique antes de la fecha prevista.

En el proceso de documentación, se entiende que: a) las previsiones son una proyección de la documentación que se va a presentar, realizada mediante consultas entre los departamentos o entidades que la presentan y la Sección de Gestión de Documentos; y b) la asignación de fechas es un acuerdo entre la oficina que manda la documentación, que se compromete a presentarla en una fecha determinada, y la División de Gestión de Conferencias, que se compromete a publicarla en otra fecha determinada.

En el marco de este proceso, todos los años, en los meses de octubre y abril, la Sección de Gestión de Documentos lleva a cabo un ejercicio de previsión en el que pide a los autores y departamentos que faciliten una lista con todos los documentos y publicaciones previstos para las reuniones que se celebrarán durante el semestre subsiguiente. Basándose en estos datos, la Sección de Gestión de Documentos asigna fechas para la presentación de la documentación, garantizando así su presentación y publicación puntuales. Además, elabora informes trimestrales sobre el cumplimiento y se encarga del control y la limitación de la documentación y de la distribución simultánea de todos los documentos de las reuniones [véase la resolución 68/251 de la Asamblea General, párr. 56]. El texto que se haya retomado de otra fuente o sea una versión revisada de un documento publicado anteriormente, o la versión final de un informe presentado en forma de proyecto, debe señalarse al presentar las solicitudes de previsión.

Toda la documentación para reuniones y todas las publicaciones de las Naciones Unidas se publican en respuesta a decisiones adoptadas por un órgano legislativo de la Organización, por lo general el Consejo de Seguridad, la Asamblea General, el Consejo Económico y Social o el Consejo de Derechos Humanos, incluidos sus órganos subsidiarios, así como por órganos intergubernamentales y los organismos especializados de la Organización. Es necesario insistir en que es sumamente importante que se especifique el mandato en cada solicitud de procesamiento de documentación. La Organización y sus Estados Miembros, conscientes de las implicaciones presupuestarias que tiene la producción de documentación, exigen un examen riguroso de todas las solicitudes que se presentan para establecer las previsiones.

La resolución, decisión u otra fuente* que justifique la publicación de un documento debe:
• Especificarse al transmitir el documento a la Sección de Gestión de Documentos para que se lleve a cabo la previsión y la asignación de fechas, es decir, antes de su envío a gDoc.
• Especificarse al presentar el documento en gDoc.
• Mencionarse claramente en el resumen o la introducción del documento.

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*Algunos informes anuales o bianuales que vienen publicándose desde hace tiempo se rigen por mandatos permanentes, que figuran en el reglamento, los documentos fundacionales o el presupuesto por programas de la entidad legislativa correspondiente.

De conformidad con las instrucciones que figuran en el manual de edición de las Naciones Unidas en línea y en la directiva que recoge las normas para la preparación y presentación de los documentos de las Naciones Unidas [ST/CS/SER.A/44/Rev.1], que deben seguirse rigurosamente al presentar la documentación, los autores y departamentos deberán:
• Presentar los informes por vía electrónica.
• Elaborar y presentar sus informes íntegramente en Microsoft Word, con fuente Times New Roman de 10 puntos, aplicando mayúsculas únicamente iniciales a los títulos, subtítulos, encabezamientos y subepígrafes.
• No presentar archivos PDF ni Excel, ni presentaciones de PowerPoint. Los cuadros creados en Excel deberán convertirse a Microsoft Word e integrarse en el texto antes de su presentación.
• Incluir un resumen en la portada y una recapitulación de las conclusiones y/o recomendaciones formuladas, en negrita, en la sección final.
• No incluir índice en los informes de la Secretaría de las Naciones Unidas que cumplan el límite de extensión (8.500 palabras); no obstante, si se solicita índice, incluir en él los números de página, no los de párrafo. (Esto no se aplica a las publicaciones de las Naciones Unidas, cuyo formato se trata en el manual de políticas de publicación de las Naciones Unidas.)
• Presentar el material gráfico en un formato digital que pueda ser importado por Microsoft Word*. El texto relativo al gráfico debe situarse fuera de este para facilitar su procesamiento.
• Utilizar la función de encabezado y pie de página de Microsoft Word para indicar los números de página. No deben presentarse documentos sin numeración de página ni con la numeración insertada a mano.
• Asegurarse de que, si un texto es una versión revisada de un documento publicado anteriormente o la versión final de un informe ya presentado en forma de proyecto, todas las modificaciones estén claramente indicadas utilizando la función de control de cambios de Microsoft Word, o la inserción de comentarios, o la negrita y el tachado.

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* El material gráfico que no se haya convertido a Microsoft Word puede no ser visible en la versión final electrónica del documento que figure en el Sistema de Archivo de Documentos (ODS).

• Los documentos presentados por la Secretaría no deben superar las 8.500 palabras.
• Los documentos presentados por órganos intergubernamentales y por relatores especiales o titulares de mandatos del Consejo de Derechos Humanos no deben superar las 10.700 palabras.
• Los Estados Miembros pueden presentar documentos por encima de los límites indicados, pero se los alienta a sintetizar la información en la medida de lo posible, teniendo en cuenta los recursos limitados de la Organización.

En el caso de las reuniones de los órganos principales de las Naciones Unidas, de sus órganos subsidiarios y de los órganos intergubernamentales:
• Los programas provisionales se presentarán 10 semanas antes del inicio de la reunión, para su distribución 8 semanas antes de la reunión*.
• Los demás documentos que requieran traducción se presentarán 10 semanas antes de la reunión, para su distribución 6 semanas antes de la reunión*.
• Los documentos que no requieran traducción se presentarán 2 semanas antes de la reunión.
• Los documentos que no cumplan los plazos mencionados estarán sujetos a una asignación de fecha tardía que deberá negociarse con la Sección de Gestión de Documentos [UN_Docs_Submission@un.org].

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* A menos que el organismo haya optado por un modelo alternativo, por ejemplo, de presentación 8 semanas antes del inicio de la reunión para su distribución 4 semanas antes de la reunión.

Los documentos y publicaciones de las Naciones Unidas se publican en el estilo y el formato normativos adoptados por la Organización e indicados en el manual de edición de las Naciones Unidas en línea.

Al elaborar los informes y publicaciones, las oficinas que los presentan y los representantes de los Estados Miembros deberán:
• Utilizar los modelos establecidos en el manual de edición de las Naciones Unidas en línea.
• Aplicar el estilo y el formato de los informes conexos publicados por las Naciones Unidas, que pueden consultarse en el Sistema de Archivo de Documentos (ODS).

• Al presentar publicaciones, atenerse estrictamente a las directrices establecidas en el Manual de Política de Publicaciones de las Naciones Unidas. Puede encontrarse información detallada sobre las publicaciones aquí.

• Se anima encarecidamente a los autores a que, antes de presentar los documentos, planteen las preguntas o dudas que puedan tener a la Sección de Gestión de Documentos, cuyo personal cuenta con experiencia y está preparado para prestarles asistencia o remitirlos a las fuentes pertinentes en caso de que necesiten ayuda con la redacción o el formato.

Con el objetivo de que se publiquen informes claros y eficaces, cabe recordar a los autores y oficinas encargadas de presentar la documentación que:
• La Oficina de Gestión de Recursos Humanos ofrece varios cursos de redacción destinados a los autores de las Naciones Unidas, como el dedicado a los principios de redacción de informes, así como talleres de mejora de las competencias de redacción.
• En el manual de edición de las Naciones Unidas en línea puede encontrarse un curso breve de redacción de informes titulado “Writing for the United Nations”.
• Los autores y los departamentos que presentan la documentación pueden disponer, dentro de la División de Gestión de Conferencias, de los servicios de la Sección de Edición del Servicio de Idiomas y del asesoramiento y la orientación del personal de la Sección de Gestión de Documentos.

Al presentar informes para su procesamiento, los autores deberán señalar el texto que haya sido retomado de otra fuente. Esto puede hacerse utilizando la herramienta de control de cambios de Microsoft Word, la negrita y el tachado, o su herramienta de inserción de comentarios. Los documentos no deberían contener repeticiones de textos ya publicados ni repeticiones de textos con cambios menores.

El sistema gDoc 2.0 de las Naciones Unidas es el nuevo sistema global único de flujo de trabajo de la documentación, desarrollado en sustitución de la versión anterior de gDoc.

A través de un conjunto integral de módulos dedicados a la documentación, la planificación, la gestión, el procesamiento y la publicación, ha establecido un sistema coordinado a escala mundial para facilitar el flujo de trabajo documental y la gestión de la capacidad. Se utiliza en todos los lugares de destino del Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias y constituye una herramienta para la gestión global integrada de los registros que contempla incluso el intercambio de trabajo entre lugares de destino, lo que permite maximizar la capacidad del sistema de las Naciones Unidas en su conjunto.

En coordinación y consulta con el personal de la Sección de Gestión de Documentos, que supervisa toda la cadena de procesamiento de documentos, los autores y los departamentos que presentan la documentación también pueden personalizar sus solicitudes y realizar un seguimiento de sus informes y publicaciones.

Once submitted through gDoc, reports and publications are processed as per the below workflow:

• DMS reviews and verifies the mandates, length, presentation and requested date of issuance for documents/publications submitted through gDoc, in line, if relevant, with the negotiated forecast and slotting schedule (for pre-session and in-session documents).

• Documents/publications are registered and scheduled for processing and sent to the Languages Service, DCM, following the now automatic process in the system that identifies previously translated text (reprise) providing information to assist the translators, editors and desktop publishing assistants in carrying out their work including though the computer assisted translation (CAT) tools.

• The mandated versions in Arabic, Chinese, English, French, Russian and Spanish Translation Sections are produced the documents/publications for simultaneous issuance.

• Once edited and translated, the documents and publications are formatted, reviewed and prepared for reproduction by the Language Desktop Publishing Units, and posted on ODS- the United Nations Official Document System, at https://documents.un.org/ 

• The Printing Section of the Production and Support Service, DCM, produces the documents/publications in printed form.

• The Distribution Section of the Production and Support Service, DCM, ensures the distribution of the documents/publications in line with applicable distribution patterns and in accordance with the request made in the initial gDoc submission.

* In line with established practice, specific reports are edited before submission, in close consultation with authors and submitting departments; certain reports and publications are edited by authors/submitting departments and registered in gDoc in edited form; other publications, owing to resource constraints, are given a “light edit”, including cross-checking for errors and proper presentation (front-page matter) after submission.

Manual de edición de las Naciones Unidas en línea
https://www.un.org/dgacm/en/content/editorial-manual

Base de Datos Terminológica de las Naciones Unidas
http://untermportal.un.org/portal/welcome

Sistema de Archivo de Documentos
http://documents.un.org