Pre-sesión*
Documentos para reuniones, preparados a petición de órganos y entidades de las Naciones Unidas y órganos intergubernamentales en preparación para reuniones programadas, es decir, documentos previos a los períodos de sesiones, que incluyen programas provisionales, programas de trabajo, informes de la Secretaría, relatores especiales/titulares de mandatos y grupos de trabajo. y las comunicaciones de los Estados miembros y organizaciones no gubernamentales, se envían para previsión y asignación de fechas , y se presentan en gDoc , 10 semanas antes de la fecha de las reuniones programadas. Los documentos previos al período de sesiones se publican para distribución general (lo que indica que son de interés amplio y continuo) en ODS.

Los documentos anteriores al período de sesiones constituyen la categoría más amplia de documentos elaborados.

En sesión*
Los documentos parlamentarios para su consideración durante las reuniones de los órganos y entidades de las Naciones Unidas y los órganos intergubernamentales, es decir , los documentos de las sesiones , que incluyen proyectos de resolución y decisiones, se presentan para fines de previsión y procesamiento en gDoc 3 semanas antes de la fecha de la reunión. Estos documentos, que deben ser lo más breves posible (3300 palabras), ya que deben procesarse a medida que se reciben, en un tiempo de entrega rápido, se publican para distribución limitada (es decir, como borradores, que pueden modificarse en su forma adoptada/finalizada). sobre SAO. Los documentos de la sesión no se pueden recibir para su procesamiento el último día de una reunión, pero los documentos dentro del límite de palabras se pueden procesar dentro de las 24 horas del día anterior al cierre de la reunión.

Post-sesión*
Se informa que los informes finales de las reuniones de los órganos y entidades de las Naciones Unidas y de los órganos intergubernamentales, incluidas las resoluciones y decisiones adoptadas por dichas entidades, que se preparen después de la clausura de la reunión, es decir, los documentos posteriores al período de sesiones, se presenten para su procesamiento no más tarde de dos semanas después de la fecha de cierre. Dependiendo de los recursos disponibles, y en consulta con DMS, se programa la emisión oportuna de informes finales para distribución general.

* La presentación tardía de un informe requiere: (a) coordinación con DMS; y (b) la inclusión de una explicación, que se adjuntará al informe como nota a pie de página en la portada. Cabe señalar que la presentación temprana de informes, si bien se alienta y acoge con beneplácito, no significa que se publicarán antes de lo previsto.

En el proceso de documentación, se entiende que: (a) La previsión es una proyección de la presentación anticipada de documentación, realizada en consulta entre los departamentos/entidades remitentes y el DMS; y que (b) La asignación de fechas es un acuerdo mutuo por parte del remitente de entregar la documentación para su procesamiento en una fecha específica y, por parte de DCM, de emitir dicha documentación en una fecha específica.

En este proceso, cada año, en octubre y abril, el DMS lleva a cabo un ejercicio de previsión, para el cual los autores y los departamentos remitentes deben presentar una lista de toda la documentación y publicaciones parlamentarias previstas para las reuniones durante los siguientes seis meses. Utilizando estos datos, DMS asigna fechas límite de presentación (fechas de asignación), garantizando así la presentación y emisión oportuna de la documentación. Además, la DMS compila informes trimestrales sobre el cumplimiento y es responsable de garantizar el control y la limitación de la documentación y la distribución simultánea de todos los documentos para reuniones [véase la resolución 68/251 de la Asamblea General, párr. 56]. El texto que ha sido tomado de otra fuente o que es una versión revisada de un documento emitido anteriormente o la versión final de un informe presentado en forma de borrador debe identificarse cuando se envían solicitudes para realizar pronósticos.

Toda la documentación para reuniones y todas las publicaciones de las Naciones Unidas se publican en respuesta a decisiones adoptadas por un órgano legislativo de la Organización, más comúnmente el Consejo de Seguridad, la Asamblea General, el Consejo Económico y Social o el Consejo de Derechos Humanos, incluidos sus órganos subsidiarios. , así como por órganos intergubernamentales y organismos especializados de la Organización. No se puede subestimar la importancia de especificar el mandato en cada solicitud de presentación de documentación.   La Organización y sus Estados miembros, conscientes de las implicaciones presupuestarias de la producción de documentación, exigen un examen riguroso de dichas solicitudes cuando se presentan para realizar previsiones.

La resolución mandataria, decisión u otra fuente narrativa * que rija la emisión de cada documento deberá:
• Estar identificado en el momento en que el documento se envía al DMS para su pronóstico y asignación, es decir, antes de enviarlo al gDoc.
• Estar establecido en la presentación del gDoc .
• Constar claramente en su resumen y/o introducción.

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* Ciertos informes anuales o bianuales de larga data se rigen por mandatos permanentes, que pueden encontrarse en los reglamentos, los documentos fundacionales o el presupuesto por programas de las entidades legislativas en cuestión.

De conformidad con las instrucciones establecidas en el Manual editorial en línea de las Naciones Unidas y en la directiva editorial sobre “Normas para la preparación y presentación de documentos de las Naciones Unidas” [ ST/CS/SER.A/44/Rev.1 ], que debe Se debe seguir de cerca al enviar documentación, los autores y los departamentos que la envían reciben instrucciones:
• Presentar sus informes electrónicamente.
• Elaborar y presentar sus informes íntegramente en Microsoft Word, en Times New Roman de 10 puntos, utilizando mayúsculas iniciales, no mayúsculas, para títulos, subtítulos, encabezados y subtítulos.
• No incluir archivos PDF, archivos Excel o presentaciones de PowerPoint. Las tablas creadas en Excel deben convertirse a Microsoft Word e importarse al texto antes de enviarlas.
• Incluir un resumen en la portada y conclusiones y/o recomendaciones consolidadas en el apartado final en negrita.
• No incluir un índice de contenidos para informes de extensión estándar originados en la Secretaría de las Naciones Unidas (8.500 palabras), pero, si se solicita, enumerar sólo los números de página, eliminando los números de párrafo. (Esto no se aplica a las publicaciones de las Naciones Unidas, cuyo formato se explica en el Manual de políticas de publicaciones de las Naciones Unidas).
• Enviar material gráfico en formato digital en un formato que pueda ser importado por Microsoft Word.* El texto relevante a un gráfico debe colocarse fuera del gráfico para facilitar su procesamiento.
• Utilizar la función de encabezado/pie de página de Microsoft Word para indicar los números de página. No se deben presentar documentos sin números de página o con números de página insertados a mano.
• Para garantizar que, si un texto es una versión revisada de un documento publicado anteriormente o la versión final de un informe ya presentado en forma de borrador , todos los cambios se indiquen claramente mediante el seguimiento de cambios de Microsoft Word o la herramienta de comentarios o en negrita y tachado. .

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*Es posible que el material gráfico que no se convierta a Microsoft Word no sea visible en la versión electrónica final del documento en ODS.

• Los documentos presentados por la Secretaría no deben exceder las 8.500 palabras.
• Los documentos presentados por órganos intergubernamentales o relatores especiales/titulares de mandatos del Consejo de Derechos Humanos no deben exceder las 10.700 palabras.
• Se alienta a los Estados miembros, que pueden presentar documentos por encima de los límites mencionados, a sintetizar la información tanto como sea posible, teniendo en cuenta los recursos limitados de la Organización.

Para reuniones de los principales órganos de las Naciones Unidas, sus órganos subsidiarios y órganos intergubernamentales:
• Las agendas provisionales deben presentarse 10 semanas antes de la apertura de la reunión, para su distribución 8 semanas antes de la reunión.*
• Todos los demás materiales para traducción deben enviarse 10 semanas antes de la reunión, para su distribución 6 semanas antes de la reunión.*
• Los materiales que no requieran traducción deben enviarse 2 semanas antes de la reunión.
• Los materiales que no cumplan con los plazos anteriores estarán sujetos a una asignación tardía negociada con DMS [ UN_Docs_Submission@un.org ].

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*A menos que el organismo en cuestión haya adoptado un patrón alternativo, por ejemplo, la presentación 8 semanas antes de la apertura de la reunión para su distribución 4 semanas antes de la reunión.

Los documentos y publicaciones de las Naciones Unidas se publican en el estilo y formato estándar adoptados por la Organización, tal como se establece en el Manual editorial en línea de las Naciones Unidas .

Al preparar informes y publicaciones, las oficinas que los presentan y los representantes de los Estados Miembros deberían:
• Utilizar los modelos establecidos en el Manual Editorial de las Naciones Unidas en Línea .
• Respetar estrictamente, al presentar publicaciones, las directrices presentadas en el Manual de Políticas de Publicaciones de las Naciones Unidas.
• Seguir el estilo y formato de los informes relacionados emitidos por las Naciones Unidas, que están disponibles en el Sistema de Documentos Oficiales (ODS) .
• Comuníquese con la Sección de Edición del Servicio de Idiomas, DCM , para obtener ayuda con la redacción y el formato.

Antes de enviar el documento, se recomienda encarecidamente a los autores que dirijan sus preguntas o inquietudes al personal de DMS , que tiene experiencia y está preparado para brindar asistencia.

Con miras a la emisión de informes claros y eficaces, se recuerda a los autores/presentadores que:
• La Oficina de Gestión de Recursos Humanos (OHRM) ofrece una serie de cursos de redacción diseñados para autores de las Naciones Unidas, incluido un curso sobre “Principios de redacción de informes” y talleres sobre habilidades de redacción.
• El Manual Editorial de las Naciones Unidas en línea contiene un curso conciso de redacción de informes titulado “Escribir para las Naciones Unidas”.
• Los servicios de la Sección de Edición del Servicio de Idiomas, DCM , y el asesoramiento y orientación del personal de la Sección de Gestión de Documentos, DCM, están fácilmente disponibles para los autores/departamentos remitentes.

Al enviar informes para su procesamiento, los autores deben identificar el texto que se ha tomado de otra fuente . Esto se puede hacer mediante el uso de seguimiento de cambios de Microsoft Word, texto en negrita y tachado o mediante el uso de la herramienta de comentarios en Microsoft Word. Los documentos no deben contener repetición de textos ya publicados ni repetición de textos con sólo cambios menores.

El sistema gDoc 2.0 de las Naciones Unidas es el nuevo sistema único de flujo de trabajo de documentos global que ha reemplazado a la versión anterior de gDoc.  

gDoc 2.0 ofrece un conjunto completo de módulos de documentación, planificación, gestión, procesamiento y emisión para respaldar un flujo de trabajo de documentos y un sistema de gestión de capacidad coordinados globalmente. La herramienta, que se utiliza en todos los lugares de destino del DGACM, es una herramienta de gestión de registros que permite una gestión global integrada, incluido el intercambio de trabajo entre lugares de destino, maximizando así la capacidad de todo el sistema de las Naciones Unidas.

En coordinación y consulta con el personal de DMS, que supervisa toda la cadena de procesamiento de documentos, los autores y los departamentos de envío también pueden adaptar sus solicitudes y realizar un seguimiento de sus informes y publicaciones.

Los nuevos usuarios pueden solicitar acceso a gDoc2.0 utilizando el portal de conferencias Unite aquí: https://conferences.unite.un.org/uc/Account/Register

Una vez enviados a través de gDoc, los informes y publicaciones se procesan según el siguiente flujo de trabajo:

• DMS revisa y verifica los mandatos, la extensión, la presentación y la fecha de emisión solicitada para los documentos/publicaciones presentados a través de gDoc, de acuerdo, si corresponde, con el pronóstico negociado y el cronograma de asignación de fechas (para períodos previos al período de sesiones y   documentos de la sesión ).

• Los documentos/publicaciones se registran y programan para su procesamiento y envío al Servicio de Idiomas, DCM, siguiendo el proceso ahora automático en el sistema que identifica el texto previamente traducido (reprise) brindando información para ayudar a los traductores, editores y asistentes de autoedición en la realización de sus tareas. trabajo, incluso a través de herramientas de traducción asistida por ordenador (TAO).

• Las versiones obligatorias en árabe, chino, inglés, francés, ruso y español se producen en las Secciones de Traducción de los documentos/publicaciones para su publicación simultánea.

• Una vez editados y traducidos, los documentos y publicaciones se formatean, revisan y preparan para su reproducción por parte de las Unidades de autoedición de idiomas y se publican en ODS, el Sistema de Documentos Oficiales de las Naciones Unidas, en https://documents.un.org/

• La Sección de Impresión del Servicio de Producción y Soporte, DCM, produce los documentos/publicaciones en forma impresa.

• La Sección de Distribución del Servicio de Producción y Soporte, DCM, garantiza la distribución de los documentos/publicaciones de acuerdo con los patrones de distribución aplicables y de acuerdo con la solicitud realizada en el envío inicial de gDoc.

* De acuerdo con la práctica establecida, los informes específicos se editan antes de su presentación, en estrecha consulta con los autores y los departamentos que los presentan; ciertos informes y publicaciones son editados por los autores/departamentos remitentes y registrados en gDoc en forma editada; otras publicaciones, debido a limitaciones de recursos, reciben una “edición ligera”, que incluye verificación cruzada para detectar errores y una presentación adecuada (material de portada) después del envío.

Sitio web de la División de Gestión de Conferencias (DCM)
https://iseek.un.org/gva/division-conference-management

Manual editorial de las Naciones Unidas en línea
https://www.un.org/dgacm/en/content/editorial-manual

Base de datos terminológica de las Naciones Unidas
http://untermportal.un.org/portal/welcome

Sistema de Documentos Oficiales
http://documentos.un.org