Pre-sesión*
Los documentos parlamentarios preparados a petición de los órganos y entidades de las Naciones Unidas y de los órganos intergubernamentales en preparación de las reuniones programadas, es decir, los documentos previos a los períodos de sesiones, que incluyen órdenes del día provisionales, programas de trabajo, informes de la Secretaría, relatores especiales/titulares de mandatos y grupos de trabajo, y comunicaciones de los Estados Miembros y organizaciones no gubernamentales, se presentan para su previsión y asignación de fechas , y se envían en formato gDoc , diez semanas antes de la fecha de las reuniones programadas. Los documentos previos a los períodos de sesiones se publican para su distribución general (indicando que son de amplio y continuo interés) en el ODS.

Los documentos previos a la sesión constituyen la categoría más grande de documentos producidos.

En sesión*
Los documentos parlamentarios que se examinan durante las reuniones de los órganos y entidades de las Naciones Unidas y de los órganos intergubernamentales, es decir, los documentos que se presentan durante las sesiones , que incluyen los proyectos de resolución y decisión, se presentan a efectos de previsión y procesamiento en gDoc tres semanas antes de la fecha de la reunión. Estos documentos, que deben ser lo más breves posible (3.300 palabras) ya que deben procesarse a medida que se reciben, en un plazo de entrega rápido, se publican para su distribución limitada (es decir, como borradores, que pueden modificarse en la forma adoptada/finalizada) en el ODS. Los documentos que se presentan durante las sesiones no se pueden recibir para su procesamiento el último día de una reunión, pero los documentos que no superen los límites de palabras se pueden procesar dentro de las 24 horas del día anterior al cierre de la reunión.

Post-sesión*
Se recomienda que los informes finales de las reuniones de los órganos y entidades de las Naciones Unidas y de los órganos intergubernamentales, incluidas las resoluciones y decisiones adoptadas por dichas entidades, que se preparen después de la clausura de la reunión, es decir, los documentos posteriores al período de sesiones, se presenten para su procesamiento a más tardar dos semanas después de la fecha de clausura. Según los recursos disponibles, y en consulta con el DMS, se programa la publicación oportuna de los informes finales para su distribución general.

* La presentación tardía de un informe requiere: a) coordinación con el DMS; y b) la inclusión de una explicación, que se adjuntará al informe como nota a pie de página en la portada. Cabe señalar que la presentación temprana de informes, si bien se alienta y se acoge con agrado, no significa que se publiquen antes de lo previsto.

En el proceso de documentación se entiende que: (a) La previsión es una proyección de la presentación anticipada de la documentación, realizada en consulta entre los departamentos/entidades que la presentan y el DMS; y que (b) la programación es un acuerdo mutuo por parte del que presenta la documentación, de entregarla para su procesamiento en una fecha específica, y, por parte del DCM, de emitir dicha documentación en una fecha específica.

En este proceso, cada año, en octubre y abril, el DMS lleva a cabo un ejercicio de previsión, en el que los autores y los departamentos que presentan los documentos deben presentar una lista de toda la documentación y las publicaciones parlamentarias previstas para las reuniones de los seis meses siguientes. Con esos datos, el DMS asigna plazos de presentación (fechas de asignación), garantizando así la presentación y publicación oportunas de la documentación. Además, el DMS elabora informes sobre el cumplimiento trimestralmente y se encarga de garantizar el control y la limitación de la documentación y la distribución simultánea de todos los documentos parlamentarios [véase la resolución 68/251 de la Asamblea General, párr. 56]. Cuando se presentan solicitudes de previsión, se debe identificar el texto que se ha tomado de otra fuente o que es una versión revisada de un documento publicado anteriormente o la versión final de un informe presentado en forma de borrador.

Toda la documentación parlamentaria y todas las publicaciones de las Naciones Unidas se publican en respuesta a decisiones adoptadas por un órgano legislativo de la Organización, generalmente el Consejo de Seguridad, la Asamblea General, el Consejo Económico y Social o el Consejo de Derechos Humanos, incluidos sus órganos subsidiarios, así como por órganos intergubernamentales y organismos especializados de la Organización. No se puede exagerar la importancia de especificar el mandato en cada solicitud de producción de documentación.   La Organización y sus Estados Miembros, conscientes de las implicaciones presupuestarias que tiene la producción de documentación, exigen un examen riguroso de dichas solicitudes cuando se presentan para su previsión.

La resolución, decisión u otra fuente narrativa * que rige la emisión de cada documento debe:
• Ser identificado en el momento en que se envía el documento a DMS para su previsión y asignación, es decir, antes del envío a gDoc.
• Estar establecido en la presentación del gDoc .
• Estar claramente expresado en su resumen y/o introducción.

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* Algunos informes anuales o bianuales de larga data se rigen por mandatos permanentes, que pueden encontrarse en los reglamentos internos, los documentos fundacionales o el presupuesto por programas de las entidades legislativas en cuestión.

De conformidad con las instrucciones establecidas en el Manual editorial en línea de las Naciones Unidas y en la directiva editorial sobre “Normas para la preparación y presentación de documentos de las Naciones Unidas” [ ST/CS/SER.A/44/Rev.1 ], que deben seguirse estrictamente al presentar documentación, se instruye a los autores y a los departamentos que envían la documentación:
• Presentar sus informes electrónicamente.
• Elaborar y presentar sus informes íntegramente en Microsoft Word, en fuente Times New Roman, tamaño 10, utilizando mayúsculas iniciales, no mayúsculas de bloque, para títulos, subtítulos, encabezados y subtítulos.
• No se deben incluir archivos PDF, archivos Excel ni presentaciones PowerPoint. Las tablas creadas en Excel deben convertirse a Microsoft Word e importarse al texto antes de enviarlas.
• Incluir un resumen en la portada y conclusiones y/o recomendaciones consolidadas en la sección final en negrita.
• No incluir un índice en los informes de extensión estándar que se originen en la Secretaría de las Naciones Unidas (8.500 palabras), pero, si se solicita, incluir sólo los números de página, eliminando los números de párrafo. (Esto no se aplica a las publicaciones de las Naciones Unidas, cuyo formato se explica en el Manual de políticas de publicaciones de las Naciones Unidas.)
• Presentar material gráfico en formato digital que pueda ser importado por Microsoft Word.* El texto correspondiente a un gráfico debe colocarse fuera del mismo para facilitar su procesamiento.
• Utilizar la función de encabezado y pie de página de Microsoft Word para indicar los números de página. No se deben presentar documentos sin números de página o con los números de página insertados a mano.
• Asegurarse de que, si un texto es una versión revisada de un documento previamente publicado o la versión final de un informe ya presentado en forma de borrador , todos los cambios se indiquen claramente mediante el control de cambios de Microsoft Word o la herramienta de comentarios o en texto en negrita y tachado.

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*El material gráfico que no se convierta a Microsoft Word puede no ser visible en la versión electrónica final del documento en ODS.

• Los documentos presentados por la Secretaría no deberán exceder de 8.500 palabras.
• Los documentos presentados por órganos intergubernamentales o relatores especiales/titulares de mandatos del Consejo de Derechos Humanos no deben exceder de 10.700 palabras.
• Se alienta a los Estados Miembros que puedan presentar documentos que superen los límites mencionados a que sinteticen la información tanto como sea posible, teniendo en cuenta los recursos limitados de la Organización.

Para las reuniones de los órganos principales de las Naciones Unidas, sus órganos subsidiarios y órganos intergubernamentales:
• Las agendas provisionales deberán presentarse 10 semanas antes de la apertura de la reunión, para su distribución 8 semanas antes de la reunión.*
• Todos los demás materiales para traducción deben enviarse 10 semanas antes de la reunión, para su distribución 6 semanas antes de la reunión.*
• Los materiales que no requieran traducción deberán entregarse 2 semanas antes de la reunión.
• Los materiales que no cumplan con los plazos anteriores estarán sujetos a una asignación tardía negociada con DMS [ UN_Docs_Submission@un.org ].

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*A menos que el órgano en cuestión haya adoptado un modelo alternativo, por ejemplo, la presentación 8 semanas antes de la apertura de la reunión para su distribución 4 semanas antes de la reunión.

Los documentos y publicaciones de las Naciones Unidas se publican en el estilo y formato estándar adoptados por la Organización, según se establece en el Manual Editorial de las Naciones Unidas en Línea .

Al preparar informes y publicaciones, las oficinas que los presentan y los representantes de los Estados Miembros deberían:
• Utilizar los modelos establecidos en el Manual Editorial de las Naciones Unidas en Línea .
• Seguir el estilo y formato de los informes relacionados emitidos por las Naciones Unidas, que están disponibles en el Sistema de Documentos Oficiales (ODS) .

• Al enviar publicaciones, respete estrictamente las directrices que se presentan en el Manual de políticas de las Naciones Unidas para publicaciones. Puede acceder a información detallada sobre publicaciones aquí .

• Antes de enviar el documento, se recomienda encarecidamente a los autores que dirijan sus preguntas o inquietudes a DMS , quienes cuentan con experiencia y están preparados para brindar asistencia o guiarlos hacia otras fuentes si se trata de asistencia con la redacción y el formato.

Con miras a la emisión de informes claros y eficaces, se recuerda a los autores/presentadores que:
• La Oficina de Gestión de Recursos Humanos (OGRH) ofrece una serie de cursos de redacción diseñados para autores de las Naciones Unidas, incluido un curso sobre “Principios de redacción de informes” y talleres sobre técnicas de redacción.
• El Manual Editorial de las Naciones Unidas en línea contiene un curso conciso de redacción de informes titulado “Cómo escribir para las Naciones Unidas”.
• Los servicios de la Sección de Edición del Servicio de Idiomas, DCM, y el asesoramiento y orientación del personal de la Sección de Gestión de Documentos, DCM, están fácilmente disponibles para los autores/departamentos que envían sus trabajos.

Al enviar informes para su procesamiento, los autores deben identificar el texto que se ha tomado de otra fuente . Esto se puede hacer mediante el uso de las funciones de control de cambios, negrita y tachado de Microsoft Word o mediante la herramienta de comentarios de Microsoft Word. Los documentos no deben contener repeticiones de textos ya publicados o repeticiones de textos con solo cambios menores.

El sistema gDoc 2.0 de las Naciones Unidas es el nuevo sistema único de flujo de trabajo de documentos a nivel mundial que ha reemplazado a la versión anterior de gDoc.  

gDoc 2.0 ofrece un conjunto completo de módulos de planificación, gestión, procesamiento y emisión de documentos para respaldar un sistema de gestión de la capacidad y un flujo de trabajo de documentos coordinados a nivel mundial. La herramienta, que se utiliza en todos los lugares de destino de la DGACM, es una herramienta de gestión de expedientes que permite una gestión global integrada, incluido el intercambio de trabajo entre lugares de destino, maximizando así la capacidad de todo el sistema de las Naciones Unidas.

En coordinación y consulta con el personal del DMS, que supervisa toda la cadena de procesamiento de documentos, los autores y los departamentos que envían documentos también pueden adaptar sus solicitudes y realizar un seguimiento de sus informes y publicaciones.

Los nuevos usuarios pueden solicitar acceso a gDoc2.0 utilizando el Portal de Conferencias Unite aquí: https://conferences.unite.un.org/uc/Account/Register

Una vez enviados a través de gDoc, los informes y publicaciones se procesan según el siguiente flujo de trabajo:

• DMS revisa y verifica los mandatos, la extensión, la presentación y la fecha de emisión solicitada para los documentos/publicaciones enviados a través de gDoc, de acuerdo, si corresponde, con el pronóstico negociado y el cronograma de distribución (para sesiones previas y posteriores).   documentos de la sesión ).

• Los documentos/publicaciones se registran y programan para su procesamiento y envío al Servicio de Idiomas, DCM, siguiendo el proceso ahora automático en el sistema que identifica el texto previamente traducido (reprise) proporcionando información para ayudar a los traductores, editores y asistentes de autoedición en la realización de su trabajo incluso a través de las herramientas de traducción asistida por computadora (CAT).

• Las versiones obligatorias en árabe, chino, inglés, francés, ruso y español se producen en las Secciones de Traducción de los documentos/publicaciones para su emisión simultánea.

• Una vez editados y traducidos, los documentos y publicaciones son formateados, revisados y preparados para su reproducción por las Unidades de Autoedición en varios idiomas, y publicados en el ODS (Sistema de Documentos Oficiales de las Naciones Unidas), en https://documents.un.org/

• La Sección de Impresión del Servicio de Producción y Soporte, DCM, produce los documentos/publicaciones en formato impreso.

• La Sección de Distribución del Servicio de Producción y Soporte, DCM, garantiza la distribución de los documentos/publicaciones de acuerdo con los patrones de distribución aplicables y de acuerdo con la solicitud realizada en el envío inicial del gDoc.

* De acuerdo con la práctica establecida, los informes específicos se editan antes de su presentación, en estrecha consulta con los autores y los departamentos que los envían; ciertos informes y publicaciones son editados por los autores/departamentos que los envían y se registran en gDoc en forma editada; otras publicaciones, debido a limitaciones de recursos, reciben una “edición ligera”, que incluye una verificación cruzada de errores y una presentación adecuada (material de portada) después de su presentación.

Manual editorial de las Naciones Unidas en línea
https://www.un.org/dgacm/en/content/editorial-manual

Base de datos terminológica de las Naciones Unidas
http://untermportal.un.org/portal/welcome

Sistema de Documentos Oficiales
http://documents.un.org