Traitement des documents
La Section de la gestion des documents traite les documents officiels établis au titre d’un mandat confié par un organe délibérant et pour lesquels des crédits budgétaires sont prévus. Un mandat est soit fondé sur une décision adoptée et approuvée par un organe principal compétent, soit basé sur un mandat permanent conforme aux règles de procédure applicables.
La catégorie du document (document émanant ou non du Secrétariat, contribution d’un État Membre ou autre) et son type (document d’avant-session, de session ou d’après-session) sont fonction du mandat dont il relève. Différentes modalités de traitement et limites du nombre de mots s’appliquent à chaque catégorie et à chaque type de document.
Les documents d’avant-session relevant d’un mandat officiel font chaque année l’objet de prévisions selon deux cycles : les prévisions doivent être communiquées au cours de la première semaine d’avril pour les sessions se déroulant entre le 10 juillet et le 8 janvier de l’année suivante et au cours de la première semaine d’octobre pour les sessions se déroulant entre le 9 janvier et le 9 juillet. Les prévisions communiquées par les secrétariats techniques sont validées et approuvées par le Groupe de la planification de la Section de la gestion des documents. Elles doivent être confirmées au plus tard 14 semaines avant l’ouverture de la session au cours de laquelle les documents doivent être examinés. Aucune modification ne peut être apportée aux prévisions après cela. Les documents qui relèvent d’un mandat et pour lesquels aucune prévision n’a été communiquée sont traités en fonction des capacités disponibles.
Les secrétariats techniques élaborent des documents d’avant-session et des documents d’après-session, en tenant compte :
- Des limites fixées quant au nombre de mots : 8 500 mots pour les documents émanant du Secrétariat, 10 700 mots pour les documents soumis par les organes intergouvernementaux ou les rapporteurs spéciaux/titulaires de mandat ;
- De la nécessité d’indiquer le texte repris de documents officiels de l’ONU publiés antérieurement ;
- Des normes rédactionnelles de l’ONU, conformément aux règles figurant dans le Manuel de rédaction et d’édition de l’Organisation des Nations Unies (en anglais).
Les secrétariats techniques soumettent les documents dans gDoc.
- Les documents d’avant-session (comme les ordres du jour provisoires, les programmes de travail et les rapports du Secrétariat) sont soumis dix semaines avant le début de la session ou la date d’examen du rapport (à moins que d’autres modalités aient été adoptées).
- Les documents de session (comme les projets de résolution et de décision) doivent être examinés en séance et sont soumis pendant la session. Ils doivent être aussi brefs que possible (3 300 mots maximum) et sont traités dans un délai de 24 ou 48 heures.
- Les documents d’après-session (comme les rapports finals de session, les résolutions et les décisions adoptées) sont élaborés après la clôture de la session et devraient être soumis rapidement, de préférence dans les deux semaines suivant la clôture de la session.
- La Section de la gestion des documents vérifie le mandat confié par les organes délibérants pour l’élaboration des documents et les crédits budgétaires alloués à cette fin, compare les délais de soumission et soumet les documents en fonction des dates d’examen. Elle s’occupe également d’affecter des créneaux tardifs en cas de force majeure.
- Après leur enregistrement, les documents sont confiés aux sections ou groupes compétents. Une fois traduits, ils sont mis en page et préparés pour être publiés.
- Les différentes versions linguistiques des documents sont publiées simultanément dans le Système de diffusion électronique des documents de l’ONU (Sédoc).
- Conformément aux procédures applicables, la Section de l’impression publie les documents sous forme imprimée. La Section de la distribution s’occupe ensuite de distribuer les documents conformément aux demandes formulées dans la soumission gDoc initiale.
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Compléments d’information
Ressources
Traitement des publications
- La Section de la gestion des documents traite les publications établies au titre d’un mandat officiel découlant d’une décision adoptée ou d’un mandat permanent, conformément aux règles applicables.
- Les départements soumettent leurs programmes biennaux de publications dans gDoc. Le Groupe de la planification de la Section de la gestion des documents examine ces programmes et communique ses commentaires au secrétariat du Comité des publications, lequel approuve les programmes.
- Les publications qui ne relèvent pas d’un mandat officiel peuvent être élaborées directement par la Section des publications. Les coûts sont alors pris en charge par le bureau qui soumet la demande. Pour plus d’informations, contactez directement l’équipe chargée des publications.
- Il est vivement conseillé d’établir des prévisions pour les publications de l’ONU devant être traduites. Les départements auteurs devraient contacter le Groupe de la planification de la Section de la gestion des documents dès qu’ils disposent d’informations sur la longueur du texte, la date de soumission et le délai de traitement souhaité.
- Le Groupe de la planification négocie les dates de publication avec les entités qui soumettent les documents, avec le Service linguistique lorsque cela est nécessaire, ainsi qu’avec les maquettistes, les imprimeurs et l’équipe chargée de la distribution.
- Au moins un mois avant la date de soumission prévue, l’entité qui soumettra le document remplit le questionnaire destiné à la Section de la vente et de la commercialisation à New York en se connectant avec son nom d’utilisateur et son mot de passe Unite Identity.
- Un formulaire de demande d’impression (disponible auprès de la Section de la gestion des documents) doit ensuite être rempli et approuvé.
- L’entité qui soumet le document demande un numéro ISSN (pour les publications en série) et un numéro eISSN (pour les publications en ligne) au Centre international de l’ISSN, à l’adresse https://portal.issn.org/.
- Deux semaines avant la soumission, l’entité qui soumettra le document envoie par courriel la demande d’impression approuvée et la réponse de la Section de la vente et de la commercialisation à la Section de la gestion des documents, à l’adresse dms-coordination@un.org.
- La publication est soumise dans gDoc ; le numéro de prévision est précisé s’il y a lieu.
- Avant qu’une publication puisse être imprimée, le département qui l’a soumise reçoit de la Section de l’impression un « Bon à tirer » (BAT) avec une version PDF prête pour l’impression devant être approuvée dans un délai d’une semaine. Si la mise en page doit être modifiée, la Section de l’impression envoie un deuxième BAT avec la nouvelle version de la publication.
- Une fois l’approbation reçue, la publication est envoyée à l’impression.
- Si la publication doit être traduite, une version modifiable du texte final prêt pour l’impression, basée sur la version finale pour laquelle le BAT a été approuvé, doit être soumise dans gDoc en tant que « Final Text ». Dans le document destiné à la traduction, il convient d’indiquer, s’il y en a, quelles parties de la publication sont reprises de textes traduits précédemment.
- Avant la mise en forme définitive, les auteurs reçoivent un exemplaire du texte traduit et peuvent ainsi examiner les formulations et la terminologie employées. Ils disposent de cinq jours ouvrables pour examiner le document et faire part de leurs éventuels commentaires. C’est la seule occasion qu’ils ont d’apporter des modifications aux versions traduites.
- Les textes traduits passent ensuite par le même processus que la publication initiale (approbation du BAT avant impression).
- La Section de la distribution s’occupe de distribuer les publications conformément aux demandes formulées dans la soumission gDoc initiale.
Distribution des documents officiels de l’ONU
L’ONU Genève est chargée de distribuer les documents et publications officiels de l’ONU, de gérer les stocks de documents et de fournir des services documentaires de qualité, rapides, efficaces, économiques et respectueux de l’environnement.
Les documents sont distribués en fonction des besoins des réunions ou conférences, des services organiques et des missions permanentes, des listes d’adresses officielles et listes de diffusion et des différents clients.
Les documents sont distribués aux guichets de distribution. Ils peuvent également être imprimés à partir du Système de diffusion électronique des documents au cyberespace situé au guichet de distribution de la Porte 40.
Assistance aux représentants et impression à la demande
Du lundi au vendredi : 8 h 30 – 12 h 30 et 13 h 30 – 17 h 30
Emplacement du guichet
Guichet principal
Bâtiment E – Porte 40
Contact
Tél. : +41 22 917 49 00
Courriel : distribution-counters@un.org
FAQ
Le document intitulé « Règles à appliquer pour assurer le contrôle et la limitation de la documentation » ( ST/AI/189/Add.3/Rev.2) définit les documents et les publications. « Un document est un texte soumis pour examen à un organe principal ou subsidiaire de l’Organisation des Nations Unies, et porte habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites à l’ordre du jour de l’organe concerné ». Les documents des Nations Unies sont publiés pour un organe intergouvernemental ou sous son autorité, avec une cote de document des Nations Unies. En font partie les documents officiels et comptes rendus de séance des organes et conférences des Nations Unies. La désignation des auteurs dans les documents de l’Organisation est effectuée conformément aux règles et pratiques établies sous l’autorité du Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences. Les documents publiés par l’Organisation des Nations Unies portent normalement, outre un titre correspondant à l’objet ou au point, un sous-titre indiquant l’entité ou le fonctionnaire chargé de présenter le document. Lorsqu’il s’agit d’un document établi par un organe qui n’a pas d’ordre du jour de session, ce renseignement peut figurer dans le titre principal.
« L’expression ‘publication des Nations Unies’ s’entend de tout document écrit publié par l’Organisation des Nations Unies à l’intention du public ». Parmi les exemples de publications des Nations Unies, on citera des études et rapports majeurs, des monographies, des ouvrages édités, des recueils de statistiques, des actes de conférence, des revues, des publications périodiques telles que des annuaires, le Recueil des Traités de l’Organisation des Nations Unies, ainsi que d’autres publications dans le domaine du droit international. Les publications des Nations Unies sont généralement publiées comme suite à un mandat fixé par un organe délibérant ou à la demande d’un organe intergouvernemental. Certaines sont distribuées gratuitement, d’autres sont payantes. Celles qui sont mises en vente reçoivent un numéro normalisé international du livre (ISBN ou eISBN) ou, dans le cas des publications périodiques ou en série, un numéro international normalisé des publications en série (ISSN ou eISSN). Elles peuvent être imprimées ou publiées sous forme électronique, notamment sous forme d’application pour appareils mobiles ou sous toute autre forme ou sur tout autre support, selon l’évolution des techniques.
Si une erreur est signalée alors qu’un document est encore en cours de traitement, la correction peut être apportée. Un nouveau fichier original final doit être soumis à la Section de la gestion des documents. Si l’erreur est signalée alors que le document a déjà été publié, il est nécessaire d’apporter une correction officielle en publiant un rectificatif ou en procédant à une révision.
Si l’auteur/autrice sait à l’avance qu’un document sera soumis tardivement, il/elle peut contacter la Section de la gestion des documents et négocier l’affectation tardive d’un créneau. Si la soumission tardive n’est pas anticipée, le document est traité en fonction des capacités, et aucun engagement n’est pris concernant la date de publication. Si le document relève du système de créneaux, il est tenu compte de ce retard dans le taux de respect des délais de soumission du département qui l’a soumis.