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Le document intitulé « Règles à appliquer pour assurer le contrôle et la limitation de la documentation » ( ST/AI/189/Add.3/Rev.2) définit les documents et les publications. « Un document est un texte soumis pour examen à un organe principal ou subsidiaire de l’Organisation des Nations Unies, et porte habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites à l’ordre du jour de l’organe concerné ». Les documents des Nations Unies sont publiés pour un organe intergouvernemental ou sous son autorité, avec une cote de document des Nations Unies. En font partie les documents officiels et comptes rendus de séance des organes et conférences des Nations Unies. La désignation des auteurs dans les documents de l’Organisation est effectuée conformément aux règles et pratiques établies sous l’autorité du Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences. Les documents publiés par l’Organisation des Nations Unies portent normalement, outre un titre correspondant à l’objet ou au point, un sous-titre indiquant l’entité ou le fonctionnaire chargé de présenter le document. Lorsqu’il s’agit d’un document établi par un organe qui n’a pas d’ordre du jour de session, ce renseignement peut figurer dans le titre principal.
« L’expression ‘publication des Nations Unies’ s’entend de tout document écrit publié par l’Organisation des Nations Unies à l’intention du public ». Parmi les exemples de publications des Nations Unies, on citera des études et rapports majeurs, des monographies, des ouvrages édités, des recueils de statistiques, des actes de conférence, des revues, des publications périodiques telles que des annuaires, le Recueil des Traités de l’Organisation des Nations Unies, ainsi que d’autres publications dans le domaine du droit international. Les publications des Nations Unies sont généralement publiées comme suite à un mandat fixé par un organe délibérant ou à la demande d’un organe intergouvernemental. Certaines sont distribuées gratuitement, d’autres sont payantes. Celles qui sont mises en vente reçoivent un numéro normalisé international du livre (ISBN ou eISBN) ou, dans le cas des publications périodiques ou en série, un numéro international normalisé des publications en série (ISSN ou eISSN). Elles peuvent être imprimées ou publiées sous forme électronique, notamment sous forme d’application pour appareils mobiles ou sous toute autre forme ou sur tout autre support, selon l’évolution des techniques.