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文件控制和限制条例，ST/AI/189/Add.3/Rev.2，定义文件和出版物：“文件是提交给联合国主要机构或附属机构审议的文本通过它，通常与其议程上的项目有关。”联合国文件是在联合国文件文号下为政府间机构或在其授权下发行的，包括联合国机关或会议的所有正式记录和会议记录。联合国文件的署名是根据大会和会议管理部授权的既定规则和惯例进行管理的。联合国文件通常除了与主题或议程项目相对应的标题外，还有一个副标题，表明负责提交文件的实体或官员。在为没有会议议程的机构准备的文件中，主要标题可能包含该信息。
“‘联合国出版物’一词是指联合国向公众发行的任何书面材料。”联合国出版物的例子包括主要研究和报告、专着、编辑卷、统计汇编、会议记录、期刊、年鉴等系列出版物、联合国条约汇编和其他国际法出版物。联合国出版物通常是应立法授权或政府间机构的要求出版的。它们可以免费或收费分发。如果出售，联合国出版物会分配一个国际标准书号 (ISBN/eISBN)，或者对于连续出版物和期刊，分配一个国际标准序列号 (ISSN/eISSN)。出版物可以印刷或电子形式出版，包括作为移动应用程序，以及随着技术的发展以任何其他格式或媒体出版。