Gestion des Conférences

Les enregistrements numériques de toutes les réunions «publiques» sont accessibles dans toutes les langues officielles sur un portail dédié en ligne. Le site permet des recherches par date et mot clé. Ensuite, la langue audio et le segment demandé de la réunion peuvent être sélectionnés. L'option «floor» fournira l'enregistrement de la langue originale dans laquelle l'intervention a été faite, tandis que les autres langues donneront accès à l'interprétation. Seule l'intervention dans la langue originale constitue un procès-verbal authentique de la procédure. Veuillez visiter la page internet pour accéder aux enregistrements des réunions. L'accès à la diffusion audio en direct est disponible dans la langue d'origine de l'intervention, ainsi qu'en anglais (tel que diffusé depuis la cabine d'interprétation) sur la page Web de UN Web TV.

La Division de la gestion des conférences de l’Office des Nations Unies à Genève sert principalement des conférences et des réunions pour les Organismes des Nations Unies et ses Programmes, Fonds, Commissions Régionales et Institutions Spécialisées. Les organisations non gouvernementales et autres organisations dotées d'un statut spécial sont également autorisées à organiser des réunions au Palais des Nations.

Les traducteurs indépendants sont recrutés par le biais de tests informels qui durent généralement une demi-journée et qui peuvent être organisés dans de brefs délais. Pour de plus amples informations, veuillez consulter le site web "Carrières linguistiques".

Le recrutement des traducteurs permanents se fait exclusivement par voie de concours. Pour de plus amples informations, veuillez consulter le site web "Carrières linguistiques".

Un interprète de conférence est un professionnel expert des langues et de la communication, qui travaille dans les réunions multilatérales et prononce le message dans une langue autre que celle de l’orateur. Il le fait de façon naturelle et fluide en adoptant le style, le ton et les convictions de l’orateur. Pour de plus amples informations, merci de consulter la page des services linguistiques (en anglais).

Indico.UN est la norme mondiale pour la gestion des événements dans le système des Nations Unies. Il s'agit d'un logiciel entièrement hébergé en tant que service basé sur la technologie open source du CERN (INDICO), prenant en charge les réunions sur site, virtuelles et hybrides. Il fournit une solution complète, de la sensibilisation et de l'inscription des participants, de la planification et de la promotion des événements, au contrôle d'accès et à l'engagement des participants.

Les nouvelles organisations ou entités utilisant Indico.UN bénéficient d'une intégration par l'équipe d'analyse commerciale et d'une formation par l'équipe de support Indico.UN. Lors de ces réunions initiales, des droits sont accordés aux utilisateurs qui configurent et gèrent les événements. Ces gestionnaires de catégorie peuvent attribuer le même rôle ou tout rôle subsidiaire à leurs collègues. Les responsables de catégorie peuvent attribuer les rôles de responsable de catégorie, de responsable de conférence, de point focal ou, sous certaines conditions, d'agent de sécurité à d'autres collègues.

Indico.UN est intégré à d'autres systèmes de gestion de conférence du Secrétariat de l'ONU qui gèrent les réservations de salles, les transcriptions ou les services de sécurité. Les fonctionnalités correspondantes ne sont disponibles que pour des lieux de conférence spécifiques de l'ONU. Il est également intégré à Zoom , offrant une solution robuste pour les événements hybrides et virtuels. Il est également livré avec des tableaux de bord intégrés qui donnent aux organisations des informations précieuses sur la participation aux événements.

Indico.UN est actuellement utilisé par des organisations appartenant au système des Nations Unies et des organisations internationales. Toute organisation extérieure au Secrétariat de l'ONU doit conclure un accord de niveau de service.

Si vous souhaitez en savoir plus sur Indico.UN, nous vous invitons à nous contacter . Nous partagerons une présentation expliquant le fonctionnement du système et les fonctionnalités dont il dispose. Nous pouvons également donner aux entités intéressées une démonstration du système. Veuillez nous contacter .

Bien sûr, veuillez nous faire savoir par e-mail combien d'événements et de participants globaux vous attendez chaque année, et nous vous répondrons avec une estimation.

Oui, Indico.UN travaille avec les organisations du Secrétariat des Nations Unies, les fonds, programmes et agences spécialisées des Nations Unies, les organisations non onusiennes et les entités privées du monde entier.

Les organisateurs de la réunion doivent organiser le lieu, consulter le responsable de la sécurité et organiser tout autre service connexe en dehors d'Indico.UN. Dans le même temps, ils peuvent tirer parti des fonctionnalités de gestion de la conférence et des participants d'Indico.UN pour créer la page de l'événement, configurer et personnaliser l'inscription et le calendrier, configurer les notifications par e-mail aux participants, configurer les rôles de sécurité, gérer les inscriptions. et envoyer des notifications par e-mail, effectuer des activités de gestion de la sécurité, imprimer des badges et des activités d'enregistrement.

Indico.UN est intégré à d'autres systèmes de gestion de conférence du Secrétariat de l'ONU qui gèrent les réservations de salles, les transcriptions ou les services de sécurité. Les fonctionnalités correspondantes ne sont disponibles que pour des lieux de conférence spécifiques de l'ONU. Veuillez consulter l'équipe d'assistance d'Indico.UN pour plus de détails.

L’expression « publication des Nations Unies » désigne tout document écrit publié par ou pour les Nations Unies et destiné à un public externe défini. Parmi les exemples de publications des Nations Unies figurent les études et rapports majeurs, les monographies, les volumes édités, les compilations statistiques, les actes de conférences, les revues, les publications en série telles que les annuaires, le Recueil des Traités des Nations Unies et d’autres publications de droit international.

Les publications des Nations Unies sont généralement publiées en réponse à des mandats législatifs ou à des demandes d’organes intergouvernementaux et nécessitent une autorisation et une certification des fonds (s’il s’agit de publications extrabudgétaires). Les publications peuvent être distribuées gratuitement ou contre rémunération. Si elles sont vendues, les publications des Nations Unies se voient attribuer un numéro international normalisé du livre (ISBN/eISBN) ou, pour les publications en série et les périodiques, un numéro international normalisé des publications en série (ISSN/eISSN). Les publications peuvent être publiées sous forme imprimée ou électronique, y compris sous forme d’applications mobiles, et dans tout autre format ou support à mesure que la technologie évolue.

Après approbation par le Comité des publications, un projet de publication est ensuite inclus dans le programme des publications.

Un titre est considéré comme une publication si son audience est d'au moins 500 exemplaires (tous formats confondus) en langue originale et 1000 exemplaires (tous formats confondus) pour une édition traduite.

Lorsque le contenu justifie une publication, mais que le public est trop limité pour justifier le coût d'une publication à part entière et/ou que le financement n'est pas disponible, le manuscrit peut être publié sous forme de document de travail formaté par le département auteur avec une mise en page minimale et sans couverture (uniquement une page de titre en noir et blanc). Les documents de travail sont uniquement numériques, dans la langue d'origine et sont téléchargés sur le site Web du département auteur. Ils bénéficient du droit d'auteur de l'ONU et de la mention « document de travail ».

Afin d'accroître l'efficacité et l'efficience des activités de publication de l'Organisation des Nations Unies dans l'exécution des mandats des organes intergouvernementaux, le Secrétaire général a institué le Conseil des publications dans la circulaire ST/SGB/2012/2. Le Conseil des publications a pour mission d'établir les politiques et normes de publication du Secrétariat, y compris des bureaux hors Siège et des commissions régionales, de manière à ce que :

• Les publications des Nations Unies demeurent une source d’informations de qualité, pertinentes et actuelles pour les États Membres, les décideurs, les praticiens, les universitaires et le grand public.

• Les activités et pratiques de publication des Nations Unies sont alignées sur les objectifs et priorités généraux de l’Organisation en matière de pertinence, de commercialisation, de diffusion, de production, de rentabilité et de préservation.

Le rôle du Conseil des publications est de déterminer les politiques régissant la préparation, la production, la distribution et la vente des documents , et de coordonner la planification et de superviser l'exécution du programme de publications.

Seules ces publications sont prioritaires et ces titres seront traités, c'est-à-dire traduits dans toutes les langues obligatoires et imprimés, sans frais pour le département auteur. Une fois qu'une publication est incluse dans le programme de publications, aucune modification ne peut y être apportée sans l'autorisation du Comité des publications. Si les départements auteurs doivent ajouter un titre ou apporter une modification à un élément du programme de publications, par exemple pour mettre en œuvre un nouveau mandat d'un organisme intergouvernemental, une demande détaillée doit être soumise au Secrétariat du Comité des publications pour approbation.

Le terme « programme de publications » désigne un ensemble d’ouvrages dont la publication est prévue par un département auteur sur une période d’un an ou de deux ans, généralement en réponse à des mandats législatifs ou à d’autres demandes émanant d’organes intergouvernementaux ou d’autres organes d’experts. Toutes les publications des Nations Unies doivent être incluses dans le programme de publications. Les bureaux fonctionnels doivent donc suivre en détail les directives et les politiques qui s’appliquent à ce programme (ST/AI/189/Add.1/Rev.2).

Les documents d'information et de promotion tels que brochures, dépliants, lettres d'information, affiches, calendriers, catalogues et communiqués de presse ne font pas partie du programme de publications. Les documents des Nations Unies ne font pas non plus partie d'un programme de publications. Sont également exclues les publications internes telles que les documents préparatoires, les documents de travail et les documents de séance contenant des documents de base et techniques pour des réunions et des séminaires.

Conformément aux paragraphes 2.3, 2.4 et 2.5 de la section 2 de la circulaire ST/SGB/2012/2, chaque année vers le mois de novembre, le Comité des publications écrit à tous les départements auteurs du Secrétariat, y compris les commissions régionales, pour lui transmettre des instructions concernant la préparation des programmes de publications de l'année suivante. Par cette note interne, les départements auteurs sont invités à soumettre leur programme de publications proposé via le module de publication gDoc 2.0 .

Toutes les publications doivent être enregistrées dans gDoc pour être traitées. Les publications qui ne sont pas enregistrées dans gDoc n'ont pas de statut officiel auprès des Nations Unies et ne doivent pas, ni ne peuvent, porter le symbole des Nations Unies.

La préparation des publications n'est pas prioritaire par rapport à la préparation des documents parlementaires officiels. Par conséquent, toutes les publications soumises doivent être fournies suffisamment à temps pour leur achèvement, compte tenu de leur taille et de leur complexité. Les calendriers de production ne peuvent être estimés avec précision qu'une fois que tous les éléments d'une publication ont été fournis.

Il est estimé que la préparation d'une publication prend au moins dix semaines si elle est soumise « prête à imprimer ». Lorsque la préparation d'une publication implique une traduction, le temps nécessaire à la traduction et à la composition supplémentaire doit être ajouté au délai ci-dessus. Il est donc recommandé de discuter avec DMS d'un calendrier individuel pour chaque publication.

À la fin de chaque année, les publications liées aux articles du Comité des publications de cette année doivent avoir été soumises dans gDoc pour traitement. Chaque année, DMS communiquera une date limite aux points focaux respectifs d'un secrétariat donné. Après cette date, les demandes de traduction et d'impression ne seront plus satisfaites. Des exceptions ne seront faites que dans les cas où les coûts ont été pré-engagés dans UMOJA, ce qui nécessiterait encore une consultation avec DMS.

Les services auteurs sont tenus de respecter les délais prévus car le travail sera planifié en conséquence.

Les titres obsolètes et les versions linguistiques qui sont restés dans une file d’attente de traduction pendant plus de deux ans seront supprimés.

L'emblème doit figurer sur la page de couverture de toutes les publications des Nations Unies, à côté ou au-dessus du nom « Nations Unies » au bas de la page. L'emblème ne peut être utilisé en combinaison avec l'emblème d'une organisation extérieure au système des Nations Unies sans l'autorisation expresse du Secrétaire général.

Lorsque l’emblème des Nations Unies apparaît avec celui d’un autre organisme du système des Nations Unies, l’emblème de chacun doit apparaître en combinaison avec le nom de l’organisation à laquelle il se rapporte.

L'emblème ne peut être utilisé conjointement avec les insignes d'un gouvernement qu'avec l'autorisation expresse du Comité des publications. Pour plus de détails, veuillez vous reporter à la circulaire ST/AI/189/Add.21.