- Эта страница была переведена с помощью машинного перевода. Подробнее.
Обработка документа
Секция управления документацией (DMS) обрабатывает официальные документы всякий раз, когда существует законодательный мандат, связанный с бюджетными правами. Мандат либо основан на принятом решении, одобренном компетентным вышестоящим органом, либо вытекает из постоянного мандата в соответствии с применимыми правилами процедуры.
Мандат определяет категорию документа, т. е. исходящий из Секретариата, не исходящий из Секретариата, вклад государств-членов и других лиц, а также тип, т. е. пред-, сессионный или послесессионный документ. В зависимости от категории и типа каждого документа применяются различные шаблоны обработки и ограничения на количество слов.
Предсессионные документы с существующим официальным мандатом прогнозируются дважды в год в течение двух циклов: представление прогнозов должно быть завершено в первую неделю апреля для сессий, проходящих с 10 июля по 8 января следующего года, и в первую неделю октября. для сессий, проходящих с 9 января по 9 июля. Прогнозы, представленные основными секретариатами, проверяются и утверждаются Группой планирования DMS. Прогноз должен быть подтвержден не позднее, чем за 14 недель до открытия сессии, на которой будет рассматриваться документ. После этого этапа в прогнозы нельзя вносить никакие изменения. Обязательные документы, которые не прогнозируются, обрабатываются на основе имеющихся мощностей.
Основные секретариаты готовят до- и послесессионные документы , соблюдая:
- лимит слов : 8 500 слов для документов, исходящих из Секретариата, 10 700 слов для документов, представленных межправительственными органами или специальными докладчиками/мандатариями и
- необходимость декларировать текст, взятый из ранее опубликованных официальных документов ООН и
- Редакционные стандарты ООН в соответствии с директивами Редакционного руководства Организации Объединенных Наций в Интернете .
Основной секретариат представляет документ через gDoc .
- Предсессионные документы , такие как предварительные повестки дня, программы работы или отчеты Секретариата, представляются за 10 недель до даты запланированной сессии или даты рассмотрения отчета (за исключением случаев, когда принят иной порядок).
- В ходе сессии представляются сессионные документы , подлежащие рассмотрению в ходе заседания, в том числе проекты резолюций и решений. Они должны быть как можно более короткими (максимум 3300 слов) и подлежат обработке в течение 48 или 24 часов.
- Постсессионные документы , которые подготавливаются после закрытия заседания, такие как заключительные отчеты заседания, резолюции и принятые решения, должны быть представлены вскоре после даты закрытия сессии, предпочтительно в течение двух недель.
- DMS проверяет законодательный мандат и бюджетные права, перепроверяет сроки подачи заявок и распределяет заявки в соответствии с датами рассмотрения. DMS также управляет механизмами позднего распределения в случае форс-мажорных обстоятельств.
- При регистрации документ передается на обработку соответствующим разделам или подразделениям. После перевода документы форматируются и готовятся к выпуску.
- Документы выдаются одновременно на всех применимых языках и размещаются в Системе официальной документации (ODS).
- В соответствии с действующими процедурами Отдел печати печатает документы в печатном виде. Затем Секция распространения обеспечивает распространение документов в соответствии с запросом, сделанным в первоначальном представлении gDoc.
Обратитесь в отдел документооборота
Дополнительная информация
Ресурсы
Обработка публикации
- Секция управления документацией (СУД) обрабатывает публикации, вытекающие из официального мандата, вытекающего из принятого решения или постоянного мандата, в соответствии с применимыми правилами процедуры.
- Департаменты представляют свои программы публикаций каждые два года через gDoc . Отдел планирования DMS рассматривает представленные материалы и предоставляет отзывы в секретариат Издательского совета. Издательский совет утверждает двухгодичную программу публикаций.
- Публикации, на которые не существует официального разрешения, могут выпускаться напрямую с помощью издательского отдела . В этом случае расходы несет подающее учреждение. Для получения дополнительной информации свяжитесь с издательством напрямую.
- Настоятельно рекомендуется прогнозировать количество переводимых публикаций ООН. Отделы-авторы должны обратиться в отдел планирования DMS, как только у них появится соответствующая информация для оценки объема текста, времени подачи и требуемого времени завершения.
- Отдел планирования DMS согласовывает даты выпуска с подающими организациями, лингвистической службой, когда это применимо, дизайнерами, полиграфистами и командой распространения.
- По крайней мере, за месяц до предполагаемой подачи организация, подающая заявку, заполняет анкету для Секции продаж и маркетинга ООН в Нью-Йорке, используя свое имя пользователя и пароль Unite ID.
- Затем необходимо заполнить и очистить форму запроса на показ (DI) (доступную в разделе управления документами ).
- Подающая организация запрашивает номер ISSN (для серий публикаций) и номер eISSN (для онлайн-публикаций) в Международном центре ISSN по адресу https://portal.issn.org/ .
- За две недели до подачи организация-податель отправляет одобренное DI и ответ из Секции продаж и маркетинга ООН в DMS по адресу dms-coordination@un.org .
- Публикация отправляется через gDoc с использованием идентификатора прогноза, если это применимо.
- Прежде чем публикация может быть напечатана, отдел, представивший публикацию, получает «Bon à Tirer» (BAT) с готовой к печати версией PDF из отдела печати для утверждения в течение одной недели. Если потребуются какие-либо изменения макета, отдел печати отправит второй BAT с новым макетом.
- После получения одобрения издание отправляется в печать.
- Если требуется перевод, редактируемая версия окончательного текста, готового к печати, основанная на окончательной версии, для которой были утверждены НДТ, должна быть отправлена через gDoc . Он должен быть помечен как «Окончательный текст». Отправка на перевод должна сопровождаться пометками ранее переведенного текста, если это применимо.
- Авторы получат копию переведенного текста перед окончательным форматированием, чтобы можно было обсудить язык и терминологию. Авторам предоставляется пять рабочих дней для завершения этого процесса. Это единственная возможность внести изменения в целевые языки.
- Переведенный текст(ы) затем пройдет тот же процесс BAT, что и оригинальная публикация.
- Секция распространения обеспечивает распространение публикаций в соответствии с запросом, сделанным в первоначальном представлении gDoc.
Распространение официальных документов ООН
Отделение ООН в Женеве отвечает за распространение официальных документов и публикаций ООН, поддержание запасов документов и предоставление качественных, своевременных, эффективных, экономически эффективных и экологически устойчивых услуг, связанных с документами.
Документы распределяются в соответствии с потребностями совещаний/конференций, основных отделений, постоянных представительств, официальных адресов/списков рассылки и индивидуальных клиентов.
Документы выдаются на стойках выдачи. Их также можно распечатать из Системы официальной документации в Кибер-уголке, расположенном у стойки раздачи у двери 40.
Служба поддержки для делегатов и печать по требованию
С понедельника по пятницу: с 08:30 до 12:30 и с 13:30 до 17:30.
Расположение счетчика:
Главный счетчик
Здание E/Дверь 40
Контакт:
Телефон: +41 22 917 49 00
Электронная почта: распределение-counters@un.org
Часто задаваемые вопросы
Положения о контроле и ограничении документации, ST/AI/189/Add.3/Rev.2, определяют документы и публикации: «Документ — это текст, представляемый главному органу или вспомогательному органу Организации Объединенных Наций на рассмотрение им, обычно в связи с пунктом(ами) его повестки дня». Документы Организации Объединенных Наций выпускаются для межправительственных органов или под их руководством под условным обозначением документа Организации Объединенных Наций и включают все официальные отчеты и отчеты о заседаниях органов или конференций Организации Объединенных Наций. Указание авторства в документах Организации Объединенных Наций регулируется в соответствии с установленными правилами и практикой под руководством Департамента по делам Генеральной Ассамблеи и конференционному управлению. Документы Организации Объединенных Наций обычно имеют, помимо названия, соответствующего теме или пункту повестки дня, подзаголовок, указывающий на организацию или должностное лицо, ответственное за представление документа. В документах, подготовленных для органа, у которого нет повестки дня сессии, эта информация может содержаться в основном заголовке.
«Термин« публикация Организации Объединенных Наций »относится к любым письменным материалам, которые Организация Объединенных Наций выпускает для широкой публики». Примеры публикаций Организации Объединенных Наций включают основные исследования и отчеты, монографии, отредактированные тома, статистические сборники, материалы конференций, журналы, периодические публикации, такие как ежегодники, Серия договоров Организации Объединенных Наций и другие публикации по международному праву. Публикации Организации Объединенных Наций, как правило, издаются в ответ на решения директивных органов или запросы межправительственных органов. Они могут распространяться бесплатно или за плату. В случае продажи изданиям Организации Объединенных Наций присваивается международный стандартный книжный номер (ISBN/eISBN) или, для сериальных и периодических изданий, международный стандартный серийный номер (ISSN/eISSN). Публикации могут быть опубликованы в печатной или электронной форме, в том числе в виде мобильных приложений, а также в любом другом формате или на любом другом носителе по мере развития технологий.
Если податель заранее знает, что документ должен быть представлен с опозданием, он или она может обратиться в Секцию управления документами (DMS) и договориться о задержке. Если поздняя подача не ожидается, документ будет обработан в соответствии с возможностями без каких-либо обязательств по дате выпуска. Если документ размещен в слоте, задержка будет отражена в официальном соответствии представления подающего отдела.
Если исправление отмечено во время обработки документа, информация может быть включена. Новый окончательный исходный файл должен быть представлен в Секцию управления документами (DMS). Если об исправлении сообщается, когда документ уже опубликован, потребуется официальное исправление посредством исправления или пересмотра.