Заявки на проведение заседаний должны подаваться через gMeets — электронную систему планирования заседаний и распределения ресурсов. Обычно этим занимается координатор по организации заседаний в вашей организации или подразделении. Если вы не знаете, кто может подать заявку, или вам необходимо создать новую учетную запись в gMeets, пожалуйста, свяжитесь с Секцией организационного обеспечения заседаний (СООЗ) по электронной почте mms@un.org или по телефону +41 22 917 3668.
После отправки запроса через gMeets СООЗ проверит предоставленную информацию и может связаться с вами, чтобы уточнить детали или запросить дополнительную информацию, связанную с необходимыми услугами. СООЗ проинформирует клиента о предполагаемых расходах, связанных с его запросом.
Вопросы и ответы
gMeets — это веб-приложение, используемое для обработки электронного бронирования и утверждения приглашений на встречи и встречи. Это интегрированное приложение является стандартом для управления конференциями во всех местах службы ООН, которые поддерживают глобальные стандартизированные бизнес-процессы и требования. gMeets позволяет осуществлять глобальное онлайн-бронирование конференц-залов и конференц-услуг, а также предоставляет организаторам конференций и клиентам возможности онлайн-регистрации и самообслуживания.
gMeets был переработан на современной платформе и стал веб-приложением для электронного бронирования услуг по обслуживанию заседаний Департамента по делам Генеральной Ассамблеи и конференционному управлению в Нью-Йорке, Женеве, Вене и Найроби.
Любой запрос на конференц-залы и услуги в отделении ООН в Женеве должен быть зарегистрирован в gMeets, и, следовательно, любой, кто запрашивает эти услуги, может использовать gMeets. Секция организации совещаний в отделении ООН в Женеве предоставит необходимые рекомендации и помощь.
После отправки запроса в gMeets вы больше не сможете вносить изменения. Если это необходимо, просьба обращаться непосредственно в Секцию управления заседаниями. Если запрашиваются дополнительные услуги, они будут предоставлены в зависимости от наличия возможности.
Бронирование номеров может быть отменено до начала запланированного времени встречи. С учетом текущего значительного сокращения мощностей своевременная отмена позволила бы нам переназначить слот для запросов от других клиентов. Кроме того, запрос о внебюджетных ассигнованиях должен быть отменен за две недели до начала запланированного совещания, поскольку в противном случае все еще могут быть понесены расходы в связи с обязательствами, взятыми на себя поставщиками услуг (например, наем).
В принципе отделение ООН в Женеве уполномочено вести официальный календарь конференций и совещаний ООН, а также любые другие официальные сессии или мероприятия по указанию высшего руководства. Если необходимо внести изменения в бронирование залов заседаний по причинам, не зависящим от Отдела конференционного управления, Секция управления заседаниями сделает все возможное, чтобы найти подходящее альтернативное помещение или временной интервал.
Общий контакт:
Телефон: +41 22 917 3668
Электронная почта: mms@un.org
Пожалуйста, всегда копируйте mms@un.org, чтобы обеспечить дальнейшие действия в случае, если коллеги уйдут в отпуск.