Procesamiento de documentos
La Sección de Gestión de Documentos (SGD) procesa los documentos oficiales, siempre que exista un mandato legislativo vinculado a un derecho presupuestario, que puede basarse en una decisión aprobada y refrendada por un órgano matriz competente o bien emanar de un mandato permanente de conformidad con los reglamentos aplicables.
El mandato determina la categoría —por ejemplo, si procede o no de la Secretaría, si es una contribución de un Estado miembro u otros—, y el tipo de documento —es decir, si se trata de documentación previa o posterior al período de sesiones o de un documento del período de sesiones. En función de la categoría y el tipo de documento, se aplican diferentes pautas de procesamiento y limitaciones del número de palabras.
Las previsiones relativas a documentos previos al período de sesiones con mandato oficial en vigor se presentan dos veces al año, en dos ciclos: en la primera semana de abril para los períodos de sesiones que se celebren entre el 10 de julio y el 8 de enero del año siguiente y en la primera semana de octubre para aquellos que se celebren entre el 9 de enero y el 9 de julio. La Dependencia de Planificación de la SGD valida y aprueba las previsiones presentadas por las secretarías sustantivas. La previsión deberá confirmarse a más tardar 14 semanas antes de la apertura del período de sesiones en el que vaya a examinarse el documento. Después de esta fase no podrán modificarse las previsiones. Los documentos para los que exista un mandato que no se hayan incluido en las previsiones se tramitarán en función de la capacidad disponible.
Las secretarías sustantivas preparan los documentos previos y posteriores a los períodos de sesiones, respetando:
- el límite de palabras: 8.500 palabras para los documentos procedentes de la Secretaría, 10.700 para los documentos presentados por órganos intergubernamentales o por relatores especiales o titulares de mandatos;
- la necesidad de declarar el texto retomado de documentos oficiales de las Naciones Unidas publicados anteriormente; y
- las normas de edición de las Naciones Unidas, siguiendo las directrices del Manual de edición de las Naciones Unidas en línea.
La secretaría sustantiva presenta el documento a través de gDoc.
- Los documentos previos al período de sesiones, como los programas provisionales, los programas de trabajo o los informes de la Secretaría, se presentarán diez semanas antes de la fecha prevista del período de sesiones o del examen del informe (a no ser que se haya adoptado otra pauta).
- Los documentos que se examinarán durante el período de sesiones, como proyectos de resolución y decisión, se presentarán durante el mismo. Deberán ser lo más breves posible (máx. 3.300 palabras) y estarán sujetos a un plazo de 48 o 24 horas.
- Los documentos posteriores al período de sesiones, que se redactan tras la clausura de este, por ejemplo los informes finales de las sesiones y las resoluciones y decisiones aprobadas, deberán presentarse poco después de la fecha de clausura del período de sesiones, preferiblemente en un plazo de dos semanas.
- La SGD verificará el mandato legislativo y los derechos presupuestarios, cotejará los plazos de presentación y escalonará la presentación en función de las fechas de examen. En caso de fuerza mayor, la SGD también gestiona la asignación tardía de fechas.
- Cuando se ha registrado, se asigna el documento a las secciones o dependencias pertinentes para su procesamiento. Una vez traducido, se da formato al documento y se prepara para su publicación.
- Los documentos se publican simultáneamente en todos los idiomas aplicables y se incorporan al Sistema de Archivo de Documentos (ODS).
- De conformidad con los procedimientos aplicables, la Sección de Imprenta imprime los documentos. A continuación, la Sección de Distribución los distribuye de acuerdo con la solicitud registrada inicialmente en gDoc.
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Información adicional
Recursos
Procesamiento de una publicación
- La Sección de Gestión de Documentos (SGD) procesa las publicaciones que se derivan de un mandato oficial dimanante de una decisión aprobada o de un mandato permanente de conformidad con los reglamentos aplicables.
- Los departamentos presentan sus programas de publicaciones semestrales a través de gDoc. La Dependencia de Planificación de la SGD revisa las propuestas y envía sus comentarios a la secretaría de la Junta de Publicaciones. La Junta de Publicaciones aprueba el Programa de Publicaciones bienal.
- Las publicaciones para las que no exista un mandato oficial podrán gestionarse directamente con la Sección de Publicaciones. En ese caso, los gastos correrán a cargo de la oficina que las presente. Para más información, póngase en contacto directamente con el equipo editorial.
- Se recomienda encarecidamente que se incluya en las previsiones la traducción de las publicaciones de las Naciones Unidas. Los departamentos autores deberán ponerse en contacto con la Dependencia de Planificación de la SGD en cuanto dispongan de la información pertinente para evaluar la extensión del texto, el momento de presentación y el plazo de finalización solicitado.
- La Dependencia de Planificación de la SGD negociará las fechas de publicación con las entidades que presenten los documentos, el Servicio de Idiomas, si procede, y los equipos de diseño, impresión y distribución.
- Al menos un mes antes de la fecha prevista de presentación, la entidad cumplimentará el cuestionario para la Sección de Ventas y Comercialización de Publicaciones de las Naciones Unidas en Nueva York, utilizando su nombre de usuario y contraseña de Unite ID.
- A continuación, se deberá cumplimentar y autorizar un formulario de Demande d'impression (DI) (que se puede encontrar en la Sección de Gestión de Documentos).
- La entidad solicitará un número ISSN (para las publicaciones seriadas) y un número eISSN (para las publicaciones en línea) al Centro Internacional del ISSN, en https://portal.issn.org/.
- Dos semanas antes de la presentación, la entidad enviará por correo electrónico la solicitud autorizada y la respuesta de la Sección de Ventas y Comercialización de Publicaciones a la SGD, a la dirección dms-coordination@un.org.
- La publicación se enviará a través de gDoc utilizando la misma identificación que en la previsión, cuando proceda.
- Antes de que una publicación pueda imprimirse, el departamento que la haya presentado recibirá de la Sección de Imprenta un "Bon à tirer" (BAT) con una versión en PDF lista para imprimir, que deberá ser aprobada en el plazo de una semana. Si es necesario realizar algún cambio en la maquetación, la Sección de Imprenta enviará un segundo BAT con la nueva maquetación.
- Una vez que se haya probado, la publicación se enviará a la imprenta.
- Si se requiere traducción, deberá presentarse a través de gDoc una versión editable del texto final listo para imprimir, basada en la versión definitiva cuyo BAT se aprobó. Debe etiquetarse como "Texto definitivo". Cuando proceda, en el documento que se presente para traducir se deberá marcar el texto que se haya traducido previamente.
- Los autores recibirán una copia del texto traducido antes de darle el formato final, para que sea posible intercambiar comentarios sobre el lenguaje y la terminología. Los autores disponen de cinco días laborables para completar este proceso. Esta será la única oportunidad de realizar cambios en los idiomas de destino.
- A continuación, el texto traducido pasará por el mismo procedimiento de obtención del BAT que la publicación original.
- La Sección de Distribución distribuye las publicaciones de acuerdo con la solicitud registrada inicialmente en gDoc.
Distribución de documentos oficiales de las Naciones Unidas
La Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra es responsable de distribuir los documentos y publicaciones oficiales de las Naciones Unidas, de mantener las existencias de documentos y de prestar servicios relacionados con la documentación que sean de calidad, puntuales, eficientes, eficaces en función de los costos y ambientalmente sostenibles.
Los documentos se distribuyen en función de las necesidades de las reuniones o conferencias, las oficinas sustantivas, las misiones permanentes, las listas oficiales de correo o distribución y los clientes individuales.
Los documentos se distribuyen en los mostradores de distribución. También pueden imprimirse desde el Sistema de Archivo de Documentos en el Cyber Corner ubicado en el mostrador de distribución de la Puerta 40.
Servicio de asistencia a delegados e impresión a demanda
Lunes a viernes: 08.30 - 12.30 y 13.30 - 17.30
Ubicación del mostrador:
Mostrador principal
Edificio E / Puerta 40
Contacto:
Teléfono: +41 22 917 49 00
Correo electrónico: distribution-counters@un.org
Preguntas frecuentes
El Reglamento para el Control y Limitación de la Documentación, ST/AI/189/Add.3/Rev.2, define documentos y publicaciones: "Un documento es un texto presentado a un órgano principal o a un órgano subsidiario de las Naciones Unidas para su consideración por él, por lo general en relación con el punto o puntos de su orden del día". Los documentos de las Naciones Unidas se publican para órganos intergubernamentales o bajo su autoridad bajo la signatura de documento de las Naciones Unidas e incluyen todas las actas oficiales y las actas de las reuniones de los órganos o conferencias de las Naciones Unidas. La atribución en los documentos de las Naciones Unidas se rige por normas y prácticas establecidas bajo la autoridad del Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias. Los documentos de las Naciones Unidas normalmente llevan, además de un título correspondiente al tema o tema del programa, un subtítulo que indica la entidad o el funcionario responsable de presentar el documento. En los documentos preparados para un organismo que no tiene una agenda de sesiones, el título principal puede contener esa información.
"El término 'publicación de las Naciones Unidas' se refiere a cualquier material escrito que las Naciones Unidas publican para el público en general". Ejemplos de publicaciones de las Naciones Unidas incluyen importantes estudios e informes, monografías, volúmenes editados, compilaciones estadísticas, actas de conferencias, diarios, publicaciones en serie como anuarios, la Serie de Tratados de las Naciones Unidas y otras publicaciones de derecho internacional. Las publicaciones de las Naciones Unidas se publican generalmente en respuesta a mandatos legislativos o solicitudes de órganos intergubernamentales. Pueden ser distribuidos gratuitamente o por un precio. Si se venden, a las publicaciones de las Naciones Unidas se les asigna un Número Internacional Normalizado para Libros (ISBN/eISBN) o, para publicaciones seriadas y periódicas, un Número Internacional Normalizado para Publicaciones Seriadas (ISSN/eISSN). Las publicaciones pueden publicarse en forma impresa o electrónica, incluso como aplicaciones móviles, y en cualquier otro formato o medio a medida que evolucione la tecnología.
Si el remitente sabe de antemano que un documento debe enviarse tarde, puede comunicarse con la Sección de Gestión de Documentos (DMS) y negociar la asignación tardía. Si no se prevé la presentación tardía, el documento se procesará según la capacidad sin compromiso en la fecha de liberación. Si el documento está ranurado, la demora se reflejará en el cumplimiento de la presentación oficial del departamento que lo presentó.
Si se marca una corrección mientras aún se está procesando un documento, se puede incluir la información. Se debe enviar un nuevo archivo original final a la Sección de Gestión de Documentos (DMS). Si la corrección se comunica cuando el documento ya ha sido publicado, se requerirá una corrección formal mediante corrigendum o revisión.