عادةً ما تكون المشاركة في الاجتماعات المعقودة عبر الإنترنت مصحوبة بطائفة من التحديات، مثل مشاكل الاتصال والأعطال الفنية والضجيج المزعج في الخلفية.
وتبيّن هذه الصفحة الإرشادات التي يجب على المشاركين اتباعها من أجل المشاركة افتراضياً، مع مراعاة أن وضوح الصوت وجودته أمران لا غنى عنهما لتمكين المترجمين الشفويين من تقديم خدماتهم. ويزداد احتمال تعطل الترجمة الشفوية والإضرار بسمع المترجمين الشفويين وصحتهم السمعية كلما كانت جودة الصوت غير مستوفية لمعايير (ISO) المعمول بها.
والطريقة الفضلى لتحقيق جودة الصوت المثلى هي استيفاء الشروط التالية:
الممارسات الفضلى
قبل ساعة واحدة من الجلسة
لا ينبغي تشغيل الميكروفون والكاميراً إلا عند أخذ الكلمة.
ينبغي إبقاء الأوراق بعيداً عن الميكروفون أثناء التكلُّم لتجنُّب حركة الورق التي تصدر صوتاً، وهو ما يسبب إزعاجاً شديداً للمستمعين.
تحدث بوتيرة معتدلة؛ بحيث لا تتجاوز سرعتك 120 كلمة في الدقيقة.
في حالة القراءة من بيان وما إلى ذلك، ينبغي تقديم البيان مسبقاً، حيث يتولى المترجمون الشفويون مضاهاة النص المكتوب بالنص الشفوي.
ينبغي إيقاف تشغيل الميكروفون في نهاية كل بيان، كما ينبغي أن يظل الميكروفون مكتوماً لتجنَّب التشويش على الاجتماع.
الميكروفون
استخدم ميكروفون سطح مكتب أحادي الاتجاه وقلبي النمط (cardioid) موصول بمشبك USB، جنباً إلى جنب مع سماعتي رأس منفصلتين. وينبغي ألا تحتوي سماعتا الرأس على ميكروفون مدمج. وفيما يلي بعض الأمثلة على نماذج الميكروفونا المناسبة. تجنّب استخدام الميكروفون المدمج في سماعات الأذن من نوع earpods أو earbuds (مثل سماعات الأذن من طراز Apple).
يجب عدم استخدام الميكروفون المدمج في الحاسوب.
تجنّب استخدام غرف التداول بالفيديو المجهزة بميكروفونات عنكبوتية متعددة الاتجاهات من نوع ‘spider’ التي تلتقط الصوت من مشاركين متعددين. وبدلاً من ذلك، استخدم غرفة تداول مجهزة بميكروفونات أحادية الاتجاه ذات رقبة متحركة تشبه رقبة الأوزة (يخصص واحد منها لكل مشارك) على غرار قاعات الاجتماعات الموجودة في قصر الأمم.
ضع الميكروفون على مسافة معقولة وتكلم فيه مباشرةً.
تأكد من أن منصة التداول قد تعرفت على ميكروفون سطح المكتب الذي تستخدمه.
الجهاز
اتصل بالاجتماع من حاسوب مكتبي أو حاسوب محمول، وليس من حاسوب لوحي أو هاتف ذكي.
تأكد من أنك تستخدم متصفح الشبكة الموصى به في منصة التداول التي تستخدمها وأن المتصفح مُحدَّث بالكامل.
وصلة الإنترنت
استخدم وصلة إيثرنت لضمان أقصى قدر من الاستقرار.
في حالة عدم وجود وصلة إيثرنت، تأكد من أن إشارة الواي فاي لديك ممتازة، واقترب من المضمِّن (المودم) إذا لزم الأمر.
ينبغي أن يكون الحد الأدنى لسرعة التحميل والتنزيل 10 ميغابت في الثانية. يمكن قياس هذه السرعة على مواقع من قبيل www.speedcheck.org أو www.fast.com أو www.speedtest.net
الإعدادات
شارك من غرفة داخلية صغيرة وهادئة مع إغلاق الأبواب والنوافذ وإزالة جميع مصادر الضوضاء والتشويش الأخرى في البيئة المحيطة (أوقف تشغيل مكيف الهواء المزعج، وما إلى ذلك). تجنب الغرف ذات الأسقف المرتفعة والنوافذ الكبيرة والجدران الجرداء و/أو الأرضيات المبلطة لأنها تسبب صدى يشوه الصوت.
يجب تعطيل جميع الإشعارات المسموعة وجميع التطبيقات الموجودة على جميع الأجهزة قبل بدء الاجتماع.
الكاميرا والصورة
يجب أن يكون لدى المشاركين الذين يرغبون في أخذ الكلمة كاميرا، ويفضل أن تكون كاميرا خارجية لأن هذا النوع من الكاميرات عادة ما يضمن جودة أفضل من كاميرا الويب المدمجة في الحاسوب. يعتمد المترجمون الشفويون اعتماداً كبيراً على تعبيرات أوجه المشاركين ولغة جسدهم في أداء عملهم على النحو الواجب.
يجب أن توفر الكاميرا رؤية أمامية واضحة للمتكلم، ومن الأفضل أن تكون من الكتفين فما فوق.
تجنب مصادر الإضاءة الخلفية القوية، مثل النوافذ.
اختبار الإعدادات قبل الاجتماع
الميكروفونات الموصى بها
المشاركة عن بُعد - ما الذي يجب أخذه بعين الاعتبار؟
ليست كل الاجتماعات مفتوحة للمشاركة فيها عن بُعد. يقرر منظمو الاجتماع ما إذا كان الاجتماع يتضمن عنصر مشاركة افتراضية. يُشار إلى شكل الاجتماع على صفحة الحدث في Indico.UN.
يحتاج المندوبون إلى التسجيل على موقع Indico.UN للمشاركة عبر الإنترنت، تمامًا كما يسجلون لحضور الاجتماعات المعقودة بالحضور الشخصي. وعادةً ما يتضمن نموذج التسجيل سؤالاً عن شكل المشاركة، أو يُعد منظمو الاجتماع نموذج تسجيل ثانٍ للمشاركين الذين ينوون المشاركة عن بُعد. وستجد الإرشادات ذات الصلة على صفحة الحدث المعني في Indico.UN.
عادةً ما يُعد اجتماع عند بُعد أو عنصر اجتماع عن بُعد باستخدام منصة WebEx أو منصة Zoom، وفقاً لمتطلبات الاجتماع (كعدد المشاركين، والترجمة الشفوية، وما إلى ذلك). وتحتوي كلا المنصتين على تطبيق شبكي. ولن يحتاج المشاركون في الاجتماع إلى تنزيل أي برمجيات، وإن كان من المستحسن القيام بذلك. وسيتلقى المندوبون رابط الدعوة للاجتماع (إما عن طريق البريد أو عبر موقع Indico.UN) الذي يمكنهم من خلاله الانضمام إلى الحدث.
تُدار الاجتماعات، وعادةً ما يتعين على المشاركين الانضمام إلى الاجتماع باستخدام أسمائهم الكاملة حتى يتم قبولهم، ولا سيما في حالة الجلسات الخاصة.
أثناء الاجتماع، لن يتمكن أي مشارك عن بُعد من أخذ الكلمة مباشرةً - أي أنه لا يمكن للمشاركين تشغيل ميكروفوناتهم ببساطة والبدء في التكلم. بل يجب على المشاركين، من أجل أخذ الكلمة، القيام بما يلي:
- انقر على أيقونة رفع اليد ‘Raise Hand’.
- انتظر موافقة الرئيس.
- سيلغي المشرف التقني كتم صوت ميكروفون المتكلم.
- يمكن للمتكلم بعد ذلك أخذ الكلمة.
- سيقوم المشرف التقني بكتم صوت الميكروفون إذا طلب الرئيس ذلك، أو إذا قاطع الرئيس المندوب.
- سيقوم المشرف التقني بكتم صوت ميكروفون المتكلم في نهاية مداخلته.
- عندما يدعو الرئيس أحد المشاركين عن بُعد إلى أخذ الكلمة، يجب على المشارك أن ينقر على أيقونة رفع اليد ’Raise Hand’.
يجب على المشاركين بالحضور الشخصي اتباع الإجراءات المعتادة لطلب الكلمة.
كوسيلة تواصل بديلة، تكون خاصية الدردشة/الأسئلة والأجوبة (chat/Q&A) متاحة أثناء الاجتماعات المعقودة بالمشاركة عن بُعد. ويسمح للحاضرين في الاجتماع بالتفاعل مع الرئيس وأعضاء اللجنة من دون طلب الكلمة.
ستتاح لجميع المشاركين فرصة اختبار مدى جودة اتصالهم ومعداتهم وجودة الصوت، حيث ستفتح الجلسة دائماً قبل ساعة واحدة من عقدها عبر الإنترنت/عن طريق المشاركة بالحضور الشخصي والافتراضي. ونوصي بشدة أن يتصل جميع المتكلمين الرئيسيين، ولا سيما الرئيس (الرؤساء) وأعضاء أفرقة النقاش، لإجراء هذا الاختبار قبل بدء الاجتماع للتحقق من جودة اتصالهم (جودة الاتصال بالمنصة، وإعدادات الصوت والفيديو، وما إلى ذلك). يُنصح المشاركون عن بُعد بشدة بتنزيل تطبيق zoom المكتبي والتأكد من تحديثه.
في الاجتماعات التي تقدم فيها خدمات الترجمة بلغة الإشارة الدولية وخاصية العرض النصي، سيكون أحد المشاركين في الاجتماع مشاركاً باسم "IS + CAPTIONING" (الترجمة بلغة الإشارة الدولية+العرض النصي).
- وفي تطبيق Zoom الخاص بك، ابحث عن الفيديو أو الصورة المصغرة لهذا المشارك.
- انقر على النقاط الثلاث في الجانب الأيمن العلوي من صورة المشارك واختر "PIN" (أي التثبيت على الشاشة). وسيُثبت الفيديو على شاشتك وسيكون مرئياً لك طوال الاجتماع.