La participation à des réunions en ligne peut s’accompagner de difficultés, comme des problèmes de connectivité, des pannes techniques ou des bruits de fond dérangeants.
Les personnes qui s’apprêtent à participer à une réunion en ligne sont invitées à suivre les lignes directrices présentées sur cette page et à garder à l’esprit qu’un son clair et audible est indispensable au travail des interprètes. Un signal audio non conforme aux normes (ISO) applicables augmente les risques d’interruption de l’interprétation et peut nuire à l’ouïe et à la santé auditive des interprètes.
La meilleure façon de garantir la qualité du signal audio est de respecter les consignes ci-dessous.
BONNES PRATIQUES
Prise de parole
Veillez à bien allumer le micro et la caméra.
Tenez les papiers à l’écart du micro lorsque vous parlez afin d’éviter les bruissements qui couvrent le son et qui sont très désagréables pour les auditeurs.
Ne parlez pas trop vite (pas plus de 120 mots par minute).
Communiquez à l’avance le texte de la déclaration ou du discours appelé à être lu ; les interprètes vérifieront à l’audition.
Éteignez le micro à la fin de chaque déclaration et laissez-le éteint en dehors de vos prises de parole pour ne pas perturber la réunion.
Micro
Utilisez un micro unidirectionnel (cardioïde) externe à connexion USB, ainsi que des écouteurs branchés séparément. N’utilisez pas de casque avec micro intégré. Quelques références de modèles de micros adaptés sont données ci-dessous. Évitez d’utiliser les micros des écouteurs (comme les Apple earpods).
N’utilisez pas le micro intégré de votre ordinateur.
Ne vous installez pas dans une salle de visioconférence équipée de micros omnidirectionnels et multi-utilisateurs de type « araignée », mais plutôt dans une salle de conférence équipée de micros unidirectionnels à col de cygne (un par participant), comme les salles de réunion du Palais des Nations.
Placez le micro à une distance convenable et parlez directement dedans.
Vérifiez que la plateforme utilisée pour la réunion a reconnu votre micro externe.
Appareil
Connectez-vous uniquement depuis un ordinateur (portable ou de bureau), jamais depuis une tablette ou un smartphone.
Utilisez le navigateur recommandé par la plateforme et veillez à ce qu’il soit à jour.
Connexion Internet
Connectez l’ordinateur au réseau avec un câble Ethernet pour que la connexion soit la plus stable possible.
À défaut, le signal Wi-Fi doit être suffisamment puissant. Au besoin, rapprochez-vous du modem.
Le débit montant et descendant doit être au minimum de 10 Mbps. Le débit peut être mesuré sur des sites comme www.speedcheck.org, www.fast.com ou www.speedtest.net.
Environnement
Installez-vous dans une petite pièce calme. Fermez portes et fenêtres et éteignez toute source de bruit ou d’interférence éventuelle (climatisation bruyante, etc.). Évitez les pièces avec un haut plafond, de grandes fenêtres, des murs nus et/ou un sol carrelé, qui créent de la réverbération, source de déformation du son.
Désactivez les notifications sonores sur tous vos appareils et fermez toutes les applications ouvertes avant le début de la réunion.
Caméra et image
Les participants qui souhaitent prendre la parole doivent disposer d’une caméra, de préférence une webcam externe, qui donne une image de meilleure qualité que la caméra intégrée à l’ordinateur. Pour faire leur travail, les interprètes s’appuient beaucoup sur les expressions faciales et le langage corporel des orateurs.
L’intervenant(e) doit être nettement visible, de face, et idéalement cadré(e) à partir du haut du buste.
Évitez le contre-jour ; par exemple, ne vous placez pas dos à une fenêtre.
Test avant la réunion
Modèles de micros recommandés
Participation à distance : ce qu’il faut savoir
La participation à distance n’est pas possible pour toutes les réunions. Ce sont les organisateurs de chaque réunion qui décident de prévoir cette possibilité ou non. Le format de la réunion est indiqué sur la page de l’événement dans Indico.UN.
Pour participer à une réunion en ligne, tout comme pour participer en personne, les représentants doivent s’inscrire sur Indico.UN. En général, le formulaire d’inscription comprend une question sur les modalités de participation, ou alors un deuxième formulaire d’inscription est prévu pour les personnes qui comptent participer à distance. Des indications à ce sujet sont données sur la page de l’événement concerné dans Indico.UN.
Les réunions ou composantes de réunions en ligne se tiennent généralement sur WebEx ou sur Zoom, en fonction des besoins de la réunion (nombre de participants, besoins en interprétation, etc.) Ces deux plateformes disposant d’une application Web, les participants n’ont pas besoin de télécharger un logiciel, bien qu’il soit recommandé de le faire. Le lien d’invitation permettant de se connecter à une réunion en ligne est communiqué aux représentants par courriel ou sur Indico.UN.
Les réunions sont modérées ; les participants doivent généralement se connecter en indiquant leur nom complet pour être admis, en particulier lorsque la réunion est privée.
Pendant la réunion, les participants à distance ne peuvent pas prendre la parole directement, c’est-à-dire qu’il ne leur suffit pas d’activer eux-mêmes leur micro et de commencer à parler. La marche à suivre pour prendre la parole est la suivante :
- Cliquer sur « Lever la main ».
- Attendre l’autorisation du/de la président(e) de séance.
- Le/la modérateur(trice) technique active le micro de l’intervenant(e).
- L’intervenant(e) peut alors prendre la parole.
- Le/la modérateur(trice) technique coupe le micro si le/la président(e) le demande ou interrompt l’intervenant(e).
- Le/la modérateur(trice) technique coupe le micro de l’intervenant(e) à la fin de son intervention.
- Lorsque le/la président(e) demande à un(e) participant(e) à distance d’intervenir, la personne concernée doit cliquer sur « Lever la main ».
Les participants présents sur place doivent suivre la procédure habituelle pour demander la parole.
Dans le cadre des réunions avec participation à distance, les participants peuvent aussi utiliser les fonctions de messagerie instantanée et de questions-réponses pour interagir avec le/la président(e) et les invités sans avoir à demander la parole.
Tous les participants ont la possibilité de tester leur connexion, leur matériel et leur qualité de son, puisqu’ils peuvent se connecter une heure avant le début de toute réunion virtuelle ou hybride. Il est fortement recommandé à tous les principaux orateurs, notamment la ou le(s) président(e)(s) et les invités, de se connecter avant le début de la réunion pour effectuer les tests nécessaires (connexion à la plateforme, paramètres audio et vidéo, etc.). Il est vivement conseillé aux participants à distance de télécharger l’application de bureau Zoom et de vérifier qu’elle est à jour.
Dans le cadre d’une réunion pour laquelle des services d’interprétation en signes internationaux et de sous-titrage sont fournis, un participant apparaîtra sous le nom « IS + CAPTIONING ».
- Dans la fenêtre Zoom, trouver la vidéo ou la vignette de ce participant.
- Cliquer sur les trois points situés en haut à droite de la photo du participant, puis sur « épingler » (« pin » si vous utilisez la plateforme en anglais). La vidéo sera épinglée à l’écran et donc visible pendant toute la réunion.