La participation à des réunions en ligne comporte un certain nombre de défis : problèmes de connectivité, pannes techniques ou bruits de fond dérangeants en font partie.
Cette page montre les directives que les participants devraient suivre pour participer virtuellement, sachant qu'un son clair et audible est absolument indispensable au travail des interprètes. Un signal audio non conforme aux normes applicables (ISO) augmente d’autant les risques d’interruption de l’interprétation et peut nuire à l’audition et la santé auditive des interprètes.
La meilleure façon de garantir la qualité du signal audio est de respecter les consignes suivantes.
Bonnes pratiques
En prenant la parole
Veiller à bien allumer le microphone et la caméra. Le cas échéant, attendre que les modérateurs aient ouvert votre micro avant de commencer l’intervention.
Tenir les papiers à l’écart du microphone lorsqu'on parle afin d'éviter les bruissements qui couvrent le son et qui sont très désagréables pour les auditeurs.
Parler à une cadence raisonnable (pas plus de 120 mots par minute).
Communiquer à l’avance le texte de la déclaration ou du discours appelé à être lu ; les interprètes vérifieront au prononcé.
Éteindre impérativement le microphone à la fin de chaque déclaration ; il doit rester coupé en dehors des prises de paroles pour éviter toute déformation du son.
Microphone
S’équiper d’un microphone de bureau externe, unidirectionnel (cardioïde), raccordé à l’ordinateur par un port USB. Brancher séparément des écouteurs, de préférence sans microphone intégré. Voir ci-dessous pour quelques références de modèles adaptés. Éviter d’utiliser:
- le microphone intégré de l’ordinateur.
- les micros des earpods ou earbuds (comme les Apple earpods) et autres micro de casques non-filaires.
- les microphones omnidirectionnels des salles de visio-conférence (type araignée), conçus pour être utilisés par plusieurs personnes en même temps, car ils captent tous les bruits ambiants. S’installer plutôt dans une salle de conférence équipée de microphones unidirectionnels à col de cygne, comme celles du Palais des Nations, de sorte que chaque participant ait le sien.
Placer le microphone à la bonne distance (celle préconisée par le fabriquant) et parler dans l’axe du microphone.
S’assurer que la plateforme a bien reconnu et sélectionné votre microphone externe.
Appareil
Se connecter uniquement depuis un ordinateur (portable ou de bureau), jamais depuis une tablette ou un smartphone.
Utiliser le navigateur recommandé par la plateforme et veiller à ce qu’il soit à jour.
Connexion internet
Connecter l’ordinateur au réseau avec un câble Ethernet pour que la connexion soit la plus stable possible. À défaut, le signal Wi-Fi doit être suffisamment puissant. Au besoin, se rapprocher du modem. Débit minimal (ascendant/descendant) : 10 Mbps. Vérifiez votre débit sur https://fast.com/#, www.speedcheck.org ou www.speedtest.net.
Cadre
S’installer dans une petite pièce calme. Fermer portes et fenêtres et éteindre toute source de bruit ou d’interférence éventuelle (air conditionné bruyant, ventilateur etc.).
Éviter les pièces à plafond haut ou grandes surfaces lisses, car elles créent de la réverbération, source de déformation du son.
Désactiver les notifications sonores sur tous vos appareils et fermer les applications ouvertes avant votre intervention.
Caméra et image
Les participants qui souhaitent prendre la parole doivent avoir accès à une caméra, de préférence une webcam externe, car elle donne une image de meilleure qualité que celle intégrée à l’ordinateur. En effet, pour leur travail, les interprètes s’appuient beaucoup sur les expressions faciales et le langage corporel des orateurs.
L'orateur doit être nettement visible, de face, cadré idéalement à partir du haut du buste.
Éviter le contre-jour, par exemple ne pas se placer dos à une fenêtre.
TESTS SON AVANT LA RÉUNION
Microphones conseillés
Participation à distance : que faut-il considérer ?
Toutes les réunions ne sont pas ouvertes à la participation à distance. Les organisateurs de la réunion décident si une réunion comporte une composante de participation virtuelle. La forme de la réunion sera indiquée sur la page de l'événement dans Indico.UN.
Les délégués doivent s'inscrire sur Indico.UN pour participer en ligne, tout comme ils le feraient pour un événement en personne. Habituellement, le formulaire d'inscription comprend une question sur la forme de participation, ou les organisateurs de la réunion mettent en place un deuxième formulaire d'inscription pour les participants ayant l'intention de participer à distance. Vous trouverez des conseils sur la page de l’événement concerné sur Indico.UN.
Une réunion à distance ou un composant de réunion aura généralement lieu à l'aide de WebEx ou Zoom, en fonction des exigences de la réunion (par exemple, nombre de participants, interprétation, etc.). Les deux plateformes disposent d’une application Web. Les participants à la réunion n’auront pas besoin de télécharger de logiciel, bien que cela soit recommandé. Les délégués recevront le lien d'invitation à la réunion (soit par courrier, soit via Indico.UN) grâce auquel ils pourront rejoindre l'événement.
Les réunions sont modérées et les participants devront généralement rejoindre la réunion en utilisant leur nom complet pour être admis, surtout lorsque la réunion est privée.
Pendant la réunion, aucun participant distant ne pourra prendre la parole directement, c'est-à-dire qu'il ne pourra pas simplement allumer son microphone et commencer à parler. Pour prendre la parole, ils doivent plutôt :
- Cliquez sur la fonction « Lever la main ».
- Attendez l'approbation du président.
- Le modérateur technique réactivera le microphone de l'orateur.
- L'orateur peut alors prendre la parole.
- Le modérateur technique coupera le microphone si le président le demande ou si le président interrompt le délégué.
- Le modérateur technique coupera le micro de l'intervenant à la fin de son intervention.
- Lorsque le Président fait appel à un participant distant, celui-ci doit cliquer sur la fonction « Lever la main ».
Les participants en personne doivent suivre la procédure standard pour demander la parole.
Comme moyen de communication alternatif, la fonction chat/Q&A est disponible lors des réunions avec participation à distance. Il permet aux participants à la réunion d'interagir avec le président et les panélistes sans demander la parole.
Tous les participants auront l'occasion de tester leur connexion, leur équipement et la qualité de leur son puisque la réunion sera toujours ouverte une heure avant une session virtuelle/hybride. Nous recommandons fortement à tous les intervenants clés, notamment le(s) président(s) et panélistes, de se connecter pour ce test avant le début de la réunion afin de vérifier leur connectivité (connexion à la plateforme, paramètres audio et vidéo, etc.). Il est fortement conseillé aux participants à distance de télécharger l'application de bureau zoom et de s'assurer qu'elle est à jour.
Lors des réunions bénéficiant des services internationaux de signalisation et de sous-titrage, l'un des participants à la réunion sera appelé "IS + CAPTIONING".
- Sur votre client Zoom, recherchez la vidéo ou la vignette de ce participant.
- Cliquez sur les trois points en haut à droite de la photo du participant et sélectionnez « PIN ». La vidéo sera épinglée sur votre écran et vous sera visible tout au long de la réunion.