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Procesar un documento
La Sección de Gestión de Documentos (DMS) procesa documentos oficiales, siempre que exista un mandato legislativo vinculado a un derecho presupuestario. Un mandato se basa en una decisión adoptada y respaldada por un órgano matriz competente o resulta de un mandato permanente de conformidad con las normas de procedimiento aplicables.
El mandato determina la categoría del documento, es decir, originado en la Secretaría, no originado en la Secretaría, contribución del Estado miembro y otros, y el tipo, es decir, documento previo, durante o después de la sesión. Se aplican diferentes patrones de procesamiento y limitaciones de palabras según la categoría y el tipo de cada documento.
Los documentos previos al período de sesiones con un mandato oficial existente se pronostican dos veces al año durante dos ciclos: las presentaciones de pronósticos deben completarse en la primera semana de abril para las sesiones que tendrán lugar del 10 de julio al 8 de enero del año siguiente y en la primera semana de octubre. para sesiones que tengan lugar entre el 9 de enero y el 9 de julio. Los pronósticos ingresados por las secretarías sustantivas son validados y aprobados por la Unidad de Planificación del DMS. La previsión deberá confirmarse a más tardar 14 semanas antes de la apertura de la sesión en la que se examinará el documento. No se pueden realizar cambios en los pronósticos después de esta etapa. Los documentos obligatorios que no están previstos se procesan según la capacidad "según disponibilidad".
Las secretarías sustantivas preparan documentos previos y posteriores al período de sesiones, observando:
- Límite de palabras : 8.500 palabras para documentos originados en la Secretaría, 10.700 para documentos presentados por órganos intergubernamentales o relatores especiales/titulares de mandatos y
- la necesidad de declarar textos tomados de documentos oficiales de la ONU publicados previamente y
- Estándares editoriales de la ONU , siguiendo las directrices del Manual Editorial en Línea de las Naciones Unidas .
La secretaría sustantiva presenta el documento a través de gDoc .
- Los documentos previos a la sesión , como agendas provisionales, programas de trabajo o informes de la Secretaría, se presentan 10 semanas antes de la fecha de la sesión programada o de la fecha de consideración del informe (excepto si se ha adoptado otro patrón).
- Los documentos del período de sesiones , para su consideración durante la reunión, incluidos los proyectos de resolución y decisiones, se presentan durante el período de sesiones. Deben ser lo más breves posible (máximo 3.300 palabras) y estar sujetos a un plazo de entrega de 48 o 24 horas.
- Los documentos posteriores a la sesión que se preparen después de la clausura de la reunión, como los informes finales de la reunión, las resoluciones y las decisiones adoptadas, deben presentarse poco después de la fecha de clausura de la sesión, preferiblemente dentro de dos semanas.
- DMS verifica el mandato legislativo y el derecho presupuestario, verifica los cronogramas de presentación y escalona las presentaciones según las fechas de consideración. DMS también gestiona acuerdos de asignación tardía en caso de fuerza mayor.
- Tras el registro, el documento se asigna para su procesamiento a las secciones o unidades correspondientes. Una vez traducidos, los documentos se formatean y preparan para su emisión.
- Los documentos se emiten simultáneamente en todos los idiomas aplicables y se publican en el Sistema de Documentos Oficiales (ODS).
- De conformidad con los procedimientos aplicables, la Sección de Imprenta produce los documentos en forma impresa. Luego, la Sección de Distribución garantiza la distribución de los documentos de acuerdo con la solicitud realizada en el envío inicial de gDoc.
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Información adicional
Recursos
Procesando una publicación
- La Sección de Gestión de Documentos (DMS) procesa las publicaciones que resultan de un mandato oficial, que emana de una decisión adoptada o de un mandato permanente de conformidad con las normas de procedimiento aplicables.
- Los departamentos envían sus programas de publicaciones semestrales a través de gDoc . La Unidad de Planificación del DMS revisa las presentaciones y proporciona comentarios a la Secretaría de la Junta de Publicaciones. La Junta de Publicaciones aprueba el Programa de Publicaciones bienal.
- Las publicaciones para las que no existe un mandato oficial se pueden producir directamente con la sección de publicaciones . Los costes corren entonces a cargo de la oficina solicitante. Póngase en contacto directamente con el equipo editorial para obtener más información.
- Se recomienda encarecidamente la previsión de publicaciones de las Naciones Unidas para su traducción. Los departamentos autores deben comunicarse con la Unidad de Planificación de DMS tan pronto como tengan información relevante disponible para evaluar la extensión del texto, el tiempo de envío y el tiempo de finalización solicitado.
- La Unidad de Planificación de DMS negocia las fechas de emisión con las entidades remitentes, el Servicio de Idiomas cuando corresponda, los diseñadores, los impresores y el equipo de distribución.
- Al menos un mes antes de la presentación prevista, la entidad remitente completa el cuestionario para la Sección de Ventas y Marketing de las Naciones Unidas en Nueva York utilizando su nombre de usuario y contraseña de Unite ID.
- Luego, se debe completar y aprobar un formulario de Demanda de impresión (DI) (disponible a través de la Sección de Gestión de Documentos ).
- La entidad remitente solicita un número ISSN (para series de publicaciones) y un número eISSN (para publicaciones en línea) al Centro Internacional ISSN en https://portal.issn.org/ .
- Dos semanas antes de la presentación, la entidad remitente envía por correo electrónico el DI autorizado y la respuesta de la Sección de Ventas y Comercialización de las Naciones Unidas al DMS a dms-coordination@un.org .
- La publicación se envía a través de gDoc utilizando el ID de pronóstico cuando corresponda.
- Antes de que se pueda imprimir una publicación, el departamento que la envía recibe un “Bon à tirer” (BAT) con una versión en PDF lista para imprimir de la Sección de Impresión para su aprobación en el plazo de una semana. Si es necesario realizar algún cambio en el diseño, la Sección de Impresión enviará un segundo BAT con el nuevo diseño.
- Una vez recibida la aprobación, la publicación se envía a impresión.
- Si se requiere traducción, se debe enviar a través de gDoc una versión editable del texto final listo para imprimir, basada en la versión final para la cual se aprobó el BAT . Debe etiquetarse como “Texto final”. El envío para traducción debe estar respaldado por marcas de texto previamente traducido cuando corresponda.
- Los autores recibirán una copia del texto traducido antes del formato final para permitir la discusión sobre el idioma y la terminología. Los autores disponen de cinco días hábiles para completar este proceso. Esta es la única oportunidad para realizar cambios en los idiomas de destino.
- Los textos traducidos pasarán por el mismo proceso BAT que la publicación original.
- La Sección de Distribución asegura la distribución de las publicaciones de acuerdo con la solicitud realizada en el envío inicial del gDoc.
Distribución de documentos oficiales de la ONU
ONU Ginebra es responsable de la distribución de documentos y publicaciones oficiales de la ONU, mantiene existencias de documentos y proporciona servicios relacionados con documentos de calidad, oportunos, eficientes, rentables y ambientalmente sostenibles.
Los documentos se distribuyen según las necesidades de reuniones/conferencias, oficinas sustantivas, misiones permanentes, direcciones oficiales/listas de correo y clientes individuales.
Los documentos se distribuyen en los mostradores de distribución. También se podrán imprimir desde el Sistema de Documentos Oficiales en el Cyber Corner ubicado en el mostrador de distribución Puerta 40.
Servicio de asistencia para delegados e impresión bajo demanda
Lunes a viernes: 08.30 – 12.30 y 13.30 – 17.30
Ubicación del mostrador:
mostrador principal
Edificio E / Puerta 40
Contacto:
Teléfono: +41 22 917 49 00
Correo electrónico: Distribution-counters@un.org
Preguntas frecuentes
El Reglamento para el Control y Limitación de la Documentación, ST/AI/189/Add.3/Rev.2, define documentos y publicaciones: "Un documento es un texto presentado a un órgano principal o a un órgano subsidiario de las Naciones Unidas para su consideración por él, por lo general en relación con el punto o puntos de su orden del día". Los documentos de las Naciones Unidas se publican para órganos intergubernamentales o bajo su autoridad bajo la signatura de documento de las Naciones Unidas e incluyen todas las actas oficiales y las actas de las reuniones de los órganos o conferencias de las Naciones Unidas. La atribución en los documentos de las Naciones Unidas se rige por normas y prácticas establecidas bajo la autoridad del Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias. Los documentos de las Naciones Unidas normalmente llevan, además de un título correspondiente al tema o tema del programa, un subtítulo que indica la entidad o el funcionario responsable de presentar el documento. En los documentos preparados para un organismo que no tiene una agenda de sesiones, el título principal puede contener esa información.
"El término 'publicación de las Naciones Unidas' se refiere a cualquier material escrito que las Naciones Unidas publican para el público en general". Ejemplos de publicaciones de las Naciones Unidas incluyen importantes estudios e informes, monografías, volúmenes editados, compilaciones estadísticas, actas de conferencias, diarios, publicaciones en serie como anuarios, la Serie de Tratados de las Naciones Unidas y otras publicaciones de derecho internacional. Las publicaciones de las Naciones Unidas se publican generalmente en respuesta a mandatos legislativos o solicitudes de órganos intergubernamentales. Pueden ser distribuidos gratuitamente o por un precio. Si se venden, a las publicaciones de las Naciones Unidas se les asigna un Número Internacional Normalizado para Libros (ISBN/eISBN) o, para publicaciones seriadas y periódicas, un Número Internacional Normalizado para Publicaciones Seriadas (ISSN/eISSN). Las publicaciones pueden publicarse en forma impresa o electrónica, incluso como aplicaciones móviles, y en cualquier otro formato o medio a medida que evolucione la tecnología.
Si el remitente sabe de antemano que un documento debe enviarse tarde, puede comunicarse con la Sección de Gestión de Documentos (DMS) y negociar la asignación tardía. Si no se prevé la presentación tardía, el documento se procesará según la capacidad sin compromiso en la fecha de liberación. Si el documento está ranurado, la demora se reflejará en el cumplimiento de la presentación oficial del departamento que lo presentó.
Si se marca una corrección mientras aún se está procesando un documento, se puede incluir la información. Se debe enviar un nuevo archivo original final a la Sección de Gestión de Documentos (DMS). Si la corrección se comunica cuando el documento ya ha sido publicado, se requerirá una corrección formal mediante corrigendum o revisión.