تجهيز الوثائق
يتولى قسم إدارة الوثائق (DMS) تجهيز الوثائق الرسمية كلما كانت هناك ولاية تشريعية متصلة بموارد مرصودة في إطار الميزانية. والولاية المذكورة إما تستند إلى قرار معتمد أقره جهاز رئيسي مختص أو تكون ناتجة عن تكليف دائم يتماشى مع القواعد الإجرائية المعمول بها.
ويحدد التكليف فئة الوثيقة، أي ما إذا كانت صادرة عن الأمانة أو غير صادرة عن الأمانة، أو ما إذا كانت مساهمة من دولة عضو أو غير ذلك، ونوعها، أي وثيقة صادرة ما قبل الدورة أو أثناءها أو بعدها. وتختلف أنماط التجهيز والقيود المفروضة على عدد الكلمات باختلاف فئة الوثيقة ونوعها.
تصدر التوقعات المتعلقة بوثائق ما قبل الدورة المعدة بموجب تكليف رسمي مرتين في السنة على مدى جولتين: ينبغي أن تكتمل وثائق ما قبل الدورة المعدة بموجب تكليف رسمي في الأسبوع الأول من شهر نيسان/أبريل بالنسبة للدورات المعقودة في الفترة من 10 تموز/يوليه إلى 8 كانون الثاني/يناير من العام التالي، وفي الأسبوع الأول من شهر تشرين الأول/أكتوبر بالنسبة للدورات المعقودة في الفترة من 9 كانون الثاني/يناير إلى 9 تموز/يوليه. وتُدخل الأمانات الفنية التوقعات وتتولى وحدة التخطيط التابعة لقسم إدارة الوثائق التصديق عليها وإقرارها. وينبغي تأكيد التوقعات في موعد أقصاه 14 أسبوعًا قبل افتتاح الدورة التي سيُنظر في الوثيقة أثناءها. ولا يمكن إدخال أي تغييرات على التوقعات بعد هذه المرحلة. أما الوثائق الصادر بها تكليف وغير المشمولة بالتوقعات فتُعالج ”حسب توافر“ القدرات اللازمة.
وتتولى الأمانات الفنية إعداد وثائق ما قبل الدورة وما بعدها، مع مراعاة ما يلي:
- الحدود القصوى المفروضة على عدد الكلمات: 500 8 كلمة بالنسبة للوثائق الصادرة من الأمانة، و700 10 بالنسبة للوثائق المقدمة من الهيئات الحكومية الدولية أو المقررين الخاصين/المكلفين بولايات
- وضرورة إدراج إعلان ”نص مأخوذ من وثائق رسمية سبق نشرها من الوثائق الرسمية للأمم المتحدة“
- والمعايير التحريرية للأمم المتحدة، باتباع التوجيهات الواردة في دليل التحرير الإلكتروني للنصوص في الأمم المتحدة.
وتقدم الأمانة الفنية الوثيقة من خلال نظام gDoc.
- تُقدم وثائق ما قبل الدورة، مثل جداول الأعمال المؤقتة وبرامج العمل وتقارير الأمانة، قبل 10 أسابيع من تاريخ انعقاد الدورة أو تاريخ النظر في التقرير (ما لم يُعتمد نمط آخر).
- وتُقدم الوثائق أثناء الدورة، للنظر فيها أثناء اجتماع ما، بما في ذلك مشاريع القرارات والمقررات، أثناء الدورة. ويجب أن تكون هذه الوثائق قصيرة قدر الإمكان ( 300 3 كلمة كحد أقصى) وتخضع لوقت إصدار يتراوح بين 48 و24 ساعة
- وينبغي تقديم وثائق ما بعد الدورة التي تُعد بعد اختتام الاجتماع، مثل التقارير الختامية للاجتماع والقرارات والمقررات المعتمدة، بعد فترة وجيزة من تاريخ اختتام الدورة، ويفضل أن يتم ذلك في غضون أسبوعين من اختتامها.
- ويتحقق قسم إدارة الوثائق من الولاية التشريعية والموارد المرصودة في إطار الميزاينة، كما يتحقق من الجداول الزمنية لتقديم الوثائق ويرتب الوثائق المقدمة وفقًا للتواريخ المقررة للنظر فيها. ويدير قسم إدارة الوثائق أيضًا ترتيبات الجدولة الزمنية المتأخرة للوثائق لأسباب قاهرة
- تعين الأقسام أو الوحدات المعنية الوثيقة لمعالجتها فور تسجيلها. وتُحرر الوثيقة فور الانتهاء من ترجمتها وتُجهز لإصدارها.
- وتصدر الوثيقة في وقت واحد بجميع اللغات المنطبقة وتنشر في نظام الوثائق الرسمية (ODS).
- وفقاً للإجراءات الواجبة التطبيق، ينتج قسم الطباعة الوثائق في شكل مطبوع. ثم يضمن قسم التوزيع توزيع الوثائق وفقًا للطلب الأولي المقدم في نظام gDoc.
يرجى الاتصال بقسم إدارة الوثائق
معلومات إضافية
الموارد
تجهيز المنشورات
- يتولى قسم إدارة الوثائق (DMS) تجهيز المنشورات الصادرة بموجب تكليف رسمي والمنبثقة عن قرار معتمد أو تكليف دائم بما يتماشى مع القواعد الإجرائية المعمول بها.
- وتقدم الإدارات برامج منشوراتها نصف السنوية من خلال نظام gDoc. وتستعرض وحدة التخطيط التابعة لقسم إدارة الوثائق الطلبات وتقدم ملاحظاتها إلى أمانة مجلس المنشورات. ويُقر مجلس المنشورات برنامج المنشورات لفترة السنتين.
- ويمكن إصدار المنشورات التي لا يوجد تكليف رسمي بها من خلال الاتصال مباشرة بقسم المنشورات. ويتحمل المكتب الذي يقدم طلب النشر تكاليف نشرها. اتصل بفريق النشر مباشرةً للحصول على معلومات أوفى.
- يُشجَّع بشدة على إصدار توقعات بمنشورات الأمم المتحدة المقرر ترجمتها. ويجب أن تتواصل الإدارات المقدمة للوثائق مع وحدة التخطيط التابعة لقسم إدارة الوثائق حالما تتوافر لديها المعلومات ذات الصلة لتقييم مدى طول النص والوقت المقرر لتقديمه والوقت المطلوب للانتهاء من تجهيزه.
- وتتفاوض وحدة التخطيط التابعة لقسم إدارة الوثائق على تواريخ الإصدار مع الكيانات المقدمة للوثائق، ودائرة اللغات عند الاقتضاء، والمصممين والطابعين وفريق التوزيع.
- وقبل شهر واحد على الأقل من الموعد المعتزم لتقديم الوثيقة، تملأ الجهة المقدمة الاستبيان الموجه إلى قسم المبيعات والتسويق التابع للأمم المتحدة في نيويورك باستخدام اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصين بها على موقع Unite ID.
- وبعد ذلك، يجب ملء نموذج طلب طباعة (Demande d'impression) (DI) (يمكن الحصول عليه عن طريق قسم إدارة الوثائق) والموافقة عليه.
- وتطلب الجهة المقدمة للطلب رقماً تسلسلياً دولياً موحداً للمنشور (بالنسبة لسلسلة المنشورات) ورقماً تسلسلياً إلكترونياً دولياً موحداً (بالنسبة للمنشورات الإلكترونية) من المركز الدولي للأرقام التسلسية الدولية الموحدة على العنوان التالي: https://portal.issn.org.
- وقبل أسبوعين من تقديم الطلب، ترسل الجهة المقدمة للوثيقة بالبريد الإلكتروني طلب الطباعة الموافق عليه والرد الوارد من قسم بيع منشورات الأمم المتحدة وتسويقها إلى قسم إدارة الوثائق من خلال عنوان البريد الإلكتروني التالي: dms-coordination@un.org.
- ويُقدَّم المنشور من خلال نظام gDoc باستخدام الرقم المسند إلى المنشور المتوقع، عند الاقتضاء.
- قبل طباعة المنشور، تتلقى الإدارة المقدمة للمنشور نسخةً جاهزة للطباعة "Bon à tirer" (BAT)“ مشفوعة بنسخة في شكل PDF من قسم الطباعة للموافقة عليها في غضون أسبوع واحد. وإذا كان من الضروري إدخال أي تغييرات على التصميم، فإن قسم الطباعة سيرسل نسخة ثانية جاهزة للطباعة بالتصميم الجديد.
- وبمجرد استلام الموافقة، يُرسل المنشور للطباعة.
- وفي حال طلب ترجمة المنشور، يجب تقديم نسخة قابلة للتحرير من النص النهائي الجاهز للطباعة، بناءً على النسخة النهائية الموافق عليها باعتبارها جاهزة للطباعة، من خلال نظام gDoc. ويجب إدراج عبارة "نص نهائي" على تلك النسخة. ويجب أن تكون خاصية إظهار النص المترجم سابقاً مفعلة، عند الاقتضاء، في الوثيقة المقدمة للترجمة.
- وسيحصل مقدمو الوثيقة على نسخة من النص المترجم قبل تجهيز الوثيقة في شكلها النهائي للسماح بمناقشة للغة والمصطلحات. ويُمهل مقدمو الوثيقة خمسة أيام عمل لإكمال هذه العملية. وهذه هي الفرصة الوحيدة المتاحة لإدخال تغييرات على اللغات المستهدفة.
- وبعد ذلك، يخضع النص المترجم لذات عملية النسخة الجاهزة للطباعة، شأنه في ذلك شأن النص الأصلي.
- ويضمن قسم التوزيع توزيع المنشورات وفقًا للطلب الأولي المقدم في نظام gDoc.
توزيع الوثائق الرسمية للأمم المتحدة
يضطلع مكتب الأمم المتحدة في جنيف بمسؤولية توزيع الوثائق والمنشورات الرسمية للأمم المتحدة، وإدارة مخزون الوثائق، وتقديم الخدمات ذات الصلة بالوثائق التي يُحرص على أن تكون عالية الجودة وأن تُتاح في الوقت المناسب وأن تتسم بالكفاءة والفعالية من حيث التكلفة وتكفل الاستدامة البيئية.
وتوزّع الوثائق على نحو يراعي احتياجات الاجتماعات/المؤتمرات، والمكاتب الفنية، والبعثات الدائمة، بما يشمل العناوين الرسمية/القوائم البريدية، وفرادى العملاء.
وتوزع الوثائق في نقاط التوزيع المخصصة لهذا الغرض. ويمكن أيضًا طباعتها من نظام الوثائق الرسمية في الركن الإلكتروني (Cyber Corner) الموجود في نقطة التوزيع الكائنة عند البوابة 40.
مكتب مساعدة المندوبين والطباعة عند الطلب من الاثنين إلى الجمعة: 08:30 – 12:30 و13:30 – 17:30
موقع نقطة التوزيع: نقطة التوزيع الرئيسية الكائنة في المبنى E/ البوابة 40
بيانات الاتصال: الهاتف +41 22 917 49 00
البريد الإلكتروني: distribution-counters@un.org
الأسئلة المتكررة
تحدد لوائح مراقبة الوثائق والحد منها ، ST / AI / 189 / Add.3 / Rev.2 ، الوثائق والمنشورات: "الوثيقة هي نص يقدم إلى هيئة رئيسية أو هيئة فرعية تابعة للأمم المتحدة للنظر فيها. من قبلها ، عادة فيما يتعلق بالبند (البنود) المدرجة في جدول أعمالها ". تصدر وثائق الأمم المتحدة للهيئات الحكومية الدولية أو تحت سلطتها تحت رمز وثيقة الأمم المتحدة وتشمل جميع السجلات الرسمية ومحاضر الاجتماعات لأجهزة أو مؤتمرات الأمم المتحدة. يتم تنظيم الإسناد في وثائق الأمم المتحدة وفقا للقواعد والممارسات المعمول بها تحت سلطة إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات. عادة ما تحمل وثائق الأمم المتحدة ، بالإضافة إلى العنوان المقابل للموضوع أو بند جدول الأعمال ، عنوان فرعي يشير إلى الكيان أو المسؤول المسؤول عن تقديم الوثيقة. في الوثائق المعدة لهيئة ليس لديها جدول أعمال للدورة ، قد يحتوي العنوان الرئيسي على تلك المعلومات.
يشير مصطلح "منشورات الأمم المتحدة" إلى أي مادة مكتوبة تصدرها الأمم المتحدة لعامة الناس ". تشمل أمثلة منشورات الأمم المتحدة الدراسات والتقارير الرئيسية ، والدراسات ، والمجلدات المحررة ، والتجميعات الإحصائية ، ووقائع المؤتمرات ، والمجلات ، والمنشورات المتسلسلة مثل الحوليات ، وسلسلة معاهدات الأمم المتحدة ، ومنشورات القانون الدولي الأخرى. تنشر منشورات الأمم المتحدة بشكل عام استجابة للولايات التشريعية أو طلبات الهيئات الحكومية الدولية. قد يتم توزيعها مجانًا أو مقابل سعر. في حالة بيع منشورات الأمم المتحدة ، يتم تخصيص رقم قياسي دولي للكتاب (ISBN / eISBN) أو رقم تسلسلي قياسي دولي (ISSN / eISSN) للمسلسلات والدوريات. قد يتم نشر المنشورات في شكل مطبوع أو إلكتروني ، بما في ذلك كتطبيقات للهاتف المحمول ، وفي أي تنسيق أو وسائط أخرى مع تطور التكنولوجيا.
إذا كان المرسل يعلم مقدمًا أنه يجب تقديم المستند في وقت متأخر ، فيمكنه أو يمكنها التواصل مع قسم إدارة المستندات (DMS) والتفاوض في وقت متأخر. إذا لم يتم توقع التقديم المتأخر ، فستتم معالجة المستند حسب السعة مع عدم وجود التزام في تاريخ الإصدار. إذا كان المستند محجوزًا ، فسوف ينعكس التأخير في الامتثال التقديمي الرسمي للإدارة المقدمة.