La información de esta página ofrece una visión general de los pasos necesarios para organizar reuniones accesibles e inclusivas. Encontrará información más detallada e instrucciones paso a paso en el Procedimiento operativo estándar sobre reuniones y conferencias accesibles.
Todas las reuniones que se celebren en la ONU de Ginebra deberán respetar las siguientes normas generales de accesibilidad:
- Los sitios web de la Conferencia respetarán las Pautas de Accesibilidad al Contenido en la Web y las Pautas de Accesibilidad para Sitios Web de las Naciones Unidas;
- Los procedimientos de inscripción en la conferencia deberán ser accesibles;
- Se facilitará a los delegados información relativa a la accesibilidad;
- Se facilitará el acceso prioritario a la acreditación en la puerta de Pregny a todos los participantes con discapacidad inscritos en la conferencia;
- Todas las declaraciones y presentaciones en vídeo realizadas por funcionarios de las Naciones Unidas serán accesibles;
- Todas las reuniones públicas se retransmitirán en directo en audio;
- Todas las actas de la conferencia, los documentos finales, las decisiones y las resoluciones se publicarán en los sitios web de las conferencias.
Las conferencias y reuniones suelen ser más inclusivas si se garantiza la accesibilidad de los siguientes componentes:
- Anuncios de la conferencia;
- Diseño y programación de la conferencia;
- Comunicación e información;
- Procedimientos de registro;
- Viajes, seguridad y acreditación;
- Movilidad y accesibilidad dentro de la ONUG;
- Salas de reuniones;
- Servicios de accesibilidad;
- Servicios de restauración;
- Evaluación de la conferencia; y
- Publicación de los resultados de la conferencia.
Anuncios de la conferencia
Las secretarías de las reuniones velarán por que los anuncios de todas las conferencias organizadas por la ONU de Ginebra, estén o no directamente relacionadas con cuestiones de discapacidad, sean accesibles; en especial:
- Que puedan leerse mediante un lector de pantalla (en formato Word o PDF accesible);
- Que se proporcione texto alternativo para cualquier imagen o vídeo;
- Y que se ofrezca una versión en lenguaje sencillo.
Al crear un evento en Indico.UN, los organizadores de la reunión deben proporcionar información sobre los elementos de accesibilidad disponibles durante la reunión en su página del evento. Puede tratarse de información sobre la accesibilidad de la sala y otras instalaciones, el suministro de documentos en braille, la disponibilidad de subtítulos en directo o de un intérprete de señas, etc.
La plantilla de accesibilidad existente contiene un conjunto de iconos que representan posibles servicios de reunión accesibles. Para crear la página de su evento, localice la plantilla existente (busque "Accessibility Master" o el evento número 32376). Clone el evento y seleccione todas las características predeterminadas que sean relevantes para su reunión.
Las secretarías de las reuniones facilitarán en su página de eventos, en Indico.UN, los datos de contacto de una persona o punto focal de accesibilidad de las reuniones que acompañe a los participantes que hayan solicitado ayuda para llegar desde la puerta de acceso a la sala de reuniones.
Todas las páginas de eventos en Indico incluirán también información sobre cómo crear una cuenta e inscribirse en un evento en Indico; el procedimiento acelerado de acreditación para todas las personas con discapacidad y sus personas de apoyo; e información sobre movilidad en Ginebra y en el Palacio de las Naciones.
Procedimientos de inscripción
Los organizadores de las reuniones también deben solicitar información sobre las necesidades de asistencia de sus participantes, que puede recopilarse a través del formulario de inscripción de Indico.UN. Para ello, el formulario debe tener habilitado el campo de accesibilidad (utilice la plantilla de accesibilidad disponible en Indico.UN con el número de evento 32376). El campo incluye preguntas sobre la discapacidad de los participantes y la asistencia necesaria. Gracias a esa información, la ONU de Ginebra puede responder mejor a las necesidades de los participantes en la conferencia que tengan alguna discapacidad, mediante la facilitación de acceso prioritario al recinto o de una plaza de aparcamiento, la reserva de una silla de ruedas, el suministro de documentos en braille, etc. Asegúrese de explicar a todos los participantes cómo inscribirse en Indico.UN, incluida la importancia de rellenar el campo de accesibilidad y cómo hacerlo. Esta información debe transmitirse igualmente a las personas de apoyo, que también deberán registrarse.
No olvide informar a la Sección de Gestión de Reuniones acerca de la participación de delegados con discapacidad y de los servicios que precisen.
Viajes
Cuando la ONU de Ginebra se encargue de organizar el viaje de los delegados con necesidades de accesibilidad, los organizadores de la reunión remitirán a los delegados interesados el formulario de solicitud de viaje accesible, y les pedirán que lo cumplimenten y lo adjunten a sus solicitudes de viaje en UMOJA. La agencia de viajes de las Naciones Unidas tendrá en cuenta la información que figure en el formulario de solicitud de viaje accesible al realizar las reservas pertinentes, y contactará con la Oficina de Viajes de las Naciones Unidas o con la secretaría de la reunión cuando sea preciso resolver dudas.
En particular, la agencia de viajes de las Naciones Unidas se esforzará por garantizar que los viajes aéreos accesibles permitan a los delegados interesados:
- Viajar en horarios compatibles con traslados accesibles desde y hacia el aeropuerto;
- Tener la misma franquicia de equipaje durante todo el viaje;
- Viajar sentado junto a su asistente personal;
- Sentarse cerca de un aseo accesible;
- Cuando sea necesaria escala, que esta sea lo más cómoda posible.
Accesibilidad física en el Palacio de las Naciones
Servicios de lengua de señas o subtitulado en directo
La ONU de Ginebra puede ofrecer subtítulos en directo e interpretación en lengua de señas en las reuniones cuando así lo soliciten las secretarías organizadoras. La elección de si debe proporcionarse una lengua de señas nacional o internacional -o servicios de subtitulado en directo en pantalla- para una reunión determinada debe decidirse en consulta con los participantes que requieran estos servicios.
Las solicitudes de interpretación en lengua de señas deben discutirse con la Sección de Gestión de Reuniones antes de la reunión. La Sección también puede asesorar sobre los posibles costos asociados. Además, ofrecerá información acerca de la preparación necesaria para el intérprete, como los documentos que debe recibir, las reuniones preliminares con la persona o personas con discapacidad, etc.
Póngase en contacto con la Sección de Gestión de Reuniones para estudiar las opciones.
Cómo crear declaraciones y presentaciones accesibles
Si utiliza diapositivas para hacer una presentación durante la reunión, tenga en cuenta que algunos miembros de su audiencia pueden tener dificultades para acceder a información visual, auditiva o compleja. Recuerde las siguientes directrices a fin de que su presentación sea accesible para todo el mundo. Estas directrices deberían compartirse con todos los ponentes.
- Utilice un lenguaje claro y no técnico.
- Use una frase por línea y una sola idea por frase.
- Dé a su audiencia tiempo suficiente para leer el contenido de las diapositivas.
- Limite el número de diapositivas que utiliza.
- No utilice imágenes como fondo del texto ni superponga gráficos al texto.
- Utilice colores con contraste para el texto y el fondo, por ejemplo amarillo sobre azul oscuro o blanco sobre negro.
- No utilice más de dos tipos de letra diferentes. Los tipos de letra deben ser sin remates (por ejemplo, Helvetica, Arial, Calibri o Futura).
- Debe utilizarse letra grande y un interlineado adicional.
- Evite el uso de mayúsculas, subrayado o cursiva.
- Justifique solo a la izquierda para evitar espacios incómodos entre las palabras.
Describa las imágenes o gráficos que muestre. Si un gráfico muestra una tendencia, descríbala sucintamente. Si proyecta vídeos con diálogos, asegúrese de que estén subtitulados. Si proyecta secuencias de vídeo mudas, asegúrese de que haya disponible una audiodescripción.
Si quiere que le entienda todo el mundo, incluidas las personas que le siguen a través de interpretación hablada y de lengua de señas o que no pueden ver diapositivas, tenga en cuenta los consejos siguientes:
- Utilice un lenguaje sencillo con palabras cotidianas.
- Repita palabras en lugar de utilizar sinónimos más difíciles.
- Intente evitar los conceptos abstractos, la jerga, las metáforas, las figuras retóricas y los extranjerismos.
- Utilice verbos activos.
- Intente evitar la voz pasiva.
- Ponga ejemplos prácticos para explicar sus argumentos.
- No dé por sentado que su público tiene conocimientos previos sobre el tema.
- Controle la rapidez con la que habla.
- Module la voz, para que sea más fácil oírle y entenderle.
- Intente evitar leer un texto: puede que vaya demasiado rápido, que use frases demasiado complejas y que no entone lo suficiente.
- Mantenga el contacto visual y diríjase a su público de forma directa y respetuosa.
Preguntas frecuentes
Cuando las medidas generales de accesibilidad no cumplan con los requisitos individuales, los participantes de la conferencia pueden solicitar ajustes razonables. Dichas solicitudes deben enviarse a la Secretaría organizadora a través del registro Indico.UN. Las Secretarías de Organización pueden luego discutir con la División de Gestión de Conferencias y el Servicio de Seguridad y Vigilancia cómo se puede acomodar la solicitud específica. Las Secretarías organizadoras deben activar un breve cuestionario para todos sus eventos en Indico.UN, que permita a los participantes indicar sus necesidades de ajustes razonables cuando se registren para la reunión. Si el breve cuestionario no está activado, los participantes tienen la posibilidad de indicar sus necesidades en el cuadro de texto libre.
Las entradas en la Puerta 40 y el Edificio Tempus son totalmente accesibles. Las entradas a todas las salas de conferencias deben ser aptas para sillas de ruedas. Para obtener más información, visite nuestra página sobre accesibilidad .
Los participantes en reuniones con movilidad reducida pueden indicar en el formulario de inscripción en Indico que deberán ingresar a las instalaciones de las Naciones Unidas en automóvil. La secretaría de la reunión informará al Servicio de Seguridad de la ONUG al respecto. Alternativamente, los representantes de ONG con movilidad reducida pueden ingresar al Palacio de las Naciones para que los dejen en taxis oficiales o en un vehículo privado. La información sobre el tipo y el color del vehículo, así como la matrícula y el nombre del conductor, si está disponible, debe comunicarse a controlcenter.security-unog@un.org , al menos 24 horas antes de la hora de acceso.
La instalación de una rampa deberá solicitarse a la Sección de Gestión de Reuniones que informará a los promotores. Por motivos de seguridad, la persona con movilidad reducida tiene que estar acompañada en el uso de la rampa.