Para reservar una sala de reuniones y los servicios conexos, póngase en contacto con la Sección de Gestión de Reuniones (SGR), facilitando los siguientes datos:
- Fecha y hora de la reunión.
- Número de participantes.
- Formato de la reunión (presencial, en línea, híbrida).
- Si la reunión es pública o privada.
- Contexto de la reunión (por ejemplo, si se celebra en el marco de un período de sesiones de las Naciones Unidas que se esté celebrando simultáneamente).
- Servicios, recursos y equipos que se precisan (por ejemplo, placas identificativas, interpretación, combinaciones lingüísticas, retransmisión en la TV Web de las Naciones Unidas (solo para actos organizados o copatrocinados por entidades de las Naciones Unidas), etc.).
- Nombre y datos de contacto del organizador de la reunión y persona de contacto
En función de la disponibilidad, se le asignará una sala, que quedará reservada. Una vez que la SGR confirme que se ha reservado una sala de reuniones, deberá presentarse la solicitud oficial a través de gMeets. El organizador de la conferencia podrá entonces empezar a planificar la reunión con más detalle. La SGR orientará a los organizadores de la conferencia en el proceso posterior de organización de su reunión, en particular si se requiere ponerse en contacto con proveedores de servicios adicionales.
Recursos
Nota: Debido a las importantes obras de renovación que se están llevando a cabo en el Palacio de las Naciones, podrán producirse cambios en la disponibilidad, la capacidad o las funcionalidades de algunas de las salas de reuniones. La Sección de Gestión de Reuniones puede ofrecerle información actualizada sobre todas las salas de reuniones.
Contacto general:
Teléfono: +41 22 917 3668
Correo electrónico: mms@un.org
Copie siempre mms@un.org para garantizar el seguimiento en caso de que los colegas estén de licencia.
Preguntas frecuentes
Las reuniones normalmente se llevan a cabo entre las 10 am y las 6 pm los días hábiles. No se pueden programar reuniones en días feriados oficiales o después de las 6 p. m.
Las reservas de habitaciones se pueden cancelar hasta el comienzo de la hora de la reunión programada. Dadas las capacidades significativamente reducidas actuales, una cancelación oportuna nos permitiría reasignar el espacio a consultas de otros clientes. Además, la solicitud de una disposición extrapresupuestaria debe cancelarse dos semanas antes del inicio planificado de la reunión, ya que, de lo contrario, es posible que aún se incurra en costos debido a los compromisos asumidos por los proveedores de servicios (por ejemplo, contrataciones).
Las solicitudes se pueden enviar en cualquier momento. Sin embargo, para las solicitudes con servicios de conferencias, se debe verificar la disponibilidad de los servicios y se debe aprobar la estimación de costos respectiva a su debido tiempo; una aceptación tardía de estos últimos puede dar lugar a la no disponibilidad de los servicios consultados.
Le invitamos a indicar su preferencia por una sala de conferencias específica cuando se comunique por primera vez con la Sección de Gestión de Reuniones (MMS) o el punto focal de su organización. La asignación de salas depende de la disponibilidad de salas y es posible que la sala de conferencias consultada no esté disponible. MMS siempre asignará la mejor opción disponible.