Чтобы зарезервировать зал заседаний и сопутствующие услуги, пожалуйста, свяжитесь с Секцией организационного обеспечения заседаний (СООЗ), указав следующие данные:
- дата и время проведения заседания;
- количество участников;
- формат заседания (очный, онлайн, гибридный);
- является ли заседание открытым или закрытым;
- контекст заседания (например, проводится ли оно в контексте параллельной официальной сессии ООН);
- необходимые услуги, ресурсы и оборудование (например, именные таблички, устный перевод/на какие языки/трансляция по Интернет-ТВ ООН (только для мероприятий, организуемых структурами ООН или при их участии) и т. д.);
- имя и контактные данные организатора заседания и контактного лица.
В зависимости от наличия свободных мест за вами будет закреплен и зарезервирован зал заседаний. После того как СООЗ подтвердит, что зал заседаний был зарезервирован, необходимо подать официальный запрос через gMeets. Теперь организатор конференции может приступить к более детальному планированию мероприятия. СООЗ будет оказывать организаторам конференции содействие в дальнейшем процессе организации, в частности если необходимо связаться с дополнительными поставщиками услуг.
Ресурсы
NB: В связи с продолжающимся капитальным ремонтом во Дворце Наций ситуация с некоторыми залами заседаний может измениться в плане их наличия, вместимости или функциональных возможностей. Секция организационного обеспечения заседаний может предоставить вам актуальную информацию обо всех залах заседаний.
Общий контакт:
Телефон: +41 22 917 3668
Электронная почта: mms@un.org
Пожалуйста, всегда копируйте mms@un.org, чтобы обеспечить дальнейшие действия в случае, если коллеги уйдут в отпуск.
FAQs
В рабочие дни собрания обычно проходят с 10:00 до 18:00. Заседания не могут быть назначены на официальные праздники или после 18:00.
Бронирование номеров может быть отменено до начала запланированного времени встречи. С учетом текущего значительного сокращения мощностей своевременная отмена позволила бы нам переназначить слот для запросов от других клиентов. Кроме того, запрос о внебюджетных ассигнованиях должен быть отменен за две недели до начала запланированного совещания, поскольку в противном случае все еще могут быть понесены расходы в связи с обязательствами, взятыми на себя поставщиками услуг (например, наем).
Заявки можно подавать в любое время. Однако для запросов на конференционное обслуживание необходимо проверить наличие услуг и своевременно утвердить соответствующую смету расходов; несвоевременное принятие последнего может привести к недоступности запрошенных услуг.
Вы можете указать свои предпочтения в отношении конкретного конференц-зала при первом обращении в Секцию управления собраниями (MMS) или к координатору в вашей организации. Распределение помещений зависит от их наличия, и запрошенный конференц-зал может быть недоступен. MMS всегда будет назначать наилучший доступный вариант.