Pour réserver une salle de réunion et des services connexes, il faut contacter la Section de la gestion des réunions en précisant :
- La date et l’heure de la réunion
- Le nombre de participants
- Le format de la réunion (en présentiel, en ligne ou au format hybride)
- Si la réunion est publique ou privée
- Le contexte de la réunion (p. ex., si elle se tient en même temps qu’une session officielle de l’ONU)
- Les services, les ressources et le matériel requis (p. ex. des plaques nominatives, des services d’interprétation dans telle et telle langue ou la diffusion sur la télévision en ligne des Nations Unies (uniquement pour les manifestations organisées ou parrainées par des entités des Nations Unies))
- Le nom et les coordonnées de l’organisateur(trice) de la réunion et de la personne de contact
En fonction des disponibilités, une salle est attribuée et réservée. Une fois que la Section de la gestion des réunions confirme la réservation, une demande officielle doit être soumise dans gMeets. L’organisateur(trice) peut alors commencer à planifier la séance plus en détail. La Section de la gestion des réunions l’accompagnera dans toutes les démarches, en particulier s’il y a lieu de contacter des prestataires de services supplémentaires.
Ressources
N.B. : En raison d’importants travaux de rénovation en cours au Palais des Nations, la disponibilité, la capacité ou les fonctionnalités de certaines salles peuvent avoir changé. La Section de la gestion des réunions peut vous informer de la situation actuelle de chacune des salles.
Coordonnées générales :
Tél. : +41 22 917 3668
Courriel : mms@un.org
Veillez à toujours mettre l’adresse mms@un.org en copie pour permettre le suivi de votre demande en cas d’absence de votre interlocuteur.
FAQ
Les réunions ont normalement lieu les jours ouvrables entre 10 heures et 18 heures. Il n'est pas possible d’organiser une réunion un jour férié ou après 18 heures.
Les réservations de salles peuvent être annulées jusqu'à l'heure prévue pour le début de la réunion. Compte tenu des capacités actuelles considérablement réduites, il est recommandé d'annuler suffisamment à l'avance pour que le créneau libéré puisse être attribué à un autre client. De même, les demandes supposant l’utilisation de ressources extrabudgétaires doivent être annulées deux semaines avant le début de la réunion, sans quoi des frais pourraient être encourus au titre d'engagements pris par les prestataires de services (p. ex. pour les recrutements).
Vous pouvez soumettre une demande à tout moment. Toutefois, si vous demandez des services de conférence, la disponibilité de ces services devra être vérifiée et l'estimation des coûts correspondants approuvée en temps utile ; en cas d’approbation tardive de cette estimation, les services demandés pourraient ne pas être disponibles.
Vous pouvez exprimer une préférence pour une salle de conférence particulière lorsque vous prenez contact avec la Section de la gestion des réunions ou le/la coordonnateur(trice) désigné(e) au sein de votre organisation. Toutefois, les salles sont attribuées en fonction de leur disponibilité et il se peut que la salle demandée ne soit pas disponible. La Section de la gestion des réunions vous attribuera toujours la salle disponible la plus adaptée à vos besoins.