Assistance en salle de réunion
Pendant la réunion, l’assistant(e) au service des séances est le/la principal(e) interlocuteur(trice) des organisateurs de la conférence. Il/elle les assiste pour les services en salle et coordonne tout changement de programme ou de services requis. Son nom et ses coordonnées sont communiqués à l’avance aux organisateurs de la réunion. Si vous ne savez pas qui est l’assistant(e) désigné(e) pour votre réunion, contactez le Groupe du service des séances au numéro +41 22 917 22 01.
Ce que les assistants au service des séances font
- Préparer la salle, en installant la tribune et en attribuant les places selon le protocole approuvé et les plans de salle, mettre en place les plaques nominatives et vérifier que le matériel nécessaire est disponible et fonctionne correctement.
- Obtenir les listes d’orateurs auprès du/de la secrétaire de la réunion et recevoir et trier les versions préliminaires des interventions pour les distribuer aux interprètes et aux autres services, selon que de besoin.
- Distribuer aux délégations les textes informels et les documents de séance, conformément aux règles et procédures en vigueur.
- Enregistrer les noms complets des orateurs et des pays/entités que ceux-ci représentent au cours du débat (sur demande).
- Dans le cas d’une réunion hybride, suivre le déroulement de la séance sur la plateforme, résoudre les problèmes et faire intervenir les services techniques ou informatiques compétents si cela est nécessaire.
- Faciliter les procédures de vote.
Ce que les assistants au service des séances ne font pas
- Répondre aux demandes personnelles des représentants (par exemple, passer des appels téléphoniques ou faire des photocopies).
- Distribuer des invitations pour les réceptions (les délégations doivent le faire elles-mêmes).
- Modifier la liste des orateurs à la demande d’une délégation.
- Distribuer les documents officiels qui sont disponibles au comptoir de distribution ou dans des casiers spéciaux dans la salle de réunion.
- Rester dans la salle ou devant celle-ci pendant toute la durée de la séance, s’il s’agit d’une séance sans interprétation. Les assistants restent généralement entre 30 et 45 minutes.
Coordonnées générales :
Tél. : +41 22 917 3668
Courriel : mms@un.org
Veillez à toujours mettre l’adresse mms@un.org en copie pour permettre le suivi de votre demande en cas d’absence de votre interlocuteur(trice).
Réunions hybrides
Le jour de votre réunion, au moins deux heures avant que celle-ci commence, les services audiovisuels et informatiques effectuent des tests de configuration et d’autres tests et certifient que tous les paramètres ont été configurés et testés.
Modération technique
Une heure avant le début de chaque séance de votre session, les modérateurs techniques de l’ONU Genève sont présents dans la salle de conférence pour aider le secrétariat à régler les derniers détails. Ils effectuent des tests pour s’assurer que les participants à distance disposent d’une bonne connexion et d’une bonne qualité de son et répondent à toute question que ceux-ci pourraient avoir concernant l’utilisation de la plateforme.
Les modérateurs techniques veillent à ce que :
- La session Zoom soit lancée avec les paramètres par défaut ci-après (sauf si des demandes spéciales ont été formulées et acceptées au préalable) :
- La salle d’attente est activée.
- L’écran partagé est activé.
- Le chat est activé.
- La fonctionnalité « Renommer » est activée.
- La fonctionnalité « Démarrer vidéo » est activée.
- Les participants ne peuvent pas allumer eux-mêmes leur micro. Cela est particulièrement important dans le cas des réunions avec interprétation, pendant lesquelles il ne doit jamais y avoir plus d’un micro allumé à la fois.
- Les participants à distance ne puissent pas prendre directement la parole pendant la réunion, c’est-à-dire qu’ils ne puissent pas activer eux-mêmes leur micro et commencer à parler. La marche à suivre pour prendre la parole est la suivante :
- Cliquer sur « Lever la main ».
- Attendre l’autorisation du/de la président(e) de séance.
- Le/la modérateur(trice) technique active le micro de l’intervenant(e).
- L’intervenant(e) peut alors prendre la parole.
- Le/la modérateur(trice) technique coupe le micro si le/la président(e) le demande ou interrompt l’intervenant(e).
- Le/la modérateur(trice) technique coupe le micro de l’intervenant(e) à la fin de son intervention.
- Lorsque le/la président(e) demande à un(e) participant(e) à distance d’intervenir, la personne concernée doit cliquer sur « Lever la main ».
- Les participants présents sur place doivent suivre la procédure habituelle pour demander la parole.
- Veuillez noter que pour les réunions hybrides avec interprétation, lorsque des participants sont dans la salle, il doit obligatoirement y avoir deux modérateurs techniques présents pour administrer la plateforme Zoom et un(e) technicien(ne) du son dans la cabine technique.
- Pour plus d’informations sur le partage de documents, la lecture de vidéos et l’enregistrement d’une session Zoom, merci de vous référer aux chapitres correspondants.
- La fonctionnalité « salle d’attente » est toujours activée, même pour les réunions publiques. Les participants sont acceptés et autorisés à accéder à la réunion depuis la salle d’attente au plus tôt une heure avant le début de la séance. Lorsqu’un(e) participant(e) ne s’est pas identifié(e) comme il se doit (format : Nom du pays ou de l’organisation / Prénom / Nom), le/la modérateur(trice) technique lui envoie un message dans la salle d’attente pour l’inviter à se renommer correctement.
- Pour éviter toute confusion en ce qui concerne les rôles et les responsabilités, et pour éviter toute interruption ou tout problème technique, seuls les deux modérateurs techniques ont des droits de coanimateurs.
- Lorsque la réunion sera prête à démarrer, juste avant que le/la président(e) n’ouvre la séance, une courte vidéo d’annonce concernant les conditions de participation à distance sera diffusée.
- L’écran de la salle ainsi que les écrans des consoles des représentants (si la salle en est équipée) sont configurés pour que la personne qui est en train de s’exprimer, qu’elle parle depuis la salle ou à distance, apparaisse dans la fenêtre principale.
- Chaque fois qu’un document est partagé, il a la priorité et s’affiche dans la fenêtre principale tandis que l’intervenant(e) apparaît dans une fenêtre plus petite.
Message des interprètes
Le/la président(e) donnera lecture du message suivant en début de séance.
Nous attirons votre attention sur le fait que les signaux audio de mauvaise qualité ont des répercussions néfastes de plus en plus lourdes sur la santé des interprètes. Afin que chacun puisse bénéficier d’un son clair et audible, les participants aux réunions doivent disposer d’un matériel adapté et d’une connexion adéquate. Des informations détaillées peuvent être obtenues auprès du secrétariat, mais les personnes désireuses de participer à une réunion à distance doivent disposer au minimum d’un micro unidirectionnel externe à connexion USB, d’une paire d’écouteurs branchée séparément et d’une connexion Internet stable à haut débit, et se trouver dans un endroit calme.
Les personnes susceptibles d’avoir des difficultés à se conformer à ces règles sont priées de contacter les organisateurs de la réunion et le secrétariat. Veuillez noter que dans les cas où la mauvaise qualité du son expose les interprètes à des risques, l’interprétation peut être interrompue. Il est en outre rappelé aux participants que, pour que leurs déclarations puissent être restituées fidèlement et dans leur intégralité, ils doivent parler à une cadence raisonnable.
FAQ
En général, les salles de conférence sont ouvertes au moins une heure avant le début de la réunion. Si les organisateurs ont besoin de plus de temps pour préparer la salle, ils peuvent prendre contact avec la Section de la gestion des réunions. L’accessibilité de la salle dépendra des réunions qui pourraient être prévues avant la réunion en question.
Conformément à la résolution 56/242 de l’Assemblée générale en date du 18 janvier 2002, les séances tenues au Secrétariat doivent avoir lieu aux heures normales de réunion, c’est-à-dire de 10 heures à 13 heures et de 15 heures à 18 heures, les jours ouvrables. La prolongation d’une séance au-delà de trois heures ne peut être autorisée qu’à titre exceptionnel et occasionne des frais supplémentaires. Les organisateurs qui souhaitent demander une prolongation doivent contacter la Section de la gestion des réunions de la Division de la gestion des conférences ou s’adresser à l’assistant(e) au service des séances présent(e) dans la salle au moins 30 minutes avant l’heure de fin de séance prévue. Les demandes adressées aux services audiovisuels, à l’équipe chargée de la diffusion des réunions sur Internet et aux autres prestataires de services sont transmises à la Section de la gestion des réunions, qui assure la coordination entre les différents services pour déterminer si la prolongation peut être accordée. La Section fait savoir à l’organisateur(trice) si la séance peut se poursuivre dans la même salle et si tous les services demandés (plateforme de réunion hybride, diffusion sur le Web, etc.) sont disponibles. Conformément aux dispositions de l’accord conclu entre les organisations appliquant le régime commun des Nations Unies et l’Association internationale des interprètes de conférence (AIIC), il est impossible de prolonger les services d’interprétation plus de 15 minutes au-delà des heures normales, à moins que des mesures exceptionnelles aient été prises avant la séance et avec l’accord du/de la Chef du Service de l’interprétation (des exceptions peuvent être prévues pour le Conseil des droits de l’homme). Une prolongation de plus de 15 minutes occasionne des frais supplémentaires qui seront par la suite facturés à l’organisateur(trice).
Tous les participants aux conférences peuvent se connecter sans mot de passe au réseau Wifi « UNOG_Public_Wifi ». L’accès est garanti dans les zones communes.
L’utilisation du matériel informatique à l’intérieur des salles de conférence est réservée au personnel technique, au personnel d’assistance et au personnel de conférence. Parfois, des cybercafés accessibles au public sont mis à la disposition des participants pour leur permettre d’utiliser des ordinateurs et des imprimantes.
En cas d’urgence médicale, contactez le Centre de contrôle du Service de la sécurité et de la sûreté au +41 22 917 21 12 ou avisez un agent de sécurité de l’ONU Genève. Vous pouvez aussi composer le numéro d’urgence 112 depuis un téléphone fixe.
Les participants peuvent également contacter le Service médical pour obtenir un avis au +41 22 917 28 07 (infirmerie) ou au +41 22 917 25 20 (réception). Ces numéros ne doivent pas être utilisés en cas d’urgence, car il arrive que le personnel médical ne puisse pas répondre au téléphone. Vous pouvez également contacter le personnel infirmier à l’adresse unognurses@un.org.
Les participants aux conférences peuvent se rendre dans l’espace situé au rez-de-chaussée du bâtiment E (au même niveau que la cafétéria, près des bureaux du service Télévision et vidéo des Nations Unies) pour pratiquer leur religion.
Une salle dédiée aux mères allaitantes est disponible dans le bâtiment E, troisième étage, salle E.3054-2 . Il contient également une table à langer pour les bébés. Les participants à la conférence qui doivent accéder à la salle doivent contacter la sécurité au +41 22 917 29 00 et leur demander d'ouvrir la porte à distance.