المساعدة المقدمة في قاعات الاجتماعات
أثناء الاجتماع، يكون مساعد خدمات الاجتماعات هو جهة الاتصال الرئيسية لمنظم المؤتمر وهو يتولى المساعدة في الخدمات المقدمة داخل القاعة والتنسيق بشأن أي تغييرات في الجدول الزمني أو الخدمات المطلوبة. يُرسل اسم مساعد خدمات الاجتماعات ومعلومات الاتصال به إلى منظم الاجتماع مسبقاً. إذا كنت لا تعرف من هو مساعد خدمات الاجتماعات، يرجى الاتصال بوحدة خدمة الاجتماعات: +41 22 917 22 01.
مهام مساعدي خدمات الاجتماعات
- إعداد القاعة عن طريق تجهيز المنصة وترتيبات الجلوس وفقاً للبروتوكول المعتمد ومخططات القاعة، ووضع لوحات الأسماء والتحقق من توافر المعدات اللازمة وعملها
- الحصول على قوائم المتكلمين من أمين الاجتماع واستلام وفرز مسودات البيانات المعدة مسبقاً لتوزيعها على المترجمين الشفويين والخدمات الأخرى، حسب الاقتضاء
- توزيع النصوص غير الرسمية وأوراق غرف الاجتماعات على الوفود وفقًا للوائح والإجراءات ذات الصلة
- تسجيل الأسماء الكاملة للمتكلمين والبلدان/الكيانات التي يمثلونها أثناء المناقشة (بناء على طلبهم)
- في حالة الاجتماعات المعقودة بالحضور الشخصي والافتراضي، متابعة وقائع الاجتماع من خلال المنصة كمشاهد، وتحديد أي خلل وإصلاحه، وضمان تدخل الخدمات التقنية أو خدمات تكنولوجيا المعلومات ذات الصلة، إذا لزم الأمر
- المساعدة في إجراءات التصويت.
الوظائف غير المندرجة في نطاق مهام مساعدي خدمات الاجتماعات
- التعامل مع الطلبات الشخصية للمندوبين (مثل إجراء المكالمات الهاتفية أو استنساخ الوثائق)
- توزيع الدعوات لحفلات الاستقبال، وهي دعوات ينبغي أن توزعها الوفود نفسها
- تعديل قائمة المتكلمين بناءً على طلب أحد الوفود
- توزيع الوثائق الرسمية التي تتألف رموزها من حروف وأرقام والمتاحة في مكتب التوزيع أو في رفوف مخصصة لهذا الغرض في قاعة الاجتماعات
- البقاء في القاعة أو أمامها طوال مدة الاجتماعات التي لا تقدم فيها خدمات الترجمة الشفوية. وعادة ما يبقى مساعدو خدمات الاجتماعات في القاعة لمدة 30 إلى 45 دقيقة.
جهة الاتصال العامة:
الهاتف: +41 22 917 3668
البريد الإلكتروني: mms@un.org
يرجى دائمًا إدراج عنوان البريد الإلكتروني mms@un.org لضمان المتابعة في الحالة التي يكون فيها الزملاء في إجازة.
الاجتماعات المعقودة بالحضور الشخصي والافتراضي
في يوم الاجتماع، تجري إدارتا الصوتيات والمرئيات وتكنولوجيا المعلومات اختبارات لإعدادات الأجهزة واختبارات أخرى قبل ساعتين على الأقل من بدء الاجتماعات المذكورة وتصدق على أن جميع الإعدادات قد ضُبطت واختُبرت.
الإشراف التقني
قبل ساعة واحدة من بدء كل اجتماع مقرر عقده خلال دورتك، سيكون المشرفون التقنيون العاملون في مكتب الأمم المتحدة في جنيف في قاعة الاجتماعات تحت تصرف الأمانة لترتيب أي تفاصيل نهائية. ويشرع المشرفون الفنيون أيضاً في اختبار إعدادات المشاركين عن بُعد للتحقق من جودة الاتصال والصوت، ولمساعدتهم في أي مسألة تتعلق باستخدام الموقع الشبكي.
والمشرفون الفنيون مسؤولون عما يلي:
- تشغيل الجلسة المعقودة عبر تطبيق Zoom من خلال الإعدادات القياسية التالية (ما لم يتم تقديم طلبات خاصة وقبولها مسبقًا):
- تفعيل خاصية غرفة الانتظار.
- تفعيل خاصية مشاركة الشاشة.
- تفعيل خاصية الدردشة.
- تفعيل خاصية "إعادة التسمية".
- تفعيل خاصية "بدء تشغيل الفيديو".
- تعطيل الخاصية التي تمكن المشاركين من إلغاء كتم صوت الميكروفون. وهذا أمر بالغ الأهمية بوجه خاص في الاجتماعات التي تقدم فيها ترجمة شفوية، إذ يجب ألا يكون هناك أكثر من ميكروفون واحد في وقت واحد.
- وأثناء الاجتماع لن يتمكن أي مشارك عن بُعد من أخذ الكلمة مباشرةً - أي لا يمكن للمشاركين ببساطة تشغيل الميكروفونات بأنفسهم والبدء في التكلم. بل ينبغي لهم القيام بما يلي لكي يأخذوا الكلمة:
- النقر على خاصية "رفع اليد".
- انتظار موافقة رئيس الاجتماع.
- قيام المشرف التقني بإلغاء خاصية كتم صوت ميكروفون المتكلم.
- يمكن للمتكلم بعد ذلك أن يأخذ الكلمة.
- يكتم المشرف التقني صوت الميكروفون إذا طلب الرئيس ذلك، أو إذا قاطع الرئيسُ المندوب.
- يكتم المشرف التقني صوت ميكروفون المتكلم في نهاية مداخلته.
- عندما يدعو الرئيس أحد المشاركين عن بُعد لأخذ الكلمة، يجب على المشارك أن ينقر على خاصية "رفع اليد".
- يجب على المشاركين بالحضور الشخصي اتباع الإجراءات المعتادة لطلب الكلمة.
- لاحِظ أنه بالنسبة للجلسات التي تُعقد بالحضور الشخصي والافتراضي وتقدم فيها خدمات الترجمة الشفوية، مع وجود بعض المشاركين في قاعة الاجتماع، يلزم وجود مشرفين فنيين اثنين، لتشغيل منصة Zoom، بالإضافة إلى فني صوت واحد في المقصورة التقنية.
- للحصول على معلومات عن مشاركة الوثائق وتشغيل مقاطع الفيديو وتسجيل الجلسة عبر منصة Zoom، يرجى الرجوع إلى الفصول ذات الصلة أعلاه.
- تُفعل خاصية "غرفة الانتظار" دائماً، حتى في الاجتماعات العلنية. ويتم قبول المشاركين والسماح لهم بدخول الاجتماع من غرفة الانتظار في موعد أقصاه ساعة واحدة قبل بدء الاجتماع. وإذا لم يدخل المشاركون هوياتهم على النحو السليم (باستخدام الشكل التالي: اسم البلد أو المنظمة/ الاسم/اللقب)، فإن المشرف التقني يرسل رسالة في غرفة الانتظار لدعوة المشارك إلى إعادة إدخال اسمه بالشكل السليم.
- لتجنب أي لبس فيما يتعلق بالأدوار والمسؤوليات، ولتجنب أي انقطاع لأسباب تقنية أو أي مشاكل تقنية، لا تُمنح خاصية المشاركة في استضافة الاجتماع إلا للمشرفين التقنيين.
- عندما تكون مستعداً لبدء الاجتماع، وقبل أن يفتتح الرئيس الاجتماع، سيعرض إعلان مقتضب بالفيديو بشأن شروط المشاركة عن بُعد.
- تزود الشاشة الموجود في القاعة وكذلك الشاشات الموجودة على لوحات التحكم الموجودة أمام المندوبين (إذا كانت القاعة مجهزة بها) بخاصية عرض المتكلم- أي أن الشخص الذي يتكلم حاليًا يظهر في النافذة الرئيسية)، بصرف النظر عما إذا كان يتكلم من قاعة الاجتماع أو عن بُعد.
- كلما تتم مشاركة وثيقة، ستعرض على سبيل الأولوية وستظهر في النافذة الرئيسية مع عرض المتكلم في نافذة أصغر.
رسالة من المترجمين الشفويين
ينبغي أن يتلو الرئيس هذه الرسالة في بداية الجلسة.
"نود أن نوجه انتباهكم إلى أن انخفاض جودة الصوت يؤثر تأثيراً متزايداً وخطيراً على صحة المترجمين الشفويين. ولضمان جودة الصوت المناسبة بما يعود بالنفع علينا جميعاً، يجب استخدام المعدات المناسبة والتأكد من جودة الاتصال. ويمكنكم الحصول على تفاصيل ذلك من الأمانة، ولكن الحد الأدنى من الشروط التي ينبغي للمشاركين عن بعد استيفاؤها هو استخدام ميكروفون أحادي الاتجاه موصول بحاسوب مكتبي عن طريق ناقل تسلسلي عام ”USB“، وسماعتي رأس منفصلتين، ووصلة إنترنت قوية ومستقرة، والاتصال من موقع هادئ.
ويرجى من المشاركين عن بعد الذين يشعرون أنهم قد يجدون صعوبة في استيفاء هذه الشروط أن يتصلوا بمنسقي الاجتماع وبالأمانة. ويُرجى العلم بأنه يجوز للمترجمين الشفويين التوقف عن تقديم خدماتهم في الحالات التي تؤثر فيها جودة الصوت على صحتهم وسمعهم. ونذكر المشاركين كذلك بأن عليهم أن يتحدثوا بسرعة معقولة كي يعطونا الفرصة لترجمة بياناتهم ترجمة شفوية دقيقةً غير منقوصة".
الأسئلة المتكررة
عادة ما تكون غرف الاجتماعات مفتوحة قبل ساعة واحدة على الأقل من بدء الاجتماع. إذا احتاج منظمو المؤتمر إلى مزيد من الوقت لإعداد القاعة ، فيجب عليهم الاتصال بقسم إدارة الاجتماعات . يعتمد الوصول على الاجتماعات الأخرى التي قد يتم جدولتها قبل الاجتماع المعني.
وفقا لقرار الجمعية العامة 56/242 المؤرخ 18 يناير 2002 ، ينبغي أن تعقد الاجتماعات في الأمانة العامة خلال ساعات العمل العادية في أيام العمل ، المحددة من 10:00 صباحا إلى 1:00 ظهرا ومن 3:00 مساءا إلى 6:00 مساءا. لا يجوز منح تمديد الاجتماع لأكثر من ثلاث ساعات إلا في ظروف استثنائية ويخضع لتكاليف إضافية. يجب على منظمي الاجتماع الذين يحتاجون إلى طلب مثل هذا التمديد الاتصال بقسم إدارة الاجتماعات (MMS) التابع لقسم إدارة المؤتمرات أو من خلال مساعد خدمات الاجتماعات في الغرفة في موعد لا يتجاوز 30 دقيقة قبل موعد انتهاء الاجتماع. ستتم إحالة الطلبات الموجهة إلى الخدمات السمعية والبصرية أو فريق البث عبر الإنترنت أو غيرهم من مقدمي الخدمة إلى رسائل الوسائط المتعددة (MMS). ستنسق خدمة الرسائل متعددة الوسائط (MMS) بين مختلف أجزاء النظام البيئي للمؤتمرات بجنيف للأمم المتحدة لتحديد ما إذا كان من الممكن منح التمديد. سيتم إبلاغ منظم الاجتماع إذا كان الاجتماع يمكن أن يستمر في نفس الغرفة وإذا كانت جميع الخدمات المطلوبة متاحة ، على سبيل المثال منصة الاجتماعات المختلطة والبث عبر الإنترنت وما إلى ذلك. بسبب أحكام اتفاقية النظام المشترك للأمم المتحدة مع الرابطة الدولية لمترجمي المؤتمرات (AIIC) ، لا يمكن تمديد خدمات الترجمة الشفوية لأكثر من 15 دقيقة من الوقت العادي ما لم يتم اتخاذ تدابير استثنائية محددة قبل الاجتماع بالاتفاق مع رئيس خدمة الترجمة الشفوية (قد تنطبق استثناءات على حقوق الإنسان مجلس). تمديد الاجتماعات لأكثر من 15 دقيقة يؤدي إلى تكاليف إضافية والتي سيتم تحميلها لاحقًا على منظم الاجتماع من خلال الفاتورة النهائية.
في حالة الطوارئ الطبية لأحد المشاركين في المؤتمر ، يمكن الاتصال بمركز التحكم الأمني على الرقم +41 22917 21 12 أو يمكن إبلاغ مسؤول الأمن التابع للأمم المتحدة في جنيف. يمكن أيضًا الاتصال برقم الطوارئ 112 من هاتف ثابت.
يمكن للمشاركين أيضًا الاتصال بالخدمة الطبية للحصول على المشورة على +41 22917 28 07 (ممرضات) أو +41 22917 25 20 (استقبال). هذه الأرقام ليست لحالات الطوارئ ، فقد تكون هناك لحظات لا يمكن فيها الرد على الهاتف. يمكنك أيضًا الاتصال بالممرضات عبر البريد الإلكتروني: unognurses@un.org .