El día de la reunión, los departamentos audiovisual e informático configurarán los equipos y realizarán otras pruebas, al menos dos horas antes del inicio de la reunión, y certificarán que todos los parámetros han sido configurados y probados.

Moderación técnica

Una hora antes del comienzo de cada reunión prevista durante el período de sesiones, los moderadores técnicos de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra estarán en la sala, a disposición de la secretaría, para organizar los últimos detalles. Asimismo, se ocuparán de las pruebas de las personas que participen a distancia para verificar su conexión y su calidad de audio, además de ayudarlos con cualquier cuestión relacionada con el uso de la plataforma.

Los moderadores técnicos son responsables de lo siguiente:

1. La sesión de Zoom se iniciará con la siguiente configuración estándar (a menos que previamente se hayan hecho peticiones especiales y estas se hayan aceptado):
   • Habilitar la sala de espera.
   • Habilitar la función "compartir pantalla".
   • Habilitar el chat.
   • Habilitar la función "renombrar".
   • Activar la función "iniciar video".
   • Deshabilitar la posibilidad de que los participantes reactiven su audio. Esto es especialmente importante en las reuniones con interpretación, en las que nunca debe haber más de un micrófono encendido a la vez.
2. Durante la reunión, ninguna persona que participe a distancia podrá tomar directamente la palabra, es decir, que no podrá conectar sin más el micrófono y empezar a hablar, sino que, para ello, deberá seguirse el siguiente procedimiento:
   • El orador hará clic en la función "Levantar la mano".
   • Esperará la aprobación de la Presidencia.
   • El moderador técnico activará el micrófono del orador.
   • Entonces, este podrá tomar la palabra.
   • El moderador técnico silenciará el micrófono si así lo solicita la Presidencia o si esta interrumpe al delegado.
   • El moderador técnico silenciará el micrófono del orador al final de su intervención.
   • Cuando la Presidencia llame a una persona que participe a distancia, esta debe hacer clic en la función "Levantar la mano".
   • Los participantes presenciales deberán seguir el procedimiento habitual para solicitar el uso de la palabra.
3. Tenga en cuenta que, en el caso de reuniones híbridas con interpretación, en las que algunos participantes se encuentran en la sala, es obligatoria la presencia de dos moderadores técnicos para manejar la plataforma Zoom, más un operador de sonido en la cabina técnica.
4. Para obtener información sobre cómo compartir documentos, reproducir videos y grabar la reunión de Zoom, consulte los apartados pertinentes.
5. La función "sala de espera" está siempre activada, incluso en las reuniones públicas. No se aceptará a los participantes ni se les permitirá entrar en la reunión desde la sala de espera hasta una hora antes de su comienzo. Si no se identifican correctamente (utilizando el siguiente formato: nombre del país u organización / nombre / apellido), el moderador técnico enviará un mensaje a la sala de espera para invitar al participante a renombrarse correctamente.
6. Para evitar toda confusión con respecto a las funciones y responsabilidades e impedir que haya interrupciones o surjan problemas técnicos, únicamente los dos moderadores técnicos tendrán derechos de coanfitrión.
7. Cuando esté a punto de comenzar la reunión, y justo antes de que la Presidencia la inaugure, se proyectará un breve video sobre los requisitos para la participación a distancia.
8. La pantalla de la sala, así como las pantallas de las consolas de los delegados (si la sala está equipada con ellas), están configuradas con la vista de orador activo, es decir, que la persona que está hablando en ese momento es la que aparece en la ventana principal, independientemente de que hable desde la sala o a distancia.
9. Cuando se comparta un documento, este tendrá la vista prioritaria y aparecerá en la ventana principal con una vista del orador en una ventana más pequeña.