会议室协助
在会议期间，会议服务助理是会议组织者的主要联系人，协助室内服务并协调日程安排或所需服务的任何变化。会议服务助理的姓名和联系方式会提前告知会议组织者。如果您不知道您的会议服务助理是谁，请致电会议服务部： +41 22 917 22 01 。
会议服务助理做什么
- 准备房间，根据批准的协议和房间图表设置讲台和座位安排，放置铭牌并检查必要的设备是否可用且正常运行
- 从会议秘书处获取发言者名单，并接收和整理发言稿的预发稿，以便在必要时将其分发给口译员和其他服务人员
- 按照有关规定和程序向各代表团分发非正式文件和会议室文件
- 记录辩论过程中发言者的全名及其代表的国家/实体（应要求提供）
- 如果是混合会议，以观众身份通过平台关注会议进程，必要时排除故障并确保相关技术或 IT 服务的干预
- 协助投票程序。
会议服务助理不做什么
- 处理代表的个人请求（例如打电话或复印）
- 派发招待会请柬，应由代表团自行派发
- 应代表团要求修改发言人名单
- 分发带有文号的正式文件，这些文件可在分发柜台或会议室的特殊文件架上获取
- 在没有口译环节的整个会议期间都待在会议室。他们通常会停留 30 到 45 分钟。
混合会议
会议当天，视听和IT部门至少在会议开始前两个小时进行配置和其他测试，并证明所有参数都已配置和测试。
技术审核
在会议期间安排的每次会议开始前一小时，UNOG 技术主持人将在秘书处安排的会议室安排任何最终细节。技术主持人还将继续对远程参与者进行测试，以验证他们的连接和音频质量，并协助他们解决与平台使用相关的任何问题。
技术版主负责以下事项：
- Zoom 会话使用以下标准设置启动（除非事先提出并接受了特殊请求）：
- 启用等候室。
- 启用共享屏幕。
- 启用聊天。
- 启用“重命名”功能。
- 启用“开始视频”功能。
- 禁用参与者自行取消静音的可能性。这在有口译的会议中尤为重要，因为一次只能打开一个麦克风。
- 在会议期间，没有远程参与者能够直接发言——也就是说，他们不能简单地自己打开麦克风并开始发言。相反，为了发言，他们需要：
- 单击“举手”功能。
- 等待主席的批准。
- 技术主持人将取消发言人麦克风的静音。
- 然后发言者可以发言。
- 如果主席要求，或者如果主席打断代表，技术主持人会将麦克风静音。
- 技术主持人将在发言结束时将发言人的麦克风静音。
- 当主席召集远程与会者时，他必须单击“举手”功能。
- 现场参会者应遵循请求发言的标准程序。
- 请注意，对于有口译的混合会议，如果一些参与者在房间里，则必须有两名技术主持人在场，以操作 Zoom 平台，另外在技术展台上还有一名音响操作员。
- 有关共享文档、播放视频和录制 Zoom 会话的信息，请参阅上面的相关章节。
- “等候室”功能始终处于激活状态，即使是公开会议也是如此。与会者将在会议开始前至少一小时被接纳并允许从等候室进入会议。如果他们没有被正确识别（使用格式：国家名称或组织/名字/姓氏），技术主持人将在等候室发送一条消息，邀请参与者正确重命名自己。
- 为避免角色和责任方面的任何混淆，并避免任何技术中断或问题，只有两位技术版主拥有共同主持权。
- 当您准备好开始会议时，就在主席开始会议之前，将播放一段关于远程参与要求的简短公告视频。
- 会议室中的屏幕以及代表控制台上的屏幕（如果会议室配备了此设备）都配置有活动发言人视图——即当前发言的人出现在主窗口中），无论是否从房间或远程。
- 每当共享文档时，它都会有优先视图，并会出现在主窗口中，而演讲者的视图则位于较小的窗口中。
口译员的话
该消息应由主席在会议开始时宣读。
请注意，劣质音频对口译员健康的影响越来越严重。为了确保适当的音质以造福于我们所有人，必须使用适当的设备和连接。秘书处可提供详细信息，但远程与会者的最低要求是 USB 连接、单向桌面麦克风、单独的耳机、强大稳定的互联网连接和安静的位置。
远程与会者如果觉得自己可能难以满足这些要求，请联系会议主持人和秘书处。请注意，如果音质对口译员的健康和听力构成威胁，他们可能会暂停服务。进一步提醒与会者，为了能够全面准确地解释他们的发言，他们应该以合理的速度发言。
常见问题
根据大会 2002 年 1 月 18 日第 56/242 号决议，秘书处的会议应在工作日的正常办公时间内举行，即上午 10 点至下午 1 点和下午 3 点至下午 6 点。将会议时间延长超过三个小时只能在特殊情况下才能获得批准，并且需要支付额外费用。需要延期的会议组织者必须在会议预定结束前 30 分钟内联系会议管理部的会议管理科(MMS) 或通过会议室的会议服务助理。向视听服务、网络广播团队或其他服务提供商提出的请求将提交给 MMS。 MMS 将在联合国日内瓦会议生态系统的不同部分之间进行协调，以确定是否可以批准延期。会议组织者将被告知会议是否可以在同一房间继续进行，以及所有必需的服务是否可用，例如混合会议平台、网络广播等。根据与国际会议口译员协会的联合国共同制度协议的规定(AIIC)，除非与口译服务处处长达成一致，在会议之前采取具体的例外措施，否则口译服务的延长时间不得超过正常时间的 15 分钟（例外情况可能适用于人权理事会）。会议延长超过 15 分钟会产生额外费用，这些费用随后将通过最终账单向会议组织者收取。
如果与会者出现医疗紧急情况，可拨打+41 22 917 21 12联系安全控制中心，或通知联合国日内瓦安全官员。也可以使用固定电话拨打紧急电话112 。
参与者还可以拨打+41 22 917 28 07 （护士）或+41 22 917 25 20 （接待处）联系医疗服务部门寻求建议。这些号码不适用于紧急情况，因为有时可能无法接听电话。您也可以通过电子邮件联系护士： unognurses@un.org 。