Организационная помощь в зале заседаний
В ходе заседания основным контактным лицом для организатора конференции является помощник по обслуживанию заседаний, который оказывает содействие в организации конференц-обслуживания в зале заседаний и координирует любые изменения в расписании или необходимые услуги. Имя и контактные данные помощника по обслуживанию заседаний сообщаются организатору заблаговременно. Если вы не знаете, кто является вашим помощником по обслуживанию заседания, позвоните в Группу обслуживания заседаний по тел.: +41 22 917 22 01.
Что делают помощники по обслуживанию заседаний
- Готовят помещение, устанавливают подиум и организуют рассадку участников в соответствии с утвержденным протоколом и планом помещения, размещают именные таблички и проверяют наличие и рабочее состояние необходимого оборудования.
- Получают списки ораторов от секретаря заседания, а также получают и сортируют предварительные черновики выступлений для распределения их среди устных переводчиков и других служб по мере необходимости.
- Распространяют неофициальные тексты и документы зала заседаний среди делегаций согласно соответствующим правилам и процедурам.
- В ходе прений записывают полные имена выступающих и названия стран/представительств, которые они представляют (по запросу).
- В случае, когда заседание проводится в гибридном формате, следят за ходом заседания через платформу в качестве зрителя, устраняют неполадки и обеспечивают вмешательство соответствующих технических или ИТ-служб, если это необходимо.
- Оказывают содействие в проведении голосования.
Чего не делают помощники по обслуживанию заседаний
- Не выполняют личные просьбы делегатов (например, сделать телефонный звонок или ксерокопии).
- Не распространяют приглашения на приемы, которые должны распространяться самими делегациями.
- Не меняют список выступающих по просьбе делегации.
- Не раздают официальные документы с условными обозначениями, которые можно получить на стойке раздачи или на специальных стойках в зале заседаний.
- Не находятся в зале или перед ним в течение всего времени заседания, на котором не обеспечивается перевод. Помощники по обслуживанию заседаний обычно остаются на 30–45 минут.
Общая контактная информация:
Тел.: +41 22 917 3668
Эл. почта: mms@un.org
Пожалуйста, всегда ставьте в копию адрес электронной почты mms@un.org, чтобы кто-то мог ответить на ваш запрос в случае, если другие коллеги находятся в отпуске.
Заседания гибридного формата
В день проведения вашего заседания аудиовизуальный и ИТ-отделы осуществляют настройку и другие проверки не менее чем за два часа до начала заседания и подтверждают, что все параметры были настроены и протестированы.
Техническая модерация
За час до начала каждого заседания, запланированного в рамках вашей сессии, технические модераторы ЮНОГ будут находиться в зале заседаний и будут в распоряжении Секретариата, чтобы согласовать все последние детали. Технические модераторы также будут осуществлять тестовые созвоны с удаленными участниками для проверки качества связи и звука, а также помогать им в решении любых вопросов, связанных с использованием платформы.
Технические модераторы отвечают за следующее:
- Запуск сеанса Zoom со следующими стандартными настройками (если заранее не были сделаны и одобрены специальные запросы):
- включена функция «зал ожидания»;
- включена демонстрация экрана;
- включен чат;
- включена функция «переименовать»;
- включена функция «начать видео»;
- отключена возможность участников самостоятельно включать микрофон. Это особенно важно на заседаниях с устным переводом, где не должно быть включено более одного микрофона одновременно.
- Во время заседания ни один из удаленных участников не сможет взять слово напрямую — т. е. не сможет просто включить микрофон и начать говорить. Для того чтобы выступить, им необходимо сделать следующие шаги:
- Нажмите кнопку «Поднять руку».
- Дождитесь разрешения председателя.
- Технический модератор включит ваш микрофон.
- После этого вы сможете взять слово.
- Технический модератор отключает микрофон выступающего по просьбе председателя или если председатель прерывает делегата.
- Технический модератор отключает микрофон выступающего по окончании выступления.
- Когда председатель обращается к удаленному участнику, он должен нажать кнопку «Поднять руку».
- Лица, принимающие участие в заседании в очном формате, должны следовать стандартной процедуре предоставления слова.
- Обратите внимание, что для гибридных сессий с устным переводом, когда некоторые участники находятся в зале, обязательно присутствие двух технических модераторов для управления платформой Zoom, а также одного звукооператора в технической кабине.
- Информацию о совместном использовании документов, воспроизведении видео и записи сеанса Zoom см. в соответствующих главах выше.
- Функция «зал ожидания» всегда активирована, даже для открытых заседаний. Участников будут принимать и допускать на заседание из зала ожидания не ранее чем за час до начала конференции. Если они идентифицированы некорректно (корректный формат: Название страны или организации/Имя/Фамилия), технический модератор отправит сообщение в зал ожидания, попросив участника переименовать себя правильно.
- Чтобы избежать путаницы в распределении ролей и обязанностей, а также во избежание технических сбоев и проблем правами соорганизатора обладают только два технических модератора.
- Когда вы будете готовы начать видеоконференцию, и непосредственно перед тем, как председатель откроет заседание, будет показан короткий видеоролик о требованиях к удаленному участию.
- Экран в зале, а также экраны на консолях делегатов (если зал оборудован таким образом) настроены на вид активного докладчика — т. е. в главном окне отображается оратор, который говорит в данный момент, независимо от того, выступает ли он из зала или удаленно.
- При демонстрации документа последнему будет отдаваться приоритет, и он будет отображаться в главном окне с видом докладчика в меньшем окне.
Сообщение от устных переводчиков
Это сообщение должно быть зачитано председателем в начале заседания.
«Обращаем Ваше внимание на то, что низкое качество звука оказывает все большее влияние на здоровье переводчиков. Чтобы обеспечить надлежащее качество звука в наших общих интересах, необходимо использовать соответствующее оборудование и средства подключения. Более подробную информацию можно получить в Секретариате. К минимальным требованиям, предъявляемым к дистанционным участникам, относятся наличие подключаемого через USB однонаправленного настольного микрофона и отдельных наушников, надежное и стабильное интернет-соединение и отсутствие фонового шума.
Участникам, которые считают, что у них могут возникнуть трудности с выполнением этих требований, следует сообщить об этом организаторам конференции и Секретариату. Просьба иметь в виду, что в случае, если качество звука может негативно повлиять на здоровье и слух устных переводчиков, перевод может быть приостановлен. Кроме того, участникам напоминается о том, что им следует говорить в размеренном темпе, с тем чтобы позволить переводчикам обеспечить полный и точный перевод их выступлений».
FAQs
Конференц-залы обычно открываются как минимум за час до начала собрания. Если организаторам конференции требуется больше времени для подготовки помещения, им следует связаться с отделом организации совещаний . Доступ будет зависеть от других собраний, которые могут быть запланированы до рассматриваемого собрания.
В соответствии с резолюцией 56/242 Генеральной Ассамблеи от 18 января 2002 г. заседания в Секретариате должны проводиться в обычные часы работы в рабочие дни, определенные как с 10:00 до 13:00 и с 15:00 до 18:00. Продление встречи более чем на три часа может быть разрешено только в исключительных обстоятельствах и сопряжено с дополнительными расходами. Организаторы собраний, которым необходимо запросить такое продление, должны обратиться в Секцию организации собраний (MMS) Отдела управления конференциями или через помощника по обслуживанию собраний в помещении не позднее, чем за 30 минут до запланированного окончания собрания. Запросы, адресованные аудиовизуальным службам, группе веб-вещания или другим поставщикам услуг, будут переданы в MMS. MMS будет координировать действия между различными частями экосистемы конференц-связи ООН в Женеве, чтобы определить, может ли быть предоставлено продление. Организатор встречи будет проинформирован о том, можно ли продолжить встречу в том же помещении и доступны ли все необходимые услуги, например, гибридная платформа для встреч, веб-трансляция и т. д. В соответствии с положениями соглашения об общей системе ООН с Международной ассоциацией переводчиков-синхронистов. (AIIC), невозможно продлить услуги устного перевода более чем на 15 минут основного времени, если до заседания не были приняты особые исключительные меры по согласованию с начальником Службы устного перевода (исключения могут применяться к Уполномоченному по правам человека). Совета). Продление встречи более чем на 15 минут влечет за собой дополнительные расходы, которые впоследствии будут взиматься с организатора встречи в окончательном счете.
Сеть Wi-Fi «UNOG_Public_Wifi» открыта для всех участников конференции и не требует пароля. Доступ к нему гарантирован в местах общего пользования.
Использование ИТ-оборудования в конференц-залах разрешено только техническому персоналу, вспомогательному персоналу и персоналу конференц-связи. Иногда для участников конференций открываются общедоступные интернет-кафе, где они могут получить доступ как к компьютерам, так и к принтерам.
В случае неотложной медицинской помощи участника конференции можно связаться с Центром управления безопасностью по телефону +41 22 917 21 12 или сообщить об этом сотруднику службы безопасности ООН в Женеве. По номеру службы экстренной помощи 112 также можно позвонить со стационарного телефона.
Участники также могут обратиться за консультацией в Медицинскую службу по телефонам +41 22 917 28 07 (медсестры) или +41 22 917 25 20 (приемная). Эти номера не для экстренных случаев, так как могут быть моменты, когда на телефон нельзя ответить. Вы также можете связаться с медсестрами по электронной почте: unognurses@un.org .
Участники конференции имеют доступ к пространству в здании E, цокольный этаж (на том же уровне, что и столовая, рядом с офисами UNTV), чтобы заниматься религиозной практикой.
Специальная комната для кормящих матерей доступна в здании E, на третьем этаже, комната E.3054-2 . В ней также есть пеленальный столик для младенцев. Участникам конференции, которым необходимо попасть в комнату, следует связаться с охраной по телефону +41 22 917 29 00 и попросить открыть дверь удаленно.