لحجز قاعة اجتماعات وخدمات الاجتماعات ذات الصلة، يُرجى الاتصال بقسم إدارة الاجتماعات مع ذكر التفاصيل التالية:
- تاريخ ووقت الاجتماع
- عدد المشاركين
- شكل الاجتماع (بالحضور الشخصي، عبر الإنترنت، بالحضور الشخصي والافتراضي)
- هل الاجتماع علني أم خاص
- سياق الاجتماع (على سبيل المثال، ما إذا كان الاجتماع يعقد في سياق دورة رسمية متزامنة للأمم المتحدة)
- الخدمات والموارد والمعدات المطلوبة (مثل لوحات الأسماء، والترجمة الشفوية/اللغات المطلوبة/البث على تلفزيون الأمم المتحدة على شبكة الإنترنت (للأحداث التي تنظمها أو تشارك في رعايتها كيانات الأمم المتحدة فقط)، وما إلى ذلك)
- اسم وبيانات الاتصال بمنظم الاجتماع والشخص الذي يجب الاتصال به
ستخصص قاعة لكم، وتحجز، إن توافرت. بمجرد أن يؤكد قسم إدارة الاجتماعات حجز قاعة اجتماعات، يجب تقديم طلب قاعة اجتماعات رسمي من خلال gMeets. ومن ثم، يمكن لمنظم المؤتمر أن يشرع في التخطيط للاجتماع بمزيد من التفصيل. وسيوجه قسم إدارة الاجتماعات منظمي المؤتمر خلال الخطوات التالية من عملية تنظيم اجتماعهم، ولا سيما إذا كانت هناك حاجة إلى الاتصال بمقدمي خدمات إضافيين.
الموارد
ملاحظة: نظراً لأعمال التجديدات الرئيسية الجارية في قصر الأمم، قد تتطرأ تغييرات على قاعات الاجتماعات من حيث توافراها أو سعتها أو خصائصها. ويمكن لقسم إدارة الاجتماعات أن يزودك بمعلومات محدَّثة عن جميع قاعات الاجتماعات.
جهة الاتصال العامة:
الهاتف: +41 22917 3668
البريد الإلكتروني: mms@un.org
يرجى دائمًا نسخ mms@un.org لضمان المتابعة في حالة وجود الزملاء في إجازة.
الأسئلة المتكررة
تُعقد الاجتماعات عادة بين الساعة 10 صباحًا و 6 مساءً في أيام العمل. لا يمكن تحديد موعد الاجتماعات في أيام العطل الرسمية أو بعد الساعة 6 مساءً
يمكن إلغاء حجوزات الغرف حتى بداية موعد الاجتماع المحدد. نظرًا للقدرات المنخفضة الحالية بشكل كبير ، فإن الإلغاء في الوقت المناسب سيسمح لنا بإعادة تخصيص الخانة للاستفسارات الواردة من العملاء الآخرين. وأيضًا ، يجب إلغاء الطلب المتعلق بمخصص من خارج الميزانية قبل أسبوعين من بدء الاجتماع المخطط ، وإلا فقد يستمر تكبد التكاليف بسبب الالتزامات التي قدمها مقدمو الخدمات (على سبيل المثال ، التعيينات).
نرحب بك للإشارة إلى تفضيلاتك لغرفة اجتماعات معينة عند الاتصال أولاً بقسم إدارة الاجتماعات (MMS) أو نقطة الاتصال في مؤسستك. يعتمد تخصيص الغرفة على مدى توفر الغرفة ، وقد لا تكون غرفة الاجتماعات التي تم الاستفسار عنها متاحة. ستقوم خدمة MMS دائمًا بتعيين أفضل خيار متاح.