Les demandes de salles et de services de réunion doivent être soumises via gMeets, le système électronique de planification des réunions et d’allocation des ressources. De nombreuses missions permanentes disposent de coordonnateurs qui ont un compte actif sur gMeets et peuvent soumettre une demande. Pour savoir qui est votre coordonnateur(trice) ou, si vous n’en avez pas, pour créer un compte, veuillez contacter la Section de la gestion des réunions.
Une fois la demande soumise, la Section de la gestion des réunions examinera les informations communiquées et vous contactera si nécessaire pour clarifier certains points ou obtenir des précisions sur les services demandés. Elle vous informera des coûts estimés de votre demande.
FAQ
gMeets est une plateforme de gestion des installations et services de conférence. Cette application intégrée est la norme pour la gestion des conférences dans tous les lieux d'affectation de l'ONU qui appliquent des procédures et des critères harmonisés à l'échelle mondiale. Elle permet de réserver en ligne des salles de réunion et des services de conférence partout dans le monde et offre aux organisateurs de conférences et aux clients des fonctions d'inscription en ligne et de libre-service.
Le système gMeets a été modernisé de façon à devenir l’application Web de réservation des services de réunion proposés par le Département de l'Assemblée générale et de la gestion des conférences à New York, à Genève, à Vienne et à Nairobi.
Comme toutes les demandes d'installations et de services de conférence de l'ONU Genève doivent être soumises dans gMeets, toute personne nécessitant de tels services peut utiliser l’application. La Section de la gestion des réunions de l'ONU Genève peut fournir des conseils et une assistance à cet égard.
Une fois que vous avez soumis une demande dans gMeets, vous ne pouvez plus la modifier. Si vous devez effectuer des changements, contactez directement la Section de la gestion des réunions. Les éventuels services supplémentaires demandés seront fournis en fonction des disponibilités.
Les réservations de salles peuvent être annulées jusqu'à l'heure prévue pour le début de la réunion. Compte tenu des capacités actuelles considérablement réduites, il est recommandé d'annuler suffisamment à l'avance pour que le créneau libéré puisse être attribué à un autre client. De même, les demandes supposant l’utilisation de ressources extrabudgétaires doivent être annulées deux semaines avant le début de la réunion, sans quoi des frais pourraient être encourus au titre d'engagements pris par les prestataires de services (p. ex. pour les recrutements).
En principe, l'ONU Genève est chargée d’accueillir les conférences et réunions inscrites au calendrier officiel de l'ONU ainsi que les autres sessions et manifestations officielles prescrites par la haute direction. Si une réservation doit être modifiée pour des raisons échappant au contrôle de la Division de la gestion des conférences, la Section de la gestion des réunions fera tout son possible pour trouver une salle ou un créneau adéquat en remplacement.
Coordonnées générales :
Tél. : +41 22 917 3668
Courriel : mms@un.org
Veillez à toujours mettre l’adresse mms@un.org en copie pour permettre le suivi de votre demande en cas d’absence de votre interlocuteur.