处理文档
只要存在与预算权利相关的立法授权，文件管理科 (DMS) 就会处理官方文件。授权要么基于主管上级机构认可的已通过决定，要么源于符合适用程序规则的长期授权。
任务决定了文件类别，即源自秘书处、非源自秘书处、成员国和其他方面的文稿，以及类型，即会前、会中或会后文件。根据每个文档的类别和类型，应用不同的处理模式和字数限制。
具有现有官方任务的会前文件每年两次预测，分两个周期进行：对于 7 月 10 日至次年 1 月 8 日举行的会议，应在 4 月的第一周完成预测提交，并在 10 月的第一周完成预测提交1 月 9 日至 7 月 9 日举行的会议。实务秘书处输入的预测由 DMS 规划股验证和批准。预测应在审议该文件的会议开幕前 14 周内得到确认。在此阶段之后不能对预测进行任何更改。未预测的强制性文件将在“可用”能力基础上进行处理。
- 会前文件，例如临时议程、工作计划或秘书处的报告，应在预定会议日期或报告审议日期前 10 周提交（除非已采用其他模式）。
- 会议期间提交的会期文件，包括决议和决定草案，供会议审议。它们应尽可能短（最多 3,300 个单词），并有 48 或 24 小时的周转时间。
- 会议结束后准备的会后文件，例如会议的最后报告、决议和通过的决定，应在会议结束后不久提交，最好在两周内提交。
- DMS 验证立法授权和预算权利，交叉检查提交时间表并根据审议日期错开提交。在不可抗力的情况下，DMS 还管理延迟的排位安排。
- 注册后，文件将由相关部门或单位指定处理。翻译后，文件将被格式化并准备发布。
- 文件以所有适用语言同时发布，并发布在官方文件系统(ODS) 中。
- 根据适用程序，印刷科以印刷形式制作文件。分发部分然后确保根据初始 gDoc 提交中的请求分发文档。
处理发布
- 文件管理科 (DMS) 处理官方授权产生的出版物，这些授权来自通过的决定或符合适用程序规则的长期授权。
- 各部门通过gDoc提交他们的半年刊计划。 DMS 规划部门审查提交的内容并向出版委员会秘书处提供反馈。出版委员会批准两年一次的出版计划。
- 没有官方授权的出版物可以直接由出版部门制作。然后费用由提交办公室承担。直接联系出版团队了解更多信息。
- 强烈鼓励对联合国出版物进行翻译预测。作者部门应在获得相关信息后尽快与DMS 规划部门联系，以评估文本的长度、提交时间和要求的完成时间。
- DMS 规划部门与提交实体、适用时的语言服务、设计师、印刷商和发行团队协商发行日期。
- 至少在预定提交前一个月，提交实体使用其 Unite ID 用户名和密码填写纽约联合国销售和营销科的调查问卷。
- 然后，需要填写并清算一份印模需求(DI) 表格（可通过文件管理部门获得）。
- 提交实体通过https://portal.issn.org/向 ISSN 国际中心请求 ISSN 编号（用于出版物系列）和 eISSN 编号（用于在线出版物）。
- 在提交前两周，提交实体通过电子邮件将已批准的 DI 和联合国销售和营销科的回复发送至 DMS，电子邮件地址为dms-coordination@un.org 。
- 该出版物在适用时使用预测 ID 通过gDoc提交。
- 在出版物可以印刷之前，提交部门会在一周内从印刷部收到一份“Bon à tirer”（BAT）和可印刷的 PDF 版本，以供批准。如果需要更改任何布局，印刷部将发送带有新布局的第二个 BAT。
- 一旦获得批准，出版物就会被送去印刷。
- 如果需要翻译，则必须通过gDoc提交基于已批准 BAT 的最终版本的最终印刷文本的可编辑版本。它应该被标记为“最终文本”。翻译提交应在适用时由先前翻译文本的标记支持。
- 在最终格式化之前，作者将收到一份翻译文本的副本，以便就语言和术语进行讨论。作者有五个工作日的时间来完成这个过程。这是更改目标语言的唯一机会。
- 翻译后的文本将通过与原始出版物相同的 BAT 流程。
- 分发部分确保根据初始 gDoc 提交中的请求分发出版物。
分发联合国正式文件
联合国日内瓦办事处负责分发联合国正式文件和出版物，维护文件库存，并提供优质、及时、高效、具有成本效益和环境可持续的文件相关服务。
文件根据会议/会议、实务办公室、常驻代表团、官方地址/邮寄名单和个人客户的需要分发。
文件在分发柜台分发。它们也可以从位于 40 号门分发柜台的网络角的官方文件系统打印。
代表服务台和按需打印：
周一至周五：上午 08.30 – 下午 12.30 和下午 1.30 – 下午 5.30
柜台位置：
主柜台
E栋/40号门
联系：
+41 22 917 49 00
distribution-counters@un.org
常见问题
文件控制和限制条例，ST/AI/189/Add.3/Rev.2，定义文件和出版物：“文件是提交给联合国主要机构或附属机构审议的文本通过它，通常与其议程上的项目有关。”联合国文件是在联合国文件文号下为政府间机构或在其授权下发行的，包括联合国机关或会议的所有正式记录和会议记录。联合国文件的署名是根据大会和会议管理部授权的既定规则和惯例进行管理的。联合国文件通常除了与主题或议程项目相对应的标题外，还有一个副标题，表明负责提交文件的实体或官员。在为没有会议议程的机构准备的文件中，主要标题可能包含该信息。
“‘联合国出版物’一词是指联合国向公众发行的任何书面材料。”联合国出版物的例子包括主要研究和报告、专着、编辑卷、统计汇编、会议记录、期刊、年鉴等系列出版物、联合国条约汇编和其他国际法出版物。联合国出版物通常是应立法授权或政府间机构的要求出版的。它们可以免费或收费分发。如果出售，联合国出版物会分配一个国际标准书号 (ISBN/eISBN)，或者对于连续出版物和期刊，分配一个国际标准序列号 (ISSN/eISSN)。出版物可以印刷或电子形式出版，包括作为移动应用程序，以及随着技术的发展以任何其他格式或媒体出版。