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Traitement d'un document
La Section de gestion des documents (DMS) traite les documents officiels, chaque fois qu'il existe un mandat législatif lié à un droit budgétaire. Un mandat est soit fondé sur une décision adoptée et approuvée par un organe de tutelle compétent, soit résulte d'un mandat permanent conforme aux règles de procédure applicables.
Le mandat détermine la catégorie du document, c'est-à-dire provenant du Secrétariat, ne provenant pas du Secrétariat, la contribution des États membres et autres, et le type, c'est-à-dire le document pré-, pendant ou post-session. Différents modèles de traitement et limitations de mots s'appliquent en fonction de la catégorie et du type de chaque document.
Les documents de pré-session ayant un mandat officiel existant sont prévus deux fois par an sur deux cycles : les soumissions prévisionnelles doivent être finalisées la première semaine d'avril pour les sessions se déroulant du 10 juillet au 8 janvier de l'année suivante et la première semaine d'octobre. pour les séances se déroulant entre le 9 janvier et le 9 juillet. Les prévisions saisies par les secrétariats organiques sont validées et approuvées par le Groupe de planification du DMS. Les prévisions doivent être confirmées au plus tard 14 semaines avant l'ouverture de la session au cours de laquelle le document doit être examiné. Aucune modification ne pourra être apportée aux prévisions après cette étape. Les documents mandatés qui ne sont pas prévus sont traités selon la capacité disponible.
Les secrétariats techniques préparent des documents avant et après la session, en observant :
- limites de mots : 8 500 mots pour les documents provenant du Secrétariat, 10 700 pour les documents soumis par des organes intergouvernementaux ou des rapporteurs spéciaux/titulaires de mandat et
- la nécessité de déclarer le texte tiré de documents officiels de l'ONU précédemment publiés et
- Normes éditoriales de l'ONU , suivant les directives du Manuel éditorial en ligne des Nations Unies .
Le secrétariat fonctionnel soumet le document via gDoc .
- Les documents de pré-session , tels que les ordres du jour provisoires, les programmes de travail ou les rapports du Secrétariat, sont soumis 10 semaines avant la date de la session prévue ou la date d'examen du rapport (sauf si un autre modèle a été adopté).
- Les documents de session , pour examen pendant la réunion, y compris les projets de résolutions et de décisions, sont soumis pendant la session. Ils doivent être les plus courts possibles (max. 3 300 mots) et sont soumis à un délai d'exécution de 48 ou 24 heures.
- Les documents d'après-session préparés après la clôture de la réunion, tels que les rapports finaux de la réunion, les résolutions et les décisions adoptées, doivent être soumis peu après la date de clôture de la session, de préférence dans un délai de deux semaines.
- DMS vérifie le mandat législatif et les droits budgétaires, recoupe les délais de soumission et échelonne les soumissions en fonction des dates d’examen. DMS gère également les arrangements de créneaux tardifs en cas de force majeure.
- Lors de l'enregistrement, le document est affecté au traitement par les sections ou unités compétentes. Une fois traduits, les documents sont formatés et prêts à être publiés.
- Les documents sont publiés simultanément dans toutes les langues applicables et publiés dans le système de documents officiels (ODS).
- Conformément aux procédures applicables, la Section Impression produit les documents sous forme imprimée. La Section Distribution assure ensuite la distribution des documents selon la demande faite lors du dépôt initial du gDoc.
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Informations Complémentaires
Ressources
Traitement d'une publication
- La Section de gestion des documents (DMS) traite les publications qui résultent d'un mandat officiel, qui émane d'une décision adoptée ou d'un mandat permanent conformément aux règles de procédure applicables.
- Les départements soumettent leurs programmes de publications semestrielles via gDoc . L' unité de planification du DMS examine les soumissions et fournit des commentaires au secrétariat du Conseil des publications. Le Conseil des publications approuve le programme biennal des publications.
- Les publications pour lesquelles il n'existe pas de mandat officiel peuvent être réalisées directement auprès de la section édition . Les frais sont alors à la charge du bureau demandeur. Contactez directement l’équipe de publication pour plus d’informations.
- La prévision des publications de l’ONU à traduire est fortement encouragée. Les départements auteurs doivent contacter l' unité de planification du DMS dès qu'ils disposent d'informations pertinentes pour évaluer la longueur du texte, l'heure de soumission et l'heure d'achèvement demandée.
- L'unité de planification du DMS négocie les dates de publication avec les entités soumissionnaires, le service linguistique le cas échéant, les concepteurs, les imprimeurs et l'équipe de distribution.
- Au moins un mois avant la soumission prévue, l'entité soumettante remplit le questionnaire destiné à la Section des ventes et du marketing de l'ONU à New York en utilisant son nom d'utilisateur et son mot de passe Unite ID.
- Ensuite, un formulaire de Demande d'impression (DI) (disponible via la Section Gestion des Documents ) doit être complété et effacé.
- L'entité soumettant demande un numéro ISSN (pour les séries de publications) et un numéro eISSN (pour les publications en ligne) auprès du Centre international de l'ISSN à l'adresse https://portal.issn.org/ .
- Deux semaines avant la soumission, l'entité soumettante envoie par courrier électronique le DI approuvé et la réponse de la Section des ventes et du marketing de l'ONU à DMS à dms-coordination@un.org .
- La publication est soumise via gDoc en utilisant l'ID de prévision, le cas échéant.
- Avant qu'une publication puisse être imprimée, le service demandeur reçoit un « Bon à tirer » (BAT) avec une version PDF prête à imprimer de la part de la Section d'impression pour approbation dans un délai d'une semaine. Si des modifications de mise en page sont nécessaires, la Section d'impression enverra un deuxième BAT avec la nouvelle mise en page.
- Une fois l’approbation reçue, la publication est envoyée pour impression.
- Si une traduction est requise, une version modifiable du texte final prêt à imprimer, basée sur la version finale pour laquelle le BAT a été approuvé, doit être soumise via gDoc . Il doit être étiqueté comme « Texte final ». La soumission pour traduction doit être appuyée par des annotations du texte précédemment traduit, le cas échéant.
- Les auteurs recevront une copie du texte traduit avant le formatage final pour permettre une discussion sur la langue et la terminologie. Les auteurs disposent de cinq jours ouvrables pour terminer ce processus. C'est la seule opportunité d'apporter des modifications aux langues cibles.
- Le(s) texte(s) traduit(s) passeront ensuite par le même processus BAT que la publication originale.
- La Section Distribution assure la distribution des publications selon la demande faite lors du dépôt initial du gDoc.
Distribution des documents officiels de l'ONU
L'ONU Genève est responsable de la distribution des documents et publications officiels de l'ONU, du maintien des stocks de documents et de la fourniture de services liés aux documents de qualité, opportuns, efficaces, rentables et respectueux de l'environnement.
Les documents sont distribués en fonction des besoins des réunions/conférences, des bureaux organiques, des missions permanentes, des adresses officielles/listes de diffusion et des clients individuels.
Les documents sont distribués aux comptoirs de distribution. Ils peuvent également être imprimés à partir du système de documents officiels au Cyber Corner situé au comptoir de distribution Porte 40.
Helpdesk pour les délégués et impression à la demande
Du lundi au vendredi : 8h30 – 12h30 et 13h30 – 17h30
Emplacement du comptoir :
Compteur principal
Bâtiment E / Porte 40
Contact:
+41 22 917 49 00
distribution-counters@un.org
FAQ
Le document intitulé « Règles à appliquer pour assurer le contrôle et la limitation de la documentation » ( ST/AI/189/Add.3/Rev.2) définit les documents et les publications. « Un document est un texte soumis pour examen à un organe principal ou subsidiaire de l’Organisation des Nations Unies, et porte habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites à l’ordre du jour de l’organe concerné ». Les documents des Nations Unies sont publiés pour un organe intergouvernemental ou sous son autorité, avec une cote de document des Nations Unies. En font partie les documents officiels et comptes rendus de séance des organes et conférences des Nations Unies. La désignation des auteurs dans les documents de l’Organisation est effectuée conformément aux règles et pratiques établies sous l’autorité du Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences. Les documents publiés par l’Organisation des Nations Unies portent normalement, outre un titre correspondant à l’objet ou au point, un sous-titre indiquant l’entité ou le fonctionnaire chargé de présenter le document. Lorsqu’il s’agit d’un document établi par un organe qui n’a pas d’ordre du jour de session, ce renseignement peut figurer dans le titre principal.
« L’expression ‘publication des Nations Unies’ s’entend de tout document écrit publié par l’Organisation des Nations Unies à l’intention du public ». Parmi les exemples de publications des Nations Unies, on citera des études et rapports majeurs, des monographies, des ouvrages édités, des recueils de statistiques, des actes de conférence, des revues, des publications périodiques telles que des annuaires, le Recueil des Traités de l’Organisation des Nations Unies, ainsi que d’autres publications dans le domaine du droit international. Les publications des Nations Unies sont généralement publiées comme suite à un mandat fixé par un organe délibérant ou à la demande d’un organe intergouvernemental. Certaines sont distribuées gratuitement, d’autres sont payantes. Celles qui sont mises en vente reçoivent un numéro normalisé international du livre (ISBN ou eISBN) ou, dans le cas des publications périodiques ou en série, un numéro international normalisé des publications en série (ISSN ou eISSN). Elles peuvent être imprimées ou publiées sous forme électronique, notamment sous forme d’application pour appareils mobiles ou sous toute autre forme ou sur tout autre support, selon l’évolution des techniques.
Si une erreur est signalée alors qu’un document est encore en cours de traitement, la correction peut être apportée. Un nouveau fichier original final doit être soumis à la Section de la gestion des documents. Si l’erreur est signalée alors que le document a déjà été publié, il est nécessaire d’apporter une correction officielle en publiant un rectificatif ou en procédant à une révision.
Si l’auteur/autrice sait à l’avance qu’un document sera soumis tardivement, il/elle peut contacter la Section de la gestion des documents et négocier l’affectation tardive d’un créneau. Si la soumission tardive n’est pas anticipée, le document est traité en fonction des capacités, et aucun engagement n’est pris concernant la date de publication. Si le document relève du système de créneaux, il est tenu compte de ce retard dans le taux de respect des délais de soumission du département qui l’a soumis.