يتولى منظمو الاجتماع إعداد قائمة المتحدثين قبل النشاط، مع مراعاة متطلبات الاجتماع وولاية المنظمات. وفي بعض الحالات، يمكن للمشاركين الإشارة إلى رغبتهم في أخذ الكلمة أثناء تسجيل المشاركة في منصة Indico.UN. ويرجى التواصل مع منظمي الاجتماع مباشرة للاستيضاح إذا كنت ترغب في أخذ الكلمة.

إذا تلقيت أنت أو ممثل لكيانك دعوة بشأن إرسال رسالة فيديو تعرض خلال النشاط، فيرجى مراعاة الإرشادات التالية:

• تأكد من ظهورك في إطار التصوير من الكتفين إلى أعلى على الأقل. فهذا سيجعل تعابير وجهك تظهر على نحو أفضل أثناء البث وسيسهل أيضاً الترجمة الشفوية.
• يرجى التحدث بوتيرة معتدلة (100 إلى 120 كلمة كحد أقصى في الدقيقة).
• إذا كان الاجتماع سيُبث، فمن الضروري أن تكون خصائص التصوير بالفيديو عالية الجودة. ويجب أن تكون الدقة 1920 × 1080 بمسح متداخل (interlaced)، والتردد 50 هرتز، ونسبة العرض إلى ارتفاع 16:9.
• يُرجى، في الوضع الأمثل، استعمال كاميرا فيديو، إذا كانت متاحة. وإذا لم يكن لديك إمكانية لاستعمال كاميرا فيديو أو غيرها من المعدات السمعية والبصرية العالية الجودة، فاستخدم جهاز حاسوب مكتبي أو حاسوباً محمولاً مزوداً بميكروفون خارجي أحادي الاتجاه لتسجيل رسالتك، وتجنب استعمال جهاز لوحي أو هاتف ذكي. فالأجهزة اللوحية أو الهواتف الذكية لا تتيح الحصول على تسجيل فيديو بصوت أو صورة مناسبين.
• لا تسجل التصوير مباشرة في المنصة. فالفيديوهات المسجلة في منصة الاجتماع ستكون ذات جودة رديئة وقد تكون غير واضحة للمشاركين والمترجمين الشفويين.
• استخدم ميكروفون سطح مكتب أحادي الاتجاه موصول بمشبك USB، مثل Razer Seiren Mini أو Røde NTUSB Mini أو ما يعادله. وأفضل الميكروفونات هي الميكروفونات أحادية الاتجاه لأنها تلتقط الصوت القادم مباشرة من أمامها وتكون أقل حساسية للصوت القادم من الجانبين أو الخلف – وهي خاصية تُعرف باسم النمط القلبي (cardioid).
• تجنب استخدام الميكروفون المدمج في الحاسوب أو الكاميرا.
• اختر موقعاً هادئاً وجيد الإضاءة، يفضل في الوضع الأمثل أن يكون المكان غرفة صغيرة لا يوجد فيها صدى أو رجْع للصوت، واحرص على إغلاق الأبواب والنوافذ ومكيف الهواء و/أو المراوح، وخلو المكان من أي أشخاص أو حيوانات أليفة.
• قبل البدء، تأكد من إسكات مكبرات الصوت في حاسوبك وغيرها من المعدات الإلكترونية في الغرفة، بما في ذلك إشعارات هاتفك و/أو حاسوبك و/أو جهازك اللوحي. فمن شأن أصوات الإشعارات أن تصرف انتباه المستمعين عن رسالتك.
• الإضاءة الكافية مهمة وتُحدث فرقاً كبيراً في المنتج النهائي. في الوضع الأمثل، استخدم مصادر الضوء الطبيعي وتجنب الإضاءة الخلفية.
• بعد تسجيل الرسالة، يُرجى التحقق من جودة الصوت والفيديو. وينبغي إعادة التسجيل إذا كان الصوت و/أو الصورة غير واضحين. فالرسائل التي تكون جودة الصوت فيها رديئة قد لا يفهمها المشاركون والمترجمون الشفويون.
• أرسل البيان المكتوب إلى speeches@un.org.
• لا تُسرّع التسجيل أو تعدله لقص التوقفات المؤقتة لأن ذلك سيجعل رسالتك غير مفهومة.
• عرّف الفيديو تحت اسم واضح يُبيِّـــن العنوان وتاريخ ووقت الاجتماع الذي سيُعرض فيه، إلى جانب اسم الوفد/المشارك.
• استخدم صيغة MP4 أو أي صيغة ملفية يمكن قراءتها بواسطة VLC أو Media Player.

يرجى إرسال ملف الفيديو إلى منظمي الاجتماع الذين سيحيلونه إلى الفني المسؤول عن الاجتماع.