يجب إبلاغ قسم إدارة الاجتماعات بجميع المتطلبات المتعلقة بالمعدات فور حجز غرفة الاجتماعات بما يكفل ملاءمة القاعة المخصصة احتياجات الاجتماع. ولا يمكن تغيير تصميم قاعات الاجتماعات. وتحتوي جميع القاعات على المعدات المعتادة مثل أجهزة الحاسوب وجهاز لعرض الصور لتقديم العروض.
ويجب طلب لوحات الأسماء من خلال: unog-nameplates.conferencerequest@un.org. ويمكن لمنظمي المؤتمر أن يختاروا المجموعة المعتادة من لوحات أسماء الدول الأعضاء في الأمم المتحدة (بالإنكليزية أو الفرنسية)، مع إدراج أسماء كيانات الأمم المتحدة أو بدونه. ويمكن إعداد لوحات أسماء محددة للمنصة عند الطلب.
وينبغي لمنظمي الاجتماعات أيضاً أن يبلغوا قسم إدارة الاجتماعات بما إذا كان يجب أم لا إعداد القاعة وفقاً لبروتوكول محدد.
ويتولى مساعد خدمات الاجتماعات الذي تستند إليه هذه المهمة تدوين جميع متطلبات الاجتماع (مثل الترجمة الفورية والتسجيل الصوتي ولوحات الأسماء وأجهزة التصويت والمنصات الشبكية أو التقنية المستخدمة، بما فيها WebEx والبث الشبكي وما إلى ذلك). ويجهز مساعد خدمات الاجتماعات القاعة ويتأكد من وجود جميع العناصر المطلوبة وعملها.
وفي بعض الحالات، قد تكون هناك حاجة إلى معدات إضافية، مثل الأعلام والمؤقِتات والميكروفونات المتنقلة والمنصات والممرات المنحدرة أو المسارح داخل القاعة، أو حوامل وطاولات خارج الغرفة لعرض المعلومات. وسيساعدك قسم إدارة الاجتماعات في عملية اتخاذ هذه الترتيبات. وفي بعض الحالات، قد يتعين على العملاء المتابعة مع الدائرة المعنية بشكل منفصل.
الأحداث المعقودة بالحضور الشخصي والافتراضي
إذا أردت تنظيم اجتماع معقود بالحضور الشخصي والافتراضي، فإن هناك بعض القرارات التي يتعين عليك اتخاذها كمنظم:
- ما هي المنصة والشكل المناسبين للحدث الذي تنظمه؟
- كيف ستسند الأدوار المختلفة للمضيف والمضيف المشارك والمشاركين في حلقة النقاش والحضور؟
- من سيتولى تنظيم الدردشة أو إجراء استطلاع رأي أو مشاركة الوثائق على الشاشة أو تشغيل الرسائل المصورة بالفيديو؟
- هل سيُسجل الحدث؟ هل تعتزم بث الحدث عبر الإنترنت أو على وسائل التواصل الاجتماعي؟
عندما تبلغ المتكلمين والمشاركين في الاجتماع بسبل الوصول إلى منصة البث، يجب عليك أيضاً أن تشجعهم على استخدام الإعدادات الصحيحة واختبار سلامة الاتصال.
إليك دليلك لكل ما تحتاج معرفته عن تنظيم اجتماع بالحضور الشخصي والافتراضي:
الأسئلة المتكررة
يمكن للمشاركين اختبار اتصالهم قبل ساعة واحدة من بدء الاجتماع. ينصب التركيز على المتحدثين أثناء الجلسة ، أي أي شخص معروف أنه يأخذ الكلمة. بالنسبة للجلسة الصباحية من الساعة 10 صباحًا حتى 1 ظهرًا ، يبدأ الاختبار في الساعة 9 صباحًا. لجلسة بعد الظهر من 3 إلى 6 مساءً ، يبدأ الاختبار في الساعة 2 مساءً ، يجب على المتحدثين الذين سيتدخلون فقط في جلسة بعد الظهر الاختبار من الساعة 2 مساءً فصاعدًا.
في حين لا يمكن تغيير تصميم غرف الاجتماعات ، يُسمح بالديكور وترتيبات الزهور ، طالما يتم احترام لوائح الأمن والسلامة ذات الصلة. يجب طلب ترتيبات الزهور بشكل منفصل ولا يمكن توفيرها بواسطة خدمات الأمم المتحدة في جنيف. لا يجوز تثبيت أي شيء على جدران غرف الاجتماعات. لعرض الملصقات ، يمكن طلب جدران منفصلة قائمة بذاتها. يرجى مناقشة احتياجاتك مع قسم إدارة الاجتماعات .
يمكن طلب المخططات الورقية من خلال gMeets في لحظة تقديم طلب غرفة الاجتماعات. يمكن لمنظمي المؤتمر أيضًا الاتصال بالخدمة المسؤولة مباشرةً ، على سبيل المثال لمعرفة ما إذا كان يتوفر عدد كافٍ من المخططات الورقية: unog-nameplates.conferencerequest@un.org .
يرجى الاتصال بقسم خدمات الدعم المركزي / إدارة المرافق ، السيد إتيان مارتينيت ( الهاتف: +41 22917 2997 ، البريد الإلكتروني: etienne.martinet@un.org ).
من حيث المبدأ ، يُحظر تمامًا استهلاك الأطعمة والمشروبات بخلاف الماء في قاعات الاجتماعات. يمكن طلب الماء للمتحدثين عبر متعهد الطعام الرسمي ، Eldora (الهاتف: +41 22917 5619 ، البريد الإلكتروني: onu@eldora.ch ).
يتم تنظيم ترتيب الجلوس بناءً على طلب الأمانة المنظمة واتباع بروتوكول الأمم المتحدة. ينبغي أن تكون ترتيبات المنصة والبروتوكول متوافقة مع معايير الأمم المتحدة وقواعدها وإجراءاتها الخاصة بالاجتماع. يمكن لقسم إدارة الاجتماعات ووحدة خدمة الاجتماعات تقديم المشورة بشأن ترتيبات الجلوس الرسمية.